Что такое аутсорсинг простыми словами и зачем он нужен бизнесу

Иногда бизнесу нужно выполнить срочную задачу. Например, подготовиться к новогодним распродажам или масштабировать свою команду. В этом случае можно не спешить с подбором сотрудника в штат, а найти подходящего специалиста на аутсорсе. В статье рассказываю, что это такое и какие задачи можно перепоручить компании извне.

Что такое аутсорсинг и как он работает

Аутсорсинг — это официальная передача части рабочих задач внешней компании-подрядчику. Чаще всего им становится компания, которая специализируются на удаленной помощи или же отдельный специалист, который может выполнить задачи в полном объеме. Как раз так и переводятся слова out и sourcing с английского — внешний ресурс.

Простыми словами, аутсорсинг — ситуация, когда одна компания нанимает другую или частного исполнителя, чтобы те взяли на себя обязанности, которые бизнес не может закрыть с помощью своих сотрудников. Например, если в компании нет своего бухгалтера, она передает задачи по выплатам специалисту на аутсорсе. Или же, если бизнес решил выйти на маркетплейсы, но пока не хочет нанимать SMM-менеджера или маркетолога в штат на постоянной основе.

Кому и зачем нужен аутсорсинг

К подрядчику обращаются в случае, если нужно решить непрофильные задачи, а содержать в штате сотрудников под них — дорого. Так производству проще заключить договор с ближайшей столовой на организацию обедов для сотрудников, чем нанимать в штат повара. 

Аутсорсинг выручит, если штатный сотрудник внезапно уволился, а искать ему замену придется долго. Например, к конкурентам перешел топ-менеджер или разработчик с редким и нужным набором навыков программирования. 

Еще один вариант, когда подрядчик может пригодиться бизнесу — задачи нужно выполнять время от времени, а не постоянно. В таком случае сторонний специалист получит оплату только за те месяцы, когда он оказывал услуги. Например, турфирма может обращаться за рекламой в маркетинговое агентство только во время сезона отпусков.

Перед тем, как искать стороннего специалиста, стоит оценить затраты на его услуги и спрогнозировать риски. Возможно, кто-то из штатных работников согласится выполнить задачу за дополнительную плату — так можно получить результат и сэкономить. Например, бухгалтер может провести собеседование или отследить эффективность рекламы. 

Читайте также:

Текучесть кадров: какая норма, причины, формула, расчет текучки кадров

Виды аутсорсинга: какие функции чаще всего передают на аутсорс

Аутсорсинг подразделяется на три вида в зависимости от объема передаваемых задач:

Частичный. Компания передает часть обязанностей сторонним специалистам. Они помогают на определенном этапе проекта или производства. Например, логистика, полиграфия. Стоимость такой работы пропорциональна задаче.

Полный. Бизнес передает сторонним компаниям весь процесс работы над определенным проектом. Например, проведение конференции от лица своего бренда. В таком формате работы стоимость выгоднее, чем за конкретную услугу: специалисты полностью погружаются в свой процесс и тратят меньше времени на его согласование.

Селективный. Компания передает разовую, узкоспециализированную задачу на аутсорс. Например, заказывает у программиста разработку сайта под B2B-услугу, у дизайнера — рисование логотипа и создание брендбука.

Среди разных компаний популярностью пользуются услуги в области работы с документами, рекламой, хранением товаров и разработкой ПО:

Бухгалтерия. За несколько тысяч рублей в месяц специалист будет обрабатывать первичные документы, проводить платежи и сдавать отчетность. Дополнительно можно совместить ведение бухгалтерии и кадрового учета.

Кадровое делопроизводство. Специалист будет вести трудовые книжки штатных сотрудников, проводить собеседования, принимать на работу и увольнять. Также ему поручают оформление отпусков и командировок. 

Юридические услуги. Специалист разбирается трудовом кодексе, законодательстве. Он может помочь как при выполнении обычных задач вроде заключения договора с штатным сотрудником, так и при работе с внешнеторговыми контрактами.

Маркетинг. Сторонний специалист может настроить и запустить любые виды рекламы, подготовить к продвижению сообщество в социальных сетях. Также маркетолог работает с рекламными стратегиями, анализирует аудиторию компании и конкурентов в похожих сферах товаров или услуг.

Читайте также:

Что такое email-маркетинг: как запустить, виды, примеры и 5 лучших сервисов для запуска

Складские услуги. Многие компании отдают на аутсорсинг доставку товара на склад и его хранение. Также посредник выдает продукцию покупателям. Например, такая система работы распростанена на маркетплейсах. 

IT-сфера. Небольшие компании и ИП чаще всего заказывают разработку сайта под ключ. Крупный бизнес заказывает разработку целой электронной системы для работы предприятия или проведения электронных платежей. 

Реже бизнес передает на аутсорсинг другие непрофильные услуги. Например, перевод, клининг, доставку, питание. Так в одной компании может каждый день приезжать доставка готовых обедов и два раза в неделю приходить уборщица. А один раз в две недели приезжать грузчик, который забирает товар с производства и везет его на склад. 

У нас есть надежный и проверенный временем партнер, который закрывает для нас копирайтинг на иностранных языках. Работать на аутсорсе в этом плане выгодно — у партнёра есть выстроенная структура авторов и редакторов более, чем для 10 языков мира. Каждый текст проверяет «нэйтив», что обеспечивает нам высочайший уровень качества текстов. Если агентство будет строить такую структуру самостоятельно – на это уйдет время. А время в бизнесе – это деньги.

Павел Карагаев

CEO (Chief Executive Officer)

Чем аутсорсинг отличается от оффшора

Некоторые предприниматели называют оффшор, оншор и ниашор видами географического аутсорсинга. Это не совсем корректно, так как такие форматы ведения бизнеса предполагают привилегии при работе компании в другой стране. Их выбирают не для того, чтобы передать часть задач и снять с себя нагрузку — мотивы будут иными:

• Упростить налоговую отчетность по режиму другой страны.
• Ускорить логистику до клиентов и складов в этом регионе. 
• Найти новых партнеров и поставщиков, предлагая выгодные условия.

Например, производитель одежды Bonprix открыл главный офис компании в Германии, но для производства товаров большими объемами выбирает другие страны — Турцию, Бангладеш, Индию. При этом компания решает задачи в этих регионах выполняет сама, без аутсорсинга подрядчику.

Чем отличается от аутстаффинга и фриланса

Аутсорсинг и аутстаффинг — похожие по звучанию, но разные понятия.

Когда мы говорим о первом варианте, подразумеваем, что задачи будут решены специалистами из сторонней компании, вне нашего штата. Когда же мы говорим про аутстаффинг, подразумеваем, что наш собственный штат на какое-то время пополнится новыми сотрудниками. Еще одно отличие в том, что во время аутстаффинга мы можем выбирать среди специалистов и проводить тестовые.

Отличный пример аутстаффа — это передача проекта разработчикам. По сути, бизнес выкупает время специалиста, но он полностью интегрируется в команду и решает задачи заказчика. Клиент получает в свое распоряжение «ум» на фулл или парт-тайм за фиксированную сумму. А за качество работы программиста отвечает компания, которая на этом специализируется. Заказчику не нужно вникать в вопросы качества кода, скорости работы, компетенций – за это полностью отвечает аутстафф-компания. Отличная схема, на мой взгляд.

Павел Карагаев

CEO (Chief Executive Officer)

Так, в компании может быть свой IT-отдел, специализирующийся на мобильной разработке. Аутстаффинг пригодится, чтобы масштабировать команду и быстрее выпустить новое приложение или же чтобы совместить знания штатных сотрудников с навыками специалиста в области DevOps — инженер оптимизирует процессы и проведет резервное копирование. 

Аутсорсинг отличается и от фриланса. И там, и там, компания работает со сторонним специалистом. Только во втором случае стороны чаще всего не оформляют договор, а задачу выбирают разовую.

Например, фрилансер может нарисовать один баннер для рекламы или написать текст поста. А уже сотрудник на аутсорсе будет регулярно запускать этот материал в рекламу или вносить отчетность по продажам с него. 

Читайте также:

Что такое продуктовый маркетинг и кто такой продуктовый маркетолог

Примеры аутсорсинга

Аутсорсинг может быть как в онлайн-формате, так и офлайн. К первому относятся маркетинговые услуги в разных направлениях: таргетированная и контекстная реклама, SMM, анализ конкурентов и ЦА. Также можно передать комплексное продвижение в соцсетях.

К офлайн-формату относятся организации, которые обслуживают бизнес по непрофильным направлениям. Например, доставка обедов работает с предприятиями питания — закупает у них готовые блюда. А затем на аутсорсинге отправляет еду в офисы и на производство. Еще компания или отдельный специалист могут оптом закупить инвентарь и чистящие средства, а затем заключить договор на уборку территории бизнеса в определенное время.

Плюсы и минусы работы с компанией-подрядчиком

В передаче части задач сторонней организации хватает плюсов:

• Компания получает грамотного специалиста, способного быстро разобраться в задаче и решить ее в лучшем виде. 
• За подрядчика не нужно отчитываться перед налоговой, так как его нанимает другая компания. А значит, бизнес платит только за саму услугу.

К минусам относится:

• Вероятность нарваться на недобросовестного исполнителя и получить некачественные услуги. Сейчас есть много предложений от аутсорсинговых компаний и отдельных специалистов. У бизнеса не всегда есть время проверить достоверность их кейсов или резюме. 
• Поскольку договор аутсорса чаще всего заключают на непрофильные задачи, в компании нет сотрудника, который бы разбирался в качестве оказанной услуги и мог проконтролировать подрядчика. 

Как выбрать подрядчика

Чтобы защититься от недобросовестных аутсорсинговых компаний и специалистов, стоит тщательнее выбирать исполнителя.

Проверить работу компании

Как клиент вы можете выяснить, как компания работает со своими специалистами. Например, если вы хотите нанять подрядчика на полный рабочий день, то он должен быть оформлен в компании-посреднике по трудовому договору. 

Проверить отзывы в нескольких источниках

Посмотрите, что люди пишут на «Яндекс Картах» или в социальных сетях. Обратите внимание на то, насколько отзыв подробный и разносторонний. Должны насторожить только тексты на 5 баллов из 5 или пустая похвальба — скорее всего, такой отзыв написала сама компания, чтобы поднять рейтинг.

Обратиться к тем компаниям, кто уже работал с подрядчиком

Если ваши бизнес-партнеры и знакомые уже обращались к услугам на аутсорсинге, стоит узнать у них название компании и задать вопросы о качестве выполнения задач, соблюдении сроков и конфиденциальности. Если же таких знакомых нет, вы можете посмотреть кейсы компании и написать представителям тех организаций, которые уже заказали услуги специалиста. 

Читайте также:

Что такое сарафанное радио простыми словами, примеры, как работает, как запустить с нуля

Составить грамотный договор

Обратитесь к юристу, который поможет составить подходящий для вас договор и защититься от рисков при работе со сторонним специалистом. Если вы хотите сотрудничать с аутсорсинговой компанией, то проверьте документы. С вами должны заключить договор на предоставление персонала, а не оказание услуг. 

Типы договоров для оформления аутсорсинга

С юридической стороны аутсорсинг, аутстаффинг или фриланс нужно правильно оформить. Если ориентироваться на нормы Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) и трудового законодательства, будет четыре варианта.

Читайте также:

Что такое Яндекс.Документы и как им пользоваться, все возможности сервиса

Договор аутсорсинга. Оформляется как смешанный договор услуг и подряда. Можно включить KPI, ответственность за качество процессов. Подходящий вариант для делегирования склада, логистики.

Договор аренды персонала. Формат, при котором сотрудники работают у заказчика, но числятся в другой аккредитованной компании. Также подходит для разовых услуг, например найма кассиров или официантов в час-пик, выходные, летний и новогодний периоды.

Договор оказания услуг. Спорный формат, так как его могут посчитать заменой обычному трудовому договору, особенно при оформлении с ИП или самозанятыми. Регулируется статьями 779–783 ГК РФ. Подходит для квалифицированных услуг, например работы программиста, бухгалтера, маркетолога.

Читайте также:

Как выбрать SEO-компанию и не слить бюджет: 8 причин отказаться от услуг агентства

Рамочный договор. Современный формат, который ввели относительно недавно — в 2015 году. По нему можно оформить долгосрочное оказание услуг, например таргетинга, разработчика.

Будущее в сфере аутсорсинга

Развитие ИИ, цифровых и облачных технологий уже сейчас изменяет привычные модели аутсорсинга. Если раньше для передачи задач нужно было искать подрядчика в своем регионе, то сейчас выбор форматов становится шире. Например, бухгалтер может работать с бизнесом полностью удаленно за счет передачи файлов в облаке и электронных подписей — ПЭП, НЭП, КЭП.

По данным РБК, тренд 2025 года — ИИ-агенты. Это специальные программы, которые анализируют данные компании и решают конкретные задачи на уровне понимания и рассуждения человека. Например, смотрят таблицы из 1C-Бухгалтерии и заполняют их по актам, договорам, счетам-фактурам. Система самообучается и может найти ошибки, несоответствия, а также предложить решения.

Читайте также:

Обзор нейросети Gemini: возможности, ограничения и примеры использования в коммерческих целях

Еще нейросети могут облегчить работу руководителя и взять на аутсорс часть его задач. Они планируют нагрузку под конкретного человека, формируют график, отправляют сообщения по email, пишут самари по итогу бизнес-встреч. Таких «роботов» можно заказать в компаниях Camunda или «Первой Форме».

FAQ по аутсорсингу

Если после прочтения материала выше у вас остались вопросы, я попробую дополнительно на них ответить. Аспектов аутсорса много — и юридическое оформление, и контроль подрядчика. Прибавьте к этому популярные и не очень сферы услуг, и вы точно запутаетесь.

Что такое аутсорсинг, если говорить простыми словами?

Аутсорсинг — это ситуация, в которой компания передает часть своих задач внешнему подрядчику (другой фирме или специалисту), чтобы не выполнять их своими силами. Например, нанимает бухгалтера или маркетолога.

Зачем бизнесу нужен аутсорсинг?

Он помогает решать непрофильные или временные задачи, экономить на налогах и штате, а также привлекать специалистов с нужными навыками, когда своих ресурсов не хватает. Например, аутсорсинг выручает, если сотрудник уволился или нужно быстро подготовиться к сезону продаж.

Какие задачи чаще всего передают на аутсорс?

Бухгалтерию, маркетинг, IT-разработку, складские услуги, кадровое делопроизводство и юридическую поддержку. Реже — доставку еды, уборку или перевод текстов.

Чем аутсорсинг отличается от аутстаффинга?

При аутсорсинге задачи полностью передаются внешней компании. При аутстаффинге бизнес «арендует» время и силы специалистов, которые работают в его команде — но числятся они в штате подрядчика.

В чем разница между аутсорсингом и фрилансом?

Аутсорсинг — это регулярное сотрудничество, часто с договором, а фриланс — разовые задачи. Например, фрилансер smm-щик напишет один пост, а подрядчик на аутсорсе будет публиковать контент постоянно.

Какие типы договоров подходят для аутсорсинга?

Смешанный договор услуг и подряда, договор аренды персонала, договор оказания услуг или рамочный договор. Выбор зависит от задачи и длительности сотрудничества.

Какое будущее у аутсорсинга?

С развитием ИИ и облачных технологий аутсорсинг станет проще и доступнее. Уже сейчас популярность набирают ИИ-агенты, которые могут автоматизировать задачи вроде анализа данных или планирования.

Чек-лист для выбора подрядчика на аутсорсе

• Определите задачи. Подумайте, что вы хотите делегировать — это непрофильные, временные задачи или постоянные? Для них важно нахождение в офисе или можно оказать такую услугу удаленно? 
• Оцените риски и затраты. Сравните стоимость услуг подрядчика с затратами на выполнение задачи штатным сотрудником, ИИ-агентом для автоматизации задач. А еще подумайте о рисках — более низком качестве работы, утечке конфиденциальных данных. 
• Запросите рекомендации. Посмотрите отзывы на профильную компанию по аутсорсу в сети или обратитесь к бизнес-партнерам. Важно узнать информацию о качестве и сроках выполнения задач, портфолио, конфиденциальности.
• Составьте грамотный договор. Выберите формат по ГК РФ, укажите KPI, ответственность за качество. Запросите у компании или подрядчика документы по официальной регистрации (ООО, ИП, самозанятый).
• Протестируйте коммуникацию. Проверьте, как подрядчик отвечает на запросы, реагирует на возможную критику. Убедитесь, что он может присылать вам регулярные отчеты.
• Проверьте способность к масштабированию. Узнайте, сможет ли подрядчик адаптироваться к росту вашего бизнеса или увеличению объема задач в будущем.

Читайте также:

Нейросети для SEO: как мы попробовали делегировать Chat GPT рутинные задачи и что из этого вышло

Коротко о главном

• Аутсорсинг — это передача специалисту конкретных задач. Он выгоден, потому что позволяет владельцу бизнеса сфокусироваться на развитии или масштабировании, повысить качество сервиса или начать новое направление. К минусам можно отнести необходимость следить за работой подрядчика, регулярно проверять отчеты.
• Среди вариантов услуг, которые можно отдать на аутсорс, чаще всего выбирают бухгалтерию, документы, хранение товаров, маркетинг и IT. Чаще всего специалист сразу приступает к задачам — без тестового задания и испытательного срока со стороны бизнеса. 
• С развитием ИИ-агентов аутсорс можно будет осуществить в несколько кликов, настроить запрос под свои предпочтения и специфику бизнеса.