Что такое аутсорсинг простыми словами и зачем он нужен бизнесу

Иногда бизнесу нужно выполнить срочную задачу. Например, подготовиться к новогодним распродажам или масштабировать свою команду. В этом случае можно не спешить с подбором сотрудника в штат, а найти подходящего специалиста на аутсорсе. В статье расскажем, что это такое и какие задачи можно перепоручить компании извне. 

Что такое аутсорсинг и как он работает

Аутсорсинг — это официальная передача части рабочих задач компании внешнему подрядчику. Чаще всего им становится компания, которая специализируются на удаленной помощи или же отдельный специалист, который может выполнить задачи в полном объеме. Как раз так и переводятся слова out и sourcing с английского — внешний ресурс.

Простыми словами, аутсорсинг — ситуация, когда одна компания нанимает другую или частного исполнителя, чтобы те взяли на себя обязанности, которые бизнес не может закрыть с помощью своих сотрудников. Например, если в компании нет своего бухгалтера, она передает задачи по выплатам специалисту на аутсорсе. Или же, если бизнес решил выйти на маркетплейсы, но пока не хочет нанимать SMM-менеджера или маркетолога в штат на постоянной основе. 

Кому и зачем нужен аутсорсинг

К подрядчику обращаются в случае, если нужно решить непрофильные задачи, а содержать в штате сотрудников под них — дорого. Так производству проще заключить договор с ближайшей столовой на организацию обедов для сотрудников, чем нанимать в штат повара. 

Аутсорсинг выручит, если штатный сотрудник внезапно уволился, а искать ему замену придется долго. Например, к конкурентам перешел топ-менеджер или разработчик с редким и нужным набором навыков программирования. 

Еще один вариант, когда подрядчик может пригодиться бизнесу — задачи нужно выполнять время от времени, а не постоянно. В таком случае сторонний специалист получит оплату только за те месяцы, когда он оказывал услуги. Например, турфирма может обращаться за рекламой в маркетинговое агентство только во время сезона отпусков.

Перед тем, как искать стороннего специалиста, стоит оценить затраты на его услуги и спрогнозировать риски. Возможно, кто-то из штатных работников согласится выполнить задачу за дополнительную плату — так можно получить результат и сэкономить. Например, бухгалтер может провести собеседование или отследить эффективность рекламы. 

Читайте также:

Текучесть кадров: какая норма, причины, формула, расчет текучки кадров

Виды аутсорсинга: какие функции чаще всего передают на аутсорс

Среди разных компаний популярностью пользуются услуги в области работы с документами, рекламой, хранением товаров и разработкой ПО:

Бухгалтерия. За несколько тысяч рублей в месяц специалист будет обрабатывать первичные документы, проводить платежи и сдавать отчетность. Дополнительно можно совместить ведение бухгалтерии и кадрового учета.

Кадровое делопроизводство. Специалист будет вести трудовые книжки штатных сотрудников, проводить собеседования, принимать на работу и увольнять. Также ему поручают оформление отпусков и командировок. 

Юридические услуги. Специалист разбирается трудовом кодексе, законодательстве. Он может помочь как при выполнении обычных задач вроде заключения договора с штатным сотрудником, так и при работе с внешнеторговыми контрактами.

Маркетинг. Сторонний специалист может настроить и запустить любые виды рекламы, подготовить к продвижению сообщество в социальных сетях. Также маркетолог работает с рекламными стратегиями, анализирует аудиторию компании и конкурентов в похожих сферах товаров или услуг.

Читайте также:

Что такое email-маркетинг: как запустить, виды, примеры и 5 лучших сервисов для запуска

Складские услуги. Многие компании отдают на аутсорсинг доставку товара на склад и его хранение. Также посредник выдает продукцию покупателям. Например, такая система работа распростанена на маркетплейсах. 

IT-сфера. Небольшие компании и ИП чаще всего заказывают разработку сайта под ключ. Крупный бизнес заказывает разработку целой электронной системы для работы предприятия или проведения электронных платежей. 

Реже бизнес передает на аутсорсинг другие непрофильные услуги. Например, клининг, доставку, питание. Так в одной компании может каждый день приезжать доставка готовых обедов и два раза в неделю приходить уборщица. А один раз в две недели приезжать грузчик, который забирает товар с производства и везет его на склад. 

Чем отличается от аутстаффинга и фриланса

Аутсорсинг и аутстаффинг — похожие по звучанию, но разные понятия.

Когда мы говорим о первом варианте, подразумеваем, что задачи будут решены специалистами из сторонней компании, вне нашего штата. Когда же мы говорим про аутстаффинг, подразумеваем, что наш собственный штат на какое-то время пополнится новыми сотрудниками. Еще одно отличие в том, что во время аутстаффинга мы можем выбирать среди специалистов и проводить тестовые.

Так, в компании может быть свой IT-отдел, специализирующийся на мобильной разработке. Аутстаффинг пригодится, чтобы масштабировать команду и быстрее выпустить новое приложение или же чтобы совместить знания штатных сотрудников с навыками специалиста в области DevOps — инженер оптимизирует процессы и проведет резервное копирование. 

Аутсорсинг отличается и от фриланса. И там, и там, компания работает со сторонним специалистом. Только во втором случае стороны чаще всего не оформляют договор, а задачу выбирают разовую. Например, фрилансер может нарисовать один баннер для рекламы или написать текст поста. А уже сотрудник на аутсорсе будет регулярно запускать этот материал в рекламу или вносить отчетность по продажам с него. 

Читайте также:

Что такое продуктовый маркетинг и кто такой продуктовый маркетолог

Примеры аутсорсинга

Аутсорсинг может быть как в онлайн-формате, так и офлайн. К первому относятся маркетинговые услуги в разных направлениях: таргетированная и контекстная реклама, SMM, анализ конкурентов и ЦА. Также можно передать комплексное продвижение в соцсетях.

К офлайн-формату относятся организации, которые обслуживают бизнес по непрофильным направлениям. Например, доставка обедов работает с предприятиями питания — закупает у них готовые блюда. А затем на аутсорсинге отправляет еду в офисы и на производство. Еще компания или отдельный специалист могут оптом закупить инвентарь и чистящие средства, а затем заключить договор на уборку территории бизнеса в определенное время.

Плюсы и минусы работы с компанией-подрядчиком

В передаче части задач сторонней организации много плюсов:

• Компания получает грамотного специалиста, способного быстро разобраться в задаче и решить ее в лучшем виде. 
• За подрядчика не нужно отчитываться перед налоговой, так как его нанимает другая компания. А значит, бизнес платит только за саму услугу.

К минусам относится:

• Вероятность нарваться на недобросовестного исполнителя и получить некачественные услуги. Сейчас есть много предложений от аутсорсинговых компаний и отдельных специалистов. У бизнеса не всегда есть время проверить достоверность их кейсов или резюме. 
• Поскольку договор аутсорса чаще всего заключают на непрофильные задачи, в компании нет сотрудника, который бы разбирался в качестве оказанной услуги и мог проконтролировать подрядчика. 

Как выбрать подрядчика

Чтобы защититься от недобросовестных аутсорсинговых компаний и специалистов стоит тщательнее выбирать исполнителя:

Проверить работу компании. Как клиент вы можете выяснить, как компания работает со своими специалистами. Например, если вы хотите нанять подрядчика на полный рабочий день, то он должен быть оформлен в компании-посреднике по трудовому договору. 

Проверить отзывы в нескольких источниках. Посмотрите, что люди пишут на Яндекс Картах или в социальных сетях. Обратите внимание на то, насколько отзыв подробный и разносторонний. Должны насторожить только тексты на 5 баллов из 5 или пустая похвальба — скорее всего, такой отзыв написала сама компания, чтобы поднять рейтинг.

Обратиться к тем компаниям, кто уже работал с подрядчиком. Если ваши бизнес-партнеры и знакомые уже обращались к услугам на аутсорсинге, стоит узнать у них название компании и задать вопросы о качестве выполнения задач, соблюдении сроков и конфиденциальности. Если же таких знакомых нет, вы можете посмотреть кейсы компании и написать представителям тех организаций, которые уже заказали услуги специалиста. 

Читайте также:

Что такое сарафанное радио простыми словами, примеры, как работает, как запустить с нуля

Составить грамотный договор. Обратитесь к юристу, который поможет составить подходящий для вас договор и защититься от рисков при работе со сторонним специалистом. Если вы хотите сотрудничать с аутсорсинговой компанией, то проверьте документы. С вами должны заключить договор на предоставление персонала, а не оказание услуг. 

Коротко о главном

• Аутсорсинг — это передача специалисту конкретных задач. Он выгоден, когда нужно поручить что-то непрофильное или временное. Например, доставку обедов или разработку сайта.
• Такой вариант выполнения задач позволяет владельцу бизнеса сфокусироваться на развитии или масштабировании, повысить качество сервиса или начать новое направление. 
• Среди вариантов услуг, которые можно отдать на аутсорс, чаще всего выбирают бухгалтерию, документы, хранение товаров, маркетинг и IT. Реже — доставку продуктов, отправку грузов, клининговую службу.
• Аутсорсинг отличается от аутстаффинга и фриланса. При такой организации работы нужно заключать договор, но не нужно оформлять работника в штат. Чаще всего специалист сразу приступает к задачам — без тестового задания и испытательного срока со стороны бизнеса. 
• К минусам можно отнести необходимость следить за работой подрядчика, регулярно проверять отчеты. Чтобы бизнесу обезопасить себя, стоит проверять организацию по отзывам и знакомым, составить грамотный договор на предоставление персонала.