Что такое матрица ответственности RACI: изучаем на примере

Проект может застопориться на любом этапе — от генерации идей до защиты перед инвестором. Причинами могут быть, например, некомпетентность сотрудников в команде, нарушение сроков и ошибки в организации процессов. В статье рассмотрим, как можно избежать последней причины с помощью простого инструмента — матрицы распределения ответственности. 

Что такое матрица RACI

Матрица распределения ответственности RACI — это схема, на которой отображают задачи проекта, а затем назначают ответственных сотрудников на каждом этапе. Для того, чтобы не запутаться, используют английские или русские буквы:

• R — Responsibility, или И. Исполнитель задачи или подзадачи. Например, автор, маркетолог, дизайнер, разработчик ПО.
• A — Accountability, или Р. Руководитель, ответственный за выполнение и презентацию задачи. Например, начальник отдела или кто-то из тех, кто отмечен буквой R.
• C — Consultation, или М. Методист или эксперт, который дает необходимые вводные и дополнительные данные по задаче. Например, врач в медицинской статье.
• I — Inform, или А. Асессор, то есть ответственный за ход работы и процессы каждой подзадачи. Например, менеджер проекта.

По ним и складывается аббревиатура термина — RACI или ИРМА. В некоторых проектах такая матрица выглядит упрощенной. Если ролей больше, не стоит полностью отказываться от инструмента. Вместо этого лучше выбрать модификацию с дополнительными буквами:

• V — Verifier. Проверяющий работу. Например, тот же эксперт или руководитель. 
• S —Signatory. Подписывающий результат проекта. Например, руководитель, владелец компании. 
• Q — Quality. Проверяющий соответствие стандарту или редполитике. Например, редактор, юрист. 
• D — Driver. Направляющий команду на пути к завершению проекта. Например, руководитель, коуч или корпоративный психолог.
• O — Out of the loop. Ответственный, который полностью делегирует задачи и не отвечает за ход выполнения. Например, владелец компании. 

Получатся варианты матрицы RACI–VS, RACIO, RACIQ, RACID. Например, при создании приложения для практик медитации разработчик (R) отчитывается о количестве готовых экранов менеджеру проекта (I), затем вносит правки от эксперта (С). И в итоге сдает прототип и код ответственному (V).

Простыми словами, матрица RACI — это таблица, которая помогает распределить зоны ответственности в команде.

Читайте также:

Что такое бизнес-процессы в организации: примеры, виды, управление, анализ и автоматизация

Как создать схему по готовой структуре

Чтобы составить матрицу распределения ответственности RACI, необходимо два списка: с задачами и с командой. 

Затем в первый столбик таблицы нужно выписать каждую задачу в проекте, а в шапку остальных столбцов — участников команды. На пересечении этапа и сотрудника нужно указать букву в зависимости от его роли. 

Другой вариант — в первом столбце указать задачи, а дальше по одному столбцу на буквы матрицы R, A, C, I и при необходимости V, S, Q, D, O. На пересечениях будут имена ответственных за задачу.

При составлении важно учесть несколько моментов:

• У одного участника из команды может быть сразу несколько ролей. При этом важно, чтобы сотрудник не выполнял сразу много задач. 
• В таблице могут быть сразу несколько ответственных за один этап. Например, два исполнителя. Они могут работать последовательно или одновременно, главное — не затягивать с этапом из-за большого количества участников.
• На каком-то из этапов может быть только исполнитель — без проверяющих и экспертов. Это нормально, если подзадача не критически важная. 
• Лучше указывать роли в команде по должности, а не по ФИО. Это позволит не пересобирать таблицу в случае, если во время работы сотрудник внезапно уволится. 

Соответственно, в дальнейшем по таблице легко определить, что каждый сотрудник делает в данный момент и кто «подхватит» задачу следующим. Это поможет избежать типичных ошибок, когда на одном человеке держится весь проект. 

Читайте также:

Мотивация сотрудников: как мотивировать персонал работать эффективнее

Преимущества инструмента для компании и сотрудников

Матрица — это инструмент, который помогает завершить проект в срок и координировать работу всей команды. Поэтому она нужна и руководителю, и сотрудникам компании, и HR-отделу.

Для руководителя

Инструмент наглядно показывает руководителю проекта, сколько задач «висит» на каждом сотруднике и насколько слаженно работает команда. С ее помощью проще:

• Контролировать сотрудников и определять их вовлеченность в процесс.
• Назначать регламенты и сроки, которые будут реалистичными.
• Ликвидировать простои.
• Выбрать стратегически верное направление развития.

Например, стартап может разрабатывать приложение на базе искусственного интеллекта. Предполагалось, что оно будет определять растения по фото. Но сотрудники ботанического факультета отказались предоставить комментарий с научной стороны, а разработчик вскоре покинул проект. Матрица поможет собрать оставшийся коллектив, назначить нового эксперта и устранить этот простой. 

Для команды

Важно то, что матрица — это не отдельный изолированный список задач и обязанностей, а инструмент, который доступен всей команде. Благодаря прозрачным процессам сотрудники могут увидеть, кто и чем занят в данный момент. А как только выполнят свой этап, могут передать задачу другому без лишних уточнений. 

В работе копирайтера нет настолько сложных и непрозрачных задач, чтобы использовать матрицу. Но на первых пора мне как автору было бы удобно видеть, что я сдаю статью редактору, он — главреду. В итоге работа отправляется к клиенту, а в финале — к юристу и верстальщику. Всех ответственных каждого этапа можно обозначить буквами RACI-VS.

Читайте также:

Что такое должностная инструкция: примеры, образцы, как написать и что там должно быть

Для HR-специалиста

Кадровик может использовать матрицу, чтобы составить оффер с четкими задачами. А также во время онбординга, чтобы показать новичку весь процесс в компании и улучшить коммуникацию с другими сотрудниками. 

Стоит понимать, что таблица отображает только роли в проекте, а не весь ход работы. Поэтому эту схему можно заменить более гибкими и популярными цифровыми инструментами, такими как CRM-система или доска по методу Канбан— в них также ведется учет сотрудников и наглядно отображается процесс выполнения работы. 

Читайте также:

Как составить рабочий бизнес-план: пошаговая инструкция с примерами

Что еще почитать по теме

Даже если у вас получилось составить свою первую таблицу по этому методу, по ходу проекта ее нужно регулярно обновлять. В этом вам могут помочь:

• Универсальный базовый шаблон в сервисе Miro. Здесь можно создать таблицу и добавить к ней интеллект-карту, связи, заметки и рисунки. Это поможет сориентироваться во время мозгоштурмов или общих созвонов.
• Классические, гибкие и расширенные шаблоны. В том числе варианты с диаграммой Ганта — еще одним инструментом для управления проектом. 
• Видео с 8 способами анализа матрицы и ликвидации неоптимальных зон. Например, когда руководитель не может делегировать все задачи проекта или зоны ответственности распределены неравномерно внутри команды. 

Коротко о главном

• Матрица RACI — это инструмент в виде таблицы, по которому можно быстро понять, кто и за что отвечает в задаче. Каждая буква в названии и модификациях схемы с VS, O, Q, D указывает на определенную роль: исполнитель, руководитель, эксперт, менеджер проекта. А также коуч, юрист, ответственный за сдачу и другие роли.
• Схема нужна перед стартом проекта в маркетинге, управлении или разработке ПО, чтобы определить отвечающих за каждый этап и назначить удобные сроки сдачи. Также она пригодится в процессе реализации, когда состав команды или другие вводные могут измениться, а простои — застопорить выход на рынок.
• Чтобы создать свою матрицу, можно использовать шаблон. Нужно выписать задачи внутри проекта и указать всю команду, которая над ним работает. Важно сбалансированно распределять обязанности, чтобы все этапы не зависели от одного человека.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Материалы:

L. Smith, J. Erwin, S. Diaferio. Role & responsibility charting.