«Яндекс.Документы» — сравнительно новый сервис от отечественных разработчиков. Фактически это аналог Google Docs. Он позволяет работать с текстовыми файлами прямо из браузера, также возможна командная работа. В статье мы подробнее расскажем про возможности, горячие клавиши и дадим подробную инструкцию по созданию документов.
Что такое «Яндекс.Документы»
«Яндекс.Документы» — это облачный сервис, входящий в «Яндекс 360», но по аналогии с «Яндекс.Диском» с ним можно работать без подписки. Простыми словами, «Яндекс.Документы» — это бесплатный инструмент для работы с текстовыми документами и таблицами. Он создавался в качестве альтернативы для Google Docs. Сравним эти сервисы:
«Яндекс.Документы» |
Google Docs |
Возможность совместной работы |
Можно работать совместно, но в отличие от продукта «Яндекс», здесь можно показать документ только с возможностью комментирования |
В платной версии есть дополнительные настройки безопасности |
Дополнительные настройки безопасности отсутствуют |
Неудобный счетчик символов. Нельзя посмотреть объем выделенного текста |
При необходимости вы можете вывести счетчик символов на рабочее поле редактора |
Нет возможности подключения плагинов и расширений |
Вы можете подключить дополнительные расширения, например «Главред» |
Ограниченный набор шрифтов. Отсутствуют популярные шрифты Calibri и Times New Roman |
Практически неограниченный выбор шрифтов, в том числе из списка Google Fonts |
Не зависит от блокировок, так как сервера расположены в России. |
Есть риск лишиться доступа к документам в случае блокировок |
Отсутствует возможность использования офлайн |
Вы можете пользоваться редактором и без интернета. При подключении к сети все изменения загружаются на сервер автоматически |
Нет мобильного приложения |
Имеется приложение для работы на мобильных устройствах |
Возможности сервиса «Яндекс.Документы»
- «Яндекс.Документы» позволяют работать с текстовыми документами в удобном для вас месте. Даже если вы не находитесь возле своего компьютера, достаточно помнить доступы к «Яндекс ID», чтобы продолжить работу.
- Можно работать прямо со смартфона. Для этого даже не потребуется устанавливать приложение. Достаточно открыть ссылку на документ в привычном вам браузере.
- Возможность совместной работы над документом. Это позволяет использовать сервис«Яндекс.Документы» для удаленных редакций и офисов.
- «Яндекс.Документы» могут работать с любыми форматами текстовых документов. Если у вас в наличии файл с устаревшим разрешением, например, .doc система его сама переформатирует в современный формат.
- Доступно создание и редактирование таблиц и презентаций.
В целом сервис обладает привычным для пользователей текстовых редакторов интерфейсом. Это упрощает процесс освоения работы в сервисе.
Как работать в «Яндекс.Документах»
Попасть в «Яндекс.Документы» можно через пространство «Яндекс 360». В любом инструменте на верхней панели нажимаем на иконку «Документы», и откроется список документов и возможность создать новый.
![Панель с иконкой доступа к «Яндекс.Документы»](/upload/blog/536/1.jpg)
Попав в облачное пространство с документами, можно открыть уже имеющийся файл или создать новый. Для этого наводим курсор на кнопку «Создать» и выбираем «Документ».
![Создание нового документа](/upload/blog/536/2.jpg)
Есть еще один вариант создания нового файла. В «Яндекс.Диск» жмем на кнопку «Создать» в левом меню.
![Создание документа из «Яндекс.Диск»](/upload/blog/536/3.jpg)
Открывается меню выбора формата файла. Нажимаем на «Текстовый документ»: это фактически означает создание файла в «Яндекс.Документах».
![Выбор текстового файла в «Яндекс.Диске»](/upload/blog/536/4.jpg)
Дальше нужно назвать новый документ. Этот шаг одинаков вне зависимости от того, где вы создаете файл — из пространства «360» или «Яндекс.Диска». Вписываем название и жмем «Создать».
![Завершение создания файла в «Яндекс.Документы»](/upload/blog/536/5.jpg)
Открывается интерфейс текстового редактора. Визуально он очень похож на Word с небольшими отличиями, которые разберем дальше.
![Внешний вид текстового редактора](/upload/blog/536/6.jpg)
В левом столбце находится несколько важных пунктов. На скриншоте они помечены цифрами. Отсюда можно вызвать комментарии пользователей (1). Также здесь предлагается структура текста по оглавлению (2).
![Левый столбец меню сервиса](/upload/blog/536/7.jpg)
Переходим к разбору верхнего меню. Изначально открыта вкладка «Главная». Левый блок позволяет переключать шрифты и кегль. Также здесь можно выбрать полужирное, курсивное или подчеркнутое начертание. Есть кнопки выбора регистра и цветовой заливки.
![Левый блок вкладки «Главное» в меню](/upload/blog/536/8.jpg)
Следующий блок позволяет настроить форматирование. Здесь есть возможность настройки списков, выравнивание текста. Можно посмотреть невидимые символы, а также удалить форматирование.
![Средний блок вкладки «Главное»](/upload/blog/536/9.jpg)
Справа размещается панель выбора стилей. Обычно здесь пользователя интересует возможность сделать заголовки разного уровня.
![Панель выбора заголовков](/upload/blog/536/10.jpg)
Справа есть колонка с настройками страницы. Тут можно настроить отступы, междустрочный интервал, расстояние между абзацами. Также есть возможность задать фон всей странице.
![Настройки страницы](/upload/blog/536/11.jpg)
Следующая вкладка — «Вставка». В левом блоке меню можно вставить пустую страницу и настроить разрывы. Есть возможность вставить таблицу, изображение, диаграмму и фигуру.
![Основные возможности вкладки «Вставка»](/upload/blog/536/12.jpg)
В левом блоке предлагается установить гиперссылку, ее также можно вставить из контекстного меню. Вы можете также вставить надписи в различных форматах, символы и уравнение.
![Дополнительный блок «Вставка»](/upload/blog/536/13.jpg)
Во вкладке «Макет» вы можете настроить поля и ориентацию. Это наиболее востребованные пункты меню. Также можно выбрать размер страницы — это необходимо для случаев, когда потребуется распечатывать документ на нестандартном листе бумаги. Еще есть возможность сделать несколько колонок, установить разрывы между страницами и колонками. При необходимости вы можете пронумеровать строки.
![Вкладка «Макет»](/upload/blog/536/14.jpg)
Есть отдельная вкладка «Ссылки». Здесь вы можете сделать кликабельное оглавление, указать сноски. Есть возможность настройки гиперссылок, а также сделать перекрестные ссылки.
![Вкладка «Ссылки»](/upload/blog/536/15.jpg)
Здесь также есть и отдельная вкладка для настройки взаимодействия между командой — «Совместная работа» для настройки работы нескольких пользователей. При необходимости вы сможете посмотреть все изменения, внесенные в документ на разных этапах работы. Кнопка «Сравнить» позволяет визуально оценить объем изменений.
![Вкладка «Совместная работа»](/upload/blog/536/16.jpg)
Последняя вкладка «Вид» дает возможность настраивать интерфейс. Хотя настроек здесь минимум, но даже это может сделать работу более комфортной.
![Вкладка «Вид»](/upload/blog/536/17.jpg)
Разобравшись с меню, имеет смысл посмотреть на некоторые нюансы работы с «Яндекс.Документы». Начнем с настройки совместного доступа. Для этого нажимаем желтую кнопку «Настроить доступ» справа над меню.
![Кнопка для настройки доступа](/upload/blog/536/18.jpg)
Открывается окно для настройки доступа. Предлагаются следующие настройки:
- Просмотр. В этом случае другие пользователи не смогут вносить изменения в документ.
- Редактирование. Полноценный доступ к работе с документом.
- Настройки безопасности. Эта функция дает возможность сделать доступ по паролю, ограничить срок действия ссылки и запретить скачивание. Но эта возможность доступна только для пользователей оплативших подписку на «Яндекс 360».
Выбор режима «просмотр/редактирование» производится переключением радиокнопки. После этого можно или скопировать ссылку, или сформировать QR-код.
![Настройки доступа к документу](/upload/blog/536/19.jpg)
При необходимости можно выполнить более тонкую настройку. Для этого переходим во вкладку «Совместная работа». Здесь нажимаем на кнопку «Режим совместного редактирования». Предлагается два варианта настроек.
- Быстрый. В этом случае изменения сохраняются без участия пользователя, другие участники сразу увидят результат. Оптимальное решение для совместного редактирования.
- Строгий. Изменения сохраняются и становятся видимыми для других участников процесса только после нажатия кнопки «Сохранить». Такой вариант может подойти для ситуаций, когда необходимо внести определенные изменения без вмешательства соавторов.
![Тонкая настройка совместного доступа](/upload/blog/536/20.jpg)
Работа с таблицами происходит примерно, как и в других текстовых редакторах. Самый простой вариант — выбрать нужное число ячеек.
![Выбор ячеек для таблицы](/upload/blog/536/21.jpg)
Есть возможность создать пользовательскую таблицу. Для этого выбираем в выпадающем списке «Пользовательская таблица» (скриншот выше), и нам открывается окно с настройками. Выбираем количество строк и столбцов. Жмем «Ок».
![Настройка пользовательской таблицы](/upload/blog/536/22.jpg)
Можно нарисовать необходимую нам таблицу. На скриншоте показан процесс рисования с помощью курсора мыши.
![Рисование таблицы вручную](/upload/blog/536/23.jpg)
В процессе работы вам наверняка понадобится посмотреть объем текста. Счетчик символов разработчики «Яндекс.Документов» надежно спрятали. Чтобы посмотреть число набранных символов, необходимо перейти в меню «Файл», а там выбрать ссылку «Сведения о документе».
![Открываем счетчик символов](/upload/blog/536/24.jpg)
Нам открывается таблица с данными о документе. Здесь можно увидеть число символов с пробелами и без них, количество страниц в тексте, а также дату последнего изменения.
![Таблица с данными о документе](/upload/blog/536/25.jpg)
Рассмотрим еще несколько полезных функций «Яндекс.Документов». В первую очередь это поиск по документу. Это может понадобиться, когда необходимо найти и быстро перейти к определенному фрагменту текста. Есть возможность искать слова с учетом регистра или полное слово.
![Функция поиска по документу](/upload/blog/536/26.jpg)
Вы можете комментировать фрагменты текста. Для этого выделяем нужный элемент и правой кнопкой мыши вызываем контекстное меню. Жмем «Добавить комментарий».
![Контекстное меню в «Яндекс.Документах»](/upload/blog/536/27.jpg)
Открывается окно для комментария. В отличие от Google Docs здесь окно расположено прямо поверх текста, а не сбоку от рабочего пространства. Пишем комментарий и жмем «Добавить».
![Окно для комментария](/upload/blog/536/28.jpg)
Посмотреть комментарии можно сбоку в меню. Если нажмете на этот пункт в меню, откроется список комментариев. При необходимости вы можете ответить на него прямо из меню.
![Меню комментариев](/upload/blog/536/29.jpg)
Также сбоку вы можете посмотреть заголовки и структуру документа. По умолчанию структура скрыта, поэтому необходимо специально переходить к просмотру в меню.
![Структура текста в «Яндекс.Документах»](/upload/blog/536/30.jpg)
Это основные функции работы с текстом, которые предлагают «Яндекс.Документы».
Преимущества и недостатки Яндекс.Документов
Начнем с плюсов:
- Совместная работа. Это основное преимущество, позволяющее быстро показывать изменения в документе коллегам и заказчикам без заморочек с файлами.
- Простой интерфейс. Если вы работали с текстовыми редакторами, проблем с освоением сервиса не возникнет.
- Гибкие настройки документа. Вы можете подобрать формат листа, подложку, а также другие параметры форматирования.
При этом есть и недостатки:
- Счетчик символов расположен неудобно. Вы не сможете следить за объемом текста прямо в процессе работы. Также невозможно оценить размер выделенного куска текста.
- Нет возможности работать в офлайн. В таком случае изменения не будут сохранены.
- Недостаточно шрифтов. Фактически отсутствуют самые основные и популярные шрифты.
Горячие клавиши «Яндекс.Документов»
Текстовый редактор позволяет использовать горячие клавиши, они упрощают и ускоряют работу над документом.
Комбинация |
Что делает |
CTRL + C |
Копировать |
CTRL + V |
Вставить |
CTRL + B |
Полужирный шрифт |
CTRL + U |
Подчеркнуть |
CTRL + I |
Выделить курсивом |
CTRL + ] |
Увеличить шрифт |
CTRL + [ |
Уменьшить шрифт |
CTRL + A |
Выделяем текст полностью |
CTRL + Enter |
Сделать разрыв страницы |
CTRL + F |
Найти в тексте |
CTRL + Shift + * |
Показать / скрыть непечатаемые символы |
CTRL + Shift + H |
Показать комментарии |
Помимо этого могут использоваться горячие клавиши из нестандартных раскладок, например, при установке раскладки Бирмана.
Коротко о главном
- «Яндекс.Документы» — российский продукт. Это значит, что все серверы находятся в нашей стране — сотрудники Яндекса упоминали об этом.
- Сервис бесплатен, хотя есть расширенные платные функции — например, дополнительные настройки безопасности при совместной работе с документами.
- Текстовый редактор дает возможность полноценной работы с документами (все возможности редактирования, совместимость с популярными форматами текстовых файлов, поддержка горячих клавиш и нестандартных клавиатурных раскладок).
- У сервиса есть и недостатки: например, мало встроенных шрифтов и отсутствие возможности работать в офлайн.
Комментарии