Google Docs, или «Google Документы» — облачный текстовый редактор от Google. Это достойная альтернатива привычному миллионам пользователей редактору Microsoft Word.
У Google Docs много преимуществ по сравнению с Word:
- По умолчанию вся информация, которую вы вводите, сохраняется в облаке. Если пропал интернет или сломался компьютер, информация не потеряется.
- Google Docs сохраняет изменения в режиме реального времени. «Вордовские» варианты, когда вы писали текст, компьютер завис, а после перезагрузки текст не сохранился — исключены. Не пропадет ни единое слово!
- Легко организовать совместную работу. Например, в удаленной редакции автор пишет — редактор поправляет — корректор вычитывает, и все это без пересылки файлов, просто переходя по ссылке.
- Все изменения видны. Можно посмотреть историю изменений, можно вернуть любую из предыдущих версий текста — в редакторе Word таких возможностей существенно меньше.
- Можно ничего не скачивать на компьютер. «Google Документы» доступны с любых мобильных устройств с ОС Android и iOS, при этом не нужно ничего скачивать, устанавливать, запускать исполняемые файлы. Также можно работать с ними из сервиса Google Drive. Но для любителей десктопных вариантов есть и версия для ПК: все документы в нем синхронизируются с мобильной версией; лимита на количество устройств с установленным «Google Диском» нет.
- Можно вводить текст голосом. Не очень привычно, но удобно — когда глаза устали, можно дать себе отдых и просто надиктовывать в сервисе текст. Конечно, потом его придется править — но в целом Google Docs неплохо разбирает русскую речь и как любой искусственный интеллект быстро обучается.
- Можно работать с файлами даже без интернета. Правда, все изменения, внесенные в автономном режиме, сохранятся в документе только в тот момент, когда появится подключение к сети.
- Google Docs — полностью бесплатный редактор. Сразу после простой регистрации пользователю доступны все его функции.
«Google Документы» не лишены и недостатков — оборотная сторона есть всегда. Вот о чем важно помнить, работая с этим текстовым редактором:
- Критически важен доступ. Сохраняйте доступ к аккаунту, к которому привязан ваш «Google Диск». Если вы его утратите, то утратите и доступ к большинству файлов, созданных в «Google Документах» за время работы с этим редактором. Почему к большинству, а не ко всем: если вы когда-то давали на конкретные документы доступ по ссылке, то если ссылка сохранилась, вы сможете увидеть и скачать их, не входя в Google Docs. Для полного восстановления доступа пройдите по ссылке и выполните все рекомендации, которые дает поддержка Google Docs.
- Может быть ниже скорость Из-за низкой скорости интернета или нестабильной работы устройства конкретного пользователя «Google Документы» может слегка подтормаживать (но это не обязательно). Справедливости ради: даже если так случается, к этому быстро привыкаешь и перестаешь замечать разницу.
- Есть теоретическая вероятность блокировки. Если вдруг на территории России заблокируют Google — что крайне маловероятно, но не исключено — то все его сервисы тоже окажутся в блоке, в том числе — Гугл Докс.
- Автономную работу с файлами придется настраивать. В Google Docs не автоматизирована функция работы с файлами в отсутствии интернета. Ее придется настраивать, в том числе скачивать расширение для браузера Google Chrome — «Google Документы офлайн». Только в этом случае работа с документами, таблицами, формами возможна в офлайн-режиме. Подробнее можно почитать в официальной справке Google. Зато все изменения, которые вы вносите в документы, отобразятся в онлайн-версии автоматически сразу после подключения к сети.
Как создать Гугл документ
Для начала работы с «Google Документами» необходим аккаунт в Google — будем считать, что он у вас есть. Если нет — зарегистрироваться можно вот здесь. После этого вам будет доступен личный «Google Диск». Переходите по ссылке, и попадете в главное меню «Google Документов»:
![Вы видите здесь шаблоны резюме, деловых писем, брошюр, докладов...](https://kokoc.com/upload/blog/95/image17.jpg)
...и пустой документ. Это один из вариантов для создания текстового файла. Кликните один раз на пустой документ, и вы окажетесь в новом текстовом файле:
![В выпадающем списке выберите пункт «Google Диск»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image80.jpg)
Альтернативный вариант, как сделать гугл док — нажать на иконку главного меню в левом верхнем углу экрана:
![В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image20.jpg)
Вы попадете на свой личный «Google Диск», где текстовые файлы создаются по-другому:
![В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image13.jpg)
В выпадающем меню можете выбрать, что именно создаете: документ, презентацию, форму, таблицу. По обновленной версии Google Таблиц у нас есть отдельный гайд, рекомендуем ознакомиться.
![В выпадающем меню возле пункта «Документы» выберите «Создать пустой документ»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image56.jpg)
Готово, текстовый файл создан
По умолчанию созданный файл называется «Новый документ». Чтобы переименовать его, достаточно кликнуть по названию файла и ввести свой вариант:
![Google Docs сам подскажет, что нужно делать](https://kokoc.com/upload/blog/95/image45.jpg)
Изначально все созданные документы сохраняются в корневой папке «Google Диска». Чтобы искать нужные документы было проще, создайте тематические папки и перемещайте ваши файлы в них:
![В меню «Создать» есть и пункт «Папку» — кликните, и папка создана](https://kokoc.com/upload/blog/95/image14.jpg)
В момент создания редактор предложит вам задать название папки:
![Все интуитивно понятно и просто — пожалуй, даже проще, чем в редакторе Word](https://kokoc.com/upload/blog/95/image18.jpg)
Файлы просто перетаскиваются в папку мышкой, как это происходит в проводнике компьютера.
Если файл необходимо скачать на ваше устройство, это тоже легко: в левом верхнем углу экрана кликните на пункт «Файл», выберите действие «Скачать»:
![Вы сможете выбрать и формат скачивания](https://kokoc.com/upload/blog/95/image54.jpg)
Например, укажите привычный Word, и через секунду документ будет сохранен на компьютере.
В целом меню пункта «Файл» дает возможность совершать самые разные операции:
- Создать гугл документ.
- Открыть гугл документ.
- Скопировать/создать копию.
- Открыть доступ к конкретному файлу.
- Отправить по электронной почте выбранным адресатам.
- Скачать в разных форматах, от docx до EPUB.
- Включить и настроить офлайн-доступ к документу.
- Посмотреть историю версий (исправлений, удалений, дополнений).
- Переименовать.
- Переместить в другую папку.
- Добавить ярлык документа на диск, например, отметив файл звездочкой, как важный.
- Опубликовать документ или встроить на сайт ссылку на него.
- Получить техническую информацию — кто и когда создал сайт, место его размещения.
- Отправить документ в печать.
Чтобы получить доступ ко всему этому функционалу, достаточно кликнуть единственную вкладку «Файл».
Как работать с текстом в Google Docs: панель инструментов
Разберем все инструменты панели, двигаясь слева направо.
![Так выглядит панель инструментов: все, что необходимо, под рукой](https://kokoc.com/upload/blog/95/image48.jpg)
Отменить. Кнопка отменяет любое последнее действие с текстом.
Повторить. Позволяет повторять последнее действие.
Печать. Клик на эту кнопку отправляет документ в распечатку.
Проверка орфографии/грамматики. Так же, как и в редакторе Word, текст проверяется на грамотность; сервис сам предлагает варианты исправления ошибок:
![Англоязычный изначально Google Docs иногда видит ошибки даже там, где их нет](https://kokoc.com/upload/blog/95/image19.jpg)
Копировать форматирование. Этот инструмент помогает упростить работу с форматированием. Вы можете правильно отформатировать один абзац, выбрав шрифт, кегль (размер шрифта) и тип выравнивания на странице: по левому краю, по центру, по правому краю:
![После этого выделите оформленный абзац и нажмите на кнопку — все параметры сохранятся](https://kokoc.com/upload/blog/95/image79.jpg)
Теперь можно выделить весь оставшийся текст или нужный фрагмент...
![... и он будет приведен к заданному виду в один клик](https://kokoc.com/upload/blog/95/image59.jpg)
Масштаб. По умолчанию масштаб задан 100 %. Можно увеличить или уменьшить страницу так, чтобы вам было удобно работать — эффект будет только визуальным:
![Ни размер шрифта, ни размеры самой страницы при этом не изменятся](https://kokoc.com/upload/blog/95/image12.jpg)
Стили. Очень удобная и полезная функция Google Docs — ваша личная библиотека стилей. При помощи стилей можно заготовить шаблоны оформления текста, определив, каким шрифтом и кеглем будут написаны заголовок, подзаголовок, теги Н2 и Н3:
![Удобно для форматирования любого документа, скопированного или загруженного из внешних источников](https://kokoc.com/upload/blog/95/image64.jpg)
Внизу есть дополнительные настройки: стиль можно сохранить, использовать по умолчанию или убрать из памяти редактора:
![Все делается одним кликом по выбранному пункту](https://kokoc.com/upload/blog/95/image35.jpg)
Шрифт. В Google Docs установлены 28 шрифтов (шрифт по умолчанию — Calibri), и этого точно достаточно для работы с текстами:
![Выбирайте их так же, как делали это в редакторе Word](https://kokoc.com/upload/blog/95/image43.jpg)
Есть возможность увеличить количество шрифтов. Для этого кликните на символ «А+» в разделе «Шрифты»...
![...и попадете в библиотеку Google Docs с большим вариантом бесплатных шрифтов](https://kokoc.com/upload/blog/95/image31.jpg)
Из библиотеки выбранные варианты можно отправить в раздел «Мои шрифты» простым кликом мыши.
Размер шрифта. Размеры можно выставлять от 1 до 100+, если это вдруг окажется актуальным.
Дополнительная работа со шрифтом. Это несколько кнопок на панели инструментов, с помощью которых можно выбрать вариант написания — полужирный, курсив, шрифт с подчеркиванием:
![Можно выбрать цвет текста и цвет фона текста через маркерное выделение](https://kokoc.com/upload/blog/95/image6.jpg)
Гиперссылка. Этот пункт меню позволяет сделать в документе гиперссылку. Копируете нужную ссылку, выделяете слова, которые намерены превратить в гиперссылку, кликаете на значок, вставляете ссылку — готово
«Комментарий». Позволяет оставлять комментарии не в тексте, а на полях — очень удобно, когда над документом последовательно или параллельно работают несколько человек:
![После выделения текста появляется значок комментария](https://kokoc.com/upload/blog/95/image15.jpg)
Прокомментировать нужный фрагмент можно после нажатия на этот значок. Другим пользователям не придется гадать, к какому именно фрагменту текста относится комментарий, так как нужный фрагмент выделяется цветом при наведении курсора на комментарий.
Вставить изображение. Многофункциональная кнопка на панели инструментов — с ее помощью можно добавить в текст картинку с вашего устройства, из интернета (указав ссылку), из любой папки «Google Диска» или из раздела «Google Фото»:
![Раздел «Google Фото» откроется справа, и вы сможете воспользоваться поиском](https://kokoc.com/upload/blog/95/image16.jpg)
Но это еще не все: в выпадающем меню можно выбрать камеру, сделать снимок и сразу же добавить его в Google Docs:
![Здесь виден весь перечень возможностей, которые дает инструмент «Вставить изображение»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image75.jpg)
Выравнивание. Это мини-панель для форматирования текста. С его помощью текст можно выровнять по центру, по правому или левому полю:
![Если есть необходимость можно выровнять все строки по ширине](https://kokoc.com/upload/blog/95/image4.jpg)
Функция нужна при форматировании текстов, в которых одни фрагменты расположены слева, другие в центре, третьи выровнены по правому краю (так нередко оформляют цитаты). Особенно если документ нужно выровнять по ширине:
![Вот так выравнивание текста по ширине выглядит на практике](https://kokoc.com/upload/blog/95/image46.jpg)
Межстрочный интервал. Инструмент задает расстояние между строками текста — как полный аналог функции в редакторе Word. Заданные параметры относятся только к конкретному документу, для которого они указаны.
Списки. Мини-панель для встраивания в тексты красивых списков — нумерованных или маркированных. Варианты маркера можно выбрать — кружки, квадраты, стрелки, звездочки:
![Google Docs предлагает множество вариантов для оформления списков](https://kokoc.com/upload/blog/95/image5.jpg)
Есть и вариант создания контрольного списка: с чекбоксами, в которых читатель может ставить галочки:
![Контрольный список хорошо подходит для создания чеклистов](https://kokoc.com/upload/blog/95/image73.jpg)
Количество пунктов в списке может быть любым. Нажав на Enter, вы создаете новый пункт — все очень просто.
Регулировка отступа — расстояния от края листа до начала/окончания текста. Инструмент уменьшает или увеличивает отступ справа или слева:
![Отступ слева на этом скрине увеличен](https://kokoc.com/upload/blog/95/image47.jpg)
Очистить форматирование (перечеркнутая буква Т). Инструмент удаляет все выделения, изменения отступов, списки, замену шрифтов — текст возвращается в то состояние, в котором вы его написали или перенесли в Google Docs.
Способы ввода. По умолчанию установлен ввод с обычной клавиатуры, но можно вызвать экранную, если это понадобилось:
![Экранную клавиатуру можно перетащить в любую часть экрана, зажав мышкой](https://kokoc.com/upload/blog/95/image23.jpg)
Дополнительно о работе с текстом
В Google Docs нет некоторых нужных для работы над текстом значков — например, длинного тире; кавычки по умолчанию стоят «лапки», а не привычные «елочки». Но чем хорош этот редактор — в нем все можно настроить под свои потребности.
Для этого:
- Зайдите в раздел «Инструменты» → «Настройки».
- Выберите подраздел «Замены» и задайте любые символы, которые вам нужны.
Например, можно задать замену «--» на «—» и замену кавычек:
![Так вы получите привычный визуал программы Word](https://kokoc.com/upload/blog/95/image74.jpg)
Работаем с изображениями
Немного о том, как вставить в текст изображение, мы уже поговорили в разделе о панели инструментов Google Docs: их можно добавить с компьютера, с «Google Диска», сделать снимок с камеры или указать ссылку на изображение в интернете.
Но есть и дополнительные возможности для работы с изображениями — после их загрузки изображение можно изменить. В Google Docs меняются:
Размеры. Меняются простым увеличением-уменьшением с помощью курсора, который необходимо навести на любой угол изображения и зажать левую кнопку мыши.
![При наведении курсора появляется меню, где можно задать параметры расположения картинки](https://kokoc.com/upload/blog/95/image68.jpg)
Расположение картинки. Это могут быть:
- Разбивка текста.
- Обтекание картинки текстом.
- Фоновое расположение — за текстом.
- Картинка перекрывает текст.
![Пример расположения картинки за текстом](https://kokoc.com/upload/blog/95/image22.jpg)
В контекстном меню, которое появляется при клике на картинку, можно повернуть изображение, задать для него альтернативный текст (виден, если по каким-то причинам картинка не отображается) или обрезать кадр, оставив только нужную область:
![Контекстное меню дает дополнительные возможности](https://kokoc.com/upload/blog/95/image10.jpg)
Цветопередача. Для обработки загруженного изображения необходимо кликнуть на три точки в выпадающем меню и выбрать пункт «Коррекция»:
![Здесь можно задать параметры прозрачности, яркости и контрастности, изменив цветопередачу](https://kokoc.com/upload/blog/95/image40.jpg)
Для этого в разделе коррекции предусмотрены ползунки…
![...меняя положение которых, пользователь настраивает цветопередачу.](https://kokoc.com/upload/blog/95/image57.jpg)
Можно создать рисунок и в самом Google Docs — для этого достаточно выбрать пункт меню «Вставка» → «Вставить рисунок» → «Новый»:
![Так открывается внутренний редактор Google Docs](https://kokoc.com/upload/blog/95/image32.jpg)
Во внутреннем редакторе можно выбирать фигуры, соединять их линиями, задавать цвета, размеры и расположение новой картинки:
![Например, вот так](https://kokoc.com/upload/blog/95/image34.jpg)
После клика на кнопку «Сохранить и закрыть» редактор закроется, а картинка окажется вставленной в текст.
В редактор можно загрузить любую картинку с вашего компьютера и добавить к ней текст...
![...в том числе в стиле WordArt: с тенью и эффектом объема](https://kokoc.com/upload/blog/95/image65.jpg)
Например, можно самостоятельно, не переходя на другие ресурсы, создавать мемы:
![Создаем мем из картинки через наложение текста WordArt](https://kokoc.com/upload/blog/95/image44.jpg)
Все изображения в Google Docs можно копировать или превращать в гиперссылки. А вот сохранять картинки из «Google Документов» на компьютер непросто. Для этого придется скачать документ, и сохранять картинки уже из него.
Работаем с диаграммами
Помимо изображений, в текстовые документы можно добавлять диаграммы. Они помогают визуализировать цифровую информацию и облегчить ее восприятие.
Инструмент «Диаграмма» находится во вкладке «Вставить» — там же, где и рисунки:
![У вас есть возможность выбирать из четырех видов диаграмм](https://kokoc.com/upload/blog/95/image30.jpg)
В каждой диаграмме можно задавать названия разделов /периодов времен, которые будут отображаться:
![Все эти условные названия можно заменить; ниже расскажем, как это сделать](https://kokoc.com/upload/blog/95/image29.jpg)
В документ диаграмма вставляется очень просто — достаточно кликнуть на выбранный тип:
![Пример — все 4 базовые варианта диаграмм из Google Docs](https://kokoc.com/upload/blog/95/image7.jpg)
Как и в случае с картинками, с помощью контекстного меню можно задать расположение диаграммы — за текстом, перед текстом, с разрывом текста или с обтеканием:
![Также можно поменять цвета и повернуть диаграмму](https://kokoc.com/upload/blog/95/image2.jpg)
Чтобы разобраться, как редактировать диаграммы и вносить в них нужные вам данные, понадобится время. Дело в том, что для обработки диаграмм Google Docs использует бесплатное приложение «Таблицы». Поэтому когда вы создаете диаграмму, то она не просто появляется в открытом документе — дополнительно создается отдельный файл в виде «Google Таблицы».
![Вносить в таблицу данные придется именно в нем](https://kokoc.com/upload/blog/95/image37.jpg)
Чтобы перейти к редактированию диаграммы, понадобится выделить ее в документе и кликнуть по пункту «Открыть исходный документ»:
![Он находится в верхнем углу выделенной диаграммы](https://kokoc.com/upload/blog/95/image24.jpg)
После перехода к таблице в правом углу страницы откроется редактор «Google Таблиц»:
![В нем можно задать название, выбрать шрифт, размер, написание; заполнить строки и столбцы](https://kokoc.com/upload/blog/95/image52.jpg)
Работаем со стилями
«Google Документы» облегчают командную работу: можно задать для всех авторов документов четкие требования к оформлению текстов, и они смогут настроить их с помощью инструмента «Стили»:
![Можно настроить размеры шрифта основного текста, заголовка, подзаголовка, заголовков H2 и Н3](https://kokoc.com/upload/blog/95/image25.jpg)
Можно единожды оформить весь текст по заданным параметрам и сохранить настройки в личной библиотеке стилей:
![Стили также можно сбросить](https://kokoc.com/upload/blog/95/image27.jpg)
Так вы можете сохранить 1, 2, 3 варианта оформления текстов, если на разных проектах к форматированию предъявляют разные требования.
Кстати, вы можете задать не только стили, но и межстрочный интервал: он задается в разделе «Формат» → «Интервалы между абзацами и строками» → «Настройка интервалов»:
![Мы в редакции чаще всего используем интервал 1,15](https://kokoc.com/upload/blog/95/image42.jpg)
Пункт «Настройка интервалов» нужен вам лишь в том случае, если стандартных вариантов (1, 1,15, 1,5 интервала между строками, удалить/добавить интервал до/после абзаца) вам по каким-то причинам недостаточно. Кликнув по этому пункту, вы увидите небольшое окошко...
![...в котором сможете настроить для себя индивидуальные варианты интервалов](https://kokoc.com/upload/blog/95/image49.jpg)
Все заданные экзотичные или выбранные стандартные параметры сохранятся и будут по умолчанию применены ко всем новым документам.
История изменений в Гугл Докс
Огромное преимущество Google Docs перед редактором Microsoft Word — первый сохраняет все версии текста. Вы сможете легко вернуть в текст абзац, который удалили 5 страниц назад, а на память воспроизвести уже не можете.
Для работы с историей изменений в основном меню «Файл» кликните на пункт «История версий»:
![Затем выберите «Смотреть историю версий»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image3.jpg)
В открывшемся столбце в правой части окна будет видна история всех изменений, которые вносились с момента создания документа:
![Можно выбрать любую версию, скопировать из нее нужный фрагмент и вернуться к текущей версии](https://kokoc.com/upload/blog/95/image66.jpg)
А можно вернуться к прежней версии текста, если вы считаете ее более удачной.
Сложно переоценить, насколько сохранение истории изменений облегчает жизнь пишущим, редактирующим и корректирующим текст специалистам.
Голосовой ввод текста в Google Docs
Частая ситуация: автор долго работал за компьютером, устали и покраснели глаза, работать тяжело, а перенести сроки не дает дедлайн. Разработчики Google Docs подумали об этом и создали голосовой ввод текста:
![Находится он в разделе «Инструменты»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image21.jpg)
После клика на этот раздел меню в левой части экрана появляется большой значок микрофона с подсказкой:
![Кликните и говорите, подсказывает Google Docs](https://kokoc.com/upload/blog/95/image33.jpg)
Искусственный интеллект неплохо понимает русскую речь, а еще ему можно надиктовывать знаки препинания — «точка», «запятая» — и абзацы. А можно и не надиктовывать: какие-то знаки он ставит сам, по своему усмотрению, остальное можно поправить при вычитке. Введенный голосом текст сохраняется автоматически точно так же, как при вводе текста вручную. Протестирую голосовой ввод — надиктую текст на тему кредитов...
![...получилось без большого числа ошибок и каких-либо проблем](https://kokoc.com/upload/blog/95/image8.jpg)
Есть функция «Поставить на паузу» — чтобы приостановить запись, нужно кликнуть по значку микрофона:
![Выйти из режима голосового ввода поможет крестик над значком](https://kokoc.com/upload/blog/95/image71.jpg)
Быстрые клавиши Гугл Докс
В Google Docs предусмотрено больше 140 сочетаний «горячих» клавиш. Все они собраны в отдельном разделе справочника по «Google Документам»:
![Есть отдельные сочетания клавиш для Windows, Apple, для работы через приложение с мобильных гаджетов](https://kokoc.com/upload/blog/95/image67.jpg)
Чаще всего используется сочетание Ctrl+C - скопировать текст, и сочетанием Ctrl+V — вставить его. Есть и другие «горячие» клавиши, которые помогут упростить работу и сохранить время.
Вот 15 наиболее функциональных быстрых клавиш:
Клавиатурное сочетание | Для чего нужно |
Ctrl+X | Вырезать выделенный фрагмент текста |
Ctrl+A | Выделить весь документ |
Ctrl+F | Внутренний поиск по документу |
Ctrl+K | Вставить или изменить ссылку |
Alt+Enter | Открыть ссылку |
Ctrl+Z | Отменить последнее действие |
Ctrl+Y | Повторить последнее действие |
Ctrl+Alt+C | Копировать форматирование выделенного фрагмента текста |
Ctrl+Alt+V | Вставить форматирование — отформатировать текст по скопированному образцу |
Ctrl+Shift+8 | Вставить маркированный список |
Ctrl+Shift+7 | Вставить нумерованный список |
Ctrl+Shift+S | Начать голосовой ввод текста |
Ctrl+F | Найти в тексте слово/фразу |
Ctrl+H | Найти и заменить |
Ctrl+O | Открыть другой документ на «Google Диске» |
Совместная работа над документом в Google Docs
Ключевое преимущество Google Docs перед редактором Microsoft Word — возможность совместной работы над текстом без многочисленных пересылок файла от одного специалиста другому. Для этого предусмотрена отличная возможность — открытие доступа к документу.
По умолчанию доступ к документу есть только у того, кто его создал. Автор документа может открыть доступ конкретным людям или разрешить доступ всем, у кого есть ссылка. Ссылку можно пересылать по почте или через мессенджеры, размещать на сайте: все, кто ее увидит, смогут перейти к вашему файлу. Для этого им даже не обязательно быть зарегистрированными в Google или входить в «Google Диск».
Кнопка «Настройки доступа» находится в правом верхнем углу экрана над основной панелью инструментов:
![Ярко-синяя кнопка хорошо заметна в Google Docs](https://kokoc.com/upload/blog/95/image39.jpg)
По клику на кнопку откроется окно, в котором можно разрешить доступ по ссылке и выбрать роль для пользователей:
![Чтобы указать роль, кликните на пункт «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image26.jpg)
После этого откроется окошко, в котором можно выбрать роль из 3 предложенных вариантов:
![Это читатель, комментатор и редактор](https://kokoc.com/upload/blog/95/image55.jpg)
Читатели только видят документ, комментаторы могут предлагать изменения, а редакторы — вносить правки.
Удалить документ в Google Docs в любом случае может только его создатель
Это самый простой и удобный способ организовать совместную работу с текстовым документом. Если вас беспокоят соображения конфиденциальности, в Google Docs есть возможность предоставить доступ конкретному человеку или группе людей, если у них есть почтовый ящик в зоне @gmail.com или аккаунт в Google.
В окне, вызванном кликом на кнопку «Настройки доступа», введите или вставьте почтовые адреса людей, которым хотите открыть доступ к документу. Здесь же выберите и вариант доступа — «Читатель», «Комментатор» или «Редактор»:
![Вы можете добавить сообщение для адресатов](https://kokoc.com/upload/blog/95/image28.jpg)
Не снимайте поставленную по умолчанию галочку в пункте «Уведомить пользователей», и все адресаты получат сообщение о том, что вы открыли им доступ к документу в редакторе Google Docs.
После нажатия на пиктограмму шестеренки в верхнем правом углу окна вы сможете задать дополнительные настройки прав доступа:
![Клик на шестеренку открывает дополнительное меню](https://kokoc.com/upload/blog/95/image41.jpg)
Так, можно дать возможность пользователям-редакторам менять разрешения и параметры доступа…
![...а читателям и комментаторам разрешить скачивать, распечатывать и копировать документ](https://kokoc.com/upload/blog/95/image38.jpg)
Но делайте это только в случае, если речь идет о команде, с которой вы работаете на одном проекте — простая техника безопасности.
Если вы хотите предоставить группе людей доступ к нескольким текстовым файлам сразу, вам необходимо сначала собрать их в одну папку на «Google Диске».
Кликните на папку правой кнопкой мыши — появится контекстное меню, в котором можно выбрать один из двух пунктов:
![Это пункты «Открыть доступ» и «Получить ссылку»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image50.jpg)
Оба пункта меню вызывают все то же окно, в котором можно либо просто задать права доступа и скопировать ссылку либо предварительно ввести почтовые адреса конкретных пользователей, а потом выбрать их роли и скопировать ссылку.
Когда общий доступ настроен, а ссылка отправлена, можно начинать работу над документом. Чаще всего для этого используют режим комментирования: мы коротко говорили о нем, разбирая панель инструментов.
Любой человек, имеющий доступ к документу с правами не ниже комментатора, может оставлять свои замечания и предложения по тексту в виде текстовых заметок на полях. Есть два способа оставить комментарий к выделенном фрагменту текста — покажем их еще раз.
![Можно воспользоваться значком на панели инструментов или появляющимся у правого поля документа](https://kokoc.com/upload/blog/95/image60.jpg)
Когда комментарий учтен, если вы удаляете текст, к которому он относится, комментарий тоже исчезнет — отправится в архив. Если текст остается, комментарий легко отправить в архив вручную:
![Просто кликните на галочку в верхнем углу комментария](https://kokoc.com/upload/blog/95/image62.jpg)
А если кликнуть на три точки в теле комментария, то появится дополнительное меню для работы с ним:
![Комментарий можно изменить, бесследно удалить, не помещая в архив, или получить на него ссылку](https://kokoc.com/upload/blog/95/image72.jpg)
Реже, но тоже довольно активно, при работе над документами используется функция «Предложить правки». При использовании этого функционала человек с правами доступа не ниже комментатора может вносить правки в текст, и они будут отображаться рядом с теми фрагментами, которые он предлагает доработать:
![Принять или отклонить изменения может только владелец документа](https://kokoc.com/upload/blog/95/image70.jpg)
Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение...
![...и выберите пункт «Советовать»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image53.jpg)
После этого зеленый значок на полях документа пропадет, а режим правок активируется. Все предложенные правки будут подсвечиваться зеленым цветом, а информация о них будет отображаться на полях документа.
![Для принятия правок нужно кликнуть на галочку, для отклонения — на крестик](https://kokoc.com/upload/blog/95/image36.jpg)
Фишки работы с Google Docs
При создании нового документа в Google Docs он автоматически сохраняется в корневом каталоге «Google Диска». Вы можете перенести его в любую папку простым перетаскиванием — это легко и удобно:
![Зажмите файл мышкой и переместите его в нужную папку](https://kokoc.com/upload/blog/95/image51.jpg)
Еще один вариант перемещения — через контекстное меню, которое вызывается кликом правой кнопки мыши:
![В этом случае выберите пункт «Переместить», а затем в выпадающем списке укажите папку](https://kokoc.com/upload/blog/95/image77.jpg)
Если вы хотите поработать в Google Docs с файлом Word, это тоже можно сделать, загрузив файл с компьютера в Google Docs.
Чтобы вернуться из Google Docs в главное меню «Google Диска», нажмите на пиктограмму главной страницы Гугл Докс:
![Вы в главном меню «Google Диска»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image78.jpg)
Кликните на пункт меню «Создать», а затем выберите «Загрузить файлы»:
![После клика на этот пункт откроется проводник вашего компьютера](https://kokoc.com/upload/blog/95/image11.jpg)
Выберите файлы, нажмите «Загрузить», и они появятся в корневом каталоге. Если файлы нужно загрузить в конкретную папку — войдите в нее, а затем кликните по пунктам «Создать» → «Загрузить файлы» .
Второй вариант загрузки вордовского файла с компьютера еще проще. В меню «Файл» выберите пункты «Открыть» → «Загрузки» → «Выбрать файл на устройстве», и вы попадете в свой проводник:
![Перетаскиваем файл в окошко или выбираем его на своем устройстве](https://kokoc.com/upload/blog/95/image9.jpg)
Кликните на загруженный файл: вы увидите его в правом нижнем углу экрана...
![...и он откроется в редакторе Google Docs](https://kokoc.com/upload/blog/95/image61.jpg)
Когда вы хотите показать человеку конкретный фрагмент текста, в Google Docs есть возможность сделать закладку. Перейдите в нужное место текста:
![Например, сделаем закладку в тексте — рецепте мясной солянки](https://kokoc.com/upload/blog/95/image76.jpg)
Для этого понадобится меню «Вставка», где необходимо опуститься вниз и выбрать пункт «Закладка»:
![Кликните по этому пункту — закладка готова](https://kokoc.com/upload/blog/95/image69.jpg)
Теперь можно скопировать ссылку на эту закладку и отправить ее всем, кто должен увидеть, проверить, оценить или прокомментировать выбранный фрагмент текста:
![Ссылку на закладку можно скопировать и отослать по почте или в мессенджере](https://kokoc.com/upload/blog/95/image58.jpg)
Для просмотра закладки у получателя ссылки должен быть доступ к документу.
В Google Docs есть прекрасная возможность работать с документами в отсутствии интернета. Чтобы активировать функцию автономной работы, перейдите на «Google Диск», зайдите в главное меню (три горизонтальные полоски в левом верхнем углу экрана) и выберите пункт «Настройки».
![В настройках переведите ползунок возле пункта «Офлайн-режим» в положение «Включено»](https://kokoc.com/upload/blog/95/image1.jpg)
Система предложит вам сначала установить расширение «Google Документы офлайн» — оно разработано для браузера Chrome. После установки у вас появится возможность редактировать документы и продолжать писать, даже если интернет временно отсутствует. Вся введенная в офлайн-режиме информация сохранится в редакторе Google Docs сразу же, как только связь с миром восстановится.
Подытожим
Редактор Google Docs — современный инструмент для всех, кто регулярно работает с текстами. Во многих отношениях он удобнее редактора Microsoft Word, дает больше возможностей, отличается гибкими настройками.
В редакторе Google Docs можно:
- Создавать, сохранять, редактировать текстовые документы.
- Работать с изображениями, вставлять фото, рисунки, диаграммы, делать мемы.
- Вводить текст голосом для снижения нагрузки на глаза.
- Организовать совместную работу над документами с редактором, корректором, экспертом.
- Загружать вордовские файлы для совместной работы с ними без пересылки.
Редактор «Google Документов» полностью русифицирован, работать с ним можно совершенно бесплатно и даже в случае, когда интернет временно отсутствует. Когда с интернетом все хорошо, Google Docs дает возможность работать с документами из любой точки мира, а не только с домашнего компьютера.
Все это — весомые основания забыть про древний Word с наличием платного функционала и привязкой к конкретному гаджету и работать в Google Docs на постоянной основе.
Комментарии 1