Москва +7 (495) 772 97 91

Как работать в Google Docs в 2022 году: функции, возможности, нюансы

Google Docs, или «Google Документы» — облачный текстовый редактор от Google. Это достойная альтернатива привычному миллионам пользователей редактору Microsoft Word.

У Google Docs много преимуществ по сравнению с Word:

  1. По умолчанию вся информация, которую вы вводите, сохраняется в облаке. Если пропал интернет или сломался компьютер, информация не потеряется.
  2. Google Docs сохраняет изменения в режиме реального времени. «Вордовские» варианты, когда вы писали текст, компьютер завис, а после перезагрузки текст не сохранился — исключены. Не пропадет ни единое слово!
  3. Легко организовать совместную работу. Например, в удаленной редакции автор пишет — редактор поправляет — корректор вычитывает, и все это без пересылки файлов, просто переходя по ссылке.
  4. Все изменения видны. Можно посмотреть историю изменений, можно вернуть любую из предыдущих версий текста — в редакторе Word таких возможностей существенно меньше.
  5. Можно ничего не скачивать на компьютер. «Google Документы» доступны с любых мобильных устройств с ОС Android и iOS, при этом не нужно ничего скачивать, устанавливать, запускать исполняемые файлы. Также можно работать с ними из сервиса Google Drive. Но для любителей десктопных вариантов есть и версия для ПК: все документы в нем синхронизируются с мобильной версией; лимита на количество устройств с установленным «Google Диском» нет.
  6. Можно вводить текст голосом. Не очень привычно, но удобно — когда глаза устали, можно дать себе отдых и просто надиктовывать в сервисе текст. Конечно, потом его придется править — но в целом Google Docs неплохо разбирает русскую речь и как любой искусственный интеллект быстро обучается.
  7. Можно работать с файлами даже без интернета. Правда, все изменения, внесенные в автономном режиме, сохранятся в документе только в тот момент, когда появится подключение к сети.
  8. Google Docs — полностью бесплатный редактор. Сразу после простой регистрации пользователю доступны все его функции.

«Google Документы» не лишены и недостатков — оборотная сторона есть всегда. Вот о чем важно помнить, работая с этим текстовым редактором:

  1. Критически важен доступ. Сохраняйте доступ к аккаунту, к которому привязан ваш «Google Диск». Если вы его утратите, то утратите и доступ к большинству файлов, созданных в «Google Документах» за время работы с этим редактором. Почему к большинству, а не ко всем: если вы когда-то давали на конкретные документы доступ по ссылке, то если ссылка сохранилась, вы сможете увидеть и скачать их, не входя в Google Docs. Для полного восстановления доступа пройдите по ссылке и выполните все рекомендации, которые дает поддержка Google Docs.
  2. Может быть ниже скорость Из-за низкой скорости интернета или нестабильной работы устройства конкретного пользователя «Google Документы» может слегка подтормаживать (но это не обязательно). Справедливости ради: даже если так случается, к этому быстро привыкаешь и перестаешь замечать разницу.
  3. Есть теоретическая вероятность блокировки. Если вдруг на территории России заблокируют Google — что крайне маловероятно, но не исключено — то все его сервисы тоже окажутся в блоке, в том числе — Гугл Докс.
  4. Автономную работу с файлами придется настраивать. В Google Docs не автоматизирована функция работы с файлами в отсутствии интернета. Ее придется настраивать, в том числе скачивать расширение для браузера Google Chrome — «Google Документы офлайн». Только в этом случае работа с документами, таблицами, формами возможна в офлайн-режиме. Подробнее можно почитать в официальной справке Google. Зато все изменения, которые вы вносите в документы, отобразятся в онлайн-версии автоматически сразу после подключения к сети.

Как создать Гугл документ

Для начала работы с «Google Документами» необходим аккаунт в Google — будем считать, что он у вас есть. Если нет — зарегистрироваться можно вот здесь. После этого вам будет доступен личный «Google Диск». Переходите по ссылке, и попадете в главное меню «Google Документов»:

Вы видите здесь шаблоны резюме, деловых писем, брошюр, докладов...
Вы видите здесь шаблоны резюме, деловых писем, брошюр, докладов...

...и пустой документ. Это один из вариантов для создания текстового файла. Кликните один раз на пустой документ, и вы окажетесь в новом текстовом файле:

В выпадающем списке выберите пункт «Google Диск»
В выпадающем списке выберите пункт «Google Диск»

Альтернативный вариант, как сделать гугл док — нажать на иконку главного меню в левом верхнем углу экрана:

В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»
В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»

Вы попадете на свой личный «Google Диск», где текстовые файлы создаются по-другому:

В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»
В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»

В выпадающем меню можете выбрать, что именно создаете: документ, презентацию, форму, таблицу. По обновленной версии Google Таблиц у нас есть отдельный гайд, рекомендуем ознакомиться.

В выпадающем меню возле пункта «Документы» выберите «Создать пустой документ»
В выпадающем меню возле пункта «Документы» выберите «Создать пустой документ»

Готово, текстовый файл создан

По умолчанию созданный файл называется «Новый документ». Чтобы переименовать его, достаточно кликнуть по названию файла и ввести свой вариант:

Google Docs сам подскажет, что нужно делать
Google Docs сам подскажет, что нужно делать

Изначально все созданные документы сохраняются в корневой папке «Google Диска». Чтобы искать нужные документы было проще, создайте тематические папки и перемещайте ваши файлы в них:

В меню «Создать» есть и пункт «Папку» — кликните, и папка создана
В меню «Создать» есть и пункт «Папку» — кликните, и папка создана

В момент создания редактор предложит вам задать название папки:

Все интуитивно понятно и просто — пожалуй, даже проще, чем в редакторе Word
Все интуитивно понятно и просто — пожалуй, даже проще, чем в редакторе Word

Файлы просто перетаскиваются в папку мышкой, как это происходит в проводнике компьютера.

Если файл необходимо скачать на ваше устройство, это тоже легко: в левом верхнем углу экрана кликните на пункт «Файл», выберите действие «Скачать»:

Вы сможете выбрать и формат скачивания
Вы сможете выбрать и формат скачивания

Например, укажите привычный Word, и через секунду документ будет сохранен на компьютере.

В целом меню пункта «Файл» дает возможность совершать самые разные операции:

  • Создать гугл документ.
  • Открыть гугл документ.
  • Скопировать/создать копию.
  • Открыть доступ к конкретному файлу.
  • Отправить по электронной почте выбранным адресатам.
  • Скачать в разных форматах, от docx до EPUB.
  • Включить и настроить офлайн-доступ к документу.
  • Посмотреть историю версий (исправлений, удалений, дополнений).
  • Переименовать.
  • Переместить в другую папку.
  • Добавить ярлык документа на диск, например, отметив файл звездочкой, как важный.
  • Опубликовать документ или встроить на сайт ссылку на него.
  • Получить техническую информацию — кто и когда создал сайт, место его размещения.
  • Отправить документ в печать.

Чтобы получить доступ ко всему этому функционалу, достаточно кликнуть единственную вкладку «Файл».

Как работать с текстом в Google Docs: панель инструментов

Разберем все инструменты панели, двигаясь слева направо.

Так выглядит панель инструментов: все, что необходимо, под рукой
Так выглядит панель инструментов: все, что необходимо, под рукой

Отменить. Кнопка отменяет любое последнее действие с текстом.

Повторить. Позволяет повторять последнее действие.

Печать. Клик на эту кнопку отправляет документ в распечатку.

Проверка орфографии/грамматики. Так же, как и в редакторе Word, текст проверяется на грамотность; сервис сам предлагает варианты исправления ошибок:

Англоязычный изначально Google Docs иногда видит ошибки даже там, где их нет
Англоязычный изначально Google Docs иногда видит ошибки даже там, где их нет

Копировать форматирование. Этот инструмент помогает упростить работу с форматированием. Вы можете правильно отформатировать один абзац, выбрав шрифт, кегль (размер шрифта) и тип выравнивания на странице: по левому краю, по центру, по правому краю:

После этого выделите оформленный абзац и нажмите на кнопку — все параметры сохранятся
После этого выделите оформленный абзац и нажмите на кнопку — все параметры сохранятся

Теперь можно выделить весь оставшийся текст или нужный фрагмент...

... и он будет приведен к заданному виду в один клик
... и он будет приведен к заданному виду в один клик

Масштаб. По умолчанию масштаб задан 100 %. Можно увеличить или уменьшить страницу так, чтобы вам было удобно работать — эффект будет только визуальным:

Ни размер шрифта, ни размеры самой страницы при этом не изменятся
Ни размер шрифта, ни размеры самой страницы при этом не изменятся

Стили. Очень удобная и полезная функция Google Docs — ваша личная библиотека стилей. При помощи стилей можно заготовить шаблоны оформления текста, определив, каким шрифтом и кеглем будут написаны заголовок, подзаголовок, теги Н2 и Н3:

Удобно для форматирования любого документа, скопированного или загруженного из внешних источников
Удобно для форматирования любого документа, скопированного или загруженного из внешних источников

Внизу есть дополнительные настройки: стиль можно сохранить, использовать по умолчанию или убрать из памяти редактора:

Все делается одним кликом по выбранному пункту
Все делается одним кликом по выбранному пункту

Шрифт. В Google Docs установлены 28 шрифтов (шрифт по умолчанию — Calibri), и этого точно достаточно для работы с текстами:

Выбирайте их так же, как делали это в редакторе Word
Выбирайте их так же, как делали это в редакторе Word

Есть возможность увеличить количество шрифтов. Для этого кликните на символ «А+» в разделе «Шрифты»...

...и попадете в библиотеку Google Docs с большим вариантом бесплатных шрифтов
...и попадете в библиотеку Google Docs с большим вариантом бесплатных шрифтов

Из библиотеки выбранные варианты можно отправить в раздел «Мои шрифты» простым кликом мыши.

Размер шрифта. Размеры можно выставлять от 1 до 100+, если это вдруг окажется актуальным.

Дополнительная работа со шрифтом. Это несколько кнопок на панели инструментов, с помощью которых можно выбрать вариант написания — полужирный, курсив, шрифт с подчеркиванием:

Можно выбрать цвет текста и цвет фона текста через маркерное выделение
Можно выбрать цвет текста и цвет фона текста через маркерное выделение

Гиперссылка. Этот пункт меню позволяет сделать в документе гиперссылку. Копируете нужную ссылку, выделяете слова, которые намерены превратить в гиперссылку, кликаете на значок, вставляете ссылку — готово

«Комментарий». Позволяет оставлять комментарии не в тексте, а на полях — очень удобно, когда над документом последовательно или параллельно работают несколько человек:

После выделения текста появляется значок комментария
После выделения текста появляется значок комментария

Прокомментировать нужный фрагмент можно после нажатия на этот значок. Другим пользователям не придется гадать, к какому именно фрагменту текста относится комментарий, так как нужный фрагмент выделяется цветом при наведении курсора на комментарий.

Вставить изображение. Многофункциональная кнопка на панели инструментов — с ее помощью можно добавить в текст картинку с вашего устройства, из интернета (указав ссылку), из любой папки «Google Диска» или из раздела «Google Фото»:

Раздел «Google Фото» откроется справа, и вы сможете воспользоваться поиском
Раздел «Google Фото» откроется справа, и вы сможете воспользоваться поиском

Но это еще не все: в выпадающем меню можно выбрать камеру, сделать снимок и сразу же добавить его в Google Docs:

Здесь виден весь перечень возможностей, которые дает инструмент «Вставить изображение»
Здесь виден весь перечень возможностей, которые дает инструмент «Вставить изображение»

Выравнивание. Это мини-панель для форматирования текста. С его помощью текст можно выровнять по центру, по правому или левому полю:

Если есть необходимость можно выровнять все строки по ширине
Если есть необходимость можно выровнять все строки по ширине

Функция нужна при форматировании текстов, в которых одни фрагменты расположены слева, другие в центре, третьи выровнены по правому краю (так нередко оформляют цитаты). Особенно если документ нужно выровнять по ширине:

Вот так выравнивание текста по ширине выглядит на практике
Вот так выравнивание текста по ширине выглядит на практике

Межстрочный интервал. Инструмент задает расстояние между строками текста — как полный аналог функции в редакторе Word. Заданные параметры относятся только к конкретному документу, для которого они указаны.

Списки. Мини-панель для встраивания в тексты красивых списков — нумерованных или маркированных. Варианты маркера можно выбрать — кружки, квадраты, стрелки, звездочки:

Google Docs предлагает множество вариантов для оформления списков
Google Docs предлагает множество вариантов для оформления списков

Есть и вариант создания контрольного списка: с чекбоксами, в которых читатель может ставить галочки:

Контрольный список хорошо подходит для создания чеклистов
Контрольный список хорошо подходит для создания чеклистов

Количество пунктов в списке может быть любым. Нажав на Enter, вы создаете новый пункт — все очень просто.

Регулировка отступа — расстояния от края листа до начала/окончания текста. Инструмент уменьшает или увеличивает отступ справа или слева:

Отступ слева на этом скрине увеличен
Отступ слева на этом скрине увеличен

Очистить форматирование (перечеркнутая буква Т). Инструмент удаляет все выделения, изменения отступов, списки, замену шрифтов — текст возвращается в то состояние, в котором вы его написали или перенесли в Google Docs.

Способы ввода. По умолчанию установлен ввод с обычной клавиатуры, но можно вызвать экранную, если это понадобилось:

Экранную клавиатуру можно перетащить в любую часть экрана, зажав мышкой
Экранную клавиатуру можно перетащить в любую часть экрана, зажав мышкой

Дополнительно о работе с текстом

В Google Docs нет некоторых нужных для работы над текстом значков — например, длинного тире; кавычки по умолчанию стоят «лапки», а не привычные «елочки». Но чем хорош этот редактор — в нем все можно настроить под свои потребности.

Для этого:

  • Зайдите в раздел «Инструменты» → «Настройки».
  • Выберите подраздел «Замены» и задайте любые символы, которые вам нужны.

Например, можно задать замену «--» на «—» и замену кавычек:

Так вы получите привычный визуал программы Word
Так вы получите привычный визуал программы Word

Работаем с изображениями

Немного о том, как вставить в текст изображение, мы уже поговорили в разделе о панели инструментов Google Docs: их можно добавить с компьютера, с «Google Диска», сделать снимок с камеры или указать ссылку на изображение в интернете.

Но есть и дополнительные возможности для работы с изображениями — после их загрузки изображение можно изменить. В Google Docs меняются:

Размеры. Меняются простым увеличением-уменьшением с помощью курсора, который необходимо навести на любой угол изображения и зажать левую кнопку мыши.

При наведении курсора появляется меню, где можно задать параметры расположения картинки
При наведении курсора появляется меню, где можно задать параметры расположения картинки

Расположение картинки. Это могут быть:

  • Разбивка текста.
  • Обтекание картинки текстом.
  • Фоновое расположение — за текстом.
  • Картинка перекрывает текст.
Пример расположения картинки за текстом
Пример расположения картинки за текстом

В контекстном меню, которое появляется при клике на картинку, можно повернуть изображение, задать для него альтернативный текст (виден, если по каким-то причинам картинка не отображается) или обрезать кадр, оставив только нужную область:

Контекстное меню дает дополнительные возможности
Контекстное меню дает дополнительные возможности

Цветопередача. Для обработки загруженного изображения необходимо кликнуть на три точки в выпадающем меню и выбрать пункт «Коррекция»:

Здесь можно задать параметры прозрачности, яркости и контрастности, изменив цветопередачу
Здесь можно задать параметры прозрачности, яркости и контрастности, изменив цветопередачу

Для этого в разделе коррекции предусмотрены ползунки…

...меняя положение которых, пользователь настраивает цветопередачу.
...меняя положение которых, пользователь настраивает цветопередачу.

Можно создать рисунок и в самом Google Docs — для этого достаточно выбрать пункт меню «Вставка» → «Вставить рисунок» → «Новый»:

Так открывается внутренний редактор Google Docs
Так открывается внутренний редактор Google Docs

Во внутреннем редакторе можно выбирать фигуры, соединять их линиями, задавать цвета, размеры и расположение новой картинки:

Например, вот так
Например, вот так

После клика на кнопку «Сохранить и закрыть» редактор закроется, а картинка окажется вставленной в текст.

В редактор можно загрузить любую картинку с вашего компьютера и добавить к ней текст...

...в том числе в стиле WordArt: с тенью и эффектом объема
...в том числе в стиле WordArt: с тенью и эффектом объема

Например, можно самостоятельно, не переходя на другие ресурсы, создавать мемы:

Создаем мем из картинки через наложение текста WordArt
Создаем мем из картинки через наложение текста WordArt

Все изображения в Google Docs можно копировать или превращать в гиперссылки. А вот сохранять картинки из «Google Документов» на компьютер непросто. Для этого придется скачать документ, и сохранять картинки уже из него.

Работаем с диаграммами

Помимо изображений, в текстовые документы можно добавлять диаграммы. Они помогают визуализировать цифровую информацию и облегчить ее восприятие.

Инструмент «Диаграмма» находится во вкладке «Вставить» — там же, где и рисунки:

 У вас есть возможность выбирать из четырех видов диаграмм
У вас есть возможность выбирать из четырех видов диаграмм

В каждой диаграмме можно задавать названия разделов /периодов времен, которые будут отображаться:

Все эти условные названия можно заменить; ниже расскажем, как это сделать
Все эти условные названия можно заменить; ниже расскажем, как это сделать

В документ диаграмма вставляется очень просто — достаточно кликнуть на выбранный тип:

Пример — все 4 базовые варианта диаграмм из Google Docs
Пример — все 4 базовые варианта диаграмм из Google Docs

Как и в случае с картинками, с помощью контекстного меню можно задать расположение диаграммы — за текстом, перед текстом, с разрывом текста или с обтеканием:

Также можно поменять цвета и повернуть диаграмму
Также можно поменять цвета и повернуть диаграмму

Чтобы разобраться, как редактировать диаграммы и вносить в них нужные вам данные, понадобится время. Дело в том, что для обработки диаграмм Google Docs использует бесплатное приложение «Таблицы». Поэтому когда вы создаете диаграмму, то она не просто появляется в открытом документе — дополнительно создается отдельный файл в виде «Google Таблицы».

Вносить в таблицу данные придется именно в нем
Вносить в таблицу данные придется именно в нем

Чтобы перейти к редактированию диаграммы, понадобится выделить ее в документе и кликнуть по пункту «Открыть исходный документ»:

Он находится в верхнем углу выделенной диаграммы
Он находится в верхнем углу выделенной диаграммы

После перехода к таблице в правом углу страницы откроется редактор «Google Таблиц»:

 В нем можно задать название, выбрать шрифт, размер, написание; заполнить строки и столбцы
В нем можно задать название, выбрать шрифт, размер, написание; заполнить строки и столбцы

Работаем со стилями

«Google Документы» облегчают командную работу: можно задать для всех авторов документов четкие требования к оформлению текстов, и они смогут настроить их с помощью инструмента «Стили»:

Можно настроить размеры шрифта основного текста, заголовка, подзаголовка, заголовков H2 и Н3
Можно настроить размеры шрифта основного текста, заголовка, подзаголовка, заголовков H2 и Н3

Можно единожды оформить весь текст по заданным параметрам и сохранить настройки в личной библиотеке стилей:

Стили также можно сбросить
Стили также можно сбросить

Так вы можете сохранить 1, 2, 3 варианта оформления текстов, если на разных проектах к форматированию предъявляют разные требования.

Кстати, вы можете задать не только стили, но и межстрочный интервал: он задается в разделе «Формат» → «Интервалы между абзацами и строками» → «Настройка интервалов»:

Мы в редакции чаще всего используем интервал 1,15
Мы в редакции чаще всего используем интервал 1,15

Пункт «Настройка интервалов» нужен вам лишь в том случае, если стандартных вариантов (1, 1,15, 1,5 интервала между строками, удалить/добавить интервал до/после абзаца) вам по каким-то причинам недостаточно. Кликнув по этому пункту, вы увидите небольшое окошко...

...в котором сможете настроить для себя индивидуальные варианты интервалов
...в котором сможете настроить для себя индивидуальные варианты интервалов

Все заданные экзотичные или выбранные стандартные параметры сохранятся и будут по умолчанию применены ко всем новым документам.

История изменений в Гугл Докс

Огромное преимущество Google Docs перед редактором Microsoft Word — первый сохраняет все версии текста. Вы сможете легко вернуть в текст абзац, который удалили 5 страниц назад, а на память воспроизвести уже не можете.

Для работы с историей изменений в основном меню «Файл» кликните на пункт «История версий»:

Затем выберите «Смотреть историю версий»
Затем выберите «Смотреть историю версий»

В открывшемся столбце в правой части окна будет видна история всех изменений, которые вносились с момента создания документа:

Можно выбрать любую версию, скопировать из нее нужный фрагмент и вернуться к текущей версии
Можно выбрать любую версию, скопировать из нее нужный фрагмент и вернуться к текущей версии

А можно вернуться к прежней версии текста, если вы считаете ее более удачной.

Сложно переоценить, насколько сохранение истории изменений облегчает жизнь пишущим, редактирующим и корректирующим текст специалистам.

Голосовой ввод текста в Google Docs

Частая ситуация: автор долго работал за компьютером, устали и покраснели глаза, работать тяжело, а перенести сроки не дает дедлайн. Разработчики Google Docs подумали об этом и создали голосовой ввод текста:

Находится он в разделе «Инструменты»
Находится он в разделе «Инструменты»

После клика на этот раздел меню в левой части экрана появляется большой значок микрофона с подсказкой:

Кликните и говорите, подсказывает Google Docs
Кликните и говорите, подсказывает Google Docs

Искусственный интеллект неплохо понимает русскую речь, а еще ему можно надиктовывать знаки препинания — «точка», «запятая» — и абзацы. А можно и не надиктовывать: какие-то знаки он ставит сам, по своему усмотрению, остальное можно поправить при вычитке. Введенный голосом текст сохраняется автоматически точно так же, как при вводе текста вручную. Протестирую голосовой ввод — надиктую текст на тему кредитов...

 ...получилось без большого числа ошибок и каких-либо проблем
...получилось без большого числа ошибок и каких-либо проблем

Есть функция «Поставить на паузу» — чтобы приостановить запись, нужно кликнуть по значку микрофона:

Выйти из режима голосового ввода поможет крестик над значком
Выйти из режима голосового ввода поможет крестик над значком

Быстрые клавиши Гугл Докс

В Google Docs предусмотрено больше 140 сочетаний «горячих» клавиш. Все они собраны в отдельном разделе справочника по «Google Документам»:

Есть отдельные сочетания клавиш для Windows, Apple, для работы через приложение с мобильных гаджетов
Есть отдельные сочетания клавиш для Windows, Apple, для работы через приложение с мобильных гаджетов

Чаще всего используется сочетание Ctrl+C - скопировать текст, и сочетанием Ctrl+V — вставить его. Есть и другие «горячие» клавиши, которые помогут упростить работу и сохранить время.

Вот 15 наиболее функциональных быстрых клавиш:

Клавиатурное сочетание Для чего нужно
Ctrl+X Вырезать выделенный фрагмент текста
Ctrl+A Выделить весь документ
Ctrl+F Внутренний поиск по документу
Ctrl+K Вставить или изменить ссылку
Alt+Enter Открыть ссылку
Ctrl+Z Отменить последнее действие
Ctrl+Y Повторить последнее действие
Ctrl+Alt+C Копировать форматирование выделенного фрагмента текста
Ctrl+Alt+V Вставить форматирование — отформатировать текст по скопированному образцу
Ctrl+Shift+8 Вставить маркированный список
Ctrl+Shift+7 Вставить нумерованный список
Ctrl+Shift+S Начать голосовой ввод текста
Ctrl+F Найти в тексте слово/фразу
Ctrl+H Найти и заменить
Ctrl+O Открыть другой документ на «Google Диске»

Совместная работа над документом в Google Docs

Ключевое преимущество Google Docs перед редактором Microsoft Word — возможность совместной работы над текстом без многочисленных пересылок файла от одного специалиста другому. Для этого предусмотрена отличная возможность — открытие доступа к документу.

По умолчанию доступ к документу есть только у того, кто его создал. Автор документа может открыть доступ конкретным людям или разрешить доступ всем, у кого есть ссылка. Ссылку можно пересылать по почте или через мессенджеры, размещать на сайте: все, кто ее увидит, смогут перейти к вашему файлу. Для этого им даже не обязательно быть зарегистрированными в Google или входить в «Google Диск».

Кнопка «Настройки доступа» находится в правом верхнем углу экрана над основной панелью инструментов:

Ярко-синяя кнопка хорошо заметна в Google Docs
Ярко-синяя кнопка хорошо заметна в Google Docs

По клику на кнопку откроется окно, в котором можно разрешить доступ по ссылке и выбрать роль для пользователей:

Чтобы указать роль, кликните на пункт «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»
Чтобы указать роль, кликните на пункт «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»

После этого откроется окошко, в котором можно выбрать роль из 3 предложенных вариантов:

Это читатель, комментатор и редактор
Это читатель, комментатор и редактор

Читатели только видят документ, комментаторы могут предлагать изменения, а редакторы — вносить правки.

Удалить документ в Google Docs в любом случае может только его создатель

Это самый простой и удобный способ организовать совместную работу с текстовым документом. Если вас беспокоят соображения конфиденциальности, в Google Docs есть возможность предоставить доступ конкретному человеку или группе людей, если у них есть почтовый ящик в зоне @gmail.com или аккаунт в Google.

В окне, вызванном кликом на кнопку «Настройки доступа», введите или вставьте почтовые адреса людей, которым хотите открыть доступ к документу. Здесь же выберите и вариант доступа — «Читатель», «Комментатор» или «Редактор»:

Вы можете добавить сообщение для адресатов
Вы можете добавить сообщение для адресатов

Не снимайте поставленную по умолчанию галочку в пункте «Уведомить пользователей», и все адресаты получат сообщение о том, что вы открыли им доступ к документу в редакторе Google Docs.

После нажатия на пиктограмму шестеренки в верхнем правом углу окна вы сможете задать дополнительные настройки прав доступа:

Клик на шестеренку открывает дополнительное меню
Клик на шестеренку открывает дополнительное меню

Так, можно дать возможность пользователям-редакторам менять разрешения и параметры доступа…

...а читателям и комментаторам разрешить скачивать, распечатывать и копировать документ
...а читателям и комментаторам разрешить скачивать, распечатывать и копировать документ

Но делайте это только в случае, если речь идет о команде, с которой вы работаете на одном проекте — простая техника безопасности.

Если вы хотите предоставить группе людей доступ к нескольким текстовым файлам сразу, вам необходимо сначала собрать их в одну папку на «Google Диске».

Кликните на папку правой кнопкой мыши — появится контекстное меню, в котором можно выбрать один из двух пунктов:

Это пункты «Открыть доступ» и «Получить ссылку»
Это пункты «Открыть доступ» и «Получить ссылку»

Оба пункта меню вызывают все то же окно, в котором можно либо просто задать права доступа и скопировать ссылку либо предварительно ввести почтовые адреса конкретных пользователей, а потом выбрать их роли и скопировать ссылку.

Когда общий доступ настроен, а ссылка отправлена, можно начинать работу над документом. Чаще всего для этого используют режим комментирования: мы коротко говорили о нем, разбирая панель инструментов.

Любой человек, имеющий доступ к документу с правами не ниже комментатора, может оставлять свои замечания и предложения по тексту в виде текстовых заметок на полях. Есть два способа оставить комментарий к выделенном фрагменту текста — покажем их еще раз.

Можно воспользоваться значком на панели инструментов или появляющимся у правого поля документа
Можно воспользоваться значком на панели инструментов или появляющимся у правого поля документа

Когда комментарий учтен, если вы удаляете текст, к которому он относится, комментарий тоже исчезнет — отправится в архив. Если текст остается, комментарий легко отправить в архив вручную:

Просто кликните на галочку в верхнем углу комментария
Просто кликните на галочку в верхнем углу комментария

А если кликнуть на три точки в теле комментария, то появится дополнительное меню для работы с ним:

Комментарий можно изменить, бесследно удалить, не помещая в архив, или получить на него ссылку
Комментарий можно изменить, бесследно удалить, не помещая в архив, или получить на него ссылку

Реже, но тоже довольно активно, при работе над документами используется функция «Предложить правки». При использовании этого функционала человек с правами доступа не ниже комментатора может вносить правки в текст, и они будут отображаться рядом с теми фрагментами, которые он предлагает доработать:

Принять или отклонить изменения может только владелец документа
Принять или отклонить изменения может только владелец документа

Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение...

...и выберите пункт «Советовать»
...и выберите пункт «Советовать»

После этого зеленый значок на полях документа пропадет, а режим правок активируется. Все предложенные правки будут подсвечиваться зеленым цветом, а информация о них будет отображаться на полях документа.

Для принятия правок нужно кликнуть на галочку, для отклонения — на крестик
Для принятия правок нужно кликнуть на галочку, для отклонения — на крестик

Фишки работы с Google Docs

При создании нового документа в Google Docs он автоматически сохраняется в корневом каталоге «Google Диска». Вы можете перенести его в любую папку простым перетаскиванием — это легко и удобно:

Зажмите файл мышкой и переместите его в нужную папку
Зажмите файл мышкой и переместите его в нужную папку

Еще один вариант перемещения — через контекстное меню, которое вызывается кликом правой кнопки мыши:

В этом случае выберите пункт «Переместить», а затем в выпадающем списке укажите папку
В этом случае выберите пункт «Переместить», а затем в выпадающем списке укажите папку

Если вы хотите поработать в Google Docs с файлом Word, это тоже можно сделать, загрузив файл с компьютера в Google Docs.

Чтобы вернуться из Google Docs в главное меню «Google Диска», нажмите на пиктограмму главной страницы Гугл Докс:

Вы в главном меню «Google Диска»
Вы в главном меню «Google Диска»

Кликните на пункт меню «Создать», а затем выберите «Загрузить файлы»:

После клика на этот пункт откроется проводник вашего компьютера
После клика на этот пункт откроется проводник вашего компьютера

Выберите файлы, нажмите «Загрузить», и они появятся в корневом каталоге. Если файлы нужно загрузить в конкретную папку — войдите в нее, а затем кликните по пунктам «Создать» → «Загрузить файлы» .

Второй вариант загрузки вордовского файла с компьютера еще проще. В меню «Файл» выберите пункты «Открыть» → «Загрузки» → «Выбрать файл на устройстве», и вы попадете в свой проводник:

Перетаскиваем файл в окошко или выбираем его на своем устройстве
Перетаскиваем файл в окошко или выбираем его на своем устройстве

Кликните на загруженный файл: вы увидите его в правом нижнем углу экрана...

...и он откроется в редакторе Google Docs
...и он откроется в редакторе Google Docs

Когда вы хотите показать человеку конкретный фрагмент текста, в Google Docs есть возможность сделать закладку. Перейдите в нужное место текста:

Например, сделаем закладку в тексте — рецепте мясной солянки
Например, сделаем закладку в тексте — рецепте мясной солянки

Для этого понадобится меню «Вставка», где необходимо опуститься вниз и выбрать пункт «Закладка»:

Кликните по этому пункту — закладка готова
Кликните по этому пункту — закладка готова

Теперь можно скопировать ссылку на эту закладку и отправить ее всем, кто должен увидеть, проверить, оценить или прокомментировать выбранный фрагмент текста:

Ссылку на закладку можно скопировать и отослать по почте или в мессенджере
Ссылку на закладку можно скопировать и отослать по почте или в мессенджере

Для просмотра закладки у получателя ссылки должен быть доступ к документу.

В Google Docs есть прекрасная возможность работать с документами в отсутствии интернета. Чтобы активировать функцию автономной работы, перейдите на «Google Диск», зайдите в главное меню (три горизонтальные полоски в левом верхнем углу экрана) и выберите пункт «Настройки».

В настройках переведите ползунок возле пункта «Офлайн-режим» в положение «Включено»
В настройках переведите ползунок возле пункта «Офлайн-режим» в положение «Включено»

Система предложит вам сначала установить расширение «Google Документы офлайн» — оно разработано для браузера Chrome. После установки у вас появится возможность редактировать документы и продолжать писать, даже если интернет временно отсутствует. Вся введенная в офлайн-режиме информация сохранится в редакторе Google Docs сразу же, как только связь с миром восстановится.

SEO-копирайтинг для вашего бизнеса

Подытожим

Редактор Google Docs — современный инструмент для всех, кто регулярно работает с текстами. Во многих отношениях он удобнее редактора Microsoft Word, дает больше возможностей, отличается гибкими настройками.

В редакторе Google Docs можно:

  • Создавать, сохранять, редактировать текстовые документы.
  • Работать с изображениями, вставлять фото, рисунки, диаграммы, делать мемы.
  • Вводить текст голосом для снижения нагрузки на глаза.
  • Организовать совместную работу над документами с редактором, корректором, экспертом.
  • Загружать вордовские файлы для совместной работы с ними без пересылки.

Редактор «Google Документов» полностью русифицирован, работать с ним можно совершенно бесплатно и даже в случае, когда интернет временно отсутствует. Когда с интернетом все хорошо, Google Docs дает возможность работать с документами из любой точки мира, а не только с домашнего компьютера.

Все это — весомые основания забыть про древний Word с наличием платного функционала и привязкой к конкретному гаджету и работать в Google Docs на постоянной основе.

Оценить статью
17 ответов

Комментарии

Написать комментарий
Популярные статьи автора
Кокос.com в рейтингах
Узнайте стоимость продвижения сейчас
Выберите удобный способ связи:
Выберите удобный способ связи:
Введите Ваш номер телефона:
Введите адрес Вашего сайта:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Введите Ваш Email:
Введите адрес Вашего сайта:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Вы уже проголосовали
+7 (495) 772 97 91
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
я представляю компанию
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Цена лидов в различных нишах
Тематика Стоимость лида (Москва/Россия)
Отдых 500
Мебель 350
Оборудование 500
Бансковские услуги 500
Безопасность 500
Организация мероприятий, концерты, праздники 500
Недвижимость 500
Строительство и отделка 500
Грузоперевозки 500
Доставка еды 350
Юридические услуги 500
Бухгалтерские услуги 500
Пластиковые окна 500
Детские товары 350
Автозапчасти 350
Образование 500
Подпишитесь на рассылку
Не пропустите самое интересное из мира SEO и Digital. Только актуальные и самые крутые статьи.
Заявка успешно отправлена!
Наши сотрудники уже приступили к анализу Вашего сайта. Наш менеджер свяжется с вами в течении дня, спасибо!