Что такое регламент: образцы, виды и как его составить

Когда вы руководите большим коллективом, то не должны ежедневно отвечать на повторяющиеся вопросы, а также по нескольку раз на дню объяснять одни и те же правила. Это очень утомляет, крадет силы и время, которые можно потратить на действительно важные задачи. Есть документ, который поможет решить организационные проблемы.

Что такое регламент

Регламент — это структурированный документ, который позволяет: 

• Эффективно вводить новых сотрудников в курс дела.
• Понимать и наглядно представлять все рабочие процессы вашей деятельности.
• Анализировать и предвидеть любые вероятные ошибки и просчеты.
• Быстро отвечать на любые вопросы по всем рабочим моментам.

Он устанавливает правила, процедуры, нормы и стандарты определенной работы, процессов и операций в компании. В документе прописывают обязанности, полномочия, ответственность, взаимодействие сотрудников и подразделений, отношения с внешними участниками. Он обязательный для исполнения, и помогает сделать работу более эффективной, а процессы понятными, последовательные и прозрачные. Кроме того, можно избежать системных ошибок и возможных рисков.

Простыми словами, регламент — это свод правил, где подробно изложены основные процессы компании для последующего обязательного выполнения.

Плюсы и минусы регламентов

У каждого документа есть свои плюсы и минусы. Когда мы говорим о регламенте, преимуществом его внедрения можно считать:

• Понятны многие процессы в компании.
• Удобно анализировать ошибки и недочеты, а также предотвращать конфликтные ситуации.
• Всегда можно найти ответы на многие вопросы — они расписаны и разобраны.

Среди минусов стоит отметить:

• Ограничение гибкости в принятии решений.
• Сложно оперативно вносить изменения.
• Возможные нарушения прав и риски злоупотреблений полномочиями.

Несмотря на пользу для бизнеса, ваши коллеги будут недовольны введением регулирующего документа. Их может не устроить ограничение инициативы, рамочность, постоянное обновление и прочая бюрократия. 

Но на самом деле, работать по нормативному документу гораздо легче. Вам стоит донести до работников, что теперь у них есть четкая инструкция, которая поможет им в самых трудных моментах. Просто откройте — и получите ответ на любой, даже самый спорный вопрос.

Читайте также:

Аналитика vs отчетность: в чем разница?

Зачем может потребоваться регламентация

Внедрение и соблюдение такого документа пригодится для того, чтобы вся ваша деятельность в бизнесе проходила слаженно, без сбоев, ошибок и препятствий. Вы, как руководитель предприятия, сможете грамотно делегировать задачи, освобождать время на развитие, масштабировать и строить успешное дело. По сути, без этого документа, вы рискуете застрять в операционке.

Ключевые причины, по которым обычно внедряют регламент:

• Установить правила и нормы работы вашей компании.
• Разложить основные процессы вашего бизнеса на четкий порядок действий.
• Сделать основные операции в компании понятными и прозрачными.
• Предотвратить конфликты и противоречия между отделами и сотрудниками.
• Способствовать развитию бизнеса вследствие освобождения времени и структурировании деятельности.
• Заложить основу для принятия решений.

Читайте также:

Каналы продаж для бизнеса: как выбрать самый эффективный

Примеры и образцы регламентов

Документы могут быть разными, и пригодиться во многих сферах деятельности.

В маркетинге

Документ используют для регулирования иерархии и отношений внутри коллектива, для слаженного выполнения маркетинговых задач. В отделе рекламы помогает анализировать ее эффективность.

Примером можно считать редакционную политику.

В промышленности

В этой сфере документально фиксируются техпроцессы, порядок действий сотрудников, а также прописывают технологические условия производства.

Примером может быть регламент производства мягкой мебели, где прописан весь процесс по этапам от раскроя до отгрузки, указаны основные условия для приемки ОТК, а также обязанности работников.

Читайте также:

Что такое юнит-экономика простыми словами и как рассчитать ее для бизнеса

В IT-сфере

В IT-сфере регулирующий документ способствует четкому плану действий, описанию этапов внедрения продукта, отношений между сотрудниками, а также по каким критериям можно оценить успех всего проекта.

Пример — управление проектом по внедрению CRM-систем.

В отделе приемки и качества

Нужен для контроля качества готовой продукции. В документе указывают обязательные условия для сырья и комплектующих, порядок испытания готовых изделий, взаимодействие между отделами.

Пример регламента в ОТК:

В охране труда

В этой сфере документ устанавливает правила и нормы поведения на рабочем месте, ответственность работников за нарушения. Это регламент по безопасности оборудования, использования средств индивидуальной защиты, проведения инструктажей и обучения персонала. Он призван предотвращать производственный травматизм. Несоблюдение ведет к самым трагичным последствиям.

Примерный документ должен содержать в себе:

• Общие положения.
• Требования к персоналу.
• Требования к оборудованию.
• Проведение инструктажа.
• Ответственность за нарушение.

Виды регламентов

Условно можно разделить на следующие виды.

Корпоративный

Вид внутреннего документа компании, который призван структурировать бизнес, оптимизировать рабочие процессы. Именно в нем сотрудники могут найти ответы на вопросы, не отвлекая руководителя. 

Позволяет оперативно вводить изменения, учить грамотно консультировать клиентов, запускать новые отделы и процессы, контролировать выполнение задач. Сказать проще — ваши сотрудники будут заниматься каждый своим делом.

Такой документ позволяет собрать единую базу знаний о деятельности компании. У него должна быть четкая структура, в которой описаны процессы, ответственность, методы контроля. Оптимально, если будет содержать такие положения 

• Прописана цель создания и области применения.
• Изложена четкая структура компании с иерархией и принципами.
• Приведены основные правила, нормы общения с клиентами, корпоративная культура, TOV.
• Установлены меры взысканий и поощрений за следование этому документу.
• Определен порядок разрешения споров и противоречий.

Задача — создание понятного и четкого бизнес-плана, по которому будет двигаться компания.

Технический

Направлен на то, чтобы выпускаемая продукция соответствовала единым стандартам качества и безопасности. Это позволяет ее маркировать специальными знаками, что повышает конкурентные преимущества и является признаком качества. Технический регламент содержит требования ко всем процессам производства, монтажа, эксплуатации, хранения, перевозок и продажи.

Административный

Существует в сфере оказания государственных и муниципальных услуг. Помогает гражданам разобраться во взаимоотношениях с органами государственной власти. На основе административных регламентов разрабатывают удобные приложения, например «Госуслуги».

Читайте также:

Как создать грамотный маркетинговый план: шаблоны и примеры

Структура регламента

Существует общие правила того, что может содержать регламент. В нем обычно прописывают:

• Цели и задачи, сфера, терминологию.
• Процедуру разработки и утверждения.
• Описание основных процессов.
• Анализ и принятие решений.
• Права и обязанности участников, сотрудников, партнеров.
• Контроль и ответственность.
• Заключительные положения — про изменения, сроки форс-мажоры.

Также добавляют различные приложения: графики, таблицы, списки для наглядности и лучшего понимания целей.

Как внедрять документ в компании

Лучше всего регламент создавать на этапе запуска бизнеса. Чтобы разработать и внедрить регламент в уже существующей компании, можно воспользоваться следующим планом:

1. Обсудить и составить предмет регламентирования. Соберитесь командой и разберите, что больше всего в работе коллектива вызывает споры и противоречия. Скорее всего, это и есть предмет.
2. Донести важность внедрения документа до всех участников. Будьте готовы к сопротивлению и возражениям. 
3. Составить понятную для всех структуру, где будут прописаны рабочие процессы. Можно использовать mindmap.
4. Разобрать макет регламента со всеми участниками, которые с ним будут работать в дальнейшем.
5. Утвердить во всех отделах. Обязательно дайте время на ознакомление с основными правилами и положениями.
6. Провести опрос в коллективе на знание основных положений.

В любом случае первое время предстоит получать обратную связь и вносить корректировки.

В чем отличие регламента от инструкций, положений

Правила и требования содержатся также в должностных инструкциях и положениях. Например, на производстве должны руководствоваться также ГОСТами и СНиПами, чтобы продукция соответствовала. Но они отличаются от регламента:

• Обязательностью исполнения. Регламент — это строгое следование и выполнение с возможными санкциями. Инструкции также носят обязательный характер, но без нюансов отдельно взятой компании компании.
• Областью применения. Инструкции и положения распространяются на конкретную задачу или процесс, а не на всю организацию или деятельность. Кроме того, они существуют в отрасли в целом, а не в конкретной компании или коллективе.
• Структурой и содержанием. Положения регламента содержат точные указания и шаги.
• Статусом. У регламента более высокий статус, приоритет к исполнению. 

Правила работы

Чтобы начать работать по регламенту, необходимо ознакомить вашу команду с документом. Объяснить необходимость неукоснительного соблюдения.

В случае, если есть сомнения и противоречия, возможно, потребуется консультация специалистов в области технического регулирования или юристов, чтобы разобраться в вопросе. Возможно в этом кроются причины, которые мешают бизнесу развиваться.

Первое время вам понадобится анализ по выполнению и соблюдению установленного регламента. При необходимости документ можно доработать и актуализировать. Также заранее продумайте, как будете обеспечивать контроль за выполнением, а также какие меры по устранению нарушений будут приняты.

Коротко о главном

• Регламент — это правила и нормы, по которым работает компания, производится продукт, решаются вопросы между отделами и внутри коллектива.
• Этот документ помогает выйти из операционки, способствует четкой и слаженной работе, автоматизирует основные процессы.
• Он бывает корпоративным, техническим и административным.
• Документ состоит из структуры, в которой есть общие положения, описание основных процессов, права и обязанности, контроль выполнения.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.