Что такое регламент: образцы, виды и как его составить

Контент-маркетолог
Стаж 8 лет

Когда вы руководите большим коллективом, то не должны ежедневно отвечать на повторяющиеся вопросы, а также по нескольку раз на дню объяснять одни и те же правила. Это очень утомляет, крадет силы и время, которые можно потратить на действительно важные задачи. Есть документ, который поможет решить организационные проблемы.

Что такое регламент

Регламент — это структурированный документ, который позволяет: 

  • Эффективно вводить новых сотрудников в курс дела.
  • Понимать и наглядно представлять все рабочие процессы вашей деятельности.
  • Анализировать и предвидеть любые вероятные ошибки и просчеты.
  • Быстро отвечать на любые вопросы по всем рабочим моментам.

Он устанавливает правила, процедуры, нормы и стандарты определенной работы, процессов и операций в компании. В документе прописывают обязанности, полномочия, ответственность, взаимодействие сотрудников и подразделений, отношения с внешними участниками. Он обязательный для исполнения, и помогает сделать работу более эффективной, а процессы понятными, последовательные и прозрачные. Кроме того, можно избежать системных ошибок и возможных рисков.

Простыми словами, регламент — это свод правил, где подробно изложены основные процессы компании для последующего обязательного выполнения.

Плюсы и минусы регламентов

У каждого документа есть свои плюсы и минусы. Когда мы говорим о регламенте, преимуществом его внедрения можно считать:

  • Понятны многие процессы в компании.
  • Удобно анализировать ошибки и недочеты, а также предотвращать конфликтные ситуации.
  • Всегда можно найти ответы на многие вопросы — они расписаны и разобраны.

Среди минусов стоит отметить:

  • Ограничение гибкости в принятии решений.
  • Сложно оперативно вносить изменения.
  • Возможные нарушения прав и риски злоупотреблений полномочиями.

Несмотря на пользу для бизнеса, ваши коллеги будут недовольны введением регулирующего документа. Их может не устроить ограничение инициативы, рамочность, постоянное обновление и прочая бюрократия. 

Но на самом деле, работать по нормативному документу гораздо легче. Вам стоит донести до работников, что теперь у них есть четкая инструкция, которая поможет им в самых трудных моментах. Просто откройте — и получите ответ на любой, даже самый спорный вопрос.

Зачем может потребоваться регламентация

Внедрение и соблюдение такого документа пригодится для того, чтобы вся ваша деятельность в бизнесе проходила слаженно, без сбоев, ошибок и препятствий. Вы, как руководитель предприятия, сможете грамотно делегировать задачи, освобождать время на развитие, масштабировать и строить успешное дело. По сути, без этого документа, вы рискуете застрять в операционке.

Ключевые причины, по которым обычно внедряют регламент:

  • Установить правила и нормы работы вашей компании.
  • Разложить основные процессы вашего бизнеса на четкий порядок действий.
  • Сделать основные операции в компании понятными и прозрачными.
  • Предотвратить конфликты и противоречия между отделами и сотрудниками.
  • Способствовать развитию бизнеса вследствие освобождения времени и структурировании деятельности.
  • Заложить основу для принятия решений.

Регламент помогает лучше работать, выживать в кризисы и периоды нестабильности, расти и развиваться. 

Примеры и образцы регламентов

Документы могут быть разными, и пригодиться во многих сферах деятельности.

В маркетинге

Документ используют для регулирования иерархии и отношений внутри коллектива, для слаженного выполнения маркетинговых задач. В отделе рекламы помогает анализировать ее эффективность.

Примером можно считать редакционную политику.

Пример в отделе маркетинга
Пример в отделе маркетинга

В промышленности

В этой сфере документально фиксируются техпроцессы, порядок действий сотрудников, а также прописывают технологические условия производства.

Примером может быть регламент производства мягкой мебели, где прописан весь процесс по этапам от раскроя до отгрузки, указаны основные условия для приемки ОТК, а также обязанности работников.

Пример на производстве
Пример на производстве

В IT-сфере

В IT-сфере регулирующий документ способствует четкому плану действий, описанию этапов внедрения продукта, отношений между сотрудниками, а также по каким критериям можно оценить успех всего проекта.

Пример — управление проектом по внедрению CRM-систем.

Пример для IT-компании в отделе техподдержки
Пример для IT-компании в отделе техподдержки

В отделе приемки и качества

Нужен для контроля качества готовой продукции. В документе указывают обязательные условия для сырья и комплектующих, порядок испытания готовых изделий, взаимодействие между отделами.

Пример регламента в ОТК:

Так выглядят основные положения в отделе ОТК
Так выглядят основные положения в отделе ОТК

В охране труда

В этой сфере документ устанавливает правила и нормы поведения на рабочем месте, ответственность работников за нарушения. Это регламент по безопасности оборудования, использования средств индивидуальной защиты, проведения инструктажей и обучения персонала. Он призван предотвращать производственный травматизм. Несоблюдение ведет к самым трагичным последствиям.

Примерный документ должен содержать в себе:

  • Общие положения.
  • Требования к персоналу.
  • Требования к оборудованию.
  • Проведение инструктажа.
  • Ответственность за нарушение.
Пример документа по охране труда и безопасности на производстве.
Пример документа по охране труда и безопасности на производстве.

Виды регламентов

Условно можно разделить на следующие виды.

Корпоративный

Вид внутреннего документа компании, который призван структурировать бизнес, оптимизировать рабочие процессы. Именно в нем сотрудники могут найти ответы на вопросы, не отвлекая руководителя. 

Позволяет оперативно вводить изменения, учить грамотно консультировать клиентов, запускать новые отделы и процессы, контролировать выполнение задач. Сказать проще — ваши сотрудники будут заниматься каждый своим делом.

Такой документ позволяет собрать единую базу знаний о деятельности компании. У него должна быть четкая структура, в которой описаны процессы, ответственность, методы контроля. Оптимально, если будет содержать такие положения 

  • Прописана цель создания и области применения.
  • Изложена четкая структура компании с иерархией и принципами.
  • Приведены основные правила, нормы общения с клиентами, корпоративная культура, TOV.
  • Установлены меры взысканий и поощрений за следование этому документу.
  • Определен порядок разрешения споров и противоречий.

Задача — создание понятного и четкого бизнес-плана, по которому будет двигаться компания.

Технический

Направлен на то, чтобы выпускаемая продукция соответствовала единым стандартам качества и безопасности. Это позволяет ее маркировать специальными знаками, что повышает конкурентные преимущества и является признаком качества. Технический регламент содержит требования ко всем процессам производства, монтажа, эксплуатации, хранения, перевозок и продажи.

Административный

Существует в сфере оказания государственных и муниципальных услуг. Помогает гражданам разобраться во взаимоотношениях с органами государственной власти. На основе административных регламентов разрабатывают удобные приложения, например «Госуслуги».

Структура регламента

Существует общие правила того, что может содержать регламент. В нем обычно прописывают:

  • Цели и задачи, сфера, терминологию.
  • Процедуру разработки и утверждения.
  • Описание основных процессов.
  • Анализ и принятие решений.
  • Права и обязанности участников, сотрудников, партнеров.
  • Контроль и ответственность.
  • Заключительные положения — про изменения, сроки форс-мажоры.

Также добавляют различные приложения: графики, таблицы, списки для наглядности и лучшего понимания целей.

Как внедрять документ в компании

Лучше всего регламент создавать на этапе запуска бизнеса. Чтобы разработать и внедрить регламент в уже существующей компании, можно воспользоваться следующим планом:

  1. Обсудить и составить предмет регламентирования. Соберитесь командой и разберите, что больше всего в работе коллектива вызывает споры и противоречия. Скорее всего, это и есть предмет.
  2. Донести важность внедрения документа до всех участников. Будьте готовы к сопротивлению и возражениям. 
  3. Составить понятную для всех структуру, где будут прописаны рабочие процессы. Можно использовать mindmap.
  4. Разобрать макет регламента со всеми участниками, которые с ним будут работать в дальнейшем.
  5. Утвердить во всех отделах. Обязательно дайте время на ознакомление с основными правилами и положениями.
  6. Провести опрос в коллективе на знание основных положений.

В любом случае первое время предстоит получать обратную связь и вносить корректировки.

В чем отличие регламента от инструкций, положений

Правила и требования содержатся также в должностных инструкциях и положениях. Например, на производстве должны руководствоваться также ГОСТами и СНиПами, чтобы продукция соответствовала. Но они отличаются от регламента:

  • Обязательностью исполнения. Регламент — это строгое следование и выполнение с возможными санкциями. Инструкции также носят обязательный характер, но без нюансов отдельно взятой компании компании.
  • Областью применения. Инструкции и положения распространяются на конкретную задачу или процесс, а не на всю организацию или деятельность. Кроме того, они существуют в отрасли в целом, а не в конкретной компании или коллективе.
  • Структурой и содержанием. Положения регламента содержат точные указания и шаги.
  • Статусом. У регламента более высокий статус, приоритет к исполнению. 

Правила работы

Чтобы начать работать по регламенту, необходимо ознакомить вашу команду с документом. Объяснить необходимость неукоснительного соблюдения.

В случае, если есть сомнения и противоречия, возможно, потребуется консультация специалистов в области технического регулирования или юристов, чтобы разобраться в вопросе. Возможно в этом кроются причины, которые мешают бизнесу развиваться.

Первое время вам понадобится анализ по выполнению и соблюдению установленного регламента. При необходимости документ можно доработать и актуализировать. Также заранее продумайте, как будете обеспечивать контроль за выполнением, а также какие меры по устранению нарушений будут приняты.

Коротко о главном

  • Регламент — это правила и нормы, по которым работает компания, производится продукт, решаются вопросы между отделами и внутри коллектива.
  • Этот документ помогает выйти из операционки, способствует четкой и слаженной работе, автоматизирует основные процессы.
  • Он бывает корпоративным, техническим и административным.
  • Документ состоит из структуры, в которой есть общие положения, описание основных процессов, права и обязанности, контроль выполнения.

Оценить статью
11 ответов

Комментарии

Написать комментарий
Популярные статьи автора
Узнайте стоимость продвижения сейчас
Выберите удобный способ связи:
Выберите удобный способ связи:
Введите Ваш номер телефона:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Введите Ваш Email:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Вы уже проголосовали
Возьмем ТОП вместе?
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Цена лидов в различных нишах
Тематика Стоимость лида (Москва/Россия)
Отдых 500
Мебель 350
Оборудование 500
Бансковские услуги 500
Безопасность 500
Организация мероприятий, концерты, праздники 500
Недвижимость 500
Строительство и отделка 500
Грузоперевозки 500
Доставка еды 350
Юридические услуги 500
Бухгалтерские услуги 500
Пластиковые окна 500
Детские товары 350
Автозапчасти 350
Образование 500
Возьмем ТОП вместе?
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оставить заявку сейчас
Выберите интересующую услугу *
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Подпишитесь на рассылку
Не пропустите самое интересное из мира SEO и Digital. Только актуальные и самые крутые статьи.
Заявка успешно отправлена!
Наши сотрудники уже приступили к анализу Вашего сайта. Наш менеджер свяжется с вами в течение дня, спасибо!