Письмо о сотрудничестве — это документ, в котором один бизнес предлагает другому партнерство для достижения общих целей. Оно помогает установить профессиональные связи, расширить рынки, получить новые каналы сбыта продукции, организовать бизнес-ивент — то есть решает множество задач. Часто документ становится отправной точкой для заключения долговременных контрактов.
Простыми словами, письмо о сотрудничестве между компаниями — это первый шаг к взаимодействию.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве — обращение к сторонней компании, которое содержит приглашение к взаимодействию и освещает его условия и цели. Такой документ — не просто обмен контактами или сообщение о намерение. Это конкретная инициатива, которая требует серьезного подхода и формулировки плана взаимодействия. В документе важно вдумчиво прописать выгоды, которые компания-отправитель может предоставить компании-получателю, а также ясно выразить свои ожидания от этого партнерства.
Цель подготовки документа заключается в том, чтобы заинтересовать и вдохновить потенциального партнера, продемонстрировать преимущества совместных действий, а также привлечь внимание к результатам, которых возможно достичь вместе.
.jpg)
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Документ с предложением взаимодействия актуален во множестве случаев, когда компании стремятся расширить возможности, найти новых партнеров и создать совместные проекты. Вот некоторые из таких случаев:
- Поиск новых рынков. Когда компании пришло время расширить присутствие на рынке, взаимодействие может стать прекрасным инструментом для выхода на новые территории или в новые отрасли. Возможность партнерства с уже устоявшейся компанией, имеющей опыт и ресурсы на целевом рынке, может обеспечить успех.
- Усиление конкурентоспособности. Партнерство с бизнесом, который обладает дополнительными знаниями, экспертизой или ресурсами, за счет эффекта синергии может создать конкурентное преимущество. Взаимодействие в этом случае может включать обмен технологиями, совместную исследовательскую работу или объединение маркетинговых усилий.
- Обмен ресурсами. Когда компании сталкиваются с нехваткой возможностей, взаимодействие с другими игроками рынка может стать способом получить доступ к дополнительным ресурсам с помощью партнерства. Взаимодействие может выглядеть как совместное использование производственных мощностей, оборудования, экспертизы или даже персонала.
- Увеличение клиентской базы. Партнерство может позволить обеим сторонам получить доступ к новым клиентам — например, обменяться базами данных. Это может быть особенно полезно, если компании работают в смежных отраслях. Так, производителю детской одежды будет полезно взаимодействие с продавцом детских игрушек, а производителю офисной мебели пойдет на пользу партнерство с крупным бизнес-центром.
Также взаимодействие может быть необходимым когда компания хочет арендовать площади в торгово-развлекательном комплексе и показать арендодателю свою привлекательность, при поиске новых каналов сбыта продукции или возможностей для генерации лидов. А если обобщать, можно сказать, что список возможностей для взаимодействия бесконечен.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Чаще всего документ готовит работник компании, в компетенции которого входит развитие определенного направления бизнеса: директор по развитию, руководитель отдела или департамента. Нередко к работе над письмом подключают маркетологов, чтобы они упаковали предложение, сделав его корректным, компактным и убедительным.
Руководители отдела продаж тоже готовят такие документы в ходе работы по расширению рынков сбыта и поиску новых каналов распространения продукции.
Если в документе предполагается описать производственные процессы, к подготовке привлекают технических специалистов.
В небольших компаниях могут поручать эту работу секретарю на том основании, что секретарь знает основы делового этикета — но такой подход вызывает сомнения.
В ряде случаев — например, если проект предполагается крупный или особенно важный — письмо может готовить и руководитель бизнеса.
.jpg)
На чье имя писать письмо
Подготовленные предложения направляют на имя руководителя компании, если оно известно или его можно найти, или просто в адрес компании — это допустимо.
Также предложение взаимодействия можно адресовать конкретному подразделению в компании, и в таком случае адресатом будет руководитель этого подразделения. Иногда письмо может быть направлено в адрес узкого специалиста, например, менеджера по закупкам. Но в любом случае окончательное решение о начале взаимодействия или отказе от него принимает руководство компании.
Структура письма
- Обращение. Может быть обезличенным, если речь идет о рассылке документа на несколько адресов, или же адресованным конкретному человеку, руководителю компании или ее структурного подразделения. Обращение должно быть формальным: свободные варианты типа «Привет, дружище, смотри, что я хочу предложить» сделают послание похожим на спам, и будут выглядеть неуместно.
- Заголовок. Необязательный элемент, но может присутствовать. Если вы делаете заголовок, он должен быть простым и понятным. Интригам и иносказаниям здесь не место; необходимо ценить время получателя. «Предложение о совместной кросс-маркетинговой акции», «Продление договора о партнерстве», «Поможем привлечь лидов по минимальной стоимости» — все должно быть предельно четко и конкретно.
- Вводная часть. Обычно она очень короткая, одно-два предложения. В этой части можно представиться, дать основную и важную в конкретном случае информацию о компании, от лица которой составлен документ.
- Основное предложение. Ключевая часть документа, описывает суть и цели взаимодействия. В это части можно указать, чего отправитель ищет в партнерстве, и какие выгоды получателю партнерство может принести. Совершенно не обязательно прямо указывать «Вам выгодно работать с нами потому, что…» — лучше подвести получателя к самостоятельному выводу о том, что взаимодействие будет выгодным. Так документ будет работать лучше.
- Контакты. В конце документа обязательно должны быть указаны несколько способов связи с отправителем. Можно указать телефон, электронную почту, мессенджеры, ссылку на аккаунт в социальной сети. Так получатель сможет выбрать тот способ связи, который для него комфортен.
.jpg)
Что обязательно должно быть в письме
Наименование компании-отправителя, обращение, суть предложения и контакты — обязательные элементы документа. Опционально можно включать заголовок, описание кейсов, недлинные расчеты, отзывы, благодарность получателю за внимание.
Прайс, если он предполагается, всегда выносят за скобки письма и отправляют как приложение.
Общие правила написания
Традиционный деловой стиль. Если вы не имеете дела с креативными индустриями, не нужно креативить и в письме; формат предполагает четкое изложение мыслей без отступлений от делового стиля. Важно избегать разговорных или неофициальных выражений: «Привет, на связи Антон», «Эй, дружище, смотри, что я могу тебе предложить» — все это и неэффективно, и неуместно.
Форматирование текста. Оформление письма о сотрудничестве должно быть аккуратным и профессиональным. Его необходимо разбить на абзацы для легкого восприятия. Желательно избегать сложных и длинных предложений с причастными и деепричастными оборотами. Если в предложении есть перечисление, оформите его маркированным списком для удобства чтения.
Визуальные компоненты. Можно — и это практикуется часто — дополнять текст документа инфографикой, диаграммами, тематическими картинками.
Грамотность. В документе с предложением взаимодействия не должно быть ошибок и опечаток, чтобы не испортить впечатления от письма. В идеале документ перед отправлением должен просмотреть корректор.
Правила оформления
Предложение о взаимодействии относится к числу деловых документов, но какого-то унифицированного бланка для его написания нет. Документ составляется в свободной форме или по внутреннему, разработанному компанией, шаблону.
Оформлять документ можно на стандартном бланке компании или на обычном белом листе. Как правило, если речь не идет о бумажном документе, оно оформляется либо в формате Word, либо в формате PDF — особенно если в письме есть визуальные элементы.
Примеры и образцы писем о сотрудничестве
Следующие примеры можно взять за образец и адаптировать к вашим задачам.
Пример послания от рекламного агентства генеральному директору компании
Добрый день, Игорь Ильич. Мы — рекламное агентство «7 слонов», на рынке присутствуем с 2015 года, с нами сотрудничают компании [названия компаний].
Предлагаем продвижение вашего бизнеса и привлечение лидов на выгодных условиях:
- Скидка 10 % на ведение таргетированной рекламы.
- Скидка 20 % на медийные рекламные объявления в интернете.
- Скидка 15 % на аудит, актуализацию и последующее продвижение сайта.
У нас большой опыт в [сферах], мы готовы предоставить отзывы крупных компаний об эффективности работы с нами. С помощью агентства ваша компания сумеет увеличить свою долю рынка и [еще какая-то выгода для получателя письма].
Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Пример послания от производителя одежды бренд-директору сети магазинов
Здравствуйте, Владимир Александрович!
Я — Андрей Воронов, и представляю интересы производителя бренда женской одежды [название]. Это российский бренд, который создает коллекции повседневной и деловой одежды для женщин с учетом российских климата, традиций, ожиданий. Производство локализовано и тоже находится на территории России, что снижает логистические риски и себестоимость продукции.
Я предлагаю включить продукцию бренда [название] в ассортимент ваших магазинов. Располагаем складами в 6 регионах — логистика будет оперативной и недорогой. Спрос на одежду бренда ежегодно возрастает на 6-8 %, мы прилагаем системные усилия для популяризации нашей продукции. Оптовый прайс-лист приложен.
Надеюсь, Вы рассмотрите это предложение и благодарю за уделенное время.
С уважением, Андрей Воронов,
Директор по развитию
Для обсуждения деталей со мной можно связаться в любое удобное Вам время.
Телефон:
E-mail:
Распространенные ошибки
- Излишняя многословность. Расписать преимущества компании и ее историю коротенько страниц на 5 — плохо. В идеале документ должен занимать одну, максимум две страницы формата А4. А что касается информации о компании-отправителе, достаточно ограничиться годом ее основания и указанием на наиболее релевантные содержанию послания виды деятельности. На этапе знакомства этого будет достаточно.
- Неверный выбор адресата. Если вы не знаете, кто в компании принимает решение по конкретному вопросу, лучше адресовать послание руководителю. Он может перенаправить деловое письмо в нужные руки, а вот наоборот, скорее всего, не будет. То есть если адресат выбран неверно, ответа на предложение просто не последует.
- Недостоверные данные о компании. Оперируя словами «лидеры рынка», «лучшие цены», все необходимо подтверждать цифрами и фактами. Или не упоминать вовсе.
- Неуместный юмор. Шутки, мемы, отсылы к каким-то фильмам, песням, литературным произведениям в деловом письме не допустимы. Исключение — креативные отрасли, где все это может быть уместно, если отправитель и получатель находятся на одной волне.
Как отправлять и когда ждать ответа на письмо
- «Почта России». Можно отправить документ заказным письмо с уведомлением о вручении. Самый традиционный способ: доставка письма займет несколько дней.
- Электронная почта. Это более быстрый способ доставки документа, но есть риск попадания электронного письма в папку «Спам». Подобное может произойти, если ваш адрес не находится в белом списке у отправителя.
- Мессенджеры. Если вы уже контактировали с получателем письма, и он лояльно относится к мессенджерам, можно отправить послание и в WhatsApp или Telegram. Это самый оперативный вариант, так как многие люди проверяют мессенджеры чаще, чем электронную почту. А отправитель видит, прочитано ли его сообщение.
Через 1-2 дня после отправления электронного письма и через 5-6 дней после отправления бумажного допускается позвонить в компанию-адресат и узнать, получено ли письмо, и будет ли ответ. Никаких четко установленных сроков ответа на предложение партнерства нет, но на практике наиболее быстро ответы приходят в мессенджерах.
Коротко о главном
- Деловое письмо с предложением о сотрудничестве — это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру совместную взаимовыгодную работу.
- Партнерство между компаниями — ключевой элемент успешной бизнес-деятельности в современном мире. Письма о сотрудничестве играют важную роль, и часто становится первым шагом к установлению партнерских отношений.
- Документ с предложением о сотрудничестве актуален во многих ситуациях, когда компании стремятся расширить возможности или пул партнеров, и реализовать совместные проекты. Сотрудничество может включать поиск новых рынков, усиление конкурентоспособности, обмен ресурсами или увеличение клиентской базы.
- При подготовке документа важно использовать правила делового стиля, помнить о форматировании текста и о том, что изложение должно быть кратким. Так вы сможете создать эффективное письмо о сотрудничестве, которое привлечет внимание потенциального партнера и будет способствовать успешному взаимодействию между компаниями.
.png)
.png)
.png)
Комментарии