Примеры и шаблоны писем о сотрудничестве: как написать, ошибки

Письмо о сотрудничестве — это документ, в котором один бизнес предлагает другому партнерство для достижения общих целей. Оно помогает установить профессиональные связи, расширить рынки, получить новые каналы сбыта продукции, организовать бизнес-ивент — то есть решает множество задач. Часто документ становится отправной точкой для заключения долговременных контрактов.

Простыми словами, письмо о сотрудничестве между компаниями — это первый шаг к взаимодействию.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве — обращение к сторонней компании, которое содержит приглашение к взаимодействию и освещает его условия и цели. Такой документ — не просто обмен контактами или сообщение о намерение. Это конкретная инициатива, которая требует серьезного подхода и формулировки плана взаимодействия. В документе важно вдумчиво прописать выгоды, которые компания-отправитель может предоставить компании-получателю, а также ясно выразить свои ожидания от этого партнерства.

Цель подготовки документа заключается в том, чтобы заинтересовать и вдохновить потенциального партнера, продемонстрировать преимущества совместных действий, а также привлечь внимание к результатам, которых возможно достичь вместе.

Читайте также:

Что такое деловой этикет: правила, принципы, примеры

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Документ с предложением взаимодействия актуален во множестве случаев, когда компании стремятся расширить возможности, найти новых партнеров и создать совместные проекты. Вот некоторые из таких случаев:

• Поиск новых рынков. Когда компании пришло время расширить присутствие на рынке, взаимодействие может стать прекрасным инструментом для выхода на новые территории или в новые отрасли. Возможность партнерства с уже устоявшейся компанией, имеющей опыт и ресурсы на целевом рынке, может обеспечить успех.
• Усиление конкурентоспособности. Партнерство с бизнесом, который обладает дополнительными знаниями, экспертизой или ресурсами, за счет эффекта синергии может создать конкурентное преимущество. Взаимодействие в этом случае может включать обмен технологиями, совместную исследовательскую работу или объединение маркетинговых усилий.
• Обмен ресурсами. Когда компании сталкиваются с нехваткой возможностей, взаимодействие с другими игроками рынка может стать способом получить доступ к дополнительным ресурсам с помощью партнерства. Взаимодействие может выглядеть как совместное использование производственных мощностей, оборудования, экспертизы или даже персонала.
• Увеличение клиентской базы. Партнерство может позволить обеим сторонам получить доступ к новым клиентам — например, обменяться базами данных. Это может быть особенно полезно, если компании работают в смежных отраслях. Так, производителю детской одежды будет полезно взаимодействие с продавцом детских игрушек, а производителю офисной мебели пойдет на пользу партнерство с крупным бизнес-центром.

Также взаимодействие может быть необходимым когда компания хочет арендовать площади в торгово-развлекательном комплексе и показать арендодателю свою привлекательность, при поиске новых каналов сбыта продукции или возможностей для генерации лидов. А если обобщать, можно сказать, что список возможностей для взаимодействия бесконечен.

Таргетированная реклама в социальных сетях

• Ваша реклама показывается аудитории с точно заданными параметрами: пол, возраст, работа, гео, интересы, темы.
• Это гибкий и тонко настраиваемый на конкретный сегмент аудитории инструмент продвижения.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Чаще всего документ готовит работник компании, в компетенции которого входит развитие определенного направления бизнеса: директор по развитию, руководитель отдела или департамента. Нередко к работе над письмом подключают маркетологов, чтобы они упаковали предложение, сделав его корректным, компактным и убедительным.

Руководители отдела продаж тоже готовят такие документы в ходе работы по расширению рынков сбыта и поиску новых каналов распространения продукции.

Если в документе предполагается описать производственные процессы, к подготовке привлекают технических специалистов.

В небольших компаниях могут поручать эту работу секретарю на том основании, что секретарь знает основы делового этикета — но такой подход вызывает сомнения.

В ряде случаев — например, если проект предполагается крупный или особенно важный — письмо может готовить и руководитель бизнеса.

Читайте также:

Что такое сетевой этикет: 35 правил общения в интернете с примерами

На чье имя писать письмо

Подготовленные предложения направляют на имя руководителя компании, если оно известно или его можно найти, или просто в адрес компании — это допустимо.

Также предложение взаимодействия можно адресовать конкретному подразделению в компании, и в таком случае адресатом будет руководитель этого подразделения. Иногда письмо может быть направлено в адрес узкого специалиста, например, менеджера по закупкам. Но в любом случае окончательное решение о начале взаимодействия или отказе от него принимает руководство компании.

Структура письма

• Обращение. Может быть обезличенным, если речь идет о рассылке документа на несколько адресов, или же адресованным конкретному человеку, руководителю компании или ее структурного подразделения. Обращение должно быть формальным: свободные варианты типа «Привет, дружище, смотри, что я хочу предложить» сделают послание похожим на спам, и будут выглядеть неуместно.
• Заголовок. Необязательный элемент, но может присутствовать. Если вы делаете заголовок, он должен быть простым и понятным. Интригам и иносказаниям здесь не место; необходимо ценить время получателя. «Предложение о совместной кросс-маркетинговой акции», «Продление договора о партнерстве», «Поможем привлечь лидов по минимальной стоимости» — все должно быть предельно четко и конкретно.
• Вводная часть. Обычно она очень короткая, одно-два предложения. В этой части можно представиться, дать основную и важную в конкретном случае информацию о компании, от лица которой составлен документ.
• Основное предложение. Ключевая часть документа, описывает суть и цели взаимодействия. В это части можно указать, чего отправитель ищет в партнерстве, и какие выгоды получателю партнерство может принести. Совершенно не обязательно прямо указывать «Вам выгодно работать с нами потому, что…» — лучше подвести получателя к самостоятельному выводу о том, что взаимодействие будет выгодным. Так документ будет работать лучше.
• Контакты. В конце документа обязательно должны быть указаны несколько способов связи с отправителем. Можно указать телефон, электронную почту, мессенджеры, ссылку на аккаунт в социальной сети. Так получатель сможет выбрать тот способ связи, который для него комфортен.

Читайте также:

Что такое партнерский маркетинг и как его применять

Что обязательно должно быть в письме

Наименование компании-отправителя, обращение, суть предложения и контакты — обязательные элементы документа. Опционально можно включать заголовок, описание кейсов, недлинные расчеты, отзывы, благодарность получателю за внимание.

Прайс, если он предполагается, всегда выносят за скобки письма и отправляют как приложение.

Общие правила написания

Традиционный деловой стиль. Если вы не имеете дела с креативными индустриями, не нужно креативить и в письме; формат предполагает четкое изложение мыслей без отступлений от делового стиля. Важно избегать разговорных или неофициальных выражений: «Привет, на связи Антон», «Эй, дружище, смотри, что я могу тебе предложить» — все это и неэффективно, и неуместно.

Форматирование текста. Оформление письма о сотрудничестве должно быть аккуратным и профессиональным. Его необходимо разбить на абзацы для легкого восприятия. Желательно избегать сложных и длинных предложений с причастными и деепричастными оборотами. Если в предложении есть перечисление, оформите его маркированным списком для удобства чтения.

Визуальные компоненты. Можно — и это практикуется часто — дополнять текст документа инфографикой, диаграммами, тематическими картинками.

Грамотность. В документе с предложением взаимодействия не должно быть ошибок и опечаток, чтобы не испортить впечатления от письма. В идеале документ перед отправлением должен просмотреть корректор.

Читайте также:

21 пример уникального торгового предложения

Правила оформления

Предложение о взаимодействии относится к числу деловых документов, но какого-то унифицированного бланка для его написания нет. Документ составляется в свободной форме или по внутреннему, разработанному компанией, шаблону.

Оформлять документ можно на стандартном бланке компании или на обычном белом листе. Как правило, если речь не идет о бумажном документе, оно оформляется либо в формате Word, либо в формате PDF — особенно если в письме есть визуальные элементы.

Примеры и образцы писем о сотрудничестве

Следующие примеры можно взять за образец и адаптировать к вашим задачам.

Пример послания от рекламного агентства генеральному директору компании

Добрый день, Игорь Ильич. Мы — рекламное агентство «7 слонов», на рынке присутствуем с 2015 года, с нами сотрудничают компании [названия компаний].

Предлагаем продвижение вашего бизнеса и привлечение лидов на выгодных условиях:

• Скидка 10 % на ведение таргетированной рекламы.

• Скидка 20 % на медийные рекламные объявления в интернете.

• Скидка 15 % на аудит, актуализацию и последующее продвижение сайта.

У нас большой опыт в [сферах], мы готовы предоставить отзывы крупных компаний об эффективности работы с нами. С помощью агентства ваша компания сумеет увеличить свою долю рынка и [еще какая-то выгода для получателя письма].

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Пример послания от производителя одежды бренд-директору сети магазинов

Здравствуйте, Владимир Александрович!

Я — Андрей Воронов, и представляю интересы производителя бренда женской одежды [название]. Это российский бренд, который создает коллекции повседневной и деловой одежды для женщин с учетом российских климата, традиций, ожиданий. Производство локализовано и тоже находится на территории России, что снижает логистические риски и себестоимость продукции.

Я предлагаю включить продукцию бренда [название] в ассортимент ваших магазинов. Располагаем складами в 6 регионах — логистика будет оперативной и недорогой. Спрос на одежду бренда ежегодно возрастает на 6-8 %, мы прилагаем системные усилия для популяризации нашей продукции. Оптовый прайс-лист приложен.

Надеюсь, Вы рассмотрите это предложение и благодарю за уделенное время.

С уважением, Андрей Воронов,

Директор по развитию

Для обсуждения деталей со мной можно связаться в любое удобное Вам время.

Телефон:

E-mail:

Распространенные ошибки

• Излишняя многословность. Расписать преимущества компании и ее историю коротенько страниц на 5 — плохо. В идеале документ должен занимать одну, максимум две страницы формата А4. А что касается информации о компании-отправителе, достаточно ограничиться годом ее основания и указанием на наиболее релевантные содержанию послания виды деятельности. На этапе знакомства этого будет достаточно.
• Неверный выбор адресата. Если вы не знаете, кто в компании принимает решение по конкретному вопросу, лучше адресовать послание руководителю. Он может перенаправить деловое письмо в нужные руки, а вот наоборот, скорее всего, не будет. То есть если адресат выбран неверно, ответа на предложение просто не последует.
• Недостоверные данные о компании. Оперируя словами «лидеры рынка», «лучшие цены», все необходимо подтверждать цифрами и фактами. Или не упоминать вовсе.
• Неуместный юмор. Шутки, мемы, отсылы к каким-то фильмам, песням, литературным произведениям в деловом письме не допустимы. Исключение — креативные отрасли, где все это может быть уместно, если отправитель и получатель находятся на одной волне.

Как отправлять и когда ждать ответа на письмо

1. «Почта России». Можно отправить документ заказным письмо с уведомлением о вручении. Самый традиционный способ: доставка письма займет несколько дней.
2. Электронная почта. Это более быстрый способ доставки документа, но есть риск попадания электронного письма в папку «Спам». Подобное может произойти, если ваш адрес не находится в белом списке у отправителя.
3. Мессенджеры. Если вы уже контактировали с получателем письма, и он лояльно относится к мессенджерам, можно отправить послание и в WhatsApp или Telegram. Это самый оперативный вариант, так как многие люди проверяют мессенджеры чаще, чем электронную почту. А отправитель видит, прочитано ли его сообщение.

Через 1-2 дня после отправления электронного письма и через 5-6 дней после отправления бумажного допускается позвонить в компанию-адресат и узнать, получено ли письмо, и будет ли ответ. Никаких четко установленных сроков ответа на предложение партнерства нет, но на практике наиболее быстро ответы приходят в мессенджерах.

Коротко о главном

• Деловое письмо с предложением о сотрудничестве — это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру совместную взаимовыгодную работу.
• Партнерство между компаниями — ключевой элемент успешной бизнес-деятельности в современном мире. Письма о сотрудничестве играют важную роль, и часто становится первым шагом к установлению партнерских отношений.
• Документ с предложением о сотрудничестве актуален во многих ситуациях, когда компании стремятся расширить возможности или пул партнеров, и реализовать совместные проекты. Сотрудничество может включать поиск новых рынков, усиление конкурентоспособности, обмен ресурсами или увеличение клиентской базы.
• При подготовке документа важно использовать правила делового стиля, помнить о форматировании текста и о том, что изложение должно быть кратким. Так вы сможете создать эффективное письмо о сотрудничестве, которое привлечет внимание потенциального партнера и будет способствовать успешному взаимодействию между компаниями.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.