Что такое деловое письмо: образцы, виды, структура и правила

Деловое письмо — основной метод коммуникации компании с контрагентами, партнерами, клиентами, сотрудниками. Оно помогает доносить до адресатов информацию в привычной форме и в соответствии с правилами бизнес-среды. Бизнес-корреспонденция составляется по определенным канонам и может отправляться как в классическом бумажном виде, так и в электронном.

Технические правила оформления деловых писем

В классическом варианте бизнес-корреспонденция рассылается на бланках организации, в визуальном оформлении присутствует шапка, которая содержит всю необходимую информации об отправителе. В последние годы допустимым считается оформление писем и просто на листе А4 с соблюдением некоторых правил.

В левом верхнем углу (чаще) или посреди листа (реже) размещается следующая информация:

  • название организации;
  • ее почтовый адрес;
  • ИНН компании/организации;
  • КПП компании/организации;
  • банковский идентификационный код — БИК;
  • номер банковского расчетного счета:
  • контактные данные;
  • адрес электронной почты;
  • дата и номер.

В правом верхнем углу размещают полное название компании-адресата, должность получателя, его фамилия, имя и отчество.

Ниже располагается обращение к получателю или группе получателей и основной текст.

Под основным текстом указывают:

  • должность руководителя, имя, фамилия, подпись;
  • указание на приложения (если они есть);
  • фамилия и инициалы ответственного исполнителя;
  • контактные данные исполнителя.

На гарантийной корреспонденции, оферте или рекламации обязательно проставляется печать компании.

Для оформления коммерческой корреспонденции традиционно используется шрифт Times New Roman, размер — 12 или 14.

Нумерация необходима в случае, если послание занимает больше чем 1 лист.

Важное исключение: Особый вид бизнес-корреспонденции — электронная переписка. В ней нет таких строгих требований к оформлению, никогда нет шапки, данных исполнителя, «ручной» подписи отправителя и печати.

 

Достаточно обращения, текста, данных об отправителе и его должности, указания на приложенные к письму документы. Это более современный, гибкий и оперативный вариант коммуникации, требующий меньше времени на оформление и не предполагающий передачи корреспонденции в бумажном варианте.

Пример электронной коммерческой переписки
Пример электронной коммерческой переписки

Структура текста делового письма

  • Заголовок. Обозначает тему послания, может содержать указание вида коммерческой корреспонденции, например, «Рекламация» или «Извещение».
  • Обращение. Вежливое обращение к адресату или группе адресатов: «Уважаемый Сергей Григорьевич!», «Уважаемые господа!»
  • Вводный абзац. Описывает повод обращения, коротко передает суть коммерческого послания.
  • Основная часть. Раскрывает подробнее данные, для сообщения которых и предназначена корреспонденция.
  • Заключение. Содержит краткий вывод, связанный с основной частью и вытекающий из нее. Может также призывать получателя к совершению какого-либо действия.
  • Подпись. Включает должность, имя, отчество и фамилию отправителя, а в идеале и его контакты.

Правила написания текстов деловых писем

  • Обозначена конкретная и понятная тема. «Информация для самого важного партнера» — плохо, «Подтверждение получения счета на оплату» — хорошо.
  • Использование формул вежливости. Они присутствуют в коммерческой переписке обязательно. Например, «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».
  • Простые предложения. Меньше прилагательных, меньше причастных и деепричастных оборотов, больше глаголов.
  • Нейтральный тон. Спокойный повествовательный тон без ярко выраженных эмоций оптимален для деловой переписки.
  • Информативность. Экскурсы в историю, развернутые вступления, высказывание личного мнения, недосказанность, вопросы в тексте не приветствуются, в отличие от цифр, фактов, конкретики.
  • Один абзац — одна мысль. Логичное, последовательное изложение текста с разбивкой на абзацы облегчает восприятие коммерческой корреспонденции.
  • Краткость. Оптимальный объем деловой корреспонденции — 1 лист А4.
  • Отсутствие исправлений и помарок. Если они появились в тексте, его рекомендуется переделать и распечатать заново.
  • Отсутствие сокращений слов кроме единиц мер, весов, мощностей. Не «ул.», а «улица», не «г-н», а «господин», не «с ув.», а «с уважением».
  • Обращение на «вы». Даже в случае, если внутрикорпоративный стиль предполагает обращение на «ты», в коммерческой переписке это недопустимо.
  • Отсутствие ошибок. Тексты коммерческой корреспонденции проверяйте особенно тщательно.

Важно: Если вы пишете на английском языке — а при сотрудничестве с зарубежными поставщиками, партнерами, клиентами это часто необходимо — не пользуйтесь автоматическими переводчиками. Вы должны быть уверены, что письмо написано грамотно.

 

Виды и примеры деловых писем

По количеству адресатов бизнес-корреспонденция может быть:

  • циркулярной — направленной в адрес нескольких лиц;
  • стандартной, адресованной на один адрес и конкретному человеку.

Мы собрали примеры деловых писем на русском языке и разделили их на основные виды.

Гарантийное письмо. В этом виде корреспонденции содержится просьба о каком-либо действии и предоставляются гарантии по исполнению обязательств, связанных с этим действием. Например, просьба отгрузить товары и гарантии оплаты в указанный срок или признание долга за оказанную услугу с гарантией оплаты до конкретной даты. Нередко гарантийное письмо идет как дополнение к договору.

Пример гарантийного отправления
Пример гарантийного отправления

Коммерческое предложение. Распространенный вид деловой корреспонденции, в котором организация предлагает один продукт или одну услугу получателю, инициируя таким образом сотрудничество. Получателем такого лица обычно становится ЛПР — лицо, принимающее решение, в том числе о сотрудничестве. Может отправляться как после предварительной договоренности, то есть по запросу, так и в виде массовой рассылки.

Извещение. Этот вид деловых посланий уведомляет получателя о каких-то изменениях, важных для дальнейшего сотрудничества. Наиболее часто в таком виде компании извещают контрагентов об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адреса. Также извещения могут рассылаться множеству адресатов, чтобы донести до них информацию о готовящихся мероприятиях, например, совещаниях.

Пример письма-извещения
Пример письма-извещения

Оферта. Этот вид бизнес-корреспонденции — фактически предложение о заключении сделки. Оферта содержит информацию о важных аспектах сотрудничества: цену и наименование продукта, срок поставки. Документ рассматривается как дополнение к договору поставки или оказания услуг. Отличается тем, что оферту нельзя отозвать (если возможность отзыва не указана в самой оферте) — это своего рода бизнес-обязательства, которые компания-отправитель обязана выполнять.

Пример письма-оферты
Пример письма-оферты

Сопроводительное письмо. Чаще этим термином обозначают дополнительный мотивационный текст, который отправляют вместе с резюме соискатели при поиске работы. Но в бизнесе это понятие тоже присутствует. Как правило, используется сопроводительное письмо в бумажном варианте — а именно в виде описи документов, отправленных на тендер.

Подтверждение о получении. Правилами хорошего тона в деловой переписке считается уведомить отправителя договора, оферты, приглашения, коммерческого предложения, прайс-листа об их получении. Также будет полезным подтвердить получение товара или денег в рамках договорных отношений. Корреспонденция не заменяет акта о получении товара или услуги, а дополняет или предваряет их, помогает устанавливать прочные деловые связи, повышать лояльность получателей.

В этом примере деловое письмо выступает в качестве соглашения о намерении сотрудничества
В этом примере деловое письмо выступает в качестве соглашения о намерении сотрудничества

Просьба. Очень распространенный и важный вид коммерческой корреспонденции. Содержит обращение-просьбу к адресату — например, о предоставлении бухгалтерских документов, отсрочке платежа, образцов товара или о согласовании каких-то действий в рамках договорных отношений.

Вариант письма — просьбы о содействии
Вариант письма — просьбы о содействии

Приглашение. Это деловое послание, которое приглашает участников на конференцию, семинар, выставку или другое публичное мероприятие. Смысловая нагрузка отправления состоит и в самом приглашении, и в том, что оно становится поводом напомнить о себе партнерам и контрагентам, поддержать и активизировать отношения.

 

Рекламация, или претензия. Вид коммерческой корреспонденции, указывающий поставщику товара или услуги на частичное или полное невыполнение договорных обязательств. Рекламация — достаточное основание для того, чтобы получатель принял меры к устранению дефектов или недостатков. Текст такого послания опирается на подписанные сторонами документы. Эти документы могут быть приложены к рекламации вместе с актами, подтверждающими, например, ненадлежащее качество поставленного товара.

Пример послания-рекламации
Пример послания-рекламации

Напоминание. Вид бизнес-корреспонденции, в котором одна компания уведомляет другую о каком-то значимом событии — например, об истечении срока договора, о дате давно запланированного мероприятия или о том, какие услуги оказывает компания. Фактически это лайт-вариант коммерческого предложения — то есть предложение повторно воспользоваться услугами, продлить договор, принять участие в мероприятии.

Рекомендация. Это вариант делового послания, описывающего процесс и результаты сотрудничества между компаниями, дающего им оценку. Положительные рекомендации помогают компании-получателю находить новых клиентов и развивать бизнес.

Вариант рекомендации бизнес-партнера
Вариант рекомендации бизнес-партнера

Поздравление. Тоже вид деловой корреспонденции, поздравление клиентов, партнеров, чиновников с профессиональными или общепринятыми праздниками — например, с Новым годом и Рождеством.

Поздравление может отсылать и к профессиональной деятельности компании-отправителя
Поздравление может отсылать и к профессиональной деятельности компании-отправителя

Также мы собрали примеры деловых писем на английском языке — пригодится для тех, кто ведет переписку с зарубежными партнерами, клиентами, поставщиками. Требования к оформлению практически не отличаются от стандартов внутрироссийской переписки.

Предложение узнать больше о компании и ценах на ее продукт
Предложение узнать больше о компании и ценах на ее продукт
Деловая переписка на английском тоже нередко ведется просто на листах А4, а не на бланках
Деловая переписка на английском тоже нередко ведется просто на листах А4, а не на бланках

При сотрудничестве с крупными корпорациями или зарубежными государственными структурами лучше поинтересоваться заранее их внутренними требованиями к коммерческой переписке, чтобы ваши послания точно отвечали ожиданиям получателя.

Чего не стоит писать в деловом письме: чек-лист

 Убедитесь, что в тесте коммерческого послания нет:

  • Красочных эпитетов, оценочных суждений и описательных прилагательных в превосходной форме. Красивейший, великолепный, неповторимый — передают эмоции, но никак не вписываются в деловой этикет.
  • Сложных предложений. Избегайте предложений на 4-5 строк, с причастными и деепричастными оборотами — разбивайте их на более простые и короткие.
  • Длинных перечислений. Если они не представлены буллитами, а написаны в одну строку — это сложно для восприятия.
  • Фамильярности. Уменьшительные имена — Саша, Маша, Паша вместо Александр, Мария и Павел в деловой переписке неуместны.
  • Терминов, которые могут не знать получатели. При использовании таких терминов требуется краткая расшифровка.
  • Нескольких не связанных между собой месседжей. Например, уведомления о получении оплаты и заодно просьбы о встрече с руководителем.
  • Фривольностей и отступлений. Это могут быть сленговые слова, уменьшительные слова, смайлы и эмодзи, апелляция к общим воспоминаниям, рассказы о не связанном с темой делового письма личном опыте.
  • Обращения на «Вы» к группе лиц. С большой буквы местоимения «Вы» и «Вас» пишутся только в деловом письме, адресованном конкретному человеку.

Коротко о главном

  • Деловое письмо — основная единица коммерческой корреспонденции, которой обмениваются компании и организации. Жанр универсальный — с помощью делового отправления можно напомнить, пригласить, поздравить, предложить сотрудничество и высказать претензии.
  • Раньше коммерческая корреспонденция оформлялась только на бланках, сегодня это требования распространяется в основном на государственные структуры и крупные компании, которые с ними сотрудничают. Остальные участники рынка могут вести коммерческую переписку на обычных листах А4 или в электронном виде.
  • Деловое письмо предполагает нейтральный тон, краткое и четкое изложение мыслей, наличие не только имен и фамилий, но и должности отправителя.

 

Оценить статью
12 ответов

Комментарии

Написать комментарий
Популярные статьи автора
Узнайте стоимость продвижения сейчас
Выберите удобный способ связи:
Выберите удобный способ связи:
Введите Ваш номер телефона:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Введите Ваш Email:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Вы уже проголосовали
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
я представляю компанию
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
ник в телеграм
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Цена лидов в различных нишах
Тематика Стоимость лида (Москва/Россия)
Отдых 500
Мебель 350
Оборудование 500
Бансковские услуги 500
Безопасность 500
Организация мероприятий, концерты, праздники 500
Недвижимость 500
Строительство и отделка 500
Грузоперевозки 500
Доставка еды 350
Юридические услуги 500
Бухгалтерские услуги 500
Пластиковые окна 500
Детские товары 350
Автозапчасти 350
Образование 500
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
У меня есть сайт
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
ник в телеграм
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оставить заявку сейчас
Ваше имя*
Введите адрес Вашего сайта:*
Введите Ваш номер телефона:*
Введите Ваш e-mail:*
Введите Ваш ник в телеграм:
Выберите интересующую услугу *
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Подпишитесь на рассылку
Не пропустите самое интересное из мира SEO и Digital. Только актуальные и самые крутые статьи.
Заявка успешно отправлена!
Наши сотрудники уже приступили к анализу Вашего сайта. Наш менеджер свяжется с вами в течение дня, спасибо!