Что такое адаптация персонала: этапы, виды, цели, методы

Кадры решают всё, а сформировать здоровый коллектив помогает адаптация персонала. Это процесс, который, в конечном итоге, создает комфортную рабочую атмосферу. В статье рассказываю о целях такой деятельности, как она происходит и какие существуют подходы.

Что такое адаптация персонала

Адаптация — это процесс, который помогает новому сотруднику быстро и комфортно влиться в коллектив, понять свои обязанности и начать работать на полную мощность. Основная цель такого процесса заключается в том, чтобы помочь новичку освоиться в команде, понять корпоративную культуру, изучить свои должностные обязанности и как можно быстрее начать нормально работать.

Смена работы — это большой стресс для человека, и если не поддерживать, то можно бесконечно формировать коллектив, перебирать кадры, вместо того, чтобы решать другие задачи бизнеса.

Адаптация персонала — это интеграция нового сотрудника в коллектив и рабочие задачи.

Виды адаптации персонала

• Первичная. Подходит для тех, кто еще никогда не работал и делает первые шаги в профессии.
• Вторичная. Ориентирована под людей, которые меняют работу и привыкают к новым условиям.
• Общая. Помогает познакомиться с компанией, бизнесом, сферой деятельности и принципами работы.
• Профессиональная. Погружает в рабочие обязанности, технологии, методы — всё, что нужно для ежедневного выполнения задач.

Читайте также:

Что такое IT: профессии, виды технологий, и сферы применения

Распределение по видам также помогает влиться в коллектив, и здесь заинтересованным лицам важно не перепутать — нельзя просто так взять и начать интегрировать профессионала со стажем точно так же, как человека в начале трудового пути.

Какие бывают этапы

Процесс вливания в компанию кадров можно условно разделить на этапы. Существует условная пошаговая стратегия:

1. Pre-boarding. Оттправка будущему сотруднику приветственного письма, оффера, резолюции заключительного собеседования.
2. Знакомство с компанией и коллективом. Экскурсии по офису, представление отделам и коллегам, личное знакомство с командой, установка контактов.
3. Введение в должность. Подробное ознакомление с обязанностями, требованиями к работе.
4. Обучение. Проведение тренингов, семинаров, занятие с наставником — любые методы получения знаний о новой работе, чтобы стать готовым специалистом.

Этапы идут последовательно друг за другом, помогают кадрам освоиться, чтобы начать эффективно работать для общего успеха компании.

Эффективные методы адаптации

Существуют инструменты, которые помогут людям быстро влиться в коллектив и расти в профессии:

• Менторство. Опытный сотрудник помогает новичку освоиться в компании. Например, отдел продаж назначает ментора из этого же отдела, чтобы сопровождать нового коллегу в первую неделю, помогать вникнуть в детали и решить возникающие вопросы.
• Welcome-тренинг. Может быть построен вне рабочего времени, когда новичок погружается в историю компании, нишу бизнеса, где предстоит работать, в ее корпоративную культуру и принципы.
• On-boarding. Представляет знакомство новых кадров с основными ценностями и правилами, с изучением редполитики, регламентов, методичек и другой официальной информации.
• Профессиональное развитие. Предполагает участие в тренингах, вебинарах, конференции, которые помогут дать знание в том, чем занимается компания. Подойдет не только для адаптации персонала, но и для развития всего коллектива.
• Командные мероприятия. Интегрируют также корпоративные встречи, митапы, нетворкинги. Даже участие в чатах Telegram тоже можно считать одним из способов адаптации персонала.
• Техподдержка. Дает возможность новому члену коллектива познакомиться с рабочими платформами, чтобы быстрее понять внутренние процессы и начать трудиться.

Читайте также:

Telegram: что это, как пользоваться, возможности для бизнеса

Ответственные лица

Для полного рассказа про интеграцию в коллектив напишу, кто отвечает за адаптацию нового сотрудника по уровням.

Коллектив

Иногда в роли адаптивного субъекта выступает весь коллектив в целом. Это может быть эффективно, если компания небольшая и все на виду. Но на предприятиях нового специалиста лучше интегрировать индивидуально.

Специалист с опытом работы

Помогает войти в курс дела, работает совместно с новичком, объясняет все нюансы деятельности — по сути, это ментор.

HR-специалист

Его роль — закрыть вакансию полноценным специалистом. Часто в его обязанности входит разработка программы адаптации и дальнейшее координирование всего процесса. В идеале HR-специалист разрабатывает весь план включения новичков в работу с описанием мероприятий, способов, инструментов. Именно он определяет, кто из коллектива будет ментором, а также координирует выполнение таких задач.

Руководитель

Руководитель отдела ставит перед новым сотрудником конкретные цели и задачи, контролирует их выполнение, а также предоставляет регулярную обратную связь для улучшения работы

Каждый на своем уровне помогает обеспечить комфортное внедрение в процесс работы новых сотрудников и развивает в итоге корпоративную культуру компании.

Читайте также:

Руководитель отдела продаж: кто это, обязанности, зарплата, навыки

Анализ эффективности всего процесса

Понять, что интеграция персонала проходит успешно, можно примерно так: все сотрудники эффективно работают, и отсутствует текучка кадров. Но есть и более точные метрики, чтобы проверить климат в вашем коллективе.

• Опросы сотрудников. Ваши коллеги могут анонимно (или нет) выразить свое мнение в опросах о том, насколько их хорошо ввели в курс дела, понятны ли инструкции и регламенты и ощущают ли они сплоченность коллектива.
• Анализ текучести кадров. Если компания большая, стоит сравнивать показатели процента увольнений среди сотрудников с общей текучестью кадров. Если процент увольнений среди новых сотрудников растет, это может свидетельствовать о проблемах в процессе адаптации.
• Обратная связь от руководителей подразделений. При сложной структуре проанализировать состояние дел помогают регулярные встречи с начальниками отделов, которые поделятся своими мнениями и заключениями о том, насколько успешно в компанию вливаются новые люди и как быстро привыкают к работе.
• Оценка выполнения KPI. Метрика помогает понять, сколько времени пройдет с первого рабочего дня и до того момента, когда новый коллега достигнет результата. Чтобы найти такой показатель, потребуется определить KPI для каждой задачи и прикинуть время на выполнение.

Также учитывать эффективность адаптации поможет матрица KPI в таблице:

Эти методы позволяют компании получить объективную картину того, насколько успешно проходит процесс адаптации новых сотрудников, выявить слабые места и внести необходимые коррективы для улучшения такой деятельности в будущем.

Читайте также:

Что такое глубинное интервью: как его провести, плюсы и минусы, примеры вопросов

Типичные ошибки и как их избежать

Есть ошибки, которые могут быстро разочаровать новых людей в вашей компании и мотивировать их уволиться:

• Отсутствие четкого плана. Любой процесс в бизнесе желательно продумывать и структурировать, адаптация персонала — не исключение. Чтобы избежать такой ошибки, создайте четкий план, включающий этапы, мероприятия и методы, а для контроля регулярно сверяйтесь с ответственными лицами.
• Недостаточная коммуникация. Важно поддерживать общение с сотрудниками и не только с новыми. Регулярно собирайте обратную связь, стараясь отвечать на возникающие вопросы и поддерживать коллектив при адаптации коллег.
• Неопределенный круг лиц. Самая частая ошибка, когда новый сотрудник не может разобраться, к кому обращаться с вопросами. Это результат отсутствия четкого распределения ролей и обязанностей среди ответственных за адаптацию. Важно координировать этот процесс и не пускать на самотек.

Избегая этих ошибок, компании могут значительно повысить успешность процесса формирования коллектива и удержать ценных специалистов.

Читайте также:

Коммуникационная стратегия бренда: что это, где используется, как разработать и внедрить

Тренды и будущее адаптации

В современном мире у процесса внедрения новых сотрудников появляются технологичные решения. Будущее адаптации персонала выглядит многообещающим благодаря таким подходам.

Геймификация

Это применение игровых механик, чтобы повысить вовлеченность вновь прибывших и ныне действующих коллег. Сюда можно отнести квесты, викторины, соревнования и многое другое, что помогает сделать работу более интересной и увлекательной для всего коллектива, а не только для новых сотрудников.

Читайте также:

Геймификация в рекламе: что это такое и как ее правильно провести

AI-платформы

Искусственный интеллект может помочь и здесь, создавая персонализированные программы для интеграции в коллектив. Он учтет особенности характера, профессиональные навыки, индивидуальные потребности и предпочтения каждого вашего коллеги. Перечислю некоторые AI-платформы.

Leverage AI

Сайт: https://tryleverage.ai/

Платформа, которая использует AI для создания персонализированных программ адаптации, учитывая индивидуальные потребности и предпочтения каждого нового сотрудника.

Модель машинного обучения составит прогноз успеха в адаптации сотрудников, взяв за основу прогресс в выполнении задач за первые недели работы, а также насколько человек активен в коллективе и вовлечен в командные процессы.

Система выдаст рекомендации на основе анализа опыта, навыков и результатов тестирования, подберет обучающие материалы и задачи.

Adaptive Mentor

Сайт: https://www.yeschat.ai/ru/gpts-ZxX0oz2v-HR-Tech-Wizard

Adaptive Mentor предлагает индивидуальные рекомендации и помощь в сфере образования и профессионального роста и помогает внедрить автоматизированную систему адаптации. Здесь можно составить планы, гайды, инструкции и тесты для новых коллег.

Платформа способна автоматизировать рутинные процессы, ускорить изучение материалов и знакомство с обязанностями.

Также здесь можно создавать формы для проверки сотрудников, собирать базу и анализировать. Так можно понять, какие остались проблемные места, нерешенные задачи и ожидания в коллективе.

Платформа, автоматизирует рутинные задачи, такие как отправка уведомлений, напоминаний и предоставление обратной связи, освобождая HR-специалистов для более стратегических задач.

Читайте также:

Что такое push-уведомления и как их создать

«Моя команда»

Сайт: https://моякоманда.рф/

Это сервис для онбординга новых сотрудников, который помогает привыкать к работе, исходя из особенностей отделов, должностей и рабочих задач. Для руководителей и HR-сотрудников доступен мониторинг прогресса обучения, а также детальная настройка адаптационных треков.

Сервис содержит 25 кадровых инструментов в одной системе. Помогает решать, в том числе, проблемы адаптации персонала.

Виртуальная и дополненная реальность (VR/AR)

Ее тоже можно использовать для адаптации персонала. С ее помощью создают интерактивные обучающие программы и симуляцию рабочих ситуаций. VR-контроллеры уже тренируют инженеров в АО «РЖД» и консультантов в «Перекрестке».

Для более подробного изучения такой технологии для адаптации персонала можно посмотреть ролики.

Например, такое видео:

https://www.youtube.com/watch?v=XKWXm2s8jKM

Социальные сети и внутренние платформы

Их используют для облегчения коммуникации и общения по рабочим (и не очень) вопросам между сотрудниками.

Например, в IT-компании существует внутренняя платформа для обмена знаниями, проведения онлайн-встреч и обсуждений. А в группе «Вконтакте» можно развивать полноценное комьюнити с менеджерами и ответственными сотрудниками.

Тренды можно внедрять уже сейчас и значительно улучшить процесс адаптации, делая его более увлекательным, персонализированным и эффективным.

Таргетированная реклама в социальных сетях

• Ваша реклама показывается аудитории с точно заданными параметрами: пол, возраст, работа, гео, интересы, темы.
• Это гибкий и тонко настраиваемый на конкретный сегмент аудитории инструмент продвижения.

Подробнее

Коротко о главном

• Адаптация персонала — стратегия и комплекс мер, чтобы плавно внедрить нового сотрудника в рабочую среду.
• Целями такой деятельности будет снижение стресса (у всех участников), формирование корпоративной культуры и снижение текучести кадров.
• Работа по интеграции персонала делится на этапы, где есть ответственные, а результаты обязательно отслеживают и планируют дальнейшую стратегию.