Благодарственное письмо (БП)— сообщение, в котором выражают признательность компании или отдельному человеку за проделанную работу, успешное сотрудничество, помощь, а также клиентам за совершенные действия. Это элемент корпоративной культуры и инструмент маркетинга, который может использоваться на благо как получателю, так и отправителю.
Зачем и кому нужны благодарственные письма
Благодарственные письма может использовать любой бизнес, а также государственные структуры и общественные организации.
Цель рассылки БП зависит от того, кому они адресованы. Адресатами могут быть:
- отдельные люди — сотрудники компании, ее клиенты, партнеры;
- структурные подразделение компании/организации;
- компании в целом.
При рассылке БП основная цель отправителя — укрепить деловые отношения. Также целью может быть напоминание о себе, о своих возможностях и компетенциях.
Для получателя факт наличия БП — подтверждение социальной значимости и профессионализма, укрепление авторитета. Особенно если письмо получено от крупной и известной компании.
Виды благодарственных писем
Есть три основных вида БП — это послания сотрудникам от руководства, клиентам, бизнес-партнерам, в том числе подрядчикам.
Благодарственные письма сотрудникам
Подчеркивают заслуги конкретного специалиста и его вклад в рост и развитие бизнеса. Получение такого письма мотивирует, настраивает человека на еще более продуктивную работу. И даже в качестве нематериального поощрения помогает удерживать ценных сотрудников.
Благодарственные письма клиентам
Когда бизнес рассылает БП клиентам цель чаще всего — повысить их лояльность и мотивировать к повторным обращениям. Причиной для рассылки БП клиентам могут быть:
- подписка на рассылку;
- регистрация на сайте;
- покупка;
- оставление отзыва;
- рекомендация компании кому-либо.
Благодарственные письма партнерам/подрядчикам
Используются в основном для укрепления отношений и повышения доверия в отношениях между компаниями. Получатели охотно используют БП в качестве социальных доказательств собственных востребованности и компетентности, размещая их на сайтах или в презентации компании.
Причиной для отправления такого письма могут быть любые взаимодействия: чаще всего это завершение совместной работы над проектом. Направляются БП и к юбилейным датам, например, это могут быть 1-3-5 лет успешного сотрудничества.
Также БП партнерам традиционно рассылают в конце года, при подведении итогов.
.jpg)
Как написать благодарственное письмо: инструкция
Теоретически БП — это деловая документация, деловое письмо. Но в отличие от других видов деловых документов, строгих правил его составления не существует. Есть только сложившиеся традиции, которых желательно придерживаться. Вот как строится работа над БП:
Формат
Это может быть электронная рассылка или же классическое бумажное письмо. В последнем случае текст благодарности размещают либо на официальном бланке компании, либо на художественно оформленном типографском шаблоне.
Заголовок
В художественным шаблонах он уже указан — это «Благодарственное письмо» или просто «Благодарность». То же указывается, если письмо размещают на бланке компании. В электронной рассылке слова «Спасибо за…» или «Благодарим за…» выносят в тему письма.
Обращение
Если БП адресовано конкретному человеку, то к нему обращаются по имени или по имени и отчеству. При рассылке группе сотрудников или клиентов по правилам делового этикета допустимо обращение «Уважаемый коллега» или «Уважаемый клиент». Если письмо направляется в адрес компании, но имя получателя неизвестно, возможно обращение по должности: «Уважаемый господин генеральный директор».
Содержание
Слова признательности пишут в свободной форме, но обязательно указывая конкретные действия, достижения или заслуги, которые стали причиной отправления письма. Традиционно после выражения признательности в БП добавляют фразу с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Также в письмо могут быть добавлены пожелания успеха — это хорошо вписывается в деловой этикет.
При отправлении БП клиентам можно предложить им промокод, скидку или показать новинки ассортимента — добавить что-то, что будет стимулом к повторному обращению в компанию.
Авторство
В конце БП указывают автора — обычно это руководитель компании, при отправке БП клиентам оно может быть подготовлено от имени всего коллектива. В бумажном варианте письма возможно добавить подпись отправителя и печать компании.
.jpg)
Примеры благодарственных писем
Начнем с примеров.
От компании «Наис-Волга» — признательность партнерам
От компании AUVIX — слова благодарности конкретному специалисту компании-подрядчика
От одного из структурных подразделений администрации города Твери
От Министерства образования Пензенской области
От компании «Тензор»
От компании «Инвитро» с признательностью и информацией, которая поможет клиенту экономить
Шаблоны благодарственных писем
С первого взгляда на документ должны считываться три момента — кто благодарит, кого благодарит и за что благодарит. А еще может быть указана дата составления письма, но при размещении текста на художественном типографском шаблоне или при отправлении БП клиентам дату указывать не обязательно.
Шаблон БП может выглядеть так:
Для частного лица, фрилансера, отдельного сотрудника компании-партнера
Уважаемый ____________________
Руководство компании ________________ в лице директора __________________ и весь коллектив выражают Вам благодарность за высокий профессионализм, активное сотрудничество в работе над проектами и (конкретные действия, ставшие причиной написания письма).
Мы высоко ценим ваши личные и деловые качества, и рассчитываем на дальнейшую совместную работу.
Генеральный директор _____________
«___»_________20__г.
Для компании:
Благодарственное письмо компании ________________________________
Коллектив ООО ______________________ выражает глубокую признательность за вовремя оказанную поддержку/высказанное экспертное мнение/предоставление технического оснащения/поставку оборудования при реализации проекта (название или краткое описание).
Благодарим и надеемся на дальнейшую плодотворную совместную работу. Будем рады новым совместным проектам!
Генеральный директор _______________
«___»_________20__г.
Для клиента:
Спасибо за ____________!
Уважаемый клиент/пользователь/покупатель, коллектив нашей компании _______________ благодарит вас за доверие и за (конкретное действие, ставшее поводом для письма).
Мы надеемся, что вы и дальше останетесь с нами, и обещаем сделать все возможное, чтобы взаимодействие с ________ было для вас легким, приятным и полезным.
С искренним уважением, команда компании ___________________.
.jpg)
Несколько советов по написанию благодарственного письма
- Понятный язык. Несмотря на то, что документ выглядит достаточно формально, бюрократизмов в БП все-таки лучше избегать. Вместо «Ваша компания является для нас принципиально важным партнером» лучше написать проще: «Мы дорожим сотрудничеством с вашей компанией».
- Позитив. БП — исключительно позитивный формат, это не отзыв о работе, а именно и только выражение признательности. Если вы пишете такое письмо, все сомнительные моменты, сложности, с которыми вы столкнулись в ходе взаимодействия, должны оставаться за скобками.
- Конкретика. Избегайте расплывчатых формулировок вида «мы благодарим вас за все». Расшифруйте это «все», конкретизируйте, распишите в 1-2 предложениях что именно вызвало вашу признательность. Так для получателя это письмо будет особенно ценным, и он сможет использовать его как социальное доказательство.
- Тема. При рассылке БП по электронной почте не забывайте вынести в тему письма прямое указание на то, что это благодарственное письмо. Интриги-завлекалочки вида «Загляните сюда и узнаете много интересного» в этом случае неуместны.
- Объем. Объем документа не должен превышать половину листа формата А4: так, чтобы текст можно было охватить одним взглядом.
- Нет буйному креативу. Благодарственное письмо может выглядеть достаточно формально, но в этом и заключается его особенность. Формат не предполагает цветистых оборотов, художественных эпитетов — он прост, предсказуем, и помогает использовать БП как маркетинговый инструмент.
- Грамотность. Перед отправкой текст вычитывают и устраняют орфографические ошибки. В бумажном варианте БП не допускаются исправления.
Чек-лист для составления идеального благодарственного письма
- БП адресовано конкретному получателю или адресату: компании, отделу, сотруднику, клиенту.
- Понятно, кто отправитель письма.
- Описана причина благодарности, конкретные достижения или помощь.
- Указано, какие выгоды или положительные результаты получила компания благодаря этим действиям.
- Выражена надежда на дальнейшее плодотворное сотрудничество или продолжение взаимовыгодных отношений.
- Присутствуют подпись и контактные данные для обратной связи.
- Указана дата отправки письма, если речь не идет о бумажном шаблоне или письме клиенту.
- Использован официальный и вежливый тон обращения.
- Соблюдены правила грамматики и пунктуации.
- Объем документа не превышает половину листа формата А4.
- Проверены правильность написания имени и должности получателя.
- Если БП отправляется в бумажном варианте, оно оформлено на бланке или с помощью художественного шаблона.
.jpg)
Коротко о главном
- Благодарственные письма — значимый элемент корпоративной культуре и маркетинга.
- Главная цель благодарственных писем для отправителя — укрепление деловых отношений и повышение лояльности сотрудников, партнеров и клиентов. Для получателя БП может подтвердить его социальную значимость, повысить авторитет.
- Благодарственные письма могут быть отправлены как в классическом бумажном варианте, так и с помощью электронной рассылки.
- Основные виды БП — это письма сотрудникам, клиентам и партнерам. Конкретные поводы для благодарности могут быть разными, от успешного закрытия сделки, до подписки на новостную рассылку компании.
- При составлении БП важно уделять внимание формату, заголовку, обращению, основной части письма и подписи отправителя.
.png)
.png)
.png)
Комментарии