Ежедневно множество дел, дедлайны, спешка… Как запомнить все, что нужно сделать, ничего не упустить и держать результаты под контролем? О том, как чек-лист поможет работать системно, расскажу в этой статье.
Что такое чек-лист
Чек-лист (check-list, или проверочный список) — это перечень, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Простыми словами, чек-лист — список каких-либо дел на выполнение. Его составляют для того, чтобы проконтролировать выполнение задач, перечисленных в нем, и добиться конкретного результата.
Какие бывают чек-листы
Чек-листы бывают бумажными и электронными, их можно делать таблицами либо списками. Они состоят из двух и более колонок: задача, промежуточные этапы, выполнение. Если нужны дополнительные колонки, их можно добавлять:
- Регулярные со списком задач, которые следует выполнить за определенный период.
- Ситуационные с задачами по конкретному процессу либо мероприятию.
- «Прочитал и сделал», когда важна последовательность действий (например, рецепт торта).
- «Сделал и отметил», когда последовательность не имеет значения — просто важно пометить все, что сделано.
Чем чек-лист отличается от списка дел
Вы можете подумать, что список дел и чек-лист — это одно и то же, ведь они оба напоминают, что именно нужно сделать. Однако есть заметные различия:
- Список дел используется всего раз, а чек-лист помогает контролировать повторяющиеся процессы.
- Чек-лист состоит из обязательных пунктов, а пункты из списка дел можно перенести, изменив очередность, либо вовсе не делать.
Допустим, вы решили сделать ремонт и составили перечень того, что нужно купить. Почему это будет список дел, а не чек-лист? Потому что вы можете решить, что ламинат — это слишком дорого, и в итоге купите на пол обычный линолеум. Или вообще перенесете ремонт и сделаете его через год.
А если прописали последовательность действий при оклейке стен и строго следуете ей? Тогда это точно чек-лист, потому что нужно соблюдать технологию поклейки обоев, если не хотите, чтобы они отвалились через неделю.
Чем полезен чек-лист
- С его помощью можно квалифицировать повторяющиеся действия: личные задачи, рабочие проекты и вообще все, что нужно систематизировать.
- Помогает понять, каков объем работы, разделить большую задачу, выполнить ее по частям, не потеряв деталей.
- Улучшает производительность. Ведь фактически чек-лист — это план действий.
- Информация записана: это повышает шанс правильного выполнения задачи.
- Упрощает работу и делегирование задач. Сотрудник получает чек-лист, и ему сразу понятен порядок действий.
- Пометки о выполнении каждой задачи или отдельных этапов показывают прогресс в работе.
Однако чек-лист полезен не только тем, что с его помощью можно проверять различные процессы. При необходимости он становится потенциальный инфопродуктом, который можно создать быстро и бесплатно. Люди ведь любят подарки.
Бесплатный чек-лист становится отличным лид-магнитом. Наверное, каждый получал такое предложение: «Подпишитесь на нашу рассылку и получите в подарок чек-лист» (книгу, подборку, инструкцию и т. п.). Пользователь, прельстившись подарком, отправляет свой электронный адрес и/или номер телефона, получает обещанное, а потом и e-mail-рассылку с предложениями от компании и иногда полезными материалами.
Как оформить чек-лист
Подобрали три ресурса для создания и оформления чек-листов.
Canva
Онлайн-конструктор со множеством красивых и удобных шаблонов, в том числе и бесплатных. Эти шаблоны можно редактировать и создавать на их основе более креативные, со сложным оформлением, добавляя рамки, значки, колонки, меняя шрифты и фоны. А можно сделать простой чек-лист, и этого будет достаточно, чтобы структурировать свои задачи.
Checkoffice
Сервис автоматизации чек-листов. После регистрации в библиотеке доступно более 300 бесплатных шаблонов по разным категориям и отраслям. Здесь чек-листы длинные и подробные.
To Do
Бесплатный планировщик дел от Microsoft. Чек-листы достаточно простые, тем не менее по ним удобно отслеживать свои задачи внутри программы.
Что учитывать, чтобы создать хороший чек-лист
- Определите, для кого этот чек-лист и для чего он составлен.
- Записывайте в виде списка все задачи, которые помогут достичь конкретной цели.
- Формулируйте результат, который вам нужен, и разбейте на этапы процесс его достижения. У вас должен получиться список задач, которые можно будет пошагово выполнить за один раз.
- Расставляйте приоритеты. Заносите в чек-лист основное, отметайте неважные задачи.
- Пишите просто и кратко. Неважно, для себя вы составляете этот чек-лист или для сотрудников. Смысл в том, чтобы задача была понятна с первого раза и не пугала объемной или путаной формулировкой.
- Один пункт — одно действие. Например, «купить билет, когда получу зарплату» — это два действия: «получить зарплату» и «купить билет».
- Объедините задачи, которые либо имеют что-то общее, либо их нужно выполнять в определенной последовательности.
.png)
.png)
.png)
Комментарии 1