Методология Kanban: что это такое и как с ней работать

Канбан (от японского 看 (Kàn) — знак и 板 (Bǎn) — доска) — это методология командной работы над проектом, нацеленная на получение результатов точно в срок. Простыми словами, Kanban — это система, помогающая организовать производство, разработку или продажи. В ее основе лежит визуализация, поэтому со временем многие стали воспринимать методику через ее воплощение — канбан-доски. 

Что такое канбан: происхождение и применение

Сама методология была разработана еще в начале 60-х годов прошлого века Тайити Оно (Taiichi Ohno) для компании Toyota. 

Главный сборочный цех вел отчет о производстве и учитывал произведенную продукцию, причем изменял планы производства в зависимости от спроса. Дополнительные станции не успевали или перерабатывали, потому что изготавливали количество деталей, неподходящее для оснащения выпускаемой продукции. Оно предложил мастерам отслеживать и отчитываться о произведенных деталях при помощи пробковой доски, вывешенной у всех на виду. Бумажные карточки, отражающие реальное положение текущих дел, помогли синхронизировать работу всех дополнительных цехов.

Методология канбан помогает отслеживать сроки выполнения работы командой и вовремя перераспределять нагрузку между сотрудниками. Визуализация этапов помогает каждому участнику процесса быть в курсе, как происходит продвижение к общей цели. 

Читайте также:

Что такое дашборд: зачем нужен, как устроен, как создать

За более чем полвека методика пережила второе рождение, была оцифрована и доработана, однако цель применения канбана в работе все та же — получение готового качественного продукта вовремя. 

Сегодня те самые доски Оно — канбан-доски — стали идеальным решением, помогающим визуально управлять любым проектом и оперативно анализировать результаты, а сама методика стала гибкой системой управления проектами. 

Что такое канбан-доска и зачем она нужна

Она представляет собой столбцы, где указаны различные этапы работы. Классическая включает в себя три: «Запланировано», «В работе» и «Готово». В каждый из них помещаются карточки, на которых описаны задачи. Карточки подвижны, т.к. должны находиться в столбце, отражающем этап, на котором находится именно эта задача. 

Простой пример канбан-доски — рабочее пространство в сервисе Trello. Вся работа над блогом Kokoc.com фиксируется в столбцах. На скрине ниже — часть этих столбцов: статьи берутся в работу, пишутся, потом попадают на редактуру, потом на правки, на повторную редактуру и на вычитку корректором.

Грамотно составленная канбан-доска поможет:

• Визуализировать процессы. Это будет правильно работать только в том случае, если все задачи будут размещены на доске, а их статусы будут своевременно обновляться.
• Группировать задачи. Можно использовать классическую доску или создать ее под себя. В любом случае это поможет контролировать как исполнителей, так и сроки, включая качество работы. 
• Исключить «зависшие» задачи. Визуализация этапов помогает сразу заметить задачи, которые не выполняются долгое время, поэтому можно сразу же определить причины невыполнения и сделать все для того, чтобы работа была завершена.
• Совершенствоваться. Постоянный контроль за перемещением задач поможет вовремя выявить слабые звенья в процессе, а также вовремя скорректировать нагрузку каждого сотрудника. 

С помощью канбан-доски можно:

• Управлять проектами или разработкой продуктов.
• Выстраивать продажи.
• Оценивать специалистов, мотивировать лучших.
• Создавать креативы и медиа.
• Администрировать работу компании.
• Организовывать совместные проекты и т. д.

Читайте также:

Что такое электронный документооборот (ЭДО) простыми словами

Отличия Канбан и Scrum 

Оба подхода используются Agile-командами, поэтому довольно часто возникает вопрос: в чем же между ними разница и какую методологию выбрать? 

О Scrum мы уже писали в отдельной статье. Чтобы с легкостью определить, какой фреймворк подходит вам больше, собрали все отличия ниже.

Структурированность 

В отличие от Scrum, Kanban не имеет такого четкого набора правил и непогрешимой структуры. Да, можно адаптировать правила скрама под определенную команду, но без скрам-мастера (организатора Scrum-команды, ответственного за работу фреймворка), спринтов и их обзоров точно не обойтись. Канбан в этом смысле намного лояльнее, поэтому готов адаптироваться к любым условиям и не диктует определенных этапов и строгих митапов. 

Ограничение по времени

Спринт (цикл, за который выполняется определенное количество задач) ограничен по времени, а его начало всегда состоит из решения тех проблем, которые не успели выполнить в предыдущий цикл. Оценка результатов идет только в эти временные промежутки. Бывает и такое, что Scrum-команды запускают циклы на канбан-досках, но каждый спринт на новой. Однако скрам-мастера всегда сохраняют все доски, чтобы отслеживать результаты. 

Канбан не обязан иметь дату начала и окончания: по сути, это визуализация всех текущих процессов без конкретных временных рамок. 

Организация доски

Канбан-доски можно выстраивать как душе угодно как того требует рабочий процесс, поэтому столбцы могут быть любыми. Scrum требует жесткого соответствия этапов от бэклога продукта до готового результата. 

Плюсы и минусы канбан

Уникальность этой системы в том, что она не имеет жестких границ, а работать по ней могут как блогеры, так и продажники. Вот в чем преимущества:

• Гибкость планирования. Сотрудники фиксируются на выполнении одной задачи, а в это время руководитель может поменять приоритетность следующих или добавить новые, что приведет к верно выстроенной работе, не затронув общий процесс. 
• Четкое выполнение в срок. Можно легко оптимизировать длительность выполнения задач и строить прогнозы по дедлайнам на выполнение будущих.
• Эффективность. Минимизация застоев в работе за счет наглядности. Меньше нерешенных проблем — выше качество итогового результата. 
• Наглядность. Общая результативность повышается, т. к. каждый член команды видит общую цель, а также может оценить объем предстоящих задач.

Однако и на солнце бывают пятна. Немного о минусах методологии:

• Отсутствие долгосрочных планов. Канбан подходит только для тех, кто строит работу на решении актуальных задач с гибким приоритетом, т. е. для разработчиков, маркетологов и продажников.
• Ограниченное количество участников. Если команда будет довольно большой, станет невозможно осуществлять контроль. В идеале методология работает хорошо, только если группа сотрудников не превышает десяти человек. Однако никто не мешает вам разделить большой коллектив на подгруппы и создать для каждой отдельную канбан-систему.

Читайте также:

Как мы обновили сайт kokoc.com и увеличили конверсии на 154%

Топ-3 доски канбан для командной работы

Есть множество сервисов, которые предлагают возможность создать виртуальное рабочее канбан-пространство. Но есть и подвох…

Мы сделали подборку трех сервисов, которые предлагают максимально удобные виртуальные доски и пока не замечены в сбоях в работе. 

Читайте также:

С 1 июня графический редактор Canva недоступен жителям России: мы нашли 5 российских альтернатив

Trello

Сайт: https://trello.com/

Прекрасный сервис, который позволяет бесплатно создавать рабочие пространства с досками и делиться ими с другими. Однако если вдруг понадобится более 10 рабочих досок, придется перейти на премиум, благо цены довольно скромные и начинаются от 5 долларов. 

Однако сейчас есть проблема: оплатить не получится, т. к. сервис зарубежный. Если вам изначально нужен больший функционал, сразу выбирайте другой сервис. Еще из минусов сразу можно отметить отсутствие нормальных отчетов. Следить придется исключительно вручную. 

Kaiten

Сайт: https://kaiten.ru/ 

Отечественный сервис, где даже в бесплатной версии есть как хорошая отчетность, так и ограничения количества задач в столбцах этапов.

Однако самым удобным в этом сервисе становится возможность располагать сразу несколько досок в одном рабочем пространстве. Приятное уникальное решение, которое очень помогает в работе. 

Для Agile-команд есть специальный функционал, но он доступен только в платной версии.

DTrack

Сайт: https://dtrack.tech/ 

Также отечественная разработка, однако поделиться просто доской не получится. Необходимо создать проект и добавить туда всех участников. Если количество человек, использующих сервис больше двух, придется заплатить. Правда, сумма символическая — 330 рублей.

Как внедрить канбан в ваш рабочий процесс

Чтобы ваша команда начала работать по канбан-методологии, необходимо грамотно расставить приоритеты и выстроить рабочий процесс.

Шаг 1. Пропишите задачи и визуализируйте процесс

Для начала заведите доску с описанными этапами работы по столбцам — причем неважно, физическую или виртуальную. Определите их приоритетность и расставьте в порядке очереди. Далее расположите на ней все задачи и отметьте на каждой ответственного за выполнение сотрудника. 

Шаг 2. Сократите и закрепите количество задач, решаемых единовременно

Эффективность будет падать, если количество задач, выполняемых одновременно, будет слишком большим. Ограничьте их количество сразу же на каждом этапе работы — просто укажите число возможных задач в каждом столбце. 

Шаг 3. Управляйте процессом

Если не следить за обновлением задач и своевременным перемещением их в соответствующие этапы, от внедрения методики не будет никакого смысла. Застопорившиеся задачи нажно вовремя ликвидировать.

Шаг 4. Объясните членам группы правила работы

Важно не только объяснить, как работает система вообще, но и донести до каждого сотрудника, когда можно приступать к новой задаче, кто может помочь при возникновении сложностей и, конечно, как работать с доской.

Шаг 5. Анализируйте и модернизируйте

В зависимости от сферы, в которой вы работаете, выделите сроки, когда удобно обсудить с членами команды все возникшие сложности, а также успешность проведенных работ. Эти митапы помогут оптимизировать рабочий процесс и прийти к тем изменениям, которые повысят его эффективность. Однако помните, что все желаемые нововведения не стоит привносить более одного за раз.

Читайте также:

Что такое soft skills, как их развить и оценить текущий уровень

Заключение

Канбан станет идеальной системой для ваших рабочих процессов, если:

• Есть необходимость визуализации рабочего процесса.
• Нужен контроль за каждой задачей.
• Происходит разработка продукта или ПО.
• Необходимо управление текущих процессов и проектов.
• Происходит достижение результатов за короткий промежуток времени. 

И помните: канбан разрешает выбрать только то, что вам нужно, выкинув все остальное. Попробуйте начать работать с методикой прямо сейчас, ведь под рукой всегда есть сервисы, которые с легкостью позволят вам создать вашу первую доску.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.