Что такое кросс-функциональная команда и как ее создать

При выстраивании традиционной иерархической структуры компании людей со схожими навыками и компетенциями собирают в отделы под руководством лидера. При этом варианте работа случайно выбранного сотрудника одного отдела может передаваться такому же сотруднику другого отдела. 

Проблема кроется в том, что все люди разные и по разному выполняют свою работу. Кто-то дотошен к деталям и доводит все до идеала, а кто-то отдает впопыхах, надеясь, что если найдут ошибки, все равно вернут на правки. Соответственно, и время работы и действия следующего принимающего тоже могут быть разными. Но что, если разбивать сотрудников не на отделы по навыкам, а на независимые группы? Тогда сотрудники одной цепочки, делающие общий проект или задачу смогут максимально друг под друга подстроиться, выполнять работу быстрее и качественнее.

В статье рассказываю, что такое кросс-функциональные команды, в чем их суть и как сформировать такую группу специалистов на базе своей компании.

Что такое кросс-функциональная команда

Кросс-функциональная команда — это коллектив специалистов, которые могут выполнять общий проект или задачу полностью своими силами, не прибегая к помощи из вне. Термин впервые появился в методологии Scrum, но сейчас используется и в других методологиях.

При переходе от традиционной модели к формированию кросс-функциональных групп руководство получает независимый коллектив, покрывающий весь цикл разработки или реализации проекта.

Пример:

В компании по разработке сайтов есть 6 отделов или функциональных команд: 

1. Front-end разработка.
2. Back-end разработка.
3. Дизайнеры.
4. Тестировщики.
5. Контентщики.
6. Проектные менеджеры. 

В каждом отделе, предположим, по 5 человек, всего 30 сотрудников. Каждый человек из каждого отдела просто выполняет свою работу — прилетела задача от другого отдела, сделал, пошел дальше делать следующую. Получаем монотонное выполнение своей работы без личной заинтересованности и особенных переживаний за проект. Каждый из сотрудников, кроме проектных менеджеров, получает зарплату, не зависящую от количества выполненных задач и участия в проектах.

В один момент руководство решает перестроить иерархию и создает вместо шести отделов с одинаковыми специалистами шесть независимых — кросс-функциональные команды. В группу входят по одному дизайнеру, верстальщику, программисту, тестировщику, контентщику и проектный менеджер. У каждой из команд есть несколько проектов на разных стадиях, которые они ведут. По завершению проекта команда получит бонус, в зависимости от оценки удовлетворенности клиента и скорости сдачи.

Так мы получаем группу сотрудников, которая:

• финансово заинтересована в быстрой сдаче проекта;
• заинтересована в контроле качества на каждом этапе для получения высокой оценки от клиента;
• имеет возможность глубже погружаться в собственные проекты, не распыляется;
• знает плюсы и минусы каждого участника, может подстроиться под эти особенности;
• работает слаженно в небольшом коллективе;
• возникающие вопросы решаются быстрее, а на согласование мнений тратится меньше мнений;
• при взятии проекта в работу, группа сотрудников может собраться и сразу прояснить все неясные моменты для всех видов работ;
• участники чувствуют личную ответственность за ход каждого проекта.

Участники таких групп способны превосходить в эффективности сотрудников традиционных моделей, так как каждый заинтересован именно в слаженной совместной работе и знает, что успех проекта зависит от его личного вклада. 

Простыми словами, кросс-функциональная команда — это группа из разных специалистов.

Читайте также:

Что такое тимбилдинг и как его провести самостоятельно

Зачем нужны кросс-функциональные команды: преимущества и недостатки

Главная особенность кросс-функциональных команд — скорость работы и адаптивность к изменяющимся условиям. Помимо этого, такие группы специалистов могут быть удобны и полезны бизнесу сразу по ряду причин:

• Ускорение процессов разработки. Если проекты и задачи выполняются внутри закрытого независимого коллектива, планировать работы они могут тоже совместно и на свое усмотрение. Один из вариантов сделать процессы быстрее — выполнять часть работ в параллель с другими или объединять усилия нескольких участников. Это помогает выполнять работу быстрее, чем при линейной модели.
• Обоснованные и быстрые решения. Если решения принимаются в функциональной группе — например, в отделе дизайна — все участники обсуждения имеют примерно схожее видение в силу своих схожих компетенций. Если же группа состоит из разнонаправленных специалистов, их мнения и идеи помогут взглянуть на любую задачу со всех возможных сторон и найти оптимальное решение.
• Гибкость и адаптация. При изменяющихся условиях разнонаправленная группа более гибкая по сравнению с традиционной. Она может перераспределить задачи, поменять стратегию или перераспределить роли.
• Понимание всех процессов. Участники кросс-функциональных команд хорошо знакомы со всеми процессами, происходящими в отделе. Они понимают, насколько связаны между собой и насколько общий результат зависит от каждого.
• Бо́льшая мотивация и вовлеченность в процесс. Участники разнонаправленной группы чувствуют общность, поддержку друг от друга и имеют возможность учиться и обмениваться опытом друг с другом.
• Меньше узких мест. Группа из одинаковых специалистов периодически видит в своей работе слабые места, требующие для разрешения помощи извне. В разнонаправленных группах уже есть все специалисты для решения проблем любого плана.
• Проще коммуникация. Если у функциональных команд возникает какой-либо вопрос или необходимость обсуждения, это затягивается необходимостью коммуникации между отделами, обсуждения вопросов через лидеров направлений. Внутри одной группы поддерживается постоянная и не требующая каких-либо посредников коммуникация, все решения принимаются оперативно.

Из подводных камней в организации разнонаправленных групп можно выделить:

• Опасность конфликтов. Разные мнения и подходы — это много обсуждений и споров. При неправильном управлении они способны превратиться в постоянные изматывающие конфликты и взаимные обвинения.
• Неясность ролей и зон ответственности. Если руководитель решит понадеяться на то, что команда самостоятельно станет самоорганизующейся и распределит между собой роли и ответственность — его может ждать огорчение. Группа специалистов может дублировать одни действия и задачи и совершенно забывать о других, если нет контроля.
• Трудности в руководстве. Управляя группой из разноплановых специалистов, руководитель должен понимать особенности работы каждого из них.
• Склонность к «групповому мышлению». Несмотря на разнообразие мнений и идей во время обсуждений, команда может принимать не самое оптимальное решение или отказывать рассматривать альтернативные, стараясь идти по пути наименьшего сопротивления и учитывать большинство мнений.

Наличие минусов, как правило, может сглаживаться или наоборот обостряться при наличии или отсутствии опыта управления кросс-функциональными командами у руководителя.

Кто входит в кросс-функциональную команду

Когда речь идет о кросс-функциональных командах, многие люди представляют группы, состоящие из многофункциональных взаимозаменяемых специалистов или T-shaped. Этот термин описывает сотрудника, который обладает поверхностными знаниями в различных областях, но имеет и углубленные знания в одной конкретной области. 

В реальности все немного иначе. Кросс-функциональные команды обычно состоят из специалистов, обладающих глубокими знаниями в своих области, например, разработчиков, дизайнеров, маркетологов. Каждый из этих специалистов приносит в коллектив уникальный набор навыков и опыта, позволяя эффективно решать сложные задачи и находить инновационные решения. 

Преимущество разнонаправленной группы состоит именно в возможности решать сложные задачи без привлечения других. Ведь если в команде «универсалов» появится задача выше их квалификации — обращения к другим специалистам не избежать.

Читайте также:

Кто такой тимлид простыми словами: чем занимается, обязанности и навыки

Как создать и управлять кросс-функциональной командой

Создавая кросс-функциональную команду, стоит в первую очередь помнить, что за любой командой в первую очередь стоят люди. Им должно быть комфортно работать друг с другом, и, желательно, чтобы они имели схожие ценности и взгляды. 

Если выбирать команду только лишь по hard skills, игнорируя soft skills, есть шанс собрать группу специалистов, которая будет работать как «Лебедь, рак и щука» из известной басни.

Собирая команду стоит выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Определите цели и задачи создания команды

Команда может собираться для решения конкретной задачи, реализации проекта или достижения определенных результатов. От этого зависит период, на который собирается команда и ее дальнейшая судьба — будет она распущена по завершению или планируется долгая совместная работа.

Шаг 2. Выявите необходимые навыки и роли участников

Следует проанализировать, какие навыки и знания нужны для достижения поставленных целей и задач. Разделите проект или основные задачи на более мелкие и определите, какие эксперты должны быть включены в состав команды для решения каждой из них, результаты зафиксируйте.

Полезным инструментом на этом этапе может стать матрица RACI. Она наглядно выявит все задачи и этапы, а также компетенции сотрудников, нужные для их решения.

Шаг 3. Подбор участников команды

Для каждой определенной роли нужно выбрать наиболее подходящих сотрудников. Идеально, если в команде будут не только узкие специалисты, но и универсалы, обладающие более широким набором знаний. Примите во внимание не только профессиональные навыки, но и личные качества — например, умение работать в команде, инициативность и гибкость. Это то, что делает работу в команде максимально комфортной для всех участников.

Помочь сформировать укомплектованную независимую команду может создание звездной карты компетенций или StarMap.

Шаг 4. Организационные процессы и сплочение команды

На этом этапе важно определить:

• какими инструментами будет пользоваться команда;
• какие ресурсы и в каком объеме нужны для выполнения задач;
• где и как будут вестись коммуникации;
• какие правила взаимодействия и коммуникации будут в команде.

Особое внимание стоит уделить правилам общения и взаимодействия в команде: как часто будут проходить встречи, какая информация будет обязательной для обмена, как будет осуществляться обратная связь. Прозрачность в коммуникациях поможет избежать недопонимания и улучшить совместную работу.

Шаг 5. Планирование и распределение задач

На этапе планирования необходимо разработать четкий план работ и распределить задачи. Для постановки задач и отслеживания прогресса можно установить одну из CRM-систем или таск-трекеров, в зависимости от потребностей и размеров команды. Регулярно обновляйте информацию о статусе проекта и задач, это поможет команде оставаться в курсе дел и своевременно реагировать на изменения.

Шаг 6. Сбор обратной связи и корректировка

На всех этапах стоит собирать обратную связь от команды и клиента, подмечать что идет хорошо, а что отклоняется от запланированного. На основании обратной связи можно вносить изменения в рабочие процессы или даже в состав команды — принимать новых членов по необходимости или избавляться от текущих, если того требует ситуация.

Читайте также:

Что такое управление проектами: методы и системы управления

Какие инструменты помогают в работе кросс-функциональных команд

Работа кросс-функциональных команд требует использования различных инструментов, которые помогают организовать коммуникацию в команде, управление проектами, совместный доступ к документам и анализ данных. 

Среди них можно выделить 4 основных типа инструментов.

1. Инструменты для совместной работы и коммуникации

Помогают командам общаться и обмениваться информацией в реальном времени, что особенно важно для кросс-функциональных команд, работающих удаленно.

Среди часто используемых инструментов можно отметить: Zoom, Google Meet, «Яндекс Телемост», организацию групповых чатов и групп в соцсетях и мессенджерах, в том числе созвоны с помощью встроенного функционала этих платформ.

2. Инструменты для проектного управления

Специальные сервисы помогают командам планировать, организовывать и отслеживать выполнение проектов и задач. Управлять проектами помогают такие системы как «Битрикс24», Kaiten, «Яндекс Трекер» и другие.

3. Инструменты для обмена файлами и документами

Обеспечивают совместный доступ к документам, хранилищам и возможность их редактирования в режиме реального времени.

Обмениваться файлами можно используя средства Google Workspace («Google Документы», «Google Таблицы», «Google Диск» и другие) и Яндекс 360, так и другие хранилища и встроенные диски сервисов.

4. Инструменты для анализа и отчетности

Помогают собирать, визуализировать и анализировать данные. Для аналитики данных и сбора статистических отчетов самые популярные инструменты «Google Аналитика» и «Яндекс Метрика».

Кроме основных, общих сервисов, у каждого из специалистов будет свой собственный уникальный набор инструментов, необходимый для выполнения его рабочих задач.

Читайте также:

Что такое web-аналитика, зачем она нужна, сервисы аналитики

Коротко о главном

• Кросс-функциональные команды объединяют специалистов из различных областей для достижения общих целей.
• Такие команды способны быстрее реагировать на изменения, более гибкие и могут выполнять задачи быстрее традиционных команд.
• Кросс-функциональной может считаться только та команда, которая способна выполнять любой проект или задачу собственными силами без привлечения посторонней помощи.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Подробнее