Что такое информационное письмо: как его составить, виды, примеры, советы

Компания организует марафон по посадке деревьев. Компания переносит дату деловой встречи партнерами. У компании изменились реквизиты. Эти и сотни других событий, связанных с бизнесом — причины для того, чтобы написать и разослать информационные письма. Разберемся, что это, и как составить корреспонденцию, за которую не придется краснеть.

Читайте также:

Что такое брендформанс-маркетинг, зачем нужен и что дает бизнесу

Что такое информационное письмо

Информационное письмо — это документ, главная цель которого состоит в том чтобы донести до получателя важные деловые сведения. Оно кратко и по существу сообщает о каких-то событиях, мероприятиях, изменениях, новостях, а его отличительные особенности это лаконичность, емкость содержания и практическая направленность.

Письма бывают следующих типов:

• Уведомительные. Сообщают о событиях или решениях — например, о проведении мероприятия, повышении цен, запуске нового продукта, смене реквизитов компании.
• Разъяснительные. Объясняют положения, правила, процедуры, условия — например, условия порядке возврата товара — или же дают инструкцию по применению продукта.
• Сопроводительные. Сопровождают отправку других документов, материалов, отчетностей, коммерческих предложений. Поясняют, в чем суть документа, который сопровождает такое письмо и почему оно отправлено именно этому адресату.
• Пригласительные. Приглашают получателя участвовать в мероприятиях. Например, в вебинаре, конференции, презентации товара, корпоративном событии.
• Отчетные. Информируют об итогах проделанной работы, о проведенных мероприятиях. Например, о результатах маркетингового исследования целевой аудитории какого-то конкретного продукта.
• Благодарственные. Выражают признательность за сотрудничество, помощь, внимание.
• Извинительные. Содержат извинения за возникшие неудобства, задержки или ошибки, которые возникли в процессе сотрудничества. Или в процессе коммуникации.
• Поздравительными. Это поздравления с праздниками — общечеловеческими, типа Нового года, профессиональными, типа Дня строителя или личными. Так, поздравление директора компании-партнера с днем рождения — вполне себе вариант делового письма.
• «Режимные». Такая корреспонденция сообщает об изменениях в графике/режиме работы организации.

Независимо от вида, документы должны вовремя донести до получателя новые для него сведения, позволяющие принять правильные решения или же совершить какие-то конкретные необходимые действия.

Простыми словами, информационное письмо — корреспонденция, которая коротко доносит важные сведения до адресата.

Читайте также:

Что такое деловые коммуникации простыми словами: виды, советы

Задачи информационного письма

Понимать, что собой представляет этот документ и как его написать, необходимо практически всем, кто работает в сфере бизнеса — руководителям компаний, проектным менеджерам, специалистам отделов продаж, маркетинга или PR, эйчарам. Все они регулярно сталкиваются с необходимостью информировать партнеров, клиентов, сотрудников, соискателей о разного рода событиях и изменениях. Это, если хотите, часть делового этикета в современном мире.

Основные задачи, которые решают письма такого типа — это:

• Донести новости, важные объявления, актуальные данные. В деловом мире быстрое информирование критически важно, ведь промедление может обернуться упущенными возможностями или большими проблемами.
• Побудить получателей к конкретным действиям. Участвовать в марафоне, купить товар по акции «2=3», заполнить заявку, прислать коммерческое предложение, назначить встречу. Вариантов может быть масса, и в любом случае грамотно составленный документ способно мотивировать адресата. Конечно, не в 100 % случаев, но очень часто.
• Продемонстрировать открытость, надежность и экспертность компании. Сообщая клиентам, партнерам, инвесторам, сотрудникам о важных новостях, компания формирует позитивное восприятие своего бренда в обществе.
• Поддержать коммуникацию с ЦА. Не всегда это клиенты; бизнес-партнеры тоже целевая аудитория в каком-то смысле. В любом случае, коммуникация необходима для выстраивания долгосрочных отношений.

Вот так и получается, что навыки подготовки корреспонденции этого вида крайне важны для успешной работы современных компаний, независимо от того, каков их род деятельности. И топ-менеджмент бетонного завода, и маркетолог сети автомастерских, и сотрудники отделов продаж производителя одежды для собак — все должны понимать принципы деловой коммуникации и уметь работать с корреспонденцией.

Читайте также:

Коммуникационная стратегия бренда: что это, где используется, как разработать и внедрить

Как составить информационное письмо

«А какие там тонкости, сел да пиши», — возможно, думаете вы. В принципе так. Но не совсем. Чтобы письмо было не стыдно отправить и оно выполнило свою задачу, придется последовательно сделать нескольких важных шагов.

Шаг 1. Определите цель письма

Для начала нужно четко понять, зачем вы его пишете. Что вы хотите донести до адресата — пригласить на мероприятие, извиниться за перенос деловой встречи, рассказать о новинке в ассортименте, поздравить с праздником? В одном ИП должна быть заложена одна мысль. Информировать об изменении адреса компании и написать: «А, кстати, мы еще и крестиком умеем вышивать» — такая себе затея. Сфокусируйтесь на одной цели, посвятите ей всю, так сказать, эпистолу.

Шаг 2. Соберите нужные сведения

Чтобы сообщить об изменении реквизитов нужно подготовить, как минимум, новые реквизиты. А для того, чтобы пригласить на мероприятие, нужно дать основные сведения об этом мероприятии. Продумайте, какие именно данные будут наиболее значимы и интересны для получателя. Все они должны быть у вас или в голове, или под рукой, когда вы садитесь писать ИП. Помните, что ИП должно быть максимально емким, но при этом лаконичным.

Шаг 3. Структурируйте информацию

Дальше предстоит грамотно структурировать текст. Распределите все данные по смысловым блокам — а это традиционно вступление, основная часть и заключение. Расставьте акценты, определите, что вы скажите в первых строках, а что чуть позже. Важно, чтобы письмо было четко продумано, хорошо отформатировано и легко читалось.

Шаг 4. Напишите письмо, соблюдая правила делового стиля

Не забывайте о ключевых элементах письма:

• Обращение. Начните письмо с вежливого и корректного обращения к адресату. Это поможет установить доверительный тон. «Уважаемый Никанор Константинович» — оптимальное обращение, если письмо будет читать один человек. «Уважаемые господа/коллеги» — если письмо адресовано нескольким людям.
• Основная часть. Излагайте сведения четко, лаконично, по существу. Избегайте воды и эмоциональных вставок. Текст должен быть предельно понятным и деловым. Сравнения, метафоры оставьте для мемуаров или личной переписки.
• Заключение. В конце кратко повторите ключевое сообщение, при необходимости поясните, какого действия вы ждете: «Ждем вашего звонка, чтобы назначить встречу с нашими логистическими партнерами», например. Не забудьте указать контактные данные.

Шаг 5. Проверьте письмо на ошибки

Посмотрите, не подчеркивает ли вам что-то текстовый редактор, а еще лучше проверьте текст на ошибки, например, в сервисе Text.ru. Если не уверены, что в тексте нет воды, можно прогнать его и через сервис «Главред». Грамматика, пунктуация, стиль не должны вызывать вопросов. Это часть вашей деловой репутации.

Шаг 6. Оформите письмо

Придайте документу вид аккуратный и презентабельный. Для этого используйте фирменный корпоративный или общепринятый шрифт — например, Times New Roman. Никакой фантазийщины, никаких готических шрифтов! Установите в документе поля, соблюдайте отступы, при возможности добавьте логотип компании. Все это работает на создание единого стиля и повышение доверия к вашему сообщению.

Но, конечно, если вы отправляете документ по электронной почте, что совершенно нормально, все будет проще. Достаточно отделять абзацы пустой строкой, выделять перечисления. А еще не забывать о прописных буквах в начале предложения, и не наставить случайно эмодзи. То есть достаточно не путать официальный документ с сообщениями в мессенджере.

Итак, все этапы пройдены и все шаги сделаны. Осталось только отправить адресату и ждать ответной реакции.

Читайте также:

Маркетинговые коммуникации: каналы, задачи и оценка эффективности коммуникаций в маркетинге

11 удачных примеров информационных писем

Корреспонденция с деловыми сведениями — это вариант, когда много писать не нужно. Удачные письма лаконичны и, как правило, умещаются на одной странице А4, если речь идет о бумажном варианте. С письмами по электронной почте все проще, они часто изобилуют картинками и напоминают мини-презентации, что не мешает им обеспечивать конверсию. Но что долго говорить — лучше посмотрите 11 конкретных примеров.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов

Все написано кратко, есть акцент на основном месседже — новых банковских реквизитах.

Информационное письмо об изменении цен на товары

Минимализм в деловой переписке, как он есть. Вариант когда шапка бланка содержит больше текста, чем сама корреспонденция. Тем не менее, свою задачу документ решает.

Информационное письмо о расширении ассортимента производственной компании

Здесь отправитель не просто сообщает адресатам о том, что может выпускать теперь больше вариантов товаров, но и объясняет, за счет чего. Это не обязательный элемент именно корреспонденции с деловыми данными, но место много не занимает, а переписку оживляет.

Информационное письмо о новшестве в работе компании — применении брендированной клейкой ленты

Маркетологи предприятия поработали над тем, чтобы сделать свой бренд более узнаваемым. И теперь…

Информационное письмо о снятии ряда товаров с производства

В отличие от компании Kukmara, здесь производитель не приводит обоснования своих действий. Количество снятых с производства изделий 21, и основную часть документа занимает их перечень. Поскольку документ предназначен для контрагентов, которые закупают продукцию оптом, и им эти сведения важны — значит, все сделано хоть и не безупречно, так как большой список затрудняет восприятие, но по сути верно.

Письмо-напоминание об онлайн-мероприятии

Это вариант электронного письма, где оформление может быть очень вольным. Визуально похоже на экран лендинга-приглашения на практикум, правда?

Информационное письмо об обучении ребенка на онлайн-курсе

Персонализация здесь на высоком уровне, ребенка адресата (то есть моего) даже называют по имени. Но есть одно «но» — ребенок уже в 10 классе, а ее приглашают на курсы для учеников 5-9 классов. Недоработочка и неточности в базе, вот о чем говорит это email-послание.

Информационное письмо с промокодом на подарок

Вот то, что я назвала мини-презентацией. Такой вариант корреспонденции возможен только в общении по электронной почте. Он привлекает внимание, дает весомую плюшку в виде промокода — но просматривать его в почтовой программе не очень удобно. Можно было бы сделать более компактно.

Письмо о приглашении вузов на тематическую выставку-ярмарку и международную конференцию

Вариант объемной корреспонденции, вмещающей большое количество данных на одном листе А4. Университет-организатор не просто приглашает преподавателей на мероприятие, но и мотивирует к участию в мероприятии и даже готов обеспечить жильем. Грамотный подход.

Информационное письмо о хороших условиях по банковским вкладам от площадки-агрегатора банковских услуг

Финансовая актуалочка. Сервис «Банки.Ру» действительно собирает все наиболее выгодные предложения, которые можно увидеть на одной странице, то есть в один клик. И сообщает об этом коротко и ясно.

Информационное письмо о переносе сроков мероприятия по уважительной причине

Все мы помним то время, когда, как говорит известный мем, «Земле всего лишь угрожал страшный вирус, от которого еще не было придумано лечения». Письмо решает свою задачу, но в нем почему-то отсутствует шапка с данными компании «Геносервис Руско», что было бы логично.

Создание сайтов

• Разработка эффективных сайтов для продаж в интернете.
• Создаем сайты с нуля любой сложности, от сайтов визиток до интернет-магазинов и крупных порталов.

Подробнее

9 практических советов по составлению эффективных информационных писем

Как свидетельствует жизненный опыт, даже самые важные сообщения могут остаться незамеченными, если оформлены неграмотно или не соответствуют ожиданиям получателя. Чтобы такие документы действительно работали и приносили результат, стоит придерживаться нескольких простых, но эффективных правил:

1. Отталкивайтесь от потребностей адресата. Подумайте, какая информация будет наиболее востребована и полезна для получателя письма. И дайте ему именно ее, причем, не разводя ведром воды.
2. Используйте короткие предложения. Избегайте громоздких конструкций, они затрудняют восприятие. Четкие и емкие формулировки гораздо эффективнее.
3. Добавляйте визуальные элементы. Если это уместно, включайте в письмо иллюстрации, таблицы, инфографику. Они помогут разнообразить текст и донести информацию наглядно. Но не старайтесь впихнуть в документ прайс, особенно многостраничный — его лучше приложить отдельным файлом.
4. Тестируйте и анализируйте. Отслеживайте статистику открытий, переходов, отписок после рассылки ИП. Это поможет понять, какие подходы наиболее эффективны, и совершенствовать ваши информационные письма, делать их более дружелюбными и человечными.
5. Выделяйте главное визуально. Используйте выделение полужирным или курсивом. Но не цветом! Цветные шрифты в деловой корреспонденции, по меньшей мере, неуместны.
6. Будьте последовательны. Поддерживайте единое оформление, тон и манеру изложения во всех информационных письмах компании.
7. Не забывайте о человеческом факторе. Даже самое содержательное и емкое письмо будет работать еще эффективнее, если вы проявите искреннее участие и доброжелательность.
8. Прочитайте книгу «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» Александры Карепиной. Это даст вам большой объем знаний и некоторое количество лайфхаков для корректной и продуктивной деловой переписки.
9. Призовите на помощь искусственный интеллект. Если дело совсем не идет, попросите сгенерировать текст послания нейросеть. Это может дать вам если не готовый вариант, то толчок, а еще и направление мыслей подсказать.

Читайте также:

Что такое бизнес-процессы в организации: примеры, виды, управление, анализ и автоматизация

Коротко о главном

• Информационные письма — важный вид современной деловой корреспонденции. Их основная цель — оперативно доносить до получателей важную информацию.
• Такие документы бывают разных видов: уведомительные, разъяснительные, сопроводительные, пригласительные, отчетные, благодарственные, извинительные, поздравительные. Есть и другие, но эти встречаются чаще всего.
• Основные их задачи — сообщать новости, побуждать к действиям, демонстрировать открытость и экспертность компании, поддерживать коммуникацию с целевой аудиторией.
• Составление эффективных информационных писем требует четкого понимания цели, тщательного отбора информации, грамотного структурирования текста и соблюдения делового стиля.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Подробнее