Что такое дедлайн простыми словами, что значит и где применяется

На работе часто можно услышать необычные слова от коллег: митапы, митинги, брейнштормы, факапы, скилы, пушить, апдейтить, чекнуть и другие. В каждом офисе используемый сленг может отличаться и приходя на новое место часто приходится задавать много вопросов «Гуглу», чтобы понять коллег и быть с ними на одной волне.

В статье рассказываем об одном из самых значимых офисных слов — дедлайне. Объясняем какие они бывают, для чего нужны, как не допустить срыва и как правильно их ставить, чтобы они выполнялись в срок.

Что такое дедлайн

Дедлайн (от англ. deadline) — это линия смерти, мертвая линия или черта. Понятие появилось во времена Гражданской войны в 1860 годах. «Линия смерти» была ограждением вокруг тюрьмы в США, переступив которое заключенный получал пулю от часового. Сейчас кровавое прошлое термина в прошлом и никто не убьет за его нарушение, но его все равно стараются выполнять в срок. По-другому дедлайн может быть назван как:

• крайний срок;
• лимит;
• конец периода;
• край;
• цейтнот;
• временное ограничение;
• дата выполнения.

Простыми словами, дедлайн — это конечный срок выполнения какой-либо задачи. Задачи могут быть абсолютно разными и зависеть от области применения. Например, срок сдачи мобильного приложения заказчику или срок сдачи в эксплуатацию жилого комплекса от застройщика.

Что такое редлайн

Редлайн — контрольная точка, которая назначается перед дедлайном. Обычно ставится за несколько дней до наступления крайнего срока, служит предварительной «репетицией» и помогает выявить и исправить ошибки до финальной сдачи.

Для чего нужен дедлайн

Основной смысл постановки дедлайна — дать понимание всем сторонам о четких сроках выполнения задачи. В глазах исполнителей задача без сроков негласно приобретает статус необязательной к исполнению и низкоприоритетной — об этом нужно всегда помнить.

Среди других целей можно выделить следующие.

Возможность разбить на подзадачи

Большая задача и длинный срок выполнения пугают и значительно повышают уровень стресса исполнителей.

Многие большие задачи включают в себя несколько разноплановых действий, этапов или задач. Исполнители часто не в состоянии грамотно расставить приоритеты и концентрируются на том, что легче и быстрее выполнить, а крупные и долгие задачи оставляют на потом. Чтобы этого избежать, можно на старте разбить большую многомесячную задачу на кучу маленьких и легко выполнимых. Каждой подзадаче следует назначить отдельный дедлайн.

Назначение нескольких ответственных

Зная дату завершения и оценив объем работ, можно назначить несколько исполнителей и каждому их них установить крайние сроки.

Планирование рабочего времени

Зная список своих задач и крайние сроки для каждой из них, исполнители и постановщики задач могут эффективнее планировать свое рабочее время, не отвлекаться на выяснение деталей, сроков и расставление приоритетов.

Возможность запуска параллельных этапов или задач

Зная конечный срок задачи можно запустить несколько независящих друг от друга подзадач в параллель.

Суть разделения состоит в том, что все задачи могут выполняться самостоятельно разными исполнителями и не соприкасаться друг с другом, но все они часть одной большой задачи и должны быть закончены к единому сроку.

Где применяются дедлайны

Понятие «дедлайн» давно вышло за пределы офисной жизни и может быть применимо к самым разным задачам и процессам в повседневной жизни.

Крайний срок может быть у многих процессов: оплаты за интернет, утреннего подъема, прибытия в аэропорт ко времени, заливки фундамента на стройке, открытия магазина и многого другого.

Рассмотрим подробнее сферы применения дедлайнов и примеры использования.

Управление проектами

Самым привычным местом употребления слова «дедлайн» остается управление проектами. Проектный менеджмент требует разбивки проекта на этапы и подзадачи, назначения ответственных и четкий контроль соблюдения сроков.

Как правило, компания придерживается одной из методологий управления проектами и каждая методология имеет свое отношение к соблюдению дедлайнов: от жесткого и четкого соблюдения сроков до гибкого планирования и возвращения на предыдущие этапы.

Читайте также:

Что такое Agile: особенности и отличия гибкой методологии и как ее внедрить в рабочий процесс

Программирование

В программировании дедлайны используются для обозначения крайнего срока сдачи проекта, релиза программы, выпуска обновлений. Отдельные сроки могут быть установлены на программирование отдельных частей программы, модулей, функций.

Читайте также:

15 лучших книг для программистов: чтобы читать и понимать код

СМИ, журналистика, интернет-издания

Крайние сроки в этой сфере используются для обозначения дат и сроков:

• выпуска материалов;
• публикации;
• сдачи материала;
• согласования темы;
• сдачи плана статьи;
• сбора материала и фактуры;
• для верстки, дизайна и т.д.

Для печатных и регулярных электронных изданий крайние сроки еще более жесткие и за их нарушение компания будет нести ощутимые финансовые убытки, а нарушители могут быть наказаны вплоть до увольнения.

Например, журнал выходит каждый месяц 15 числа. Попасть в точки продаж, киоски и магазины он должен до обеда 15 числа, напечатать его должны не позднее вечера 14 числа, согласовать финальную версию не позднее 13 числа и т. д. Если хоть один дедлайн будет сорван — пострадает вся цепочка и убытки неминуемы.

В продажах и рекламе

В продажах дедлайн может быть как для продавца так и для покупателя:

• Для покупателя. Крайний срок мотивирует быстрее принять решение о покупке.

Еще один пример мотивации покупателя и выставление дедлайна — заключение договора с предоплатой и обязательством внести оставшуюся сумму до определенного числа. Не успел — теряешь предоплату и возникает необходимость заключать новый договор.

• Для продавца. Продавца в первую очередь мотивирует факт заключения сделки и получения денег.

Например, менеджеру по продажам выгодно как можно быстрее отправить коммерческое предложение, договор, смету и другие документы, чтобы сделка состоялась и он получил клиента, а также свой процент с продажи. Он обозначает даты этих действий для клиента и обе стороны понимают сроки и что требуется подготовить для наступления следующего шага сделки.

Законодательство

В сфере законодательства дедлайны могут быть применимы к датам сдачи отчетности, подачи данных или документов, оплаты ежемесячных и ежегодных счетов, уплаты налогов и штрафов.

Просрочка дедлайна в данной сфере, несет наложение штрафов, но может доходить и до привлечения к административной или даже уголовной ответственности.

Фриланс и бизнес

Дедлайны в этой сфере устанавливаются между клиентами и исполнителями услуг для разных видов сотрудничества:

• Официальное. Сопровождается заключением договора, в котором прописываются четкие сроки выполнения всех работ или оказания услуг. Помимо сроков, обычно имеется раздел со штрафами и взысканиями за невыполнение обязательств по договору и срыва дедлайнов.
• Неофициальное. При такой форме сотрудничества все договоренности происходят устно и работа ведется «на доверии» сторон. Следствием срыва дедлайнов может быть отказ от оплаты и уход клиента.

Виды дедлайнов

Все дедлайны различаются по степени жесткости и сжатости сроков.

Мягкий или плавающий

Такой дедлайн допускает возможности сдвинуть или перенести его, увеличить срок при необходимости.

Например, подать документацию в следующем месяце. У задачи нет четкой даты выполнения и исполнитель может самостоятельно выбрать любой день месяца для выполнения.

Жёсткий или фиксированный

Такие дедлайны имеют четкие и жесткие сроки выполнения. За срыв оговоренных дат следует наказание или взыскание. Сроки нельзя переносить без наступления последствий.

Например, есть задача выпустить определенное количество продукции с новым дизайном и отгрузить ее до даты N заказчику. Первый этап задачи выполняется дизайнерами, которые создают этот дизайн. При срыве или переносе сроков производство никак не может выполнить свою часть работы и клиент не получает товар. Дедлайн сорван, компания терпит убытки.

Сверхсложный и нереалистичный

Бывают дедлайны, которые балансируют на грани человеческих возможностей. Результат постановки таких сроков — задача будет не выполнена, либо выполнена, но исполнители «выгорят» и их дальнейшая работоспособность будет сильно понижена.

Принципы работы дедлайна

• Не откладывать на потом, то что можно сделать прямо сейчас и забыть про эту задачу.
• Не устанавливать дедлайн другим исходя из собственных сил и ресурсов. Разным людям требуются разные сроки.
• Расставлять приоритеты и не хвататься за все сразу. Результатом будет просрочка и некачественное выполнение всего и сразу.
• Выделять конкретное рабочее время под задачу, во время которого ни на что не отвлекаться. Закончилось время — делаем свои дела. В выделенное время — только работа и выполнение задачи.
• Относиться серьезно к дедлайнам. Не пренебрегать и не задвигать в дальний ящик нелюбимые задачи и занятия.
• Не задвигать задачу без крайнего срока. Если сроков нет — выясняем. Даже если клиент или руководитель не говорит сроки и обещает ждать вечно, сами называем сроки и придерживаемся. Иначе вечно придется ждать и денег тоже.
• Ставить достижимые дедлайны. No comments.
• Разбивать задачи на мелкие подзадачи и ставить им сроки. Получаем вместо болезненного дедлайна «нужно вчера» вполне комфортные и выполнимые сроки.
• Закладывать отдельные сроки на правки и согласования.

Плюсы и минусы дедлайнов

К преимуществам постановки четких сроков можно отнести:

• высокую вероятность уложиться в оговоренный срок;
• возможность разбить проект на подзадачи, расставить приоритеты и назначить ответственных;
• мотивация сотрудников выполнить больше, получить премию или похвалу, выполнить и достигнуть определенной карьерной цели;
• выявление безответственных и неэффективных членов команды, чтобы вовремя принять меры;
• оптимальное распределение времени, комфортные условия выполнения;
• возможность разделения нагрузки и привлечения нескольких исполнителей;
• способность ставить зависимые задачи и начинать другие по готовности первой.

К недостаткам можно отнести:

• стресс исполнителя при приближении срока;
• конфликты, штрафы, финансовые потери из-за срыва дедлайнов;
• ущерб качеству конечного продукта или услуги.

Адекватно поставленные дедлайны положительно сказываются на атмосфере в коллективе и повышают работоспособность команды, нереалистичные — накаляют рабочую атмосферу, демотивируют исполнителей и заставляют работать «спустя рукава» из-за заведомой недостижимости и последствий.

Читайте также:

Что такое менеджмент: где обучиться, функции, виды и уровни, задачи, зарплаты

Распространенные ошибки в постановке дедлайнов

• Слишком большие или слишком маленькие сроки. Избыточно большие сроки с запасом приводят к расслабленности исполнителей, а слишком маленькие и нереалистичные — к стрессам и выгоранию.
• С кнутом должен быть и пряник. Если за срыв дедлайна штрафы, увольнения и лишение чего-либо, за выполнение тоже должно быть что-то поощрительное.

• Плохое планирование. Если одна из сторон в силу некомпетентности или максимализма переоценивает или недооценивает свои возможности — срыва сроков не избежать.
• Незапланированные форс-мажоры. Не все срывы сроков можно предугадать и спрогнозировать. Есть факторы, не зависящие от человека и если дедлайны установлены жесткие и без возможности их передвинуть — нужно закладывать дополнительный срок на форс-мажор.

Почему мы на самом деле срываем дедлайны: психология прокрастинации

Сорванный дедлайн — это почти всегда не вопрос лени или плохой организации труда. Это верхушка айсберга, под которой скрываются глубокие и сложные психологические механизмы. Мы снова и снова откладываем важное, даже понимая последствия. Почему? Разберемся в истинных причинах, которые стоят за нашей прокрастинацией.

Закон Паркинсона: работа заполняет все отведенное время

«Работа заполняет время, отпущенное на неё» (С. Норткот Паркинсон). Если на задачу дана неделя, вы будете делать ее неделю. Если на ту же задачу дать три дня — вы уложитесь в три дня, и качество результата, скорее всего, не пострадает.

Мы подсознательно растягиваем задачи, чтобы они занимали все доступное время. Длинный дедлайн не означает, что задача сложная; он означает, что у нас есть простор для отсрочек. Мы начинаем работу в последний момент, потому что дедлайн кажется далеким и абстрактным, а срочные, но не важные мелочи успешно создают иллюзию занятости.

Эффект Зейгарник: незавершенные дела «висят» в голове

Психолог Блюма Зейгарник установила, что человеческий мозг лучше запоминает и постоянно «крутит» незавершенные задачи, в то время как завершенные быстро забываются.

Звучит парадоксально, но именно этот эффект может подпитывать прокрастинацию. Мы откладываем большую и сложную задачу, но она продолжает фоново «висеть» в нашем сознании, вызывая тревогу и стресс. Чтобы избавиться от этого неприятного чувства, мы занимаемся чем угодно другим (проверяем почту, убираем стол), лишь бы не приступать к главному. В итоге мы и испытываем стресс от незавершенности, и не продвигаемся в работе.

Перфекционизм: враг сделанного

Перфекционизм — это не стремление к идеалу, а страх перед неидеальным результатом. Установка «либо идеально, либо никак» парализует волю.

Перфекционист боится начать, потому что не уверен, что сможет сделать безупречно с первого раза. Он зацикливается на мелочах, постоянно переделывает уже готовые части работы и не может поставить точку, считая результат «сырым». Время уходит на бесконечные правки, а дедлайн тем временем безжалостно приближается. В итоге проект либо сдается с опозданием, либо не сдается вообще.

Ошибка планирования: нереалистичная оценка времени

Мы хронически недооцениваем время, необходимое для выполнения задачи, даже если имеем подобный опыт в прошлом. Это когнитивное искажение, известное как «ошибка планирования».

Мы строим идеальный план в вакууме, не учитывая форс-мажоры, усталость, необходимость согласований и просто тот факт, что все всегда идет не так, как планировалось. Мы оптимистично смотрим в будущее, забывая, что на пути встанут непредвиденные обстоятельства, болезни и срочные задачи от руководства. В результате наш красивый план рассыпается при первом же столкновении с реальностью.

Понимание этих механизмов — первый шаг к победе над прокрастинацией. Осознав, что вами движет не лень, а, например, страх не идеального результата (перфекционизм) или желание избежать тревоги (эффект Зейгарник), вы сможете выработать адресные контрмеры. Дедлайн — это не враг, а инструмент. И чтобы он работал на вас, а не против вас, нужно договориться в первую очередь с собственным мозгом.

Причины прокрастинации очень часто кроются в физиологии центральной нервной системы. РБК со ссылкой на исследования Рурского университета в Бохуме (Германия) сообщает, что у людей, склонных к прокрастинации, миндалина (часть головного мозга, которая отвечает за эмоции, в том числе страх) больше, чем у трудоголиков и исполнительных сотрудников.

Как выполнить задачу в срок

Дедлайны срывают абсолютно все исполнители — это факт. Но есть несколько шагов, которые могут минимизировать срывы и помочь не прослыть безответственным исполнителем:

1. Сразу при получении задачи подробно ее изучите и оцените: сколько реально потребуется времени, какие ресурсы нужно задействовать и есть ли они в наличии, кого требуется привлечь и т.д. После оценки задачи, если она изначально имеет нереалистичный срок — идите к постановщику и конструктивно обсудите перенос сроков. В большинстве случаев постановщик пойдет на встречу.
2. Если задач или подзадач сильно больше, чем реально возможно выполнить — расставьте приоритеты или попросите постановщика помочь с этим.
3. Разбейте крупные задачи на более мелкие и легкие, делайте списки и чек-листы. Не забывайте устанавливать сроки для каждой из подзадач.
4. Добавляйте к срокам небольшой запас времени.
5. Если что-то не так с задачей, говорите сразу. На старте почти любая проблема будет решена просто и быстро, а при «горящем» дедлайне решения будут болезненные для всех сторон.

Мы используем различные методы контроля дедлайнов: в конкретном случае все зависит от того, какая роль выполняет задачу и какой типа задачи. Все клиентские задачи ставятся в Bitrix24, по ним проставляются дедлайны и учет сроков идет там. Там можно строить различный вид отображения задач со сроками в виде списка, канбана или диаграммы Ганта. Личные/менеджерские задачи не регламентированы в части системы дедлайнов и тайм-менеджмента.

Есть задача, есть срок. Далее каждый использует те инструменты, которые удобны. У кого-то это таск-трекеры, у кого-то гугл-таблицы, кто-то любит вносить все задачи от руки себе в блокнот или ежедневник и вычеркивать их по мере их выполнения. Мы внутри команды постоянно делимся опытом на тему тайм-менеджмента, рассказываем какие-то фишки и каждый пробует разные варианты, пока не найдет наиболее удобный и эффективный для него.

Елена Апухтина

Руководитель группы развития бизнеса

Проверенные техники управления дедлайнами: от Pomodoro до Матрицы Эйзенхауэра

Понимать причины прокрастинации — это только половина дела. Вторая половина — вооружиться конкретными инструментами, которые помогут взять дедлайны под контроль. Эти техники давно доказали свою эффективность на практике миллионами людей. Выберите те, что подходят именно вам, и начните применять их уже сегодня.

Метод «Помидора» (Pomodoro Technique)

Эта техника идеально борется с желанием отложить работу и помогает сохранить фокус на одной задаче, разбивая ее на короткие интервалы.

Как это работает:

1. Выберите задачу. Определите, над чем будете работать.
2. Поставьте таймер на 25 минут. Этот интервал называется один «помидор».
3. Работайте, не отвлекаясь. В течение этих 25 минут все ваше внимание должно быть посвящено задаче. Если в голову приходит посторонняя мысль (написать письмо, погуглить что-то), быстро запишите ее и возвращайтесь к работе.
4. Сделайте короткий перерыв (5 минут). Обязательно отойдите от рабочего места: пройдитесь, выпейте воды, посмотрите в окно. Не проверяйте соцсети — это не отдых, а смена вида деятельности.
5. Повторите цикл. После каждых 4-х «помидоров» сделайте длинный перерыв на 20-30 минут.

Метод превращает огромную пугающую задачу в серию маленьких и понятных спринтов. Вы перестаете бояться начать, а регулярные перерывы предотвращают выгорание.

Блокирование времени (Time Blocking)

Эта техника — прямой ответ Закону Паркинсона. Если работа заполняет все отведенное время, значит, нужно сознательно ограничить это время, назначив ей «свидание» в календаре.

Как это работает:

1. Возьмите свой календарь — цифровой или бумажный.
2. Расставьте приоритеты. Определите 3-5 самых важных задач на день/неделю.
3. Заблокируйте для них время. Назначьте каждой задаче конкретный временной блок в календаре, как будто это важная встреча, которую нельзя пропустить. Будьте реалистичны в оценке длительности.
4. Защищайте эти блоки. В это время вы не доступны для совещаний, внезапных поручений и соцсетей. Вы на «встрече» с самой важной задачей.

Техника создает структуру дня и не позволяет срочным, но не важным делам отвлекать вас от стратегических целей. Вы работаете проактивно, а не реагируете на внешние раздражители.

Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Эйзенхауэр говорил: «Что важно, редко бывает срочно, а что срочно — редко важно». Его матрица помогает разделить все задачи на 4 категории и понять, какие из них на самом деле приближают вас к дедлайну.

Как это работает:

Нарисуйте квадрат, разделенный на четыре поля:

• Квадрат 1: Важные и срочные. Кризисы, дедлайны на носу, проблемы со здоровьем. Делайте их немедленно.
• Квадрат 2: Важные, но не срочные. Стратегическое планирование, обучение, проекты с удаленным дедлайном, отдых. Это ваша приоритетная зона. Именно здесь нужно планировать время (с помощью Time Blocking!).
• Квадрат 3: Срочные, но не важные. Входящие звонки, некоторые письма и совещания. Делегируйте их или сведите к минимуму.
• Квадрат 4: Не срочные и не важны. Соцсети, бесценный серфинг в интернете, пустая трата времени. Удаляйте их из своего расписания.

Матрица мгновенно проясняет, на что вы тратите силы. Большинство прокрастинирует в Квадрате 4, тушит пожары в Квадрате 1, а главные цели (Квадрат 2) вечно откладываются. Сместите фокус на Квадрат 2, и дедлайны перестанут быть авралами.

Обратное планирование (Reverse Planning)

Этот метод идеально подходит для работы над крупными проектами с финальным дедлайном. Вы начинаете планировать не от текущего дня, а от даты сдачи.

Как это работает:

1. Зафиксируйте конечный дедлайн.
2. Определите последний ключевой шаг. Что нужно сделать непосредственно перед сдачей? Например, отправить финальную версию.
3. Задайте вопрос: «Что нужно сделать прямо перед этим?». Например, финальная вычитка.
4. Продолжайте двигаться назад по цепочке необходимых действий, пока не дойдете до задачи, которую можете выполнить прямо сегодня.
5. Расставьте дедлайны для каждого промежуточного шага. Теперь у вас есть четкий пошаговый план с контрольными точками.

Метод гарантирует, что вы ничего не упустите и равномерно распределите нагрузку, а не будете делать все в последнюю ночь.

Правило двух минут: мелочи не копятся

Это правило из методологии GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена помогает предотвратить накопление мелких задач, которые создают информационный шум и стресс.

Как это работает:

Сформулируйте простое правило: Если задача требует меньше двух минут, чтобы ее выполнить, — сделайте ее немедленно.

1. Ответить на короткое письмо?
2. Записать встречу в календарь?
3. Помыть чашку после кофе?
4. Отправить коллеге короткое сообщение?

Ответ один: сделать сейчас!

Вы мгновенно разгребаете рутину, которая в противном случае висела бы в голове (эффект Зейгарник!), отвлекая от более важных дел. Это освобождает ментальное пространство и создает ощущение контроля и продуктивности.

Не пытайтесь внедрить все техники сразу, начните с одной-двух, которые показались вам наиболее близкими. Поэкспериментируйте неделю: когда они войдут в привычку, добавьте следующую. Управление временем — это навык, который оттачивается практикой.

Последствия срыва дедлайна

Исполнителям, которые не смотря на все усилия все же сорвали дедлайн, приходится не сладко. Помимо недовольства постановщика они получают массу негативных последствий:

• чувство разочарования в себе, своих силах;
• нарастающий стресс и дедлайны, которые рассыпаются как карточный домик один за другим;
• необходимость объясняться с постановщиком, руководителем или заказчиком;
• потерянное время;
• потеря денег для обеих сторон;
• потеря доверия и репутации;
• уход клиентов к конкурентам;
• увольнение, штрафы или гражданско-правовая ответственность.

Как правильно ставить дедлайны команде

Эффективный дедлайн — это не ультиматум, а инструмент координации и мотивации. Неправильно поставленные сроки демотивируют команду, провоцируют выгорание и снижают качество работы. Вот ключевые принципы, которые помогут вам ставить дедлайны так, чтобы их соблюдали.

Принцип SMART

Убедитесь, что дедлайн соответствует критериям SMART:

• S (Specific), Конкретный. Не «сделайте скоро», а «предоставьте отчет по итогам A/B-теста».
• M (Measurable), Измеримый. Результат должен поддаваться количестенной оценке: «отчет на 3 страницы с выводами и рекомендациями».
• A (Achievable), Достижимый. У команды должны быть все ресурсы (время, бюджет, компетенции) для выполнения.
• R (Relevant), Значимый. Объясните, зачем это нужно и какую ценность задача несет для общего проекта.
• T (Time-bound), Ограниченный по времени. Четкая дата и время: «до 18:00 следующей пятницы».

Читайте также:

Что такое цели по СМАРТ: обзор метода и пошаговый гайд с примерами

Согласуйте, а не спускайте сверху

Вместо того, чтобы назначать срок в одностороннем порядке, проведите короткое планирование с исполнителем. Спросите: «Как тебе кажется, реалистичен ли этот срок? Какие риски ты видишь? Что нужно для того, чтобы уложиться?». Диалог позволяет выявить скрытые сложности, о которых вы могли не знать, и дает членам команды чувство ответственности за взятые обязательства.

Декомпозируйте крупные цели

Большой и далекий дедлайн на крупный проект вызывает тревогу и провоцирует прокрастинацию. Разбейте большую цель на мелкие, понятные этапы с промежуточными контрольными точками. Вместо дедлайна «запустить сайт 1 декабря» поставьте «согласовать структуру – 1 октября», «завершить дизайн – 1 ноября», «протестировать прототип – 15 ноября».

Закладывайте буфер, но не говорите о нем команде

Всегда закладывайте резерв времени (10-20 %) на непредвиденные обстоятельства в общий срок проекта. Для команды ставьте дедлайн на 10-20 % раньше реального. Это страховка от форс-мажоров, которая позволяет вам оставаться спокойным и не давить на команду, если возникнут задержки. Команда работает в комфортном режиме, а вы сдаете проект вовремя.

Объясняйте «зачем»

Люди гораздо мотивированнее выполняют задачи, когда понимают их цель и контекст. Не просто «Сделайте это к пятнице», а «Нам важно получить эти данные к пятнице, чтобы в понедельник успеть подать заявку на финансирование, от которого зависит следующий этап нашего проекта».

Обеспечьте ресурсы и поддержку

Дедлайн — это не только о времени а о возможности его соблюсти. Убедитесь, что у команды есть доступ ко всем необходимым инструментам, данным и полномочиям. Заранее предусмотрите, кто будет решать возникающие блокировки и вопросы.

Краткий чек-лист руководителя:

• Дедлайн соответствует критериям SMART?
• Я обсудил срок с исполнителем и учел его мнение?
• Крупная цель разбита на этапы?
• Заложен буфер времени на форс-мажоры?
• Я объяснил команде ценность и цель задачи?
• У команды есть все необходимое для работы?

Помните: реалистичный, согласованный и понятный дедлайн — это признак уважения ко времени и экспертизе вашей команды. Он не снижает, а повышает производительность и лояльность.

Советы и рекомендации от экспертов для постановщиков

При написании статей в блог мы просим исполнителей самостоятельно устанавливать дедлайны для каждого из этапов. Это дисциплинирует авторов, уменьшает уровень стресса и учит адекватно оценивать свои ресурсы.

Если автор не справился — он в первую очередь подвел самого себя и не выполнил собственное обещание. Следующий дедлайн он поставит также самостоятельно и только от него будет зависеть насколько его слова будут соответствовать действительности.

Мы высоко ценим тех, кто соблюдает дедлайны и отвечает за свои слова. Люди — ценнейший ресурс нашей редакции.

Алексей Александров

Сооснователь контент-агентства и главред Kokoc.com

Мы очень не любим тех кто систематически нарушает и переносит дедлайны. Это сильно парализует работу редакции, нарушает график выхода статей и создает неравномерную нагрузку на редакцию.

С такими людьми мы прощаемся сразу, как понимаем что это не разовые косяки, а уже вошло в систему. Ситуации в жизни, конечно, бывают разные и мы все понимаем и обычно идем на встречу, но если перед нами человек-стихийное бедствие, мы точно не сработаемся.

Тянуть за собой в долгосрочной перспективе такого автора оказывается невыгодно обеим сторонам. Мы в данной ситуации остаемся недовольны сроками и, часто, качеством, а автор — гонораром.

Виктория Кучинова

Сооснователь контент-агентства и шеф-редактор Kokoc.com

Еще один очень важный момент — прозрачность дедлайнов. Исполнители должны видеть что за дедлайнами следят, работа идет и о сроках нельзя забывать.

Не стесняйтесь публично напоминать о приближающихся или просроченных дедлайнах. Не в личку, а именно в общий чат исполнителей или чат по задаче/проекту. Тегайте и призывайте членов команды, обращайтесь с напоминанием целенаправленно к человеку — это добавляет дополнительную мотивацию и напоминает о важности поставленной задачи. И обещания о новых сроках данные публично тоже не дают расслабиться.

Ну и без публичных порок иногда не обойтись. Члены команды должны знать, почему уходят или исключаются из проекта другие исполнители и какие санкции от руководства могут быть применены к нарушителям дедлайнов.

Алексей Александров

Сооснователь контент-агентства и главред Kokoc.com

FAQ по дедлайнам

Рассмотрю наиболее острые вопросы, которые касаются установления крайних сроков исполнения задач.

Я срываю только свои личные дедлайны (например, для самообразования), а рабочие всегда соблюдаю. В чем дело?

Это классическое проявление «эффекта аудитории» (Social Facilitation). На работе за вами наблюдают коллеги и руководитель, и ваша репутация напрямую зависит от результата. Срыв грозит социальными последствиями. Личные же цели анонимны, и единственный судья — вы сами. Чтобы это исправить, создайте искусственную «аудиторию»: договоритесь с другом отчитаться о прочитанной главе, публично заявите о своей цели в соцсетях или наймите коуча. Внешний взгляд превратит внутренний дедлайн во внешний.

Почему я часто срываю дедлайны, которые сам же себе и установил?

Потому что мозг прекрасно отличает реальные обязательства от условных договоренностей с самим собой. Внутренние обещания легко нарушить, так как цена срыва — лишь чувство вины, которое мы научились игнорировать. Решение — повысить «цену» срыва. Используйте техники:

• Договор с другом на деньги (например, сервис StickK.com): вы ставите на кон сумму, которую потеряете, если не уложитесь.
• Публичное обязательство: пообещайте результат группе людей, чье мнение для вас ценно.

Бывает ли «слишком много дедлайнов»? Как понять, что их количество стало критическим?

Да, и это верный путь к выгоранию. Ключевой признак — исчезновение «буферного» времени между задачами. Когда дедлайны выстраиваются в плотную линию без зазоров, любая мелкая задержка или непредвиденная задача вызывает лавинообразный срыв всех сроков. Тревожные звоночки:

• Вы постоянно переключаетесь между задачами, не завершая их.
• У вас нет времени на рутину и оперативные вопросы.
• Вы работаете в режиме «тушения пожаров» 24/7.

Проведите «аудит дедлайнов». Выпишите все на месяц и безжалостно делегируйте, пересогласовывайте или отказывайтесь от тех, что не соответствуют ключевым целям.

Какой главный психологический прием, чтобы перестать бояться приближающегося дедлайна?

Сместить фокус с «успеть к дате» на «сделать первый шаг прямо сейчас». Страх парализует, когда мы думаем о всей громоздкой задаче целиком. Задайте себе не вопрос «Как мне успеть всё?», а вопрос «Какой самый минимальный шаг я могу сделать за следующие 15 минут?». Открыть документ. Написать первый абзац. Сделать один звонок. Этот прием обманывает мозг, снижая сопротивление и запуская процесс работы.

Я перфекционист и всегда срываю дедлайны, потому что не могу остановиться и сделать «как получится». Что делать?

Введите понятие «минимально жизнеспособный продукт» (MVP). Перед началом работы четко определите три уровня качества:

1. Хорошо (минимум, который можно сдать).
2. Отлично (то, к чему вы стремитесь).
3. Идеально (недостижимый идеал, на который уйдет 80 % времени).
   Ваша задача — осознанно сдать работу на уровне «Хорошо». Убедите себя, что «сделано хорошо и вовремя» всегда лучше, чем «сделано идеально, но с опозданием в неделю». Часто после сдачи MVP выясняется, что требовался именно он.

Читайте также:

Мотивация сотрудников: как мотивировать персонал работать эффективнее

Коротко о главном

• Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи, сдачи проекта, завершения чего-либо.
• Срывать дедлайны — очень плохо с финансовой и репутационной точки зрения.
• Предупредить и перенести «горящие» сроки гораздо лучше, чем замалчивать до последнего и все сорвать.
• Адекватные дедлайны с выполнимыми реалистичными сроками хорошо мотивируют исполнителей, поддерживают хорошую атмосферу в коллективе и повышают работоспособность, плохие — наоборот.