На работе часто можно услышать необычные слова от коллег: митапы, митинги, брейнштормы, факапы, скилы, пушить, апдейтить, чекнуть и другие. В каждом офисе используемый сленг может отличаться и приходя на новое место часто приходится задавать много вопросов «Гуглу», чтобы понять коллег и быть с ними на одной волне.
В статье рассказываем об одном из самых значимых офисных слов — дедлайне. Объясняем какие они бывают, для чего нужны, как не допустить срыва и как правильно их ставить, чтобы они выполнялись в срок.
Что такое дедлайн
В переводе с английского dead line — это линия смерти, мертвая линия или черта. Появилось понятие во времена Гражданской войны в 1860 годах. «Линия смерти» была ограждением вокруг тюрьмы в США, переступив которое заключенный получал пулю от часового. Сейчас кровавое прошлое термина deadline в прошлом и никто не убьет за его нарушение, но его все равно стараются выполнять в срок.
По другому дедлайн может быть назван:
- крайний срок;
- лимит;
- конец периода;
- край;
- цейтнот;
- временное ограничение;
- дата выполнения.
Простыми словами, дедлайн — это конечный срок выполнения какой-либо задачи. Задачи могут быть абсолютно разными и зависеть от области применения. Например, срок сдачи мобильного приложения заказчику или срок сдачи в эксплуатацию жилого комплекса от застройщика.
Что такое редлайн
Редлайн — контрольная точка, которая назначается перед дедлайном. Обычно ставится за несколько дней до наступления крайнего срока, служит предварительной «репетицией» и помогает выявить и исправить ошибки до финальной сдачи.
Пример использования:
Есть дата сдачи готового сайта заказчику — N число. За неделю или две ставится редлайн, на котором собирается команда проекта, детально смотрит что уже готово и составляет список ошибок и доработок. За оставшийся до дедлайна срок команда успевает все исправить и сдача проекта заказчику проходит более гладко.
Для чего нужен дедлайн
Основной смысл постановки дедлайна — дать понимание всем сторонам о четких сроках выполнения задачи. В глазах исполнителей задача без сроков негласно приобретает статус необязательной к исполнению и низкоприоритетной — об этом нужно всегда помнить.
Среди других целей можно выделить:
- Возможность разбить на подзадачи. Большая задача и длинный срок выполнения пугают и значительно повышают уровень стресса исполнителей.
- Назначение нескольких ответственных. Зная дату завершения и оценив объем работ, можно назначить несколько исполнителей и каждому их них установить крайние сроки.
- Планирование рабочего времени. Зная список своих задач и крайние сроки для каждой из них, исполнители и постановщики задач могут эффективнее планировать свое рабочее время, не отвлекаться на выяснение деталей, сроков и расставление приоритетов.
- Возможность запуска параллельных этапов или задач. Зная конечный срок задачи можно запустить несколько независящих друг от друга подзадач в параллель.
Многие большие задачи включают в себя несколько разноплановых действий, этапов или задач. Исполнители часто не в состоянии грамотно расставить приоритеты и концентрируются на том, что легче и быстрее выполнить, а крупные и долгие задачи оставляют на потом. Чтобы этого избежать, можно на старте разбить большую многомесячную задачу на кучу маленьких и легко выполнимых. Каждой подзадаче следует назначить отдельный дедлайн.
Например, есть задача — компании нужно подготовиться к выставке. Крупная задача включает в себя множество подзадач, которые могут выполняться разными отделами компании:
- отдел дизайна разработает дизайн раздаточных POS-материалов;
- отдел маркетинга закажет дизайн и изготовление выставочных стендов;
- видеопродакшн создаст рекламные ролики для демонстрации;
- производство подготовит и изготовит примеры продукции для демонстрации;
- и т. д.
Суть разделения — все задачи могут выполняться самостоятельно разными исполнителями и не соприкасаться друг с другом, но все они часть одной большой задачи и должны быть закончены к единому сроку.
Где применяются дедлайны
Понятие «дедлайн» давно вышло за пределы офисной жизни и может быть применимо к самым разным задачам и процессам в повседневной жизни.
Крайний срок может быть у многих процессов: оплаты за интернет, утреннего подъема, прибытия в аэропорт ко времени, заливки фундамента на стройке, открытия магазина и многого другого.
Рассмотрим подробнее сферы применения дедлайнов и примеры использования.
Управление проектами
Самым привычным местом употребления слова «дедлайн» остается управление проектами. Проектный менеджмент требует разбивки проекта на этапы и подзадачи, назначения ответственных и четкий контроль соблюдения сроков.
Как правило, компания придерживается одной из методологий управления проектами и каждая методология имеет свое отношение к соблюдению дедлайнов: от жесткого и четкого соблюдения сроков до гибкого планирования и возвращения на предыдущие этапы.
.jpg)
Программирование
В программировании дедлайны используются для обозначения крайнего срока сдачи проекта, релиза программы, выпуска обновлений. Отдельные сроки могут быть установлены на программирование отдельных частей программы, модулей, функций.
.jpg)
СМИ, журналистика, интернет-издания
Крайние сроки в этой сфере используются для обозначения:
- даты выпуска материалов;
- даты публикации;
- дата сдачи материала;
- дата согласования темы;
- дата сдачи плана статьи;
- сроки на сбор материала и фактуры;
- промежуточные сроки для верстки, дизайна и т.д.
Для печатных и регулярных электронных изданий крайние сроки еще более жесткие и за их нарушение компания будет нести ощутимые финансовые убытки, а нарушители могут быть наказаны вплоть до увольнения.
Например, журнал выходит каждый месяц 15 числа. Попасть в точки продаж, киоски и магазины он должен до обеда 15 числа, напечатать его должны не позднее вечера 14 числа, согласовать финальную версию не позднее 13 числа и т. д. Если хоть один дедлайн будет сорван — пострадает вся цепочка и убытки неминуемы.
В продажах и рекламе
В продажах дедлайн может быть как для продавца так и для покупателя:
- Для покупателя. Крайний срок мотивирует быстрее принять решение о покупке.
Например, купить товар пока не изменилась цена по скидке или не закончилось спецпредложение.
Еще один пример мотивации покупателя и выставление дедлайна — заключение договора с предоплатой и обязательством внести оставшуюся сумму до определенного числа. Не успел — теряешь предоплату и возникает необходимость заключать новый договор.
- Для продавца. Продавца в первую очередь мотивирует факт заключения сделки и получения денег.
Например, менеджеру по продажам выгодно как можно быстрее отправить коммерческое предложение, договор, смету и другие документы, чтобы сделка состоялась и он получил клиента, а также свой процент с продажи. Он обозначает даты этих действий для клиента и обе стороны понимают сроки и что требуется подготовить для наступления следующего шага сделки.
Законодательство
В сфере законодательства дедлайны могут быть применимы к датам сдачи отчетности, подачи данных или документов, оплаты ежемесячных и ежегодных счетов, уплаты налогов и штрафов.
Просрочка дедлайна в данной сфере, несет наложение штрафов, но может доходить и до привлечения к административной или даже уголовной ответственности.
Фриланс и бизнес
Дедлайны в этой сфере устанавливаются между клиентами и исполнителями услуг для разных видов сотрудничества:
- Официальное. Сопровождается заключением договора, в котором прописываются четкие сроки выполнения всех работ или оказания услуг. Помимо сроков, обычно имеет раздел со штрафами и взысканиями за невыполнение обязательств по договору и срыва дедлайнов.
- Неофициальное. При такой форме сотрудничества все договоренности происходят устно и работа ведется «на доверии» сторон. Следствием срыва дедлайнов может быть отказ от оплаты и уход клиента.
Виды дедлайнов
Все дедлайны различаются по степени жесткости и сжатости сроков:
- Мягкий или плавающий. Такой дедлайн допускает возможности сдвинуть или перенести его, увеличить срок при необходимости.
Например, подать документацию в следующем месяце. У задачи нет четкой даты выполнения и исполнитель может самостоятельно выбрать любой день месяца для выполнения.
- Жёсткий или фиксированный. Такие дедлайны имеют четкие и жесткие сроки выполнения. За срыв оговоренных дат следует наказание или взыскание. Сроки нельзя переносить без наступления последствий.
Например, есть задача выпустить определенное количество продукции с новым дизайном и отгрузить ее до даты N заказчику. Первый этап задачи выполняется дизайнерами, которые создают этот дизайн. При срыве или переносе сроков производство никак не может выполнить свою часть работы и клиент не получает товар. Дедлайн сорван, компания терпит убытки.
- Сверхсложный и нереалистичный. Бывают дедлайны, которые балансируют на грани человеческих возможностей. Результат постановки таких сроков — задача будет не выполнена, либо выполнена, но исполнители «выгорят» и их дальнейшая работоспособность будет сильно понижена.
Принципы работы дедлайна
- Не откладывать на потом, то что можно сделать прямо сейчас и забыть про эту задачу.
- Не устанавливать дедлайн другим исходя из собственных сил и ресурсов. Разным людям требуются разные сроки.
- Расставлять приоритеты и не хвататься за все сразу. Результатом будет просрочка и некачественное выполнение всего и сразу.
- Выделять конкретное рабочее время под задачу, во время которого ни на что не отвлекаться. Закончилось время — делаем свои дела. В выделенное время — только работа и выполнение задачи.
- Относиться серьезно к дедлайнам. Не пренебрегать и не задвигать в дальний ящик нелюбимые задачи и занятия.
- Не задвигать задачу без крайнего срока. Если сроков нет — выясняем. Даже если клиент или руководитель не говорит сроки и обещает ждать вечно, сами называем сроки и придерживаемся. Иначе вечно придется ждать и денег тоже.
- Ставить достижимые дедлайны. No comments.
- Разбивать задачи на мелкие подзадачи и ставить им сроки. Получаем вместо болезненного дедлайна «нужно вчера» вполне комфортные и выполнимые сроки.
- Закладывать отдельные сроки на правки и согласования.
Плюсы и минусы
К преимуществам постановки четких сроков можно отнести:
- высокую вероятность уложиться в оговоренный срок;
- возможность разбить проект на подзадачи, расставить приоритеты и назначить ответственных;
- мотивация сотрудников выполнить больше, получить премию или похвалу, выполнить и достигнуть определенной карьерной цели;
- выявление безответственных и неэффективных членов команды, чтобы вовремя принять меры;
- оптимальное распределение времени, комфортные условия выполнения;
- возможность разделения нагрузки и привлечения нескольких исполнителей;
- способность ставить зависимые задачи и начинать другие по готовности первой.
К недостаткам можно отнести:
- стресс исполнителя при приближении срока;
- конфликты, штрафы, финансовые потери из-за срыва дедлайнов;
- ущерб качеству конечного продукта или услуги.
Адекватно поставленные дедлайны положительно сказываются на атмосфере в коллективе и повышают работоспособность команды, нереалистичные — накаляют рабочую атмосферу, демотивируют исполнителей и заставляют работать «спустя рукава» из-за заведомой недостижимости и последствий.
.jpg)
Распространенные ошибки
- Слишком большие или слишком маленькие сроки. Избыточно большие сроки с запасом приводят к расслабленности исполнителей, а слишком маленькие и нереалистичные — к стрессам и выгоранию.
- С кнутом должен быть и пряник. Если за срыв дедлайна штрафы, увольнения и лишение чего-либо, за выполнение тоже должно быть что-то поощрительное.
- Плохое планирование. Если одна из сторон в силу некомпетентности или максимализма переоценивает или недооценивает свои возможности — срыва сроков не избежать.
- Незапланированные форс-мажоры. Не все срывы сроков можно предугадать и спрогнозировать. Есть факторы, не зависящие от человека и если дедлайны установлены жесткие и без возможности их передвинуть — нужно закладывать дополнительный срок на форс-мажор.
Как выполнить задачу в срок
Дедлайны срывают абсолютно все исполнители — это факт. Но есть несколько шагов, которые могут минимизировать срывы и помочь не прослыть безответственным исполнителем:
- Сразу при получении задачи подробно ее изучите и оцените: сколько реально потребуется времени, какие ресурсы нужно задействовать и есть ли они в наличии, кого требуется привлечь и т.д. После оценки задачи, если она изначально имеет нереалистичный срок —идите к постановщику и конструктивно обсудите перенос сроков. В большинстве случаев постановщик пойдет на встречу.
- Если задач или подзадач сильно больше, чем реально возможно выполнить — расставьте приоритеты или попросите постановщика помочь с этим.
- Разбейте крупные задачи на более мелкие и легкие, делайте списки и чек-листы. Не забывайте устанавливать сроки для каждой из подзадач.
- Добавляйте к срокам небольшой запас времени.
- Если что-то не так с задачей — говорите сразу. На старте почти любая проблема будет решена просто и быстро, а при «горящем» дедлайне решения будут болезненные для всех сторон.
Последствия срыва дедлайна
Исполнителям, которые не смотря на все усилия все же сорвали дедлайн, приходится не сладко. Помимо недовольства постановщика они получают массу негативных последствий:
- чувство разочарования в себе, своих силах;
- нарастающий стресс и дедлайны, которые рассыпаются как карточный домик один за другим;
- необходимость объясняться с постановщиком, руководителем или заказчиком;
- потерянное время;
- потеря денег для обеих сторон;
- потеря доверия и репутации;
- уход клиентов к конкурентам;
- увольнение, штрафы или гражданско-правовая ответственность.
Советы и рекомендации от экспертов для постановщиков
Алексей Александров, сооснователь контент-агентства ИТИРИЙ и главред Kokoc.com:
При написании статей в блог мы просим исполнителей самостоятельно устанавливать дедлайны для каждого из этапов. Это дисциплинирует авторов, уменьшает уровень стресса и учит адекватно оценивать свои ресурсы.
Если автор не справился — он в первую очередь подвел самого себя и не выполнил собственное обещание. Следующий дедлайн он поставит также самостоятельно и только от него будет зависеть насколько его слова будут соответствовать действительности.
Мы высоко ценим тех, кто соблюдает дедлайны и отвечает за свои слова. Люди — ценнейший ресурс нашей редакции.
Виктория Кучинова, сооснователь контент-агентства ИТИРИЙ и шеф-редактор Kokoc.com:
Мы очень не любим тех кто систематически нарушает и переносит дедлайны. Это сильно парализует работу редакции, нарушает график выхода статей и создает неравномерную нагрузку на редакцию.
С такими людьми мы прощаемся сразу, как понимаем что это не разовые косяки, а уже вошло в систему. Ситуации в жизни, конечно, бывают разные и мы все понимаем и обычно идем на встречу, но если перед нами человек-стихийное бедствие, мы точно не сработаемся.
Тянуть за собой в долгосрочной перспективе такого автора оказывается невыгодно обеим сторонам. Мы в данной ситуации остаемся недовольны сроками и, часто, качеством, а автор — гонораром.
Алексей Александров, сооснователь контент-агентства ИТИРИЙ и главред Kokoc.com:
Еще один очень важный момент — прозрачность дедлайнов. Исполнители должны видеть что за дедлайнами следят, работа идет и о сроках нельзя забывать.
Не стесняйтесь публично напоминать о приближающихся или просроченных дедлайнах. Не в личку, а именно в общий чат исполнителей или чат по задаче/проекту. Тегайте и призывайте членов команды, обращайтесь с напоминанием целенаправленно к человеку — это добавляет дополнительную мотивацию и напоминает о важности поставленной задачи. И обещания о новых сроках данные публично тоже не дают расслабиться.
Ну и без публичных порок иногда не обойтись. Члены команды должны знать, почему уходят или исключаются из проекта другие исполнители и какие санкции от руководства могут быть применены к нарушителям дедлайнов.
.jpg)
Коротко о главном
- Дедлайн — это крайний срок выполнения задачи, сдачи проекта, завершения чего-либо.
- Срывать дедлайны — очень плохо с финансовой и репутационной точки зрения.
- Предупредить и перенести «горящие» сроки гораздо лучше, чем замалчивать до последнего и все сорвать.
- Адекватные дедлайны с выполнимыми реалистичными сроками хорошо мотивируют исполнителей, поддерживают хорошую атмосферу в коллективе и повышают работоспособность, плохие — наоборот.
.png)
.png)
.png)
Комментарии