Наверняка вы видели, что у многих бизнесов в контактах указана электронная почта для связи на своем домене, а не на стандартных «mail», «yandex» и других тому подобных адресах. В этой статье я расскажу, что такое корпоративный ящик, как настроить свой почтовый сервер и какую пользу это может дать бизнесу.
Что такое корпоративная почта
Корпоративная почта — это электронный сервис, размещенный компанией на своем домене, обычно использующийся в качестве рабочего инструмента для сотрудников.
Простыми словами, это ящик, создаваемый на домене компании. Делается она, в первую очередь, для брендирования контактов компании.
Отличия корпоративной от личной почты
По умолчанию личная почта использует в адресе домен почтового сервиса. Например, [email protected]. Для создания корпоративного ящика применяется домен принадлежащий компании — например, [email protected]. В некоторых случаях домен может не совпадать с основным адресом, это обычно делается для внутренней переписки.
По умолчанию личная почта привязана к определенному человеку. В это же время, корпоративный ящик — собственность компании. Получается, что сотрудник может иметь доступ к нему только на время работы на предприятии.
На этот период корпоративный ящик используется для целей компании. К примеру, это может быть деловая переписка внутри бизнеса или с контрагентами. Также она используется в рассылках. Личный ящик может применяться для любых целей.
.jpg)
Функции корпоративной почты
Давайте посмотрим, какие функции подобного ящика используются в бизнес-практике.
- Переписка между подразделениями и контрагентами. В этом случае получается что общение ведется официально, что позволяет повышать уверенность потенциальных клиентов и подрядчиков в надежности сказанного. Также внутри компании сотрудники уверены в том, что указания пришли от соответствующего лица.
- Совместная работа. С помощью корпоративного аккаунта можно давать доступ к облачным хранилищам компании.
- Календарь. Через корпоративный ящик можно настроить оповещение сотрудников о важных встречах и событиях.
- Безопасность. Фактически одна из основных функций. Можно обезопасить внутреннюю переписку и сервера компании от сторонних угроз.
Преимущества и недостатки инструмента
Начну с плюсов:
- Брендирование рассылок и контактов. С помощью подобного адреса можно показать потенциальным клиентам, что он принадлежит именно вашей компании.
- Рассылки без спама. Почтовые сервисы негативно реагируют на рассылки с адресов на бесплатных доменах. Если указать в настройках почтового рассыльщика в качестве отправителя корпоративный адрес, ваша рассылка практически гарантированно не попадет в спам.
- Безопасность. При использовании подобного решения риски потери конфиденциальной информации снижаются.
- Эффективность коммуникации между подразделениями. Настроенная корпоративная почта упрощает взаимодействие внутри компании. В частности один отдел может оперативнее реагировать на письмо из другого подразделения.
Есть у такого решения и недостатки:
- Сложность настройки. Зачастую для создания требуется помощь программистов, а для малого бизнеса это лишняя финансовая нагрузка.
- Контроль доступа. После увольнения сотрудника у него может остаться доступ к электронному ящику. Это снижение уровня безопасности.
- Цена. В некоторых случаях за возможность подключения почтового сервера придется доплачивать.
Инструкция по созданию корпоративной почты
В 2024 году далеко не все сервисы позволяют создавать корпоративный адрес полностью бесплатно. Если брать хостинги, там обычно есть ограничения, а у сервисов «Яндекса» бесплатная почта для бизнеса отсутствует. Единственный и самый простой вариант для создания ящика для бизнеса — VK Workmail. Рассмотрим, как сделать почту на основе этого сервиса.
- Переходим на сайт biz.mail.ru. Здесь нужно нажать на кнопку «Регистрация».
- Нам нужно зарегистрировать почтовый аккаунт, который будет администратором корпоративного пространства. Для этого входим в аккаунт, который будет администратором. Есть возможность войти через «Госуслуги».
- Нас опять перекидывает на главную страницу сервиса. Здесь можно нажать кнопку «Подключить» или «Продолжить регистрацию». В любом случае попадаем на следующий шаг.
- На этом этапе подключаем домен, точнее делаем первый шаг к подключению. Вводим название домена, а также соглашаемся с политикой конфиденциальности. Жмем кнопку «Завершить регистрацию».
- Подтверждаем домен. В зависимости от особенностей вашего хостинга это может быть мета-тег или TXT-запись. Если вы не уверены в своих действиях, имеет смысл обратиться в поддержку хостинга, обычно там помогают решать такие вопросы.
- Я обычно использую HTML-файл, вы можете использовать другой способ. Показывать процесс загрузки не будут, так как интерфейсы у разных хостинг-провайдеров и серверов разные. В результате после перехода по ссылке указанной в инструкции у вас должна открываться такая же страница как и на скриншоте ниже.
- Теперь возвращаемся в сервис VK Workmail. Там вам нужно завершить регистрацию, для чего жмем кнопку «Подтвердить». После этого сервис проверит подключение домена.
- Если все сделано правильно появится всплывающее окно с сообщением, что проект создан. Жмем кнопку «Начать работу».
- Необходимо выбрать статус. Для бизнеса лучше использовать «Юридическое лицо». У меня выбрано физическое лицо, так как домен для личного проекта. Разница в настройке заключается в том, что юридическому лицу придется указывать регистрационные данные, физическому лицу этого не требуется.
- Дальше настраиваем MX-запись. Для этого берем данные из сервиса и указываем их в настройках DNS-записей вашего домена на хостинге.
- Вписываем данные в соответствующие поля настроек домена. У моего провайдера это выглядит так как на скриншоте, в вашем случае интерфейс может отличаться. В случае затруднений обратитесь к техподдержке хостинга. Изменения вступят в силу в течение трех суток, на практике уже через полчаса все работает.
- Настраиваем SFP-запись. У провайдера домена в DNS-запись добавляем ТХТ-запись со следующим значением: v=spf1 redirect=_spf.mail.ru.
- На скриншоте ниже показано как выглядят все записи в настройках хостинга. После этого можно переходить к настройке самого аккаунта.
- Проект уже создан, поэтому кликаем на его название в верхнем левом углу экрана. Откроется вот такое окно, где можно создавать пользователей. Жмем на ссылку «Добавить пользователей».
- При добавлении пользователя мы фактически создаем почтовые ящики. Например, это может быть общий адрес для рассылок или для тех. поддержки. Заполняем простую форму, придумываем логин для ящика, он же станет ящиком. Пароль можно сгенерировать. При необходимости можно отправить приглашение сотруднику на его личный адрес. Для этого ставим галочку и вписываем его адрес. Кликаем на кнопку «Создать».
- Нас перекидывает в основной интерфейс аккаунта. Здесь видны все пользователи и почтовые ящики.
- Войдем в созданный ящик. Для этого находим письмо с приглашением и переходим по ссылке в нем.
- Открывается стандартный интерфейс почты Mail. Теперь сотрудник может отправлять и принимать письма от имени компании.
- Вернемся в аккаунт VK Workmail, здесь мы видим что сотрудник заходил в аккаунт. Отсюда можно удалить адрес или изменить его настройки.
- При необходимости вы можете добавить и другие ящики. Есть возможность назначить нового администратора и подключать платные функции.
Настройка DKIM-подписи позволяет показать, что это не мошенническая рассылка. Настраивается аналогично предыдущим типам записей, но в этом случае подпись делается индивидуально под аккаунт. В некоторых хостингах требуется для этого делать поддомен. Уточните этот фактор у вашего провайдера.
.jpg)
Примеры использования
Теперь давайте посмотрим как может использоваться такое решение на практике. В основном речь идет о том как увеличить прибыль компании. Для этого корпоративный адрес может использоваться несколькими способами.
- Обслуживание клиентов. Это может быть техническая поддержка или обмен коммерческими предложениями с контрагентами. В любом случае использование доменной почты увеличивает доверие к компании, а это положительно сказывается на выручке.
- Рассылки. Как уже упоминалось выше рассылки от имени бесплатных почтовых аккаунтов обычно попадают в спам. Поэтому без ящика на доменном адресе сделать эффективную рассылку невозможно.
- Внутренняя коммуникация. Здесь подразумевается корпоративная переписка между отдельными подразделениями компании.
- Совместная работа. Если у компании есть отдельный облачный сервер, можно сотрудникам давать к нему доступ через доменную почту. Это с одной стороны уменьшит риск утечки конфиденциальной информации, а с другой стороны позволит контролировать процесс работы.
Заключение
Корпоративная почта — это важный атрибут для современного бизнеса. Она используется и для коммуникации с клиентами, и в качестве маркетингового инструмента, а также для налаживания взаимодействия между отдельными подразделениями.
Причем подобное решение подходит не только для крупного бизнеса. К примеру, я в качестве фрилансера коммуницирую с клиентами только через доменную почту. Это с одной стороны увеличивает лояльность и доверие клиентов. С другой стороны удается не смешивать личные и рабочие переписки, а это значит что я всегда оперативно нахожу необходимые мне письма.
Дополнительной функцией доменного ящика можно назвать защиту конфиденциальной информации. При необходимости вы можете контролировать всю переписку внутри компании.
Коротко о главном
- Корпоративная почта — это электронный ящик на доменном адресе.
- Этот инструмент позволяет увеличить доверие к компании.
- Она дает возможность более эффективной коммуникации с потребителями.
- Минимизирует риски потери конфиденциальной информации.
.png)
.png)
.png)
Комментарии