Что такое диаграмма PERT в управлении проектами и как ее составить самостоятельно

Планирование крупных сложных или новых проектов в ситуации когда «ничего не понятно, но очень интересно» — задача со звездочкой даже для опытных проектных менеджеров. Реалистично спланировать сроки и объемы работ и сдать проект в срок помогают специальные инструменты и диаграммы, одна из таких — диаграмма PERT. В статье разбираемся, что это такое и как построить ее самостоятельно.

Что такое техника PERT и PERT-диаграмма

PERT-анализ (Program Evaluation and Review Technique) — это методика планирования проектов, учитывающая сложные зависимости и взаимосвязи между задачами. Она помогает реалистично оценить объемы работ, выделить задачи, которые связаны с другими и определить более точный срок готовности проекта.

На этапе PERT-анализа команда выполняет следующие работы:

• Определение всех задач. Команда определяет объем работ, необходимый для завершения проекта и выписывает все ожидаемые задачи и этапы работ.
• Оценка времени и трудозатрат для каждой задачи. Для каждой задачи или этапа команда проводит оценку времени, необходимого для выполнения. 
• Определение зависимостей и взаимосвязей между задачами. Выполнение некоторых задач зависит от других, может требовать использования общих ресурсов или выполняться строго после завершения предыдущих задач или этапов работ. Определение всех зависимостей позволяет выстроить логическую последовательность выполнения работ.

Результатом анализа является построение диаграммы PERT. Она позволяет визуализировать все этапы и задачи проекта, определить критический путь и провести анализ временных рисков.

Диаграмма в основном применяется для сложных проектов или тех, что выполняются впервые — именно в них она раскрывает свой потенциал, помогает определить сроки и объемы работ в условиях неизвестности и создать реалистичный план проекта.

Читайте также:

Что такое Lean Canvas и как использовать модель для управления продуктом

Из чего состоит диаграмма PERT

• Узлы. Показывают задачи или этапы работ, которые должны быть выполнены в ходе проекта. Дополнительно все узлы имеют данные о времени выполнения задачи.
• Стрелки. Стрелки или линии, связанные с узлами, показывают порядок выполнения задач и зависимости между ними. 
• Резерв времени. Указывает на возможные отклонения от плана выполнения проекта. Показывает заранее выделенное время, заложенное для компенсации возможных задержек или проблем.
• Критический путь. Показывает порядок задач с минимальным временем выполнения проекта. Задержки задач на критическом пути приведут к временным задержкам сдачи проекта.
• Время выполнения. Показывает сколько времени необходимо для завершения конкретной задачи или этапа.
• Время задержки. Показывает возможные временные задержки, которые могут повлиять на финальные сроки сдачи проекта.
• Предшествующее действие. Предшествующее действие устанавливает строгую последовательность выполнения задач, без выполнения предшествующей задачи не может быть начата следующая.

Диаграмма PERT имеет четыре типа зависимостей:

1. Завершение-начало (Finish to Start). Этот тип зависимости означает, что начало следующей задачи зависит от завершения предыдущей задачи. Новая задача не может начаться до завершения предыдущей.
2. Завершение-завершение (Finish to Finish). Завершение текущей задачи зависит от завершения предыдущей. Обе задачи должны завершиться одновременно.
3. Начало-конец (Start to Finish). Тип зависимости подразумевает, что окончание одной задачи зависит от начала другой. Одна задача не может завершиться, пока не начнется другая.
4. Начало-начало (Start to Start). Начало текущей задачи зависит от начала предыдущей задачи. Обе задачи должны быть запущены одновременно.

Читайте также:

Что такое управление проектами: методы и системы управления

Преимущества и ограничения PERT-диаграммы

Преимущества использования:

• Оценка времени. Помогает точно оценить сроки выполнения проекта, учитывая временные и логические зависимости между задачами.
• Определение критического пути. Помогает определить критические задачи, определяющие общую длительность проекта.
• Управление рисками. Помогает выявить потенциальные уязвимые места в проекте и предпринять меры по снижению рисков.
• Оптимизация ресурсов. Позволяет оптимально распределить ресурсы и установить приоритеты в выполнении задач.
• Повышение эффективности планирования. Обеспечивает более реалистичное и детальное планирование проекта.

Ограничения использования:

• Сложность. Создание и анализ PERT-диаграммы — достаточно сложный процесс, требующий времени и определенных навыков.
• Недостаточная гибкость. Некоторые виды проектов могут быть слишком сложными или динамичными для планирования и управления с помощью PERT-диаграммы.
• Неверная оценка времени. При построении диаграммы специалисты могут переоценить или недооценить сроки и объемы задач, что может привести к увеличению общей длительности проекта.
• Недостаток учета внешних факторов. PERT-диаграмма не учитывает внешние факторы, которые могут влиять на выполнение проекта, такие как изменения рынка.
• Требуемые ресурсы. Для успешного использования PERT-диаграммы требуется достаточное количество данных, ресурсов и времени для проведения подробного анализа и разработки диаграммы.

В чем разница между диаграммой PERT и диаграммой Ганта

Диаграмму Ганта и PERT-диаграмму часто путают, так как инструменты имеют схожее назначение. Оба инструмента широко используются в управлении проектами, но имеют различия в структуре и внешнем виде.

Рассмотрим подробнее их отличия.

Подводя итог сравнения, можно сказать, что диаграмма Ганта хорошо подходит для простых проектов и наглядно показывает график выполнения задач, а PERT-диаграмма предоставляет более глубокий анализ и помогает оптимизировать выполнение сложных проектов.

Внешний вид у диаграмм также различен. На диаграмме Ганта зависимости между задачами иногда могут выглядеть крайне запутанно и хаотично. Для небольших проектов и команд такой инструмент удобен, но если проект большой и сложный, хаоса и путаницы не избежать.

Структура PERT-диаграммы больше ориентирована на работу с зависимостями и отображает их более наглядно. Элементы диаграммы визуализируют все возможные пути выполнения задачи и сроки. 

Такая визуализация крайне важна в момент старта нового проекта, когда команда еще не до конца понимает с какими задачами предстоит работать, сколько времени это займет и требуется найти наиболее оптимальный путь выполнения проекта.

Сервисы для построения PERT-диаграммы

Составлять диаграмму вручную — довольно тяжело и долго. Для ее построения обычно используют специальные сервисы и готовые шаблоны. Рассмотрим подробнее некоторые из них.

Visme

Адрес сервиса: https://www.visme.co/ru/

Сервис для создания презентаций, документов, инфографик, концепций, схем и многого другого. Имеет специальные шаблоны для создания PERT-диаграмм. Авторизоваться можно с помощью Google-аккаунта. В бесплатном тарифе доступно создание неограниченного количества проектов, большинство шаблонов и регулярная поддержка.

Creately

Адрес сервиса: https://creately.com/ru/lp

Онлайн-доска для командной работы, создания диаграмм, схем, визуализаций. На бесплатном тарифе доступно 3 холста с 60 элементами на каждом, 2 импорта и стандартные элементы. Авторизоваться можно с аккаунтом Google.

Lucidchart

Адрес сервиса: https://www.lucidchart.com/pages/ru/templates/pert-scheme

Аналогичный предыдущему сервис с командными досками для совместной работы. Авторизоваться можно через Google-аккаунт. 

FigJam от Figma

Адрес сервиса: https://www.figma.com/templates/pert-chart-example/

FigJam — сервис с интерактивными досками от Figma. Имеет бесплатный шаблон для создания PERT-диаграммы. Авторизоваться можно со своего аккаунта в Figma.

Читайте также:

Что такое Figma: полная инструкция по использованию редактора

Пошаговая инструкция по самостоятельному построению диаграммы

Составление PERT-диаграммы происходит в несколько этапов.

Этап 1. Определите задачи и их последовательности

Начните с определения основных задач проекта и их последовательности выполнения. Запишите задачи по порядку, учитывая логические зависимости между ними.

Например, задача разработки сайта. Выписываем все работы, необходимые для завершения проекта:

1. Ознакомление с брифом и пожеланиями заказчика, обсуждение проекта с командой.
2. Создание прототипа сайта.
3. Создание дизайн-макета сайта.
4. Написание контента для сайта.
5. Написание ТЗ.
6. Верстка.
7. Программирование.
8. Тестирование.
9. Наполнение контентом.

Этап 2. Оцените время выполнения каждой задачи

На следующем этапе для каждой из задач должно быть выставлено время на ее реализацию. Стоит учесть риски, возможные задержки и другие факторы, влияющие на выполнение проекта.

Например, для всех выписанных этапов проставляем ориентировочные сроки выполнения:

1. Ознакомление с брифом и пожеланиями заказчика, обсуждение проекта с командой — 1 день.
2. Создание прототипа сайта — 5 дней.
3. Создание дизайн-макета сайта — 5 дней.
4. Написание контента для сайта — 3 дня. 
5. Написание технического задания на верстку и программирование — 2 дня. 
6. Верстка сайта — 10 дней. 
7. Программирование сайта — 7 дней. 
8. Тестирование — 2 дня. 
9. Наполнение сайта контентом — 4 дня. 

Этап 3. Определите зависимости между задачами

Зависимости между задачами могут возникать по разным причинам:

• требуют общих ресурсов;
• выполняются на основании результатов предыдущего этапа;
• выполняет один и тот же сотрудник или команда.

На этапе стоит определить логические связи между задачами, понять последовательность выполнения и зависимости между ними. 

Например, для всех этапов проставляем информацию о зависимостях:

1. Ознакомление с брифом и пожеланиями заказчика, обсуждение проекта с командой — 1 день.
2. Создание прототипа сайта — 5 дней. Этап идет строго после Ознакомления с брифом.
3. Создание дизайн-макета сайта — 5 дней. Этап идет строго после Создания прототипа и Ознакомления с брифом.
4. Написание контента для сайта — 3 дня. Этап идет строго после Создания прототипа и Ознакомления с брифом.
5. Написание технического задания на верстку и программирование — 2 дня. Этап идет строго после Создания прототипа.
6. Верстка сайта — 10 дней. Этап идет строго после Создания дизайн-макета и Написания ТЗ.
7. Программирование сайта — 7 дней. Этап идет строго после Верстки сайта и Написания ТЗ.
8. Тестирование — 2 дня. Этап идет строго после Программирования и Верстки.
9. Наполнение сайта контентом — 4 дня. Этап идет строго после Программирования и Написания контента.

Этап 4. Постройте диаграмму

Построить диаграмму можно в одном из сервисов, перечисленных выше, используя специализированный шаблон. Это поможет сэкономить время и даст возможность вносить корректировки в диаграмму в дальнейшем, не перерисовывая ее заново.

Этап 5. Определите критический путь

Найдите критический путь, который представляет собой самый длительный путь выполнения проекта. Для этого просуммируйте время выполнения задач по каждому пути и определите путь с наибольшим временем.

Например, критический путь для примера выше будет рассчитываться как:

1 день + 5 дней + 5 дней + 2 дня + 10 дней + 7 дней + 2 дня + 4 дня = 36 дней

Этап 6. Оцените резервы времени

Для каждой задачи может быть определено минимальное время выполнения и время, чуть с запасом. Изучите разницу между ожидаемым временем выполнения и возможными увеличенными сроками для каждой задачи. Это позволит определить резервы времени и места для дополнительной работы, если потребуется.

Этап 7. Проведите анализ и управление рисками

Проанализируйте возможные риски и задержки в выполнении задач. Разработайте план действий для управления рисками и минимизации отклонений от расписания.

Этап 8. Регулярно корректируйте диаграмму

Для поддержания инструмента в актуальном состоянии диаграмму стоит корректировать при любом отклонении от запланированных сроков. При таком подходе инструмент будет всегда показывать актуальное время до завершения проекта.

Читайте также:

Кто такой менеджер проектов, чем он занимается и сколько зарабатывает

Коротко о главном

• Диаграмма PERT наравне с диаграммой Ганта является мощным инструментом для управления проектами и рисками. Она помогает визуализировать рабочий процесс, реалистично оценить объемы работ и сроки на их выполнение.
• Инструмент используется для средних и крупных проектов, либо для проектов «на старте», в которых команда еще не имеет опыта и есть много неизвестных переменных.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Материалы:

What Is a PERT Chart? Example Included

Demystifying PERT Charts: A Comprehensive Guide