Что такое диаграмма Ганта: как ее построить самому в Excel и повысить эффективность проектов

Контент-маркетолог
Стаж 15 лет

Диаграмма Ганта (от английского, Gantt chart) — это вид столбчатых диаграмм, которые применяются для планирования в управлении проектами. Такая диаграмма показывает, что, когда и каким образом должно быть сделано в конкретном проекте. Простыми словами, диаграмма Ганта — это инструмент для управления задачами, планирования и отслеживания прогресса по конкретным проектам.

Она представляет собой стандартную гистограмму с двумя осями — горизонтальной и вертикальной. Первая ось используется для определения дат начала и окончания проекта (дедлайнов), вторая применяется для представления конкретных задач. 

Пример сложной гистограммы
Пример сложной гистограммы

Зачем нужна диаграмма Ганта

Диаграмму Ганта легко читать, она дает обзор основных задач, сводя информацию о них в удобное визуальное представление. И все это в одном месте.

Диаграмма Ганта:

  • Позволяет отслеживать общий ход проекта и визуализировать его удобным для всех участников команды образом.
  • Помогает выделять основные проблемы в текущей работе. Руководители или менеджеры могут увидеть пробелы, которые могут замедлять прогресс проекта и сразу принять необходимые меры, чтобы локализовать такую проблему.
  • Повышает эффективность менеджеров проектов, так как обеспечивает наглядное представление последовательности задач, которые необходимо выполнить. Важно, что для каждой задачи выделяется ответственный. Это также мотивирует.
  • Помогает отследить эффективность текущих рабочих процессов и сравнить их с эталонными этапами. Особенно это ценно для руководителей проектов, которые должны отслеживать прогресс по конкретным задачам.
  • Помогает оценить времязатраты, необходимые для решения каждой конкретной задачи. Временная шкала удобна как для исполнителей задач, так и для работников, контролирующих прогресс.

Как построить в Excel диаграмму Ганта

Не обязательно использовать платное ПО или прибегать к услугам дополнительных специалистов. Построить этот вид гистограммы можно даже в Excel или в «Google Таблицах». 

Чтобы создать диаграмму Ганта, вы можете использовать наш паттерн. В этом случае вам не придется возиться с настройкой таблицы, данными и формулами. Просто скачайте этот шаблон на жесткий диск компьютера и откройте через Microsoft Excel.

В этом шаблоне предусмотрены четыре этапа, с разбивкой по три недели на каждый, общей продолжительностью 12 недель.

  • В строке «Название проекта» укажите название текущего проекта.
  • В строке «Менеджер» укажите имя менеджера проекта.
  • В строке «Название компании» введите название компании.
  • В строке «Дата» впишите актуальную дату проекта.

Переименуйте задачи, которые указаны в крайней левой колонке, на те, которые актуальны для вашего проекта.

Добавьте свои собственные задачи
Добавьте свои собственные задачи

Для каждой задачи впишите куратора. Он может быть как один, так и несколько человек:

Напротив каждой задачи или каждого этапа работ впишите ответственное лицо
Напротив каждой задачи или каждого этапа работ впишите ответственное лицо

Укажите дату начала и дату окончания выполнения для каждой задачи:

Добавьте дедлайны для каждой задачи или этапа
Добавьте дедлайны для каждой задачи или этапа

Укажите суммарную продолжительность выполнения каждой задачи в днях:

Вы должны распланировать количество дней, которые отводятся под выполнение каждой задачи
Вы должны распланировать количество дней, которые отводятся под выполнение каждой задачи

Процент выполнения указывается вручную, с течением времени. Обратите внимание, что цвет ячейки в нашем шаблоне изменяется автоматически:

Процент выполнения каждой задачи задается вручную и обновляется регулярно
Процент выполнения каждой задачи задается вручную и обновляется регулярно

Ежедневно вы должны изменять готовность каждой задачи на временной шкале проекта, перемещая эти квадратики:

Каждой неделе (и каждому этапу) соответствуют свои цвета
Каждой неделе (и каждому этапу) соответствуют свои цвета

В условиях Microsoft Excel работа с компонентами диаграммы происходит вручную. Например, вы должны самостоятельно менять процент выполнения каждой задачи и двигать квадратики на временной шкале. Именно поэтому для управления сложными проектами Microsoft Excel (как и «Google Таблицы») подходит мало. Лучше использовать специализированное программное обеспечение. Какое — узнаете, дочитав эту статью до конца. 

Если вам очень хочется повозиться с самостоятельным конструированием диаграммы Ганта в Microsoft Excel, ниже вы найдете подробный алгоритм.

  1. Добавьте в таблицу основную информацию о предстоящих задачах. Для этого используйте универсальную матрицу из четырех колонок: «Этап», «Дата начала работы» и «Дата завершения работы», «Длительность».
  2. Сделали матрицу канонической диаграммы Г.
    Сделали матрицу канонической диаграммы Г.

    Далее для удобства перемещаемся в интерфейс Excel. 

  3. Выделите самый верхний столбец с данными — с конкретным этапом работы, а не шапку таблицы. Вставьте диаграмму в документ. Для этого откройте одноименное меню и найдите иконку вставки диаграммы.
  4. Выберите тип гистограммы — линейчатая с накопительным эффектом
    Выберите тип гистограммы — линейчатая с накопительным эффектом
  5. Получаем заготовку диаграммы. В нашем случае выглядит она следующим образом:
  6. Обратите внимание на сортировку задач (ниже также указаны даты)
    Обратите внимание на сортировку задач (ниже также указаны даты)
  7. Кликаем по гистограмме и нажимаем на кнопку «Выбрать данные», которая находится в верхней панели инструментов:
  8. Нажмите здесь, чтобы выбрать источник данных для гистограммы
    Нажмите здесь, чтобы выбрать источник данных для гистограммы
  9. Нажимаем на пункт «Добавить»:
  10. Добавляем новый элемент легенды гистограммы
    Добавляем новый элемент легенды гистограммы
  11. В строчке, которая называется «Имя ряда», начинаем печатать «Длительность». Обязательно нажимаем ОK:
  12. Напечатайте «Длительность» и выберите диапазон
    Напечатайте «Длительность» и выберите диапазон
  13. Теперь необходимо сделать выделение диапазона от 1-й до крайней ячейки. После добавления длительности подтверждаем внесение нового значения. Для этого кликните по кнопке OK:
  14. Пример диапазона. У вас будет собственный вариант
    Пример диапазона. У вас будет собственный вариант
  15. Обратите внимание на то, как изменился вид гистограммы. Теперь у нас есть данные и по конкретным дедлайнам для каждого этапа или задачи и ее продолжительности.
  16. Гистограмма приобретает все более знакомое очертание
    Гистограмма приобретает все более знакомое очертание
  17. Сделайте правый клик по сформированной гистограмме и выберите строку «Выбрать данные»:
  18. В контекстном меню гистограммы нужно вызвать окно выбора источника данных
    В контекстном меню гистограммы нужно вызвать окно выбора источника данных
  19. В открывшемся окошке вы увидите два блока: «Элементы легенды (ряды)» и «Подписи горизонтальной оси (категории)». 
  20. Обратите внимание на то, что теперь отображаются названия наших задач
    Обратите внимание на то, что теперь отображаются названия наших задач
  21. В левом блоке «Элементы легенды, ряды» сделайте активным чекбокс «Старт работы». Теперь в правом блоке «Подписи горизонтальной оси, категории» кликните по пункту «Изменить».
  22. Обратите внимание, что названия задач или этапов у вас могут отличаться 
    Обратите внимание, что названия задач или этапов у вас могут отличаться 
  23. В правом блоке «Подписи горизонтальной оси (категории)» нужно сделать выделение этапов либо конкретных задач проекта.
  24. Выделите все задачи или этапы
    Выделите все задачи или этапы
  25. Подтвердите настройку нового источника данных, нажав кнопку OК:
  26. Подтверждаем изменение источников данных
    Подтверждаем изменение источников данных
  27. Обратите внимание на то, как изменилась наша гистограмма:
Добавились названия задач и продолжительность
Добавились названия задач и продолжительность

В принципе гистограмма готова. Вы можете немного улучшить ее визуальный элемент, выполнив следующие действия:

  • Кликните по полоске гистограммы синего цвета. Таким образом мы выделим все участки синего цвета на всей гистограмме.
  • Сделайте правый клик по синим полоскам и нажмите на кнопку «Формат ряда данных»:
Открываем контекстное меню и входим в настройки форматирования ряда
Открываем контекстное меню и входим в настройки форматирования ряда
  • Нажмите на иконку ведерка с краской в правом выпадающем меню:
Кликните по значку заливки
Кликните по значку заливки
  • Отметьте маркер «Нет заливки» и маркер «Нет линий»:
Убедитесь, что выбраны эти два маркера
Убедитесь, что выбраны эти два маркера
  • Сделайте выделение всех этапов проекта и правым кликом откройте контекстное меню. Нажмите кнопку «Формат оси».
  • Отметьте чекбокс «Обратный порядок категорий»:
Отметьте этот чекбокс в параметрах форматирования оси
Отметьте этот чекбокс в параметрах форматирования оси

Все, наша гистограмма теперь имеет канонический вид диаграммы Ганта.

Пример диаграммы Ганта: скачать шаблон

Посмотрите на этот шаблон гистограммы. Здесь мы видим вполне традиционное представление об этой столбчатой гистограмме, но в современном дизайне:

Пример с долгосрочными и дополнительными целями
Пример с долгосрочными и дополнительными целями

А в этом примере мы видим довольно интересное с визуальной точки зрения представление:

Классическая временная шкала разбавлена фотографиями-иконками и маркирована разными цветами
Классическая временная шкала разбавлена фотографиями-иконками и маркирована разными цветами

Следующий пример ясно дает понять: даже избитый формат диаграммы Ганта может быть весьма разнообразным и продуманным с визуальной точки зрения:

Эта диаграмма сделана в специализированном ПО
Эта диаграмма сделана в специализированном ПО

А это пример из сферы строительства:

Указаны специфические цели. Но и для их планирования формат столбчатой диаграммы идеально подходит
Указаны специфические цели. Но и для их планирования формат столбчатой диаграммы идеально подходит

Чтобы не тратить время на создание новых диаграмм, предлагаем воспользоваться еще одним шаблоном. Скачать шаблон диаграммы Ганта можно абсолютно бесплатно: он будет работать как в Excel, так и в Google Sheets.

Шаблон от GANTTPRO
Шаблон от GANTTPRO

Обратите внимание: в этом шаблоне предусмотрена иерархичность задач (в каждом проекте есть задачи и подзадачи), есть стандартные столбцы «Дата начала задачи» и «Дата завершения задачи», «Исполнитель», «Статус задачи», а также столбики с датами. Если вам нужно добавить большее количество проектов, просто добавьте новые задачи после последней строки.

Почему диаграммы Ганта не работают

В условиях современного менеджмента и малого бизнеса они могут не работать по ряду причин:

  1. Показывают прогнозы по решению задач, которые в лучшем случае основаны на опыте, а в худшем — на догадках.
  2. Требуют большого количества первоначального планирования еще в начале проекта. Но по мнению экспертов разных отраслей, такая работа не имеет смысла.
  3. Требуют постоянного внимания и человеческих ресурсов для поддержания диаграммы в актуальном состоянии.
  4. Препятствуют динамичности и любым изменениям, которые являются основополагающим компонентом большинства успешных проектов.
  5. Препятствуют независимости в командах и противодействуют инновациям.
  6. Не признают преимущества гибкого подхода. Под гибким подходом имеются в виду поэтапность работы (итерации), измерение эффективности, корректировка задач по ходу выполнения. Гибкий подход — важнейшая практика для таких отраслей, как разработка программного обеспечения, реклама, дизайн и маркетинг.

И тем не менее, старые добрые диаграммы Ганта все равно работают. Главное — правильно сформировать такую модель и регулярно обновлять ее.

Лучшие программы для создания диаграммы Ганта в 2022 году

Предлагаем 10 лучших инструментов.

1. Instagantt

Сайт: https://instagantt.com/

Это один из лучших сервисов, который позволит построить гистограммы любой сложности и с любыми данными. Instagantt устраняет абсолютно все сложности, связанные с построением гистограммы. Принцип перетаскивания, красивый интерфейс, простое планирование и отслеживания каждого этапа хода проекта до мельчайших деталей. 

Пример гистограммы, сделанной в Instagantt
Пример гистограммы, сделанной в Instagantt

2. TeamGantt

Сайт: https://www.teamgantt.com/

Очень хороший вариант, когда речь идет о планировании проектов. Здесь есть все основные возможности: задачи, сроки, командные задания. Отдельный плюс за отличное понимание методологии Gantt, если хотите — философии управления проектами.

Teamgantt предлагает целостный взгляд на каждый проект, его задачи, сроки и ресурсы.

Пример гистограммы, сделанной в Teamgantt 
Пример гистограммы, сделанной в Teamgantt 

3. ProofHub

Сайт: https://www.proofhub.com/

ProofHub известен тем, что объединяет сразу несколько инструментов Gantt-методологии, которые делают управление проектами легким и удобным занятием. Менеджеры могут не только планировать проекты, но и подробно визуализировать задачи, изменять графики, используя встроенные шаблоны гистограмм. 

Пример гистограммы, сделанной в ProofHub 
Пример гистограммы, сделанной в ProofHub 

4. Wrike

Сайт: https://www.wrike.com/ru/

Wrike выделяется своим организационным дизайном. Эта платформа предлагает десяток красивых шаблонов с возможностью быстрой замены данных.

Пример гистограммы, сделанной в Wrike
Пример гистограммы, сделанной в Wrike

5. Smartsheet

Сайт: https://ru.smartsheet.com/

Функционально, но не ожидайте красивого дизайна или современного интерфейса, так как в основном Smartsheet сосредоточен только на классических электронных таблицах, как Excel.

Пример гистограммы, сделанной в Smartsheet
Пример гистограммы, сделанной в Smartsheet

6. GanttPRO

Сайт: https://ganttpro.com/ru/

GanttPro — один из лучших вариантов для тех, кто хочет управлять своим проектом по Gantt-методу. Программа очень проста в использовании и ориентирована на интуитивную быструю работу. Аккуратно оформленный, функциональный и красивый инструмент позволяет формировать гистограммы любой сложности. Есть огромная база данных и статьи на русском языке. 

Пример гистограммы, сделанной в GanttPRO
Пример гистограммы, сделанной в GanttPRO

7. Microsoft Project

Сайт: https://ms-project.ru/

В России Microsoft Project известен не так широко, как на Западе. Но, это, пожалуй, самый надежный и стабильный вариант для тех, кому нужно сделать 1–2 гистограммы и забыть о них. Но настроек много, интерфейс не из самых простых.

Пример гистограммы, сделанной в Microsoft Project
Пример гистограммы, сделанной в Microsoft Project

8. Click Up

Сайт: https://clickup.com/

Click Up хорошо продуманный инструмент для формирования гистограмм любого типа. Он позволяет пользователям планировать, управлять зависимостями и определять приоритеты задач на временной шкале проекта. Красивый и быстрый интерфейс позволяет управлять сразу несколькими проектами, создавая интерактивные списки, задачи и отслеживая общий ход проектов в режиме одного окна.

Пример гистограммы, сделанной в Click Up
Пример гистограммы, сделанной в Click Up

9. Toggl Plan

Сайт: https://plan.toggl.com/#signin

Toggl Plan больше известен как инструмент для создания досок Канбан, но и диаграммы Ганта в нем также представлены. Они не такие функциональные и красивые, как в GanttPRO, зато их можно настроить гораздо быстрее.

Пример гистограммы, сделанной в Toggl Plan
Пример гистограммы, сделанной в Toggl Plan

10. monday.com

Сайт: https://monday.com/lang/ru/

Последний вариант в нашем списке — monday.com. Вы наверняка помните интересную рекламу этого сервиса на российском YouTube. Инструмент действительно крутой. Здесь есть куча дополнительных модулей, чтобы помочь вам отслеживать все и вся в своих проектах. Это также продвинутые инструменты планирования и организации проектов любой сложности, продуманное отслеживание выполнения задач, и все это — на одной облачной платформе.

Пример гистограммы, сделанной в Monday.com
Пример гистограммы, сделанной в Monday.com

Коротко о главном

  • Диаграмма Ганта — несколько устаревшая, но по-прежнему эффективная методология управления проектами.
  • Дает возможность устанавливать статусы для каждой задачи или этапа, что позволяет проектным менеджерам эффективнее контролировать дедлайны.
  • Создать этот вид столбчатых диаграмм можно даже в Excel, но лучше и быстрее — использовать шаблоны либо специализированное ПО.

Оценить статью
4 ответов

Комментарии

Написать комментарий
Популярные статьи автора
Узнайте стоимость продвижения сейчас
Выберите удобный способ связи:
Выберите удобный способ связи:
Введите Ваш номер телефона:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Введите Ваш Email:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Вы уже проголосовали
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
я представляю компанию
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
ник в телеграм
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Цена лидов в различных нишах
Тематика Стоимость лида (Москва/Россия)
Отдых 500
Мебель 350
Оборудование 500
Бансковские услуги 500
Безопасность 500
Организация мероприятий, концерты, праздники 500
Недвижимость 500
Строительство и отделка 500
Грузоперевозки 500
Доставка еды 350
Юридические услуги 500
Бухгалтерские услуги 500
Пластиковые окна 500
Детские товары 350
Автозапчасти 350
Образование 500
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
У меня есть сайт
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
ник в телеграм
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оставить заявку сейчас
Ваше имя*
Введите адрес Вашего сайта:*
Введите Ваш номер телефона:*
Введите Ваш e-mail:*
Введите Ваш ник в телеграм:
Выберите интересующую услугу *
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Подпишитесь на рассылку
Не пропустите самое интересное из мира SEO и Digital. Только актуальные и самые крутые статьи.
Заявка успешно отправлена!
Наши сотрудники уже приступили к анализу Вашего сайта. Наш менеджер свяжется с вами в течение дня, спасибо!