Что такое BI-системы: как работают и зачем они нужны, ТОП-5 систем

Компания работает с десятками отчетов и тысячами показателей, а обработка данных занимает у сотрудников все больше времени? Бизнесу пора внедрять BI-систему! Рассказываем, как программы Business Intelligence помогают выявить проблемы компании, неэффективные каналы и провалы в маркетинговых стратегиях.

CRM-маркетинг с нуля. Гайд за заявку!

• Подарим подробный гайд от CRM-стратега.
• Проконсультируем и проверим ваш email- и CRM-маркетинг бесплатно.

Что это такое и где она применяется

Системы BI (с англ. Business Intelligence — бизнес-аналитика) — программные решения для сбора, систематизации и наглядного отображения данных из различных источников. Информация в нужных разрезах отображается в одном окне, что позволяет быстро выявить узкие горлышки и найти точки роста для бизнеса.

Простыми словами, BI-система — это программа, которая показывает данные в виде таблиц, схем и графиков.

Как работает Business Intelligence

Использование программ BI-аналитики позволяет минимизировать объем ручного труда при сборе и обработке больших массивов информации, ускорив тем самым работу аналитиков.

С помощью интеграции системы Business Intelligence сотрудникам не придется изучать каждый отчет из разных каналов, вручную высчитывать нужные цифры и сопоставлять их с другими показателями. Все эти задачи будет решать программа, выводя уже готовые отчеты на дашборды.

Принцип работы BI-систем базируется на трех основных процессах:

1. Сбор информации. Программа собирает данные из разных источников — метрик, CRM, ERP, таблиц Excel и Google Sheets, и других. Информация может выгружаться в автоматическом режиме или по запросу пользователя.
2. Систематизация. Вся внесенная информация преобразуется в единый формат, затем анализируется системой для выявления закономерностей, противоречий и зависимостей.
3. Визуализация. Программа формирует отчеты и преподносит их в наглядном формате — в виде графиков, дашбордов, диаграмм и презентаций.

У BI-систем обычно предусмотрены гибкие настройки, которые позволяют формировать отчеты для разных целей и выводить персональные дашборды с данными под нужды отдельных специалистов.

Разберем, как работает система аналитики на примере. Поставим задачу — определить самый эффективный канал по количеству заказов конкретной позиции.

Вручную на реализацию задачи потребуется три этапа:

1. Промониторить все метрики для выявления каналов, из которых активно идут заказы.
2. Найти заказы, в которых есть нужная товарная позиция.
3. Сопоставить результаты двух предыдущих этапов.

В программе BI все этапы реализуют алгоритмы и выдадут уже готовый результат в формате отчета с отмеченными пересечениями и выводом — минимум времени и ручного труда.

Читайте также:

Аналитика vs отчетность: в чем разница?

Преимущества и недостатки

В надежных руках BI-системы помогают оптимизировать процессы, выявлять неликвидные каналы лидогенерации, находить решения для продвижения. Преимуществ у таких программ много, а вот недостатков всего несколько:

• Высокая стоимость. Для получения функционального софта с широкими возможностями интеграции и масштабирования владельцу потребуется выделить отдельный бюджет на разработку, настройку и обучение. Но для небольших компаний с маленьким потоком данных можно найти простые и бюджетные конфигураторы отчетов взамен дорогих решений.
• Сложность работы. Частой проблемой при работе с программой является долгое изучение сотрудниками интерфейса и всех возможностей софта. Чтобы избежать этой проблемы, нужно оценивать удобство пользования еще на этапе выбора.
• Нецелесообразность. BI-программы не панацея от всех проблем компании, и не система автоматизации. Когда компания работает с несколькими каналами связи и берет данные только из метрик, внедрение такого решения может стать лишним звеном в цепочке отлаженных процессов.

Практически все недостатки программ Business Intelligence проявляются в результате неправильного выбора или использования продуктов.

Разберем преимущества:

• Удобное использование. Просто хранить цифры можно в таблицах, но пользоваться информацией таким образом долго и неэффективно. BI собирает и обрабатывает большие массивы данных из разных источников без риска потери даже одной цифры.
• Экономия времени сотрудников. Система быстро управляется с информацией, предоставляя пользователю готовый отчет в считаные секунды. Так, сотрудникам не нужно будет тратить время на рутинный серф по ячейкам и метрикам, а можно будет потратить его на решение более важных задач.
• Исключение дезинформации. Изменения, внесенные в любом из каналов, тут же отражаются в BI. Автоматический сбор исключает ошибки или потерю данных, а своевременная синхронизация позволяет получить свежие цифры в разрезе любого канала или конкретного продукта.
• Доступ к разным видам отчетов. Несмотря на большие первоначальные затраты, владелец организации получает программу с нужными функциями, отчетами и интеграциями, которые можно настраивать и дорабатывать. Это исключает необходимость заказывать разработку новых отчетов, тратить средства на услугу и ждать ее реализации.

BI-система показывает бизнесу его слабые стороны и открывает точки роста, которые ранее сложно было увидеть. Таким образом, инструмент повышает эффективность работы компании, делая ее более конкурентоспособной и адаптивной к постоянно меняющимся тенденциям рынка.

Читайте также:

Каналы продаж для бизнеса: как выбрать самый эффективный

Зачем нужны BI-системы для бизнеса

Алгоритмы BI позволяют формировать удобные отчеты для любых групп пользователей, поэтому программой могут эффективно пользоваться не только аналитики, но и маркетологи, продакт-менеджеры и гендиректоры. BI-система — необходимый инструмент для маркетинговых исследований, который будет полезен:

• Отделам продаж — упрощает процессы сегментирования ЦА, помогает оценить эффективность каналов продаж и проанализировать текущую ситуацию на рынке.
• Владельцам компаний — позволяет следить за актуальными тенденциями ниши и своевременно адаптировать компанию под изменения рынка.

Внедрение таких решений целесообразно для средних и крупных компаний с большим ассортиментом и объемом заказов, работающих одновременно со множеством каналов связи. Разработка, интеграция и дальнейшее сопровождение BI-систем требуют больших денежных вложений, поэтому малым предприятиям работать с таким инструментом невыгодно. Кроме того, в случаях стартапов и компаний с сезонным режимом работы внедрение программных решений может стать лишней нагрузкой.

Расскажем про основные задачи, которые решает BI-система:

• Безопасное хранение данных. Алгоритмы программы могут импортировать информацию из многих источников, что позволяет в полном объеме оценивать результаты компании. Также BI исключает потерю информации или предоставление неактуальных данных — любые корректировки автоматически в ней отражаются сразу после внесения.
• Оптимизация процессов. Программы для аналитики автоматизируют рутинные процессы, связанные со сбором и обработкой данных. Это повышает продуктивность сотрудников в решении других вопросов, а также исключает риск человеческого фактора при работе с информацией.
• Оценка эффективности каналов и кампаний. Аналитика собирает развернутые показатели по всем каналам связи, формирует отчеты по настраиваемым критериям, находит пересечения, противоречия и показывает выводы. По наглядным графикам и диаграммам можно легко найти неэффективные каналы или кампании.
• Управление ресурсами. На основе полученной аналитики можно определять востребованные товарные позиции, прогнозировать продажи и планировать закупки.
• Быстрый доступ к информации. Любой сотрудник, у которого есть доступ к BI, может в пару кликов получить нужный отчет без помощи аналитика. Специальные возможности визуализации позволяют получить отчет в понятной для любого пользователя форме.

В зависимости от конфигурации продукты могут обладать расширенными возможностями, например, передавать информацию в режиме реального времени или предлагать пути решения задач, основанные на исследованиях встроенного искусственного интеллекта.

Читайте также:

Сквозная аналитика для чайников. Как самостоятельно настроить сквозную аналитику в «Яндекс.Метрике»

Как правильно внедрить

Для полноценной работы BI требуется пошаговое внедрение с учетом особенностей компании и потребностей сотрудников. В зависимости от масштабов компании и бюджета, процесс внедрения в разных случаях может отличаться.

Разберем базовые этапы внедрения:

1. Планирование функционала и видов данных. Пользователи определяют и прописывают, какие нужны отчеты и показатели — для руководителей, менеджеров, маркетологов и другого персонала.
2. Согласование источников данных для аналитики. Сотрудники определяют, какие программы и инструменты будут использоваться в качестве источников для BI — это могут быть таблицы, CRM, ERP, сайты, программные решения вендоров и другие. Все источники анализируются на возможность интеграции и корректность данных.
3. Выбор программного решения. На этом этапе подбирается оптимальная программа, удовлетворяющая нужды всех сотрудников. Несмотря на то что многие популярные сервисы сейчас недоступны для российских компаний, на рынке есть много функциональных решений от российских разработчиков.
4. Интеграция и настройка. Разработчик выстраивает архитектуру системы и пользовательские интерфейсы, создает хранилище данных, настраивает интеграцию с другими программами. BI-аналитик курирует этот этап, чтобы в программе были реализованы все требования сотрудников.
5. Тестирование и обучение. Для проверки задействуются работники компании или тестировщики. Они проверяют работу отчетов, корректность показателей, возможности визуализации и детализации отчетов. После успешных тестов продукт вводят в эксплуатацию, разрабатывают руководства пользователя и учебные материалы.

Со временем компании может потребоваться расширение возможностей программы, в таком случае аналитики вместе с разработчиками дорабатывают существующий функционал, добавляя новые отчеты, источники или формы визуализации.

5-лучших российских систем для компаний

До недавнего времени наиболее популярной Bi была Microsoft Power BI, однако платформа прекратила продажу лицензий российским компаниям. На смену иностранным решениям можно найти сразу несколько достойных отечественных аналогов.

Yandex DataLens

Сайт: https://datalens.yandex.ru/

Сервис для аналитики от «Яндекса», который может брать информацию из различных источников, систематизировать, строить дашборды, диаграммы и другие визуализации.

Программа позволяет следить за показателями метрик напрямую, анализировать их и принимать решения. Продукт — бесплатный и доступен российским пользователям, достаточно зарегистрироваться или ввести данные «Яндекс ID».

«Форсайт»

Сайт: https://www.fsight.ru/platform/

Многозадачная платформа для анализа, формирования и печати отчетов, моделирования и работы с самыми разными источниками. У программы приятный интерфейс и гибкие возможности настройки визуализации, данные можно брать напрямую из источников или загружать в облачное хранилище сервиса.

Кроме того, платформа предлагает работу в настольном, веб и мобильном приложении, что позволяет удаленно просматривать и редактировать отчеты.

Polymatica

Сайт: https://www.polymatica.ru/

Сервис для всесторонней работы с данными, быстрым доступом к любой отчетности и интерактивными дашбордами. При помощи технологии машинного обучения программа анализирует большие объемы данных в считанные секунды, что позволяет формировать отчеты и создавать графики, диаграммы и дашборды в режиме реального времени.

«Полиматика» поддерживает работу в 4 направлениях аналитики: описательной, исследовательской, прогнозной и перспективной. При этом для полноценной аналитики данных в программе не нужен большой багаж знаний в аналитике и Data Science.

Modus Bl

Сайт: https://modusbi.ru/products/analytic/

Комплексная платформа для решения аналитических задач в любых сферах деятельности. Инструменты платформы наглядно визуализируют данные, а также создают прогнозы и определяют тренды.

Modus предлагает работу в удобном конструкторе с гибкими настройками правил, а также ролей и прав доступа к отдельным отчетам. В программе есть большая библиотека с интеграциями для возможности получения данных из любых источников компании.

Visiology

Сайт: https://ru.visiology.su/

Российская платформа для комплексной аналитики компании, создания регламентных отчетов и ярких дашбордов. В Visiology любой пользователь сможет быстро создавать интерактивные доски и отчеты в режиме реального времени.

Платформа может интегрироваться со всеми популярными источниками данных, а также умеет анализировать информацию, собранную сотрудниками вручную в таблицах и формах. У Visiology простой интерфейс и хорошая программа обучения.

Читайте также:

ТОП-6 российских CRM систем

Как выбрать — советы и рекомендации эксперта

Сейчас на рынке ИТ-продуктов есть много вариантов Bi под любые требования и бюджет. Однако, чтобы система приносила реальную пользу, а не доставляла лишних хлопот, необходимо выбирать продукт с умом.

Сделать правильный выбор помогут следующие советы эксперта:

• Четко сформулировать потребности. Программа должна уметь строить отчеты под нужды конкретной компании, а также собирать данные со всех источников, которыми будет использоваться организация.
• Определить нужный функционал. Программа может обладать стандартным функционалом для генерации отчетов, которого будет достаточно для простой аналитики небольшого проекта. Для получения глубоких, детализированных отчетов с наглядной визуализацией потребуется сложный софт с большим простором для кастомизации и встроенным искусственным интеллектом.
• Оценить возможности интеграции. Без источников информации система не работает так, как надо. Поэтому необходимо проверять возможности интеграции каждого варианта со всеми продуктами, которыми пользуется или будет пользоваться компания.
• Протестировать юзабилити. От сложности пользовательского интерфейса зависит скорость работы сотрудников — они должны легко ориентироваться в системе, чтобы максимально быстро доставать нужную информацию.
• Проверить уровень защиты. Bi-система должна обеспечивать тот уровень безопасности, который соответствует требованиям вашей организации. Если в компании установлены четкие ограничения прав доступа, то рекомендуется выбирать программу с гибкими настройками доступов и конфиденциальности данных.
• Спрогнозировать возможности масштабирования. У выбранной программы должны быть ресурсы для обработки больших массивов данных, а также стабильной работы в условиях высокой нагрузки.

Рекомендуется выбирать популярные продукты, которые предлагают множество интеграторов — с такими системами легче работать, они чаще обновляются и всегда можно найти специалиста по настройке.

Коротко о главном

• BI-система — это программа для сбора данных из разных источников, формирования отчетов по направлениям и визуализации результатов.
• Программные продукты BI наиболее эффективны для средних и крупных организаций. Они подойдут для работы менеджеров, маркетологов, аналитиков и руководителей.
• Из недостатков софта можно отметить высокую стоимость, сложность интерфейса некоторых решений, а также нецелесообразность для небольших компаний.
• Преимуществ внедрения программы больше: удобное использование данных, экономия времени сотрудников, исключение дезинформации, доступ к разным видам отчетов.
• Внедрение системы проводится обычно в 5 этапов, в которых участвуют аналитик и разработчик.
• Чтобы правильно выбрать продукт, рекомендуется придерживаться следующих советов: определить потребности и функционал, оценить возможности интеграции и удобство интерфейса, проверить уровень защиты и подумать о масштабировании.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.