Что такое аутстаффинг: зачем он нужен, как работает и как его использовать, недостатки

Кадровой вопрос — головная боль многих предпринимателей. Чтобы не болеть, можно долго выстраивать HR или принять универсальную пилюлю — аутстаффинг. Разбираемся, как это работает, кому поможет и когда принимать, чтобы не навредить. 

Что такое аутстаффинг

Аутстаффинг (outstaffing с англ. — вне штата)— способ найма сотрудников с помощью сторонней компании, которая берет на себя все задачи управления и юридического сопровождения кадров. Так компания может получить нужных специалистов, не расширяя свое штатное расписание, что особенно удобно для выполнения периодических задач или использования упрощенки. 

Зачем нужен и как работает

От стандартных кадровых агентств компании-аутстафферы отличаются тем, что не занимаются подбором персонала по заказу: у них уже есть нужные сотрудники, которых они могут сразу выделить заказчику. За каждую кадровую единицу агентство несет полную ответственность — выплата заработной платы, уплата налогов и взносов, расчет отпусков и оформление больничных.

Агентство выполняет следующие задачи:

• Рекрутинг и найм.
• Кадровый учет.
• Бухгалтерский учет.
• Юридическое сопровождение.

Основная задача услуги — оптимизация штатного расписания и бюджета, а также минимизация рисков возникновения трудовых споров. Такой способ найма персонала стал особенно востребованным на фоне массовой популяризации удаленного формата работы, так как он позволяет компании масштабироваться без увеличения кадровой и бухгалтерской нагрузки. 

В основном в аутстаффинге используется стандартный ряд профессии:

• Бухгалтер.
• Маркетолог.
• Дизайнер.
• Юрист.
• Переводчик.
• IT-специалист.

Читайте также:

Верстальщик сайтов: кто это, что должен знать и уметь, сколько зарабатывает

Для сотрудников компании практически нет разницы — они выполняют те же обязанности, но на территории заказчика. При этом у них есть возможность получить опыт работы в разных фирмах без фактической смены работодателя.

Предоставление услуги обычно происходит по стандартной схеме:

1. Заказчик обращается в агентство с вакансией.
2. Агентство составляет договор и начинает подбор сотрудников.
3. После отбора клиент знакомится со всеми кандидатами и условиями.
4. Заказчик проводит собеседования с отобранными сотрудниками.
5. Агентство выставляет счет на оплату установленного количества работочасов.
6. Между сторонами определяются форматы отчетности, задачи и KPI, а также способы решения спорных ситуаций.
7. Сотрудник начинает работу над задачами заказчика на его территории или удаленно.

Обычно персонал работает с одним заказчиком до момента завершения проекта или выполнения конкретной задачи, после чего агентство ищет для него новый заказ. Из-за нехватки проверенных специалистов сотрудникам агентства всегда хватает работы. 

Читайте также:

Как открыть ИП в 2024 году: 3 пошаговые инструкции по регистрации

Примеры использования 

Аутстаффинг в первую очередь позволяет оптимизировать бизнес-процессы и расходную деятельность предприятия. Расскажем на примере, какую пользу бизнесу приносит такой способ найма.

1. Региональное отделение крупной компании начало масштабироваться, увеличивая оборот заказов.

В результате сотрудники перестали справляться с задачами, срывая дедлайны и теряя клиентов. Однако расширить штат отделения не позволяет политика компании, поэтому после потери двух крупных проектов было принято решение обратиться в агентство аутстаффинга. 

По итогам было нанято 6 внештатных сотрудников, что помогло компании оптимизировать рабочие процессы и продолжить наращивать обороты без риска задержек.

2. Компания занимается реализацией проектов, которые длятся в среднем 12–18 месяцев.

Постоянный штат у компании небольшой, а на каждый новый проект необходимый персонал набирается отдельно. После завершения проекта компания прощается с большей частью сотрудников, что влечет за собой большую бухгалтерскую и финансовую нагрузку из-за оформления документов на увольнение и выплаты выходных пособий. 

Для решения этой проблемы компания наняла персонал через профильное агентство, что позволило по окончании работ расторгнуть договор с агентством без лишних трат и бюрократических издержек.

Отличия аутстаффинга и аутсорсинга

Аутстаффинг и аутсорсинг — два способа найма внештатного персонала с общей идеей, но разным исполнением. Для начала введем понятие «аутсорсинг» — услуга, при которой непрофильные задачи или процессы компании выполняет за оплату сторонняя организация. Компания аутсорсинга работает на основании договора об оказании услуг, а аутстаффер — договора о предоставлении наемного персонала. 

Из этого выходит, что в первом случае заказчик платит за оказанные услуги, не выдвигая условий сотрудникам сторонней организации. А во втором — заказчик получает персонал в свое полное распоряжение в рамках договорных взаимоотношений. При обращении в агентство клиент сам отбирает кандидатуры на вакансию, при этом сотрудник будет задействован только в проекте клиента и соблюдать установленный в компании рабочий распорядок. В то время как компании аутсорсинга назначает специалистов самостоятельно, а сотрудники могут вести сразу несколько проектов и работать по своему графику. 

Читайте также:

Самозанятые или ИП: что лучше, плюсы и минусы, сравнительный анализ, критерии выбора

Кому и когда выгоден 

Представители малого, среднего и крупного бизнеса обращаются за услугами агентств, когда необходимо сократить расходы. Помимо очевидной экономии средств на выплатах персоналу, услуги аутстаффинга открывают бизнесу и другие преимущества — разберем три самых распространенных.

1. Использование более выгодного налогового режима

Компаниям, чья деятельность связана с продажами, выгодно платить налоги по упрощенной системе. Однако у режима УСН есть критерии, которым компания должна соответствовать для использования режима и одно из ограничений — количество персонала не должно превышать 100 человек.

В таком случае компания может отказаться от части персонала и остаться на УСН, но это приведет к сокращению объемов работы и прибыли, а переход на общую систему налогообложения также не выгоден для бизнеса. Чтобы сохранить режим УСН без потери персонала компания может обратиться к аккредитованному в РФ агентству и вывести часть сотрудников за штат.

Читайте также:

Что такое юнит-экономика простыми словами и как рассчитать ее для бизнеса

2. Оплата только за фактический труд

Компаниям, которые запускают стартапы или реализуют проекты выгодно нанимать персонал через аутстаффинг. Это позволяет не тратить фонд заработной платы на выплаты в периоды простоя между проектами, а также избегать проблем с оформлением и увольнением штатных единиц. В отличие от аутсорсинга, персоналом агентства заказчик может распоряжаться, как своим, давать разные задания и перераспределять на другие проекты. 

Например, многим компаниям не требуется большой штат IT-специалистов, поэтому при необходимости разработать корпоративный сайт, систему или приложение они обращаются к аутстаффингу. После запуска продукта компания расторгает договор и привлекает на постоянную работу небольшую команду для поддержки работоспособности продукта.

Еще один пример выгодного использования этого способа — сезонные работы в сельскохозяйственной сфере и промышленности. Сельскохозяйственные предприятия привлекают внешний персонал в сезоны посадки и сбора урожая, а нефтегазовые компании нанимают специалистов на время разработки месторождений. 

Читайте также:

Что такое коэффициент сезонности и как его рассчитать

3. Привлечение иностранных специалистов

Агентство берет на себя все задачи по оформлению зарубежных специалистов, что позволяет компаниям нанимать иностранцев без бюрократических издержек. Этим преимуществом чаще всего пользуются зарубежные компании, чтобы получить российских специалистов с более низкой ставкой оплаты труда, чем у местных.

Преимущества и недостатки 

Частые ошибки внедрения на этапе внедрения

К сожалению, нет единого руководства по правильному использованию аутстаффинга, поэтому многие компании при первом обращении в агентство допускают много ошибок. Разберем основные из них:

• Выбор неаккредитованного агентства — компания заключает договор с агентством, но вместо оптимизации бизнеса получает проблемы с законом. Дело в том, что компания может сотрудничать с агентствами, которые прошли аккредитацию в России.
• Неправильное составление договора — частая причина возникновения трудовых споров между агентством и компанией. Трудовым законодательством РФ аутстаффинг не регламентирован из-за отсутствия такого понятия, но при этом заемный труд не разрешен. Поэтому важно привлекать юриста при составлении договора с агентством. Кроме того, компания должна также заключать отдельные договора с каждым нанятым в агентстве сотрудником.
• Аренда небольшого количества персонала — компании, впервые столкнувшихся с таким способом, нанимают минимум внештатных сотрудников. Однако с ростом потребности в специалистах компании приходится заключать с агентством новые договора. В таком случае экономия на налогах будет минимальной, а бюрократических издержек — гораздо больше.
• Перевод сотрудников в аффилированную компанию — в качестве альтернативы некоторые организации переводят персонал в аффилированную компанию. Даже при большей финансовой выгоде такой способ является нарушением налогового законодательства.

Главная опасность такого метода для бизнеса — проблемы с законом, но их можно избежать с помощью выбора надежного агентства и тщательной проверки условий договора с юристом.

Читайте также:

Что такое стратегическое планирование и зачем оно нужно бизнесу

Когда аутстаффинг запрещен

Законом не запрещается бизнесу пользоваться аутстаффингом, однако Трудовой Кодекс России накладывает на заказчика четкие ограничения и обязанности:

• Нельзя заменять бастующих сотрудников или тех, которые не вышли на работу из-за задержки зарплаты. 
• Найм определенных специалистов, которые обязаны быть в штатном расписании компании для получения лицензий или допусков.
• Персонал агентства нельзя использовать для выполнения работ повышенной опасности или 3–4 степени вредности.
• Пополнять экипажи морских судов и некоторого речного транспорта также нельзя людьми из агентства.
• Компании на стадии банкротства или простоя не могут пользоваться услугами найма персонала от внешних подрядчиков.

Большинство запретов связаны с защитой сотрудников от неоплачиваемого труда и работы в специфических условиях, к которым они не подготовлены.

Компании, у которых наблюдается нестабильное экономическое положение, есть трудовые споры или проблемы с документами не могут использовать внештатных сотрудников из агентства. 

Юридическое регулирование 

Общим законом, регулирующим вопросы предоставления персонала выступает Трудовой Кодекс Российской Федерации 30.12.2001 №197-ФЗ. К основным нормативно-правовыми документам ТК РФ, раскрывающим данную проблематику, относятся:

• Ст. 56.1 — запрещает использовать заемный труд в рамках трудовых отношений, но при этом позволяет временно предоставлять сотрудников в аутстаффинг в соответствии с требованиями ТК.
• Ст. 341.1 регулирует общие положения предоставления персонала, включая порядок работ и перечень лиц, которые могут быть задействованы в этой деятельности. Статья также регулирует положения труда во вредных условиях.
• Ст. 341.2 регулирует принципы предоставления персонала в аренду профильными частными агентствами. 
• Ст. 341.3 устанавливает законодательные нормативы для аренды персонала по договору, который заключается с работодателем, не являющимся агентством занятости. 
• Ст.341.4 регламентирует порядок расследования несчастных случаев с предоставленными в аренду сотрудниками.
• Ст. 341.5 устанавливает субсидиарную ответственность за основного работодателя перед персоналом.

Общие вопросы занятости регулирует закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991, который также содержит положения, устанавливающие требования к использованию системы предоставления работодателями сотрудников в аренду иным лицам.

Читайте также:

Текучесть кадров: какая норма, причины, формула, расчет текучки кадров

Рекомендации по выбору компании-аутстаффера

От правильного выбора агентства зависит в первую очередь юридическая защищенность компании-заказчика. Приведем основные критерии, которые помогут выбрать надежного аутстаффера:

• Государственная аккредитация.
• Опыт на рынке РФ больше года.
• Своевременно оплачивает налоги.
• Прозрачно ведет кадровые документы.
• Заключает договора с сотрудниками.
• Предоставляет услуги на основании договора.
• Размер уставного капитала не менее 1 млн ₽.
• Наличие реального офиса и штата.

Агентство не должно оформлять сотрудников, как самозанятых. Это может указывать на уклонение от налогов, что рано или поздно приведет к прекращению деятельности агентства и негативно скажется на клиентах. Также не стоит связываться с агентством, предлагающим очень низкую плату по сравнению с конкурентами, так как это может свидетельствовать о плохой компетенции персонала.

Читайте также:

Основные средства предприятия: что это, виды и состав

Коротко о главном

• Аутстаффинг — найм внештатного персонала в профильном агентстве, которым заказчик может распоряжаться как своим, но при этом не будет нести налоговую и кадровую нагрузку.
• Такой способ найма позволяет компании минимизировать расходы на страховые взносы и пособия, а также снизить количество отчетности.
•  Для получения нужных специалистов компании достаточно подписать договор с агентством, согласовать условия труда, количество сотрудников и формы отчетности.
• В случае аутсорсинга заказчик платит за выполнение поставленной задачи, но аутсорсер не становится частью организации. При аутстаффинге клиент платит за сотрудников, которыми может свободно распоряжаться и которые будут соблюдать корпоративную политику.
• Аренда персонала позволяет не только оптимизировать бюджет и процесс управления персоналом, но и перейти на упрощенку без потери персонала, нанять иностранцев без риска проблем с законодательством.
• Главная ошибка внедрения такого способа — выбор ненадежного, не аккредитованного агентства.
• Арендовать персонал запрещено, когда у компании проблемы с финансами или собственными сотрудниками.
• Основными документами, регулирующими аутстаффинг являются ТК ФР 30.12.2001 №197-ФЗ и закон РФ № 1032-1 от 19.04.1991.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.