Что такое электронная подпись: зачем нужна, как получить и пользоваться

Электронная подпись (ЭП) — это уникальный сгенерированный набор цифр, который хранится на специальном носителе. В нем закодирована информация о том, кто именно подписал документ, его использование дает гарантию, что документ подлинный, и после подписания не изменялся.

Простыми словами, электронная подпись — это цифровой аналог личной подписи человека. Она дает возможность подписывать документы удаленно, что часто бывает важно и обычным людям, и бизнесу, а значит, упрощает жизнь.

Как выглядит электронная подпись

По сути сам цифровой код увидеть нельзя. А если более подробно, все зависит от того, какого типа ЭП — она может быть отсоединенной, присоединенной или встроенной.

Если подпись отсоединенная, при подписании документа автоматически создается файл с таким же названием, как и у файла документа, но с расширением p7s, sig или sgn.

Если подпись присоединенная, при подписании документа добавляется расширение ЭП, в этом случае sig. А название файла будет вида: «Заявление в суд.docx.sig». Таким образом, ЭП оказывается внутри исходного документа.

Если подпись встроенная, при подписании формат документа не меняется. Но в самом документе, внизу, появляется особый цифровой штамп с информацией об электронной подписи. Часто такие варианты ЭП используют государственные структуры, например, Федеральная налоговая служба (ФНС).

Зачем нужна электронная подпись

Если коротко, она нужна всегда, когда предполагается электронный документооборот. Ее наличие экономит время и позволяет бизнесу работать эффективнее, а обычному человеку обходиться без посещения присутственных мест и траты сил и времени на дорогу.

Бизнес с помощью ЭП решает такие задачи:

• Сдает отчетность в налоговые органы.
• Организует внутренний документооборот компании с минимумом бумажных документов.
• Участвует в коммерческих и государственных тендерах.
• Подписывает документы в системе дистанционного банковского обслуживания.
• Оформляет сделки, в том числе с собственностью компании.
• Оформляет трудовые отношения.

Также с помощью ЭП можно:

• Записать ребенка в детский сад или в школу в режиме онлайн.
• Подать заявление на поступление в вуз.
• Подать судебный иск.
• Получить патент.
• Подать декларацию в налоговую инспекцию, или заявление на налоговый вычет.
• Работать с удаленным работодателем и подписывать договоры и акты.

Читайте также:

Как мы обновили сайт kokoc.com и увеличили конверсии на 154%

Как это работает

В формировании ЭП участвуют два ключа — открытый и закрытый.

Закрытый хранится у человека, которому принадлежит ЭП, то есть поставить такую подпись может только владелец. Открытый ключ, или сертификат — это данные о владельце электронной подписи, который можно использовать для проверки ее подлинности. Он доступен всем, кому отправлен подписанный документ.

Формируется ЭП с помощью особой программы, или средства криптографической защиты информации — СКЗИ. Процесс подписания выглядит так:

• Человек использует программу для работы с электронной подписи, которая фиксирует контент документа и шифрует его.
• ЭП прикрепляется к документу, хранится вместе с ним и вместе с ним отправляется получателю.
• Получатель открывает документ, и его СКЗА расшифровывает его открытым ключом и сравнивает результаты. Если данные закрытого ключа и сертификата совпадают, значит, документ достоверен и имеет юридическую силу.

Создание сайтов

• Разработка эффективных сайтов для продаж в интернете.
• Создаем сайты с нуля любой сложности, от сайтов визиток до интернет-магазинов и крупных порталов.

Подробнее

Виды ЭП и их отличия

В российской практике существуют три вида ЭП — простая, неквалифицированная усиленная и квалифицированная усиленная. У них разные возможности для применения.

Простая электронная подпись, или ПЭП

Самый простой и доступный вариант, комбинация символов, с помощью которой можно подтвердить то или иное действие. Так, когда вы входите на портал Госуслуги, или в онлайн-банк, или в свой кабинет в интернет-магазине, вводите пароль и/или SMS-код для подтверждения своей личности.

Фактически вы пользуетесь таким образом ПЭП. Каждый пользователь получает ее ситуационно, например, регистрируясь в каком-то сервисе; никаких дополнительных действий не требуется.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись, или НЭП

Здесь мы видим уже более сложный механизм формирования. НЭП можно подписывать документы, удостоверяя тот факт, что их содержимое не менялось после подписания. Как правило, используется во внутреннем документообороте компаний, например, в подписании некоторых кадровых документов, и генерируются с помощью специальных инструментов или внешних сервисов.

Во внешнем информационном поле НЭП может использоваться для подписания договоров и других документов, но только с контрагентами, с которыми заключено соглашение о доверии НЭП. Государство НЭП не контролирует, выдавать ее могут десятки и сотни компаний, поэтому такие подписи не принимают, например, в судах.

Квалифицированная усиленная электронная подпись, или КЭП

Это самый надежный вид ЭП, с самой широкой сферой применения. КЭП принимают даже в судах и налоговых инспекциях. Подтверждается эта подпись сертификатом, который выдают особые удостоверяющие центры. Программы для работы с КЭП сертифицированы Федеральной службой безопасности.

Читайте также:

Текучесть кадров: какая норма, причины, формула, расчет текучки кадров

Как сделать и где получить электронную подпись

Руководители бизнеса и ИП могут получить КЭП только в налоговой инспекции. Налоговые инспекции выдают сертификаты КЭП бесплатно. Что нужно сделать, чтобы получить подпись:

• Подать заявление на выпуск КЭП, либо при визите в ИФНС, либо через личный кабинет юридического лица или ИП на сайте ФНС.
• Приготовить носитель для КЭП в виде токена. Токен можно купить в удостоверяющих центрах или у производителей такой продукции. К токену прилагается сертификат соответствия, который выдает продавец.
• Предоставить документы. Их нужен минимум — паспорт и СНИЛС, все остальные данные ФНС найдет сама.
• Посетить ИФНС для идентификации личности, и получить там записанный на токен сертификат подписи и лицензию на программу для работы с КЭП.

КЭП для физических лиц выдают удостоверяющие центры, которые получили сертификат ФСБ и аккредитацию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Можно сделать это, напрямую обратившись в удостоверяющий центр, а можно — через МФЦ. Понадобится:

• Записаться на прием в МФЦ или удостоверяющий центр.
• Подготовить документы. Заполнить заявление на изготовление КЭП (бланк дадут в МФЦ или в удостоверяющем центре), предъявить паспорт, ИНН и СНИЛС.
• Оплатить носитель сертификата.
• Получить готовую КЭП там же, где ее заказывали.

Еще квалифицированную ЭП можно получить бесплатно — через государственное мобильное приложение «Госключ».

Для этого нужна подтвержденная учетная запись на госуслугах, действующий биометрический загранпаспорт и смартфон с NFC-модулем. Чтобы получить КЭП через это приложение, воспользуйтесь инструкцией.

Такой подписью можно подписывать любые документы через сайт Госуслуг. Принимают ее и на некоторых коммерческих площадках, которые интегрированы с «Госключом», но все-таки сфера применения такого варианта КЭП ограничена

Неквалифицированную ЭП для взаимодействия с налоговой службой пользователи могут быстро и бесплатно получить на сайте ФНС, в личном кабинете.

Зайдя в личный кабинет в строке поиска, наберите «Электронная подпись»…

Сфера действия этого варианта ЭП ограничена только общение с налоговыми органами, тем не менее при подаче деклараций или налоговой отчетности она будет полезна.

Читайте также:

Самозанятые или ИП: что лучше, плюсы и минусы, сравнительный анализ, критерии выбора

Где хранится электронная подпись

Возможны несколько вариантов носителей ЭП. Это токены, SIM-карты, Smart-карты и флешки.

• Токены. Фактически это флешки, получившие дополнительную защиту. Как правило, защищены паролем из 8 знаков для доступа к содержимому, и СКЗИ, которое не позволит копировать содержимое токена на любые другие устройства.
• SIM-карта. Устройство с чипом от мобильного оператора, на которое установлено приложение для работы с НЭП (для КЭП не подходит). Внешне не отличается от обычной SIM-карты. Используется для работы с мобильными гаджетами, дает возможность подписывать документы через приложение на смартфоне.
• Smart-карта. Это внешне похожая на банковскую пластиковая карта. Она защищает информацию, доступ к содержимому возможен только с использованием пароля. Есть и СКЗИ. Ее иногда используют как электронное удостоверение сотрудника компании. Чтобы считать со Smart-карты данные электронной подписи, необходимо специальное оборудование.
• Флешка. Стандартное устройство для хранения информации, с картой памяти и USB-разъемом. Не защищена паролем и СКЗИ, данные с нее можно копировать. Самый сомнительный вариант для хранения ЭП.

Как пользоваться электронной подписью

Чтобы пользоваться КЭП, понадобится установить на компьютер или смартфон программу криптозащиты информации. Чаще всего это программа «КриптоПро».

Программа дополнит контекстное меню Windows или macOS специальным разделом — «Добавить электронную подпись». После этого документы можно будет подписывать в несколько кликов мыши.

Установить и запустить программу может оказаться непросто для людей, которые с компьютером на «вы» или раньше никогда не имели дела с электронной подписью. Поэтому удостоверяющие центры, выпускающие КЭП, обычно помогают сделать это, предлагая позвонить в их службу поддержки. В службе поддержки — по моему опыту — помогут бесплатно и быстро во всем разобраться и проконтролируют весь процесс в режиме онлайн.

Итак, для того, чтобы подписать документ, понадобятся:

• Действующий сертификат КЭП — единственного варианта электронной подписи, которая без дополнительных соглашений дает любому документу юридическую силу.
• Средства для защищенной работы с электронной подписью, или СКЗИ.
• Документ, который необходимо подписать.

Порядок действий зависит от установленного ПО и от версии программы-оболочки Windows или macOS. В целом он такой:

• Открыть меню «Файл» перейти в раздел «Сведения».
• Перейти в подраздел «Защита документа».
• Выбрать и кликнуть на кнопку «Добавить электронную подпись (КриптоПро)».
• В появившемся окне кликнуть пункт «Изменить», и выбрать личный сертификат ЭП.
• Кликнуть на кнопку «Подписать».
• Если сертификат ЭП защищен паролем, ввести пароль.

После этого, если все сделано и указан правильный пароль, появится сообщение о том, что документ успешно подписан.

Читайте также:

Что такое менеджмент: где обучиться, функции, виды и уровни, задачи, зарплаты

Как продлить действие электронной подписи

Срок действия электронной подписи зависит от выбранного удостоверяющего центра (как правило, это 12 месяцев), но может быть в отдельных случаях и 3-6 месяцев. Срок действия КЭП, выданной ФНС руководителям компаний и ИП, всегда составляет 15 месяцев.

Для продления подписи необходимо обращаться в ту же инстанцию, которая ее выдавала, и обычно это можно сделать удаленно, без личного посещения. Личное посещение удостоверяющего центра или ИФНС необходимо только в случаях, когда у человека менялись личные данные.

Также при обращении в удостоверяющий центр не напрямую, а через МФЦ, в МФЦ тоже придется прийти лично, и заполнить заявление на продление срока действия ЭП.

Необходимо, чтобы на момент подачи заявления в наличии у человека был сертификат ЭП, срок которого еще не истек — в противном случае ЭП придется выпускать заново.

Читайте также:

Цифровые визитки: как создать виртуальные контакты и поделиться ими

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, существуют бесплатные электронные сервисы.

В первую очередь это сайт «Госуслуги». Необходимо загрузить документ, подписанный ЭП, или документ и отдельный файл ЭП, и система проверит подлинность. Еще недавно таким способом можно было проверить только присоединенную электронной подписи, а сейчас — и отсоединенную тоже.

Если подпись отсоединенная, проверить подлинность документа поможет и еще один сервис — «Контур-крипто». Необходимо выбрать и загрузить файл подписанного документа и отдельный файл с электронной подписью, который вы получили вместе с документом. После этого система проверит подлинность подписи и неизменность документа.

Читайте также:

Полный обзор сервиса «Битрикс24» в 2024: чем он полезен бизнесу

Какие аналоги ЭП существуют

В России аналогов или «заменителей» ЭП нет. В других странах есть системы, которые действуют аналогично ЭП. Так, в странах Евросоюза существует стандарт электронных подписей и печатей eIDAS3 — electronic IDentification, Authentication and trust Services. В нем указаны единые требования к аппаратному ПО для генерации электронных подписей. Как и в России, сама ЭП может храниться на токенах, которые проходят обязательную сертификацию. Также в качестве аналога ЭП в странах ЕС могут использоваться цифровые печати, которые есть только у юридических лиц.

А в Канаде применение электронной подписи регулируется законом о защите персональных данных и электронных документов — PIPEDA. Особенность применения ЭП в этой стране в том, что электронная подпись не признается в сделках с недвижимостью и в семейном праве — ею нельзя подписывать заявления на развод, договор дарения, завещание.

Коротко о главном

• Электронная подпись — незаменимый инструмент для тех, кто заинтересован в оперативном взаимодействии в цифровой среде.
• ЭП играет ключевую роль в современном цифровом мире, обеспечивая безопасность и подлинность документов, облегчая и упрощая процессы как для бизнеса, так и для обычных людей.
• Для бизнеса использование электронной подписи позволяет организовать документооборот с минимумом бумажных документов, участвовать в тендерах и заключать сделки, а также сдавать налоговую отчетность, не тратя время на походы в офисы налоговых органов или банки. Все это способствует повышению эффективности и экономии ресурсов.
• Для обычных людей электронная подпись открывает возможность получать государственные услуги онлайн, подавать заявления и документы в учреждения, заключать договоры и даже подавать судебные иски, не выходя из дома. Это существенно упрощает жизнь, экономит время и силы, которые можно потратить на другие важные дела.

Таргетированная реклама в социальных сетях

• Ваша реклама показывается аудитории с точно заданными параметрами: пол, возраст, работа, гео, интересы, темы.
• Это гибкий и тонко настраиваемый на конкретный сегмент аудитории инструмент продвижения.

Подробнее