Как правильно делегировать полномочия и не переживать

При зарождении любого бизнеса у основателя появляется проблема делегирования задач: непросто передать ответственность за их исполнение другому. Ситуация осложняется, когда первые опыты с поручением обязанностей заканчиваются плачевно. Непродуманное перепоручение обязанностей становится причиной неврозов и мешает принимать верные управленческие решения.

Ну и как же прокачать этот навык? Каких распространенных ошибок стоит избегать? Как правильно поручать работу сотрудникам? И что делать, если все же случился факап? Обо всем этом и многом поговорим в статье.

Что такое делегирование полномочий и зачем оно нужно

Делегирование полномочий — это поручение каких-либо задач, обязанностей или прав сотрудникам. Ответственность они тоже берут на себя. Поручить задачу — прерогатива начальства. Если компания только развивается, основатель сам обучает персонал и решает, какую часть работы кому поручить.

В теории руководитель может взять на себя все задачи и не отдавать ничего сторонним исполнителям. Но тогда у него не останется ни времени, ни сил на свои непосредственные обязанности. Долго так работать не получится, ведь даже у самого выносливого человека рано или поздно наступает выгорание. 

Читайте также:

Стили управления руководителя: что это такое, какие бывают и какой выбрать

Что дает делегирование обязанностей

Делегирование необходимо, ведь без него бизнес не сможет масштабироваться. Поручать часть задач кому-то другому все равно придется рано или поздно. Это естественный этап развития бизнеса. Перепоручение полномочий имеет следующие преимущества:

• Можно оценить личные качества исполнителей и их потенциал. Это очень пригодится для дальнейших назначений и кадровых перестановок.
• Освобождается много времени, которое раньше уходило на решение операционных задач. Действительно, настоящему руководителю всегда есть чем заняться. Некоторые работают 24/7, обдумывая каждый шаг.
• Можно тренироваться распределять задачи между разными людьми и постепенно выстраивать структуру компании. Для молодого бизнеса это первостепенная задача. 
• Исполнители получают дополнительную мотивацию, видя, что им доверяют. Конечно, речь не обо всех. Но некоторые люди очень ценят предоставленную свободу и начинают работать активнее, находя подчас более простые решения задач и желая повышать свои компетенции.

Читайте также:

Что такое менеджмент: где обучиться, функции, виды и уровни, задачи, зарплаты

Кстати, поручать можно не только рутинные задачи, но и ответственные дела. Люди, справившиеся с ними, могут затем попасть в кадровый резерв на повышение. Например, они могут заменять руководителей отделов, пока те в разъездах. Люди, желающие профессионально расти и строить карьеру, всегда нужны бизнесу. 

Для некоторых задач, особенно творческих, подчас необходим свежий взгляд. В этом также помогает перепоручение обязанностей. Потратив некоторое время на подготовку инструкций для исполнителей, можно освободить большую часть времени для более глобальных задач. 

Что мешает поручать задачи другим

Обычно делегировать мешают страхи, что исполнители не выполнят работу как надо. Действительно, этим может закончиться. Но риск здесь оправдан и со временем окупится многократно. Во-первых, с первого случая передачи обязанностей начинается постепенное обучение специалистов. Во-вторых, появится дополнительный стимул к тщательному отбору сотрудников при найме.

Также руководители зачастую не хотят поручать ряд обязанностей подчиненным по следующим причинам:

• Считают, что эффективный начальник должен уметь все. Договориться с контрагентами, выбрать дизайн продукта, написать и выложить пост в корпоративные социальные сети и сменить воду в кулере. Это давно устаревшая модель. На самом деле, каждый должен заниматься тем, что умеет лучше всего.
• Нет желания или времени перераспределять задачи. Поручение задач — это процесс, растянутый во времени. Нужно научить работника, подготовить его морально, затем проверить, как он справился. Не все хотят и могут этим заниматься.
• Считают, что сами останутся без дела. Некоторые активные руководители боятся, что им придется сидеть просто так, если они отдадут часть обязанностей. В большинстве случаев то не так. Деятельный человек всегда найдет себе занятие. Кто-то боится потерять уважение коллектива. Но этого, конечно, не произойдет, если руководить с умом, не забывать мотивировать и поощрять людей.
• Надеются, что все будет нормально работать и без перепоручения. Фатальная ошибка.

Со всеми этими предубеждениями необходимо бороться. Есть вариант, при котором они отпадут сами, если правильно наладить процесс передачи задач в компании.

Когда можно начать делегировать

Чтобы понять, пришло ли время, достаточно честно ответить на следующие вопросы:

• Есть ли люди, у которых есть достаточно квалификации и опыта для выполнения работы?
• Так ли необходимо, чтобы эту задачу решали именно вы? Или можно отдать ее кому-то, кто обладает соответствующими компетенциями?
• Получится ли у исполнителя развиваться и расти благодаря выполнению порученной работы?
• Будут ли в дальнейшем возникать такие же или подобные задачи?
• Хватит ли времени, чтобы обучить работника выполнять новые обязанности, подготовить его морально, затем проверить работу и скорректировать ее при необходимости?
• Можно ли полностью поручать эту задачу и оставить ее без внимания на время выполнения?

Если хотя бы на три вопроса вы ответите «да», можно подбирать исполнителей, чтобы поручить им работу.

Какие задачи стоит передавать, а какие — нет

Поручать обязанности или нет, в каждом случае руководитель решает индивидуально. Но есть и шаблонные ситуации, в которых легко понять, стоит ли отдать задачу. 

Также вам в помощь правило от самого Брайана Трейси: Если у исполнителя получилось правильно выполнить задачу хотя бы на 70 %, отдавайте ему ее и дальше. Со временем он восполнит пробелы и будет делать лучше. А вы освободите себе достаточно времени для более важных задач. 

Читайте также:

Как продвигать мобильное приложение в App Store и Google Play

Виды полномочий

1. Штабные. Это, скорее, совместно принятые разными специалистами решения или рекомендации, которые один сотрудник дает другим. Штабные полномочия бывают следующих видов:
• Координационные. Решения, принятые совместно руководителями разных отделов или сотрудниками одного отдела.
• Рекомендательные. Совет одного сотрудника другому отделу. Например, сисадмин рекомендует девушкам из бухгалтерии почаще чистить кэш и память браузеров.
• Отчетные. Проверка эффективности работы сотрудников и компании в целом.
2. Линейные. Это полномочия, которые передаются от руководителя к сотруднику, согласно иерархии в компании. Чем более важная задача, тем выше должность ответственного за ее выполнение.

Принципы передачи обязанностей

• Передача ответственности. Помните, что ответственность лежит все обеих сторонах при перепоручении. На руководителе — контроль, на сотруднике — оперативность и качество.
• Соблюдение прав и обязанностей. Все, что поручено сотруднику должно соответствовать его должностным обязанностям и трудовому договору. Иначе это будет нарушение его прав, и он может подать в суд на начальство.
• Делегирование должно исходить только от руководителя. Передавать обязанности необходимо по цепочке. Старший сотрудник должен поручать что-то младшему только через среднего, но никак не в обход его. 
• Необходимо внедрить отчеты. Особенно если задача передается сотруднику впервые. Отчетность нужно получать после выполнения каждой части работы. Например, необходимо подготовить презентацию с анализом рынка в конкретной нише за определенный период. Тогда вечером в понедельник сотрудник должен показать источники информации, которые он нашел, во вторник — предоставить план презентации, в среду — половину готового документа, а в четверг — всю презентацию. 

Все эти принципы необходимо соблюдать вместе. Тогда выполнение работы будет контролируемым, а ее эффективность — измеримой.

Как поручать задачи разным сотрудникам

Чтобы работа была выполнена качественно и в срок, необходимо, чтобы обязанности соответствовали сотруднику. Для этого при выборе кандидатуры нужно учитывать следующие моменты:

• Специальность. Лучше, чтобы она была как можно ближе к порученным обязанностям. Жизнь показывает, что не все руководители четко представляют, чем должен заниматься тот или иной специалист. Например, в некоторых вакансиях на позицию копирайтера до сих пор можно встретить обязанности редактора и SMM-специалиста.
• Личные качества. Кто-то отличается усидчивостью, но хуже остальных ладит с цифрами. А кто-то, наоборот, прекрасно считает, но не любит рутинные задачи. Об этом лучше спросить у руководителя отдела, как и по всем пунктам ниже.
• Обучаемость. Кто-то быстрее воспринимает новую информацию, кто-то — медленнее. Это важно особенно если сроки поджимают.
• Уровень квалификации. Сотрудник должен иметь все необходимые навыки для выполнения поставленной задачи.
• Достижения. Бэкграунд сотрудника тоже необходимо иметь в виду. Лучше поручить работу тому, кто чего-то достиг в этой или смежной области.
• Особенности здоровья. Иногда и они могут играть важную роль.

Сотруднику, которому передаются обязанности, нужно будет оценить по всем этим параметрам в комплексе.

Какие распространенные ошибки делегирования бывают

• Поручение без участия других руководителей. Если сотрудник — не ваш прямой подчиненный, нужно согласовать передачу работы с его начальником. 
• Отсутствие сроков. Такая ситуация расслабляет сотрудника, он думает, что работа не настолько срочная и может немного подождать, но это не всегда так. Поэтому у сотрудника в любом случае должен быть четкий временной ориентир.
• Отсутствие инструктажа. Нужно показать основы, первоисточники информации, обговорить ожидания. Иначе велик риск, что работа будет выполнена некачественно.
• Поручение непосильной работы. Нужно сперва оценить возможности сотрудника. Иначе есть большие шансы, что ничего не получится.
• Передача работы не тем людям. Иногда из-за спешки и хаоса работа задача действительно оказывается у человека, у которого нет подходящих компетенций. Если такое все же случилось, нужно подробно проинструктировать работника и поддерживать его на всех этапах.

Читайте также:

6 лучших сервисов и приложений для тайм-менеджмента

Как мотивировать сотрудников при передаче полномочий

Чтобы мотивировать человека к выполнению даже незнакомой задачи, не обязательно использовать прибавку к зарплате и повышение. Хотя это обычно беспроигрышные варианты. Если по каким-то причинам они недоступны, существуют и другие способы мотивации.

Выполнение задачи лучше проверять поэтапно, но это не значит, что человека нужно дергать постоянно. Это очень раздражает и в итоге влияет на качество выполненной работы.

Не стоит злиться или другим способом транслировать негатив, если что-то не получается. Из-за этого человек лишь закроется и потеряет уверенность в себе. Некоторые в ответ лишь начнут испытывать злость и раздражение на вспыльчивого руководителя. Это в целом влияет на отношения в коллективе.

Постарайтесь довериться работнику. Тем более, если у вас мало опыта или навыков для решения задачи. Такое отношение руководителя окрыляет и стимулирует приложить максимум усилий. Обычно человеку захочется оправдать доверие.

Все это психологические приемы, которые помогут наладить контакт с человеком и сделать совместную работу комфортнее.

Пошаговое руководство по делегированию

1. Для начала лучше очертить круг задач, которые нужно поручить и подсчитать, сколько времени удастся таким образом сэкономить. Также нужно выбрать одного или нескольких сотрудников, которые будут выполнять работу. Для этого предварительно необходимо оценить их качества и особенности. Когда люди найдены, стоит посчитать, во что обойдется передача работы и сравнить расходы с выгодами.
2. Нужно подробно проинструктировать специалиста перед началом работы. После намечаем шаги выполнения задачи, после которых нужно контролировать работу. Нужно внимательно выслушать все вопросы работника и подробно ответить на них. Необходимо, чтобы недопонимания не осталось. При этом стоит предупредить, что при возникновении любых новых вопросов, можно и нужно обратиться к вам для их разрешения.
3. Для начала можно дать небольшое тестовое задание. Второй вариант — сразу дать работу. Особенно подходит, если сроки поджимают.
4. Обязательно контролировать каждый этап выполнения задачи, намеченный заранее. Не нужно скидывать это на кого-то еще. Во время приема и обсуждения работы нужно задавать следующие вопросы:
• Возникают ли сложности? Если да, то с чем?
• Все ли понятно?
• Как человек планирует решить проблему?
• Возникли ли у специалиста какие-то нестандартные идеи по работе?
5. При оценке результата в целом также нужны четкие критерии. Это может быть качество выполнения работы, соответствие поставленным срокам, самостоятельность исполнителя, его умение взаимодействовать с другими членами команды или творческий подход. Эти критерии лучше выделить заранее.

Читайте также:

8 стратегий увеличения прибыли компании

Чек-лист по передаче полномочий

Чтобы помочь руководителям правильно поручать обязанности, существуют рассылки, обучающие курсы и готовые чек-листы. 

Итак, когда полномочия переданы правильно, соблюдены следующие моменты:

• Задача соответствует особенностям исполнителя и его компетенциям.
• У работы есть четкие сроки.
• Исполнитель проинструктирован и получил ответы на свои вопросы.
• У сотрудника есть определенная степень свободы действий.
• Связь между руководителем и исполнителем поддерживается на протяжении всей работы.
• Руководитель имеет гарантии, что исполнитель не откажется от задачи.
• В отношениям с исполнителем нет негатива. Никто не испытывает сильного стресса.

Если большинство этих моментов соблюдены, считайте, что правильно делегировали обязанности.

Читайте также:

Как запустить email-рассылку и не попасть в спам

Коротко о главном

• Чтобы начать поручать обязанности другим, необходимо сначала справиться с собственными страхами и предубеждениями. Нужно понять, что передавать обязанности необходимо для развития бизнеса. Рано или поздно это сделать все равно придется.
• Стоит понимать. что не всякие обязанности можно поручать другим. Например, стратегическое планирование или расчет компенсаций и премий — прерогатива исключительно начальства. Также не стоит поручать конфиденциальные или управленческие задачи.
• К передаче полномочий нужно подходить поэтапно. На это тоже требуется время. Например, придется выбрать сотрудника, учитывая его особенности и навыки, посчитать, сколько ему нужно будет доплатить. Также с человеком нужно будет установить контакт, тщательно проинструктировать его. С опытом все это будет получаться гораздо проще.
• Когда задача выполнена, можно проверить правильность действий по нашему чек-листу. Так будет легче запомнить последовательность действий и основные правила.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.