Онлайн-кассы для интернет-магазинов: зачем нужны в 2024 году, как выбрать и подключить ККТ

Не так страшен черт, как его малюют — разобраться в кассовых аппаратах не так уж и сложно, зато потом точно можно спать спокойно. Раскладываем по полочкам все, что касается онлайн-касс для современного бизнеса, чтобы не влететь на штрафы ФНС и чувствовать себя на полной уверенности. 

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это любой кассовый аппарат с установленным фискальным накопителем, который может передавать данные о продажах в налоговый орган в режиме реального времени. Такое устройство создает, фискализирует и распечатывает фискальные документы (чеки) в двухстороннем порядке: один экземпляр выдается покупателю, а другой передается онлайн в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных и сохраняется во встроенной памяти накопителя.

Простыми словами, онлайн-касса — это инструмент для расчета клиентов, где хранятся все данные о покупках.

Такие устройства для бизнеса должны соответствовать требованиям Федерального закона № 54-ФЗ «О ККТ» от 22.05.2003 г., в том числе быть оборудованными специальным криптографическим модулем для записи, хранения и отправки фискальных данных.

Правила обязательного использования онлайн-касс для бизнеса в сферах торговли и услуг, а также требования к ним были введены для автоматизации учета доходов и расходов предпринимателей. Таким образом, они нужны для моментальной отправки данных о передвижении денежных средств в контролирующие органы.

Читайте также:

11 типичных ошибок интернет-магазинов и как их избежать

Как это работает на практике

После проведения кассиром операции фискальный накопитель направляет оператору фискальных данных (ОФД) информацию с уникальным фискальным признаком. Оператор обрабатывает полученную информацию и отправляет в ФНС. Предприниматель должен передать оператору корректные данные, которые тот, в свою очередь, должен зашифровать, направить в налоговую и сохранить копию на свой сервер.

Рассмотрим процесс пошагово:

1. Оплата. Покупатель оплачивает товар наличным или безналичным способом, кассир вносит данные о товаре вручную, через сканер штрих-кода или устройство заносит информацию автоматически.
2. Обработка операции. Аппарат создает чек, шифрует данные и сохраняет в накопитель.
3. Выдача чека. Устройство распечатывает чек для выдачи покупателю, а в случае покупок через интернет — направляет чек в электронном виде.
4. Проверка данных. Аппарат направляет информацию об операции ОФД, тот ее проверяет и отправляет обратное подтверждение.
5. Отчетность в ФНС. Оператор обрабатывает фискальный документ и направляет его в налоговую.

ККТ работает через интернет и передает данные в режиме реального времени без возможности вносить изменения. В случае временного отсутствия подключения к интернету все данные о взаиморасчетах будут сохранены в накопителе и аппарат сразу их передаст после восстановления доступа к сети.

Преимущества и недостатки онлайн-касс

При введении этого оборудования предприниматели столкнулись с необходимостью покупки дорогостоящего оборудования и оплаты услуг ОФД. На эти издержки бизнесу теперь требуется выделять отдельный бюджет — это главный недостаток ККТ. 

Однако, несмотря на большие первоначальные затраты, у онлайн-касс быстрая окупаемость. Помимо этого, использование техники предоставляет много преимуществ как предпринимателям, так и налоговым органам:

• Удобные взаиморасчеты с клиентами. Устройство в считанные секунды проводит оплату, что позволяет персоналу быстро обслуживать клиентов без очередей. Кроме того, устройство автоматически формирует чеки при совершении удаленных покупок и направляет их на электронную почту или в личный кабинет.
• Уменьшение плановых проверок. Введение онлайн-касс позволило налоговым органам удаленно отслеживать денежные операции предпринимателей, тем самым минимизировав необходимость выездных проверок. Что для налоговой значит снижение нагрузки на персонал, а для бизнеса — уменьшение давления со стороны контролирующего органа.
• Автоматизация бизнес-процессов. Для современных ККТ многие операторы предлагают инструменты для автоматизации, также возможности кассовой техники можно расширить при помощи специальных приложений.
• Сбор статистики. Аппарат управляется через личный кабинет, в котором можно отслеживать начало и конец смены, эффективность сотрудников, объем и этапы продаж, процент возвратов. Также в ЛК можно работать с документами и оценивать востребованность товаров по рейтингу.
• Удаленная регистрация. Нововведения позволили ставить оборудование на учет онлайн через сайт ФНС, поэтому нести технику и документы лично в налоговый орган не требуется.
• Экономия на обучении персонала. Устройства в основном оснащены простым и интуитивно понятным интерфейсом, поэтому компании не требуются дополнительные затраты на обучение сотрудников кассовой дисциплине.
• Защита прав потребителей. Система позволяет покупателям проверять чистоту расчетов через QR-код или фискальный признак на чеке. Кроме того, у сотрудников нет возможности вносить изменения в операцию, что минимизирует риск серых расчетов.
• Прозрачная бухгалтерия. С современной кассовой техникой отпала необходимость заносить все операции в книгу учета и предоставлять ее на проверку налоговой.

Онлайн-кассы в долгосрочной перспективе выгоднее простой контрольно-кассовой техники, так как реже ломаются и отличаются более дешевым обслуживанием — в среднем за 5 000 ₽ владелец получает целый пакет услуг, куда входят ремонт, замена неисправных частей, техническая поддержку и обучение. 

Читайте также:

Что такое высокомаржинальные товары и как их продавать

Виды онлайн-касс

Есть много моделей аппаратов для e-commerce, офлайн-точек с фиксированным местом кассира и мобильных продаж. На рынке чаще всего встречаются пять основных видов: автономные, фискальные, смарт-терминалы, POS-система, эквайринговые. 

Разберем подробнее каждую из них.

Автономная

Самое бюджетное и простое решение, которое идеально подойдет малому бизнесу. Конфигурация обычно типовая — аккумулятор, клавиатура, ЖК-дисплей и принтер для чеков. Устройство может сохранять данные в памяти без интернета и отправлять их ОФД сразу после подключения сети.

Для крупных точек с большим ассортиментом товаров такое оборудование не подойдет, так как его придется подключать к компьютеру каждый раз после добавления новых товарных позиций и обновления программы.

Фискальный регистратор

Устройство используется в паре с управляющим компьютером или планшетом, оснащается накопителем и принтером. Покупать регистратор целесообразно только в случае наличия ПК или планшета, так как в паре с управляющей электроникой выйдет очень дорого.

Такое устройство используется в основном для печати чеков, так как остальные операции проводятся на компьютере.

Смарт-терминалы

Комплексное решение, совмещающее возможности планшета или смартфона со встроенной программой онлайн-кассы. Внутри устройства есть фискальный накопитель и принтер чеков.

Терминалы работают автономно, так как могут автоматически обновляться и сохранять товары через сканирование штрих-кодов. Этот вид наиболее подходит для крупного бизнеса, так как помимо основных инструментов, терминалы можно интегрировать с системами учета продаж и сквозной аналитики.

POS-система

Стационарное оборудование, которое чаще всего встречается в супермаркетах и сетевых торговых точках. Система представляет собой комплект оборудования, в который входят: компьютерный блок, принтер чеков, терминал для оплаты, сканер штрих-кодов, весы, фискальный регистратор, касса для купюр и монет.

Преимущество данной системы в возможности хранения и синхронизации больших баз данных, а также комплексного обслуживания большого потока клиентов.

Эквайринг-касса

Устройство уже оборудовано фискальным накопителем, принтером чеков и эквайринговой системой. В основном это мобильная техника с аккумулятором и модулем для работы от мобильной сети, которая используется в курьерских службах.

ККТ со встроенным эквайрингом также применяются в качестве стационарного оборудования для малого бизнеса, так как не требуют дополнительного подключения банковского терминала.

Отдельно стоит выделить облачные кассы, которые используются для приема и обработки дистанционных платежей через сайт. Само оборудование физически размещается в центре обработке данных облачного сервиса, а предприниматели его арендуют через интеграцию на сайт. 

Какую кассу выбрать для интернет-магазина

В соответствии с требованиями Федерального закона № 54-ФЗ «О ККТ» от 22.05.2003 г. компании и ИП, принимающие платежи на своем сайте также должны применять онлайн-кассы, за исключением отдельных случаев, указанных в законе. При выборе ККТ для интернет-продаж нужно определиться со способом приема платежей.

Читайте также:

Продвижение интернет-магазина: пошаговый план работы, советы и рекомендации по нишам

В момент заказа на сайте 

Если магазин специализируется только на онлайн-продажах, будет достаточно интегрировать на сайт облачное решение. Система работает круглосуточно, легко устанавливается и не требует обслуживания. При оплате товара аппарат автоматически обработает платеж, отправит клиенту электронный чек и данные в ОФД. ККТ для торговли только в интернете должна быть с отметкой ФС в реестре налоговой службы.

Есть второй вариант оплаты — когда нет интеграции платежной системы и сайт отправляет клиенту реквизиты на оплату по электронной почте или СМС. В таком случае можно использовать обычную онлайн-кассу, не подключенную к сайту — после получения уведомления из банка или сервиса эквайринга, предприниматель вручную внесет сделку в аппарат, при этом чек необходимо формировать не позднее следующего рабочего дня после получения оплаты.

Чтобы упростить задачу, можно установить на сайт модуль интернет-эквайринга через API при помощи специальных сервисов и интегрировать с обычным устройством. Таким образом, после транзакции на ККТ будет приходить сигнал об оплате и автоматически формироваться чек.

Читайте также:

Каналы продаж для бизнеса: как выбрать самый эффективный

Курьеру во время доставки

Покупать онлайн-кассу не нужно в случае заключения договора с курьерской службой, которая берет на себя регистрацию чеков. Часто в таком случае служба взимает комиссию за каждый проведенный платеж.

Когда у компании есть свои курьеры, принимающие оплату в момент доставки, потребуется купить онлайн-кассу. Для курьеров подойдут компактные устройства с эквайрингом и смарт-терминалы. Также можно поставить стационарное оборудование в офисе и интегрировать специальное ПО, чтобы курьер смог пробивать чеки через приложение в телефоне.

Читайте также:

Фулфилмент для интернет-магазина и маркетплейсов: схемы, преимущества, ТОП-10 фулфилмент-операторов

На пункте выдачи

Для приема платежей в пункте выдачи можно установить стационарную онлайн-кассу или смарт-терминал. При этом если товары можно оплатить на сайте, через курьера и на пункте выдачи, потребуется две кассы — облачная для онлайн-платежей и обычная для приема оплат курьером и на пункте.

Читайте также:

Рейтинг маркетплейсов 2024: обзор лучших отечественных и зарубежных площадок

Когда выгодно взять ККТ в аренду

Некоторые магазины предлагают услугу аренды оборудования. Средняя стоимость составляет от 1 500 ₽ в месяц, за которую предприниматель получается уже зарегистрированную на него технику со всем сопутствующим оборудованием и ПО, готовую к работе.

Аренда выгодна для стартапов и сезонного бизнеса, также услугой удобно пользоваться, когда срочно необходимо полностью готовое к работе оборудование без затрат времени на дооснащение и оформление. Кроме того, в пакет арендных услуг входят обновление ПО, обслуживание техники, перерегистрация.

Какое дополнительное оборудование и расходы нужно учесть при работе с ККТ

Для полноценной работы одного устройства недостаточно: потребуется приобрести фискальный накопитель, дополнительное оборудование и ПО и заключить договор с ОФД. Разберем все по порядку.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

Фискальный накопитель — это модуль, отвечающий за сохранение, шифрование и отправку документов в ОФД. В соответствии с требованиями закона 54-ФЗ онлайн-кассы должны быть оборудованы фискальным накопителем в обязательном порядке.

ФН выпускают со сроком службы 15 и 36 месяцев для компаний разных сфер деятельности и налогового режима:

• ФН со сроком 15 месяцев могут купить ИП с сезонным характером бизнеса, использующие общую систему налогообложения.
• Предприниматели, работающие по упрощенной или патентной системе налогообложения, обязаны устанавливать ФН со сроком 36 месяцев.

По истечении срока службы накопителя он подлежит замене, однако старый необходимо хранить еще 5 лет после установки нового.

Также есть форматы фискальных документов, которые могут хранить ФН — с 2021 года используются ФФД 1.2, но прошлые форматы ФФД 1.05 и ФФД 1.1 все еще можно использовать до окончания срока действия ФН.

Дополнительные инструменты 

В зависимости от специфики продаж предпринимателю может потребоваться расширение базовых возможностей онлайн-кассы. Даже если на старте бизнеса достаточно самого простого устройства, рекомендуется заранее предусмотреть возможность расширения.

Приведем перечень самых востребованных устройств:

• Сканер штрих-кодов.
• Модуль эквайринга.
• Торговые весы.
• Денежная касса.
• Экран для покупателя.

Современная техника оснащается интерфейсами подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, а также USB и Bluetooth. При выборе оборудования для долгосрочного пользования нужно проверять наличие современных интерфейсов для подключения дополнительного оборудования сразу или в будущем.

Договор с оператором фискальных данных

Для использования ККТ необходимо заключить договор с ОФД — без этого нельзя зарегистрировать аппарат. Оператор выступает в роли посредника между предпринимателем и ФНС, в его задачи входит обработка и передача фискальных документов. 

Кроме того, многие ОФД также предоставляют услуги регистрации оборудования в налоговой, технического обслуживания и управление через личный кабинет. 

Для заключения договора достаточно подать заявление через личный кабинет оператора и после одобрения заявки можно переходить к регистрации техники в налоговой, если эта услуга не предусмотрена договором ОФД.

Как регистрировать кассу в ФНС для интернет-магазина

Процесс регистрации может отличаться для обычной и облачной онлайн-касс, разберем каждый их них.

Пошагово регистрируем обычную кассу:

1. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись. Подпись руководителя организации или ИП можно получить в удостоверяющем центре ФНС. Если УКЭП у организации уже есть, новую оформлять не нужно. 
2. Заключить договор с оператором фискальных данных. Средняя стоимость услуг ОФД составляет 3 000 ₽ в год. Компания-оператор должна быть одобрена налоговой и внесена в реестр ФНС.
3. Зарегистрировать аппарат в налоговой службе. На сайте ФНС нужно подать заявление, в котором потребуется заполнить всю информацию об устройстве. После регистрации предприниматель получает регистрационную карточку в Личном кабинете налогоплательщика.

Процесс регистрации облачного решения немного отличается:

• Получить усиленную электронную подпись на имя руководителя.
• Выбрать сервис и заключить договор аренды.
• Купить фискальный накопитель или взять в аренду.
• Заключить договор с ОФД. Некоторые арендодатели также выступают и в роли оператора.
• Зарегистрировать кассу на сайте ФНС.
• Интегрировать облачное решение на сайт.

При заполнении заявления на сайте налоговой в графе «Место расчета» необходимо будет указать свой сайт, а «Адрес расчётов» — адрес сервера провайдера облачной кассы. 

Обзор лучших касс в 2024 году

Требования законодательства в части обязательного использования онлайн-касс накладывают на бизнес дополнительные траты, поэтому для стартапов важно найти бюджетный вариант с хорошим функционалом. Для владельцев интернет-магазинов, специализирующихся только на удаленных продажах, выгоднее искать облачные решения.

Читайте также:

8 стратегий увеличения прибыли компании

LIFE PAY

Сайт: https://life-pay.ru/

Сервис LIFE PAY предоставляет основные виды платежных инструментов — облачные решения, модули торгового и интернет-эквайринга, стационарные и мобильные. Компания также предлагается свое ПО, адаптированное под конкретную сферу бизнеса.

В сервисе можно арендовать или купить аппарат, при этом компания регулярно проводит акции в поддержку малого и среднего бизнеса, предоставляя победителю технику бесплатно или в рассрочку.

«Атол Онлайн» 

Сайт: https://online.atol.ru/

Для онлайн-продаж отлично подойдет облачный сервис «Атол Онлайн». Оператор предлагает гибкие тарифные планы для бизнеса любого масштаба — минимальный тариф для продаж онлайн и офлайн стартует от 750 ₽ в месяц.

Сервис быстро обрабатывает расчеты за счет равномерного распределения нагрузки на технику, а также постоянной поддержки энергонезависимости. «Атол Онлайн» разрабатывает собственные решения для интеграции с интернет-магазинами, курьерскими службами, а также транспортными сервисами.

«Модуль Касса»

Сайт: https://modulkassa.ru/ 

Техника «Модуль Кассы» рассчитана на работу с онлайн и офлайн платежами — оптимальный вариант для интернет-магазинов с пунктами выдачи и своими курьерами. Компания выпускает быстрые смарт-терминалы, стационарные, эквайринговые устройства, которые можно купить или взять в аренду.

Сервис предлагает гибкую систему тарифов с возможностью интеграции со сторонними сервисами и продуктами своей экосистемы.

LiteBox

Сайт: https://litebox.ru/

LiteBox — популярный производитель оборудования, которое можно купить или взять напрокат. В каталоге представлено много современных и высокоскоростных онлайн-касс со встроенными модулями «Товарный учет», ЕГАИС и «Маркировка».

Компания предлагает базовый тариф без лишних услуг, если нужен только аппарат и расширенные пакеты для работы с каталогами, продажами, маркировками, интеграций систем учета и сторонних сервисов.

«Атол 20Ф»

Сайт: https://www.atol.ru 

Если нужно максимально простое устройство для фискализации данных и печати чеков, «Атол 20Ф» — это минималистичный бюджетный вариант.

Аппарат комплектуется фискальным накопителем и принтером чеков, для управления требуется подключение к компьютеру и планшету. Хороший вариант для бизнеса с небольшим потоком клиентов, когда товар оплачивается через перевод по реквизитам или на сайте установлена система эквайринга и данные о платеже вносятся вручную. 

Чем грозит для ИП неправильное применение контрольно-кассового аппарата

Законодательством четко регламентированы требования к использованию онлайн-касс, за нарушение которых предусмотрены штрафные санкции:

• За отсутствие ККТ штраф для ИП будет составлять от 25 % до 50 % от размера незарегистрированных платежей, минимум 10 000 ₽, а для юридических лиц — 75–100 % от платежей, но не менее 30 000 ₽. Повторное нарушение уже грозит предпринимателю остановкой деятельности до 90 дней в случае превышения суммы платежей 1 млн ₽.
• Работа с онлайн-кассой или фискальным накопителем, которые не были одобрены налоговой и не входят в реестр, расценивается как отсутствие ККТ.
• В случае нарушения порядков регистрации или неправильного пользования аппаратом ИП может получить штраф 1 500–3 000 ₽, а организация — 5 000–10 000 ₽.
• Невыдача чека покупателю также является нарушением законодательства, за которое предусмотрен штраф до 2 500 ₽ для ИП и 10 000 ₽ — для юридических лиц. 

В некоторых случаях за первое нарушение предприниматель может получить только предупреждение, а при повторном нарушении сотрудников компании-нарушителя могут отстранить от работы на срок от 1 до 2 лет.

Коротко о главном

• Онлайн-касса — оборудование для взаиморасчетов с клиентами и удаленной передачи данных о платежах в ФНС.
• Для бизнеса обязательное введение ККТ имеет больше плюсов, чем минусов, например, высокая стоимость оборудования быстро окупается за счет автоматизации процессов.
• Есть пять основных типов онлайн-касс: автономная, фискальный регистратор, смарт-терминал, POS-система, эквайринг-касса, облачные решения.
• При выборе аппарата для интернет-магазина стоит учитывать форму приема платежей — только онлайн, на пункте выдачи или через курьера.
• Стартапам и сезонному бизнесу наиболее выгодно арендовать полностью готовое решение.
• Из дополнительных трат потребуется докупить фискальный накопитель и торговые инструменты при необходимости, оплатить услуги ОФД.
• Регистрировать нужно как физическую, так и облачную кассу, однако такую услугу можно заказать у своего ОФД или сервиса аренды ККТ.
• За невыполнение требований закона № 54-ФЗ предусмотрены штрафные санкции для ИП и юридических лиц, однако за первое нарушение можно отделаться только предупреждением. 

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.