Когда команде нужно решить общую задачу, совещания и лекции не всегда ведут к результату. Воркшоп устроен иначе. Группа собирается, чтобы поработать над задачей руками и головой, и, как правило, приходит к готовому решению. Такой формат интересен маркетологам, HR-специалистам, руководителям отделов и владельцам бизнеса, которым нужно вовлечь людей в общую работу.
Формат при этом не гарантирует гладкого хода. Некоторые этапы затягиваются, а участники, которых просят поделиться опытом, не всегда хотят рассказывать о неудачах незнакомым людям. Тем не менее воркшоп остается полезным мероприятием для команды, потому что совместная практика помогает людям лучше понимать друг друга и подводит группу к конкретному результату.
Разберем, чем воркшоп отличается от мастер-класса, тренинга, лекции и семинара, какие бывают виды воркшопов и как провести его своими силами: от цели и программы до обратной связи.
%201.png)
.jpg)
- Что такое воркшоп
- Зачем нужен воркшоп и в чем его преимущества
- Чем воркшоп отличается от других форматов обучения
- Виды воркшопов
- Ключевые роли на воркшопе
- Типичная структура воркшопа
- Как организовать и проводить воркшоп
- Что делать после воркшопа
- Примеры воркшопов
- FAQ по воркшопам
- Коротко о главном
Что такое воркшоп
Воркшоп (от англ. workshop, «мастерская») — мероприятие, на котором группа людей обсуждает определенную тему и практически работает над ней, делясь знаниями и опытом.
Главный признак воркшопа — совместная практическая работа группы над задачей, которая заканчивается результатом. Навык может быть и целью встречи, как на обучающих воркшопах, и попутным итогом. Само слово workshop означает и саму мастерскую, то есть помещение, где что-то делают руками.
Примеры названий воркшопов:
- «Воркшоп по созданию голосовых навыков для Алисы».
- «Big Data Workshop для менеджеров».
Простой ответ на вопрос, что такое воркшоп, звучит так: это коллективная работа над проблемой. Группа людей собирается вместе, чтобы поработать руками и головой над конкретной задачей, а затем получить осязаемый результат. Ключевое слово здесь — «поработать», ведь воркшоп не лекция, на которой выступает один спикер, а все остальные слушают.
Представьте, что вам нужно построить скворечник. Можно посмотреть видео, можно прочитать инструкцию. А можно собраться с парой знающих людей, которые покажут, как держать молоток, и вы вместе его построите. Вот этот второй вариант и есть воркшоп. Вы уходите с готовым скворечником и с реальным навыком его постройки.
Зачем нужен воркшоп и в чем его преимущества
Воркшоп нужен, чтобы группа получила коллективный результат через совместную практику. Цель встречи задает и круг задач: это может быть разработка новой маркетинговой стратегии, создание прототипа приложения, решение сложной производственной проблемы или обучение команды новому программному обеспечению. Участники сами работают над задачей и определяют результат встречи.
Главные плюсы формата:
- Глубокое погружение и вовлеченность. Участник сам работает над заданием, а не слушает со стороны.
- Командная работа. Люди из разных отделов, которые раньше общались только по почте, начинают работать вместе и лучше понимать друг друга.
- Обмен знаниями и опытом. Участники делятся тем, что знают, внутри группы.
- Готовый результат и практический навык. Команда работает над конкретной задачей, попутно осваивает прием и получает итог, который можно использовать в работе.
Воркшоп относят к активному обучению, и этот подход изучали на вузовских курсах. В метаанализе 225 исследований вузовских курсов по естественным наукам, инженерии и математике (STEM) доля несдавших, измеренная в 67 работах, составила в среднем 21,8 % при активном обучении против 33,8 % при традиционных лекциях. Авторы работы, опубликованной в журнале PNAS (Труды Национальной академии наук США) в 2014 году, относили к активному обучению в том числе курсы в формате воркшопа и студии.
Где используют воркшопы
Воркшопы используют там, где группе нужно выработать решение или освоить навык на практике. Компании проводят их для развития навыков сотрудников и управленческих навыков руководителей, для планирования, генерации идей и согласования позиций.
| Сфера | Какую задачу решает воркшоп |
|---|---|
| Корпоративное обучение | Отработка инструмента или навыка на практике, например работа с новым программным обеспечением |
| Бизнес и стратегия | Выработка видения и стратегии развития компании, планирование, решение производственной проблемы |
| Маркетинг | Разработка контент-стратегии и генерация маркетинговых идей, варианты позиционирования продукта |
| Разработка продуктов | Создание прототипа приложения, генерация идей для новых функций и продуктов, хакатоны |
| Творчество и ремесла | Мастерские для фотографов, скульпторов, дизайнеров и музыкантов |
Один и тот же формат работает в разных сферах, потому что в основе у него общая схема: группа, задача и результат к концу встречи.
%201.png)
%201.png)
%201.png)
Чем воркшоп отличается от других форматов обучения
Главное отличие воркшопа в том, что результат создает сама группа, а на других форматах знание передается готовым или навык отрабатывается по заранее заданной программе.
Воркшоп и мастер-класс
На мастер-классе в центре внимания эксперт, мастер своего дела. Он показывает свои приемы, делится техниками и раскрывает тонкости, а участники наблюдают и перенимают его опыт. Главная цель мастер-класса — перенять частичку опыта мастера. Результат — новые знания.
На воркшопе же в центре внимания — конкретная задача и команда сотрудников. Ведущий, которого называют фасилитатором, направляет процесс и не выдает готовых ответов. Ведущий создает условия, в которых команда сама находит решение. Цель — совместная работа, и затем создание общего продукта. Результат — готовое решение.
А вот мастер-класс же больше ориентирован на передачу уникального опыта эксперта. Здесь вы, как правило, слушаете и наблюдаете за мастером. Он показывает свои методики, делится секретами, глубоко раскрывает какую-то тему. Участие тоже может быть, но оно обычно менее интенсивное, чем на воркшопе. Вы получаете знания от лучшего в своем деле, чтобы потом применить их самостоятельно.
Воркшоп и тренинг
Тренинг направлен на освоение конкретных навыков, нужных для работы, и их последующее закрепление. Пример — тренинг по продажам, на котором участники учатся работать с возражениями по готовым скриптам. Есть четкая программа с упражнениями, чтобы каждый участник овладел определенным умением.
Воркшоп же часто посвящен решению нестандартной, творческой задачи, у которой нет единственно верного ответа. На нем команда ищет и создает новое решение. Навыки дает и воркшоп, но участники осваивают их, решая задачу вместе, а не по готовой программе упражнений.
Воркшоп, лекция и семинар
Лекция — это выступление спикера перед группой, а семинар — диалог и обсуждение темы, например докладов. В обоих случаях главное — передать и обсудить информацию, а совместной работы над задачей с готовым результатом обычно нет.
Воркшоп строится на практике, а теория занимает лишь начало встречи и нужна, чтобы все участники понимали задачу одинаково.
Название мероприятия формат не определяет. Если по программе большую часть времени участники сами работают над общей задачей, это воркшоп.
Виды воркшопов
Воркшопы удобно группировать по цели, способу проведения и рабочему формату.
Виды по цели
- Обучающие. Нацелены на освоение новых инструментов через практику.
- Проектные, или рабочие. Команда собирается для работы над проектом или решения конкретной бизнес-задачи.
- Стратегические. Топ-менеджмент и ключевые сотрудники вместе вырабатывают видение компании или стратегию ее развития.
- Тимбилдинговые. Направлены на сплочение команды и развитие командного взаимодействия через совместную рабочую задачу, которую можно оформить как командное соревнование или игру.
Офлайн, онлайн и гибридный формат
По способу проведения воркшопы бывают офлайн, онлайн и гибридными. Офлайн-воркшоп проходит в одном помещении и подходит для глубокой командной работы.
Онлайн-формат удобен для распределенных команд, ему нужны платформа видеосвязи и общая онлайн-доска. Гибридный воркшоп объединяет участников в аудитории и тех, кто подключается удаленно, поэтому ведущему нужно уделять равное внимание обеим группам.
Рабочие форматы воркшопа
- Мастерская. Участники создают что-то конкретное, например прототип продукта. Такие воркшопы распространены среди фотографов, скульпторов, дизайнеров и музыкантов.
- Мозговой штурм. Главное здесь — придумать как можно больше идей за короткое время, а оценить их позже.
- Решение проблем. Команда разбирает сложную ситуацию, затем ищет выход.
- Хакатон. Соединяет представителей разных областей разработки, обычно на несколько дней. Чаще всего в нем работают разработчики, а также дизайнеры, продакт-менеджеры и эксперты предметной области.
Ключевые роли на воркшопе
Успех воркшопа зависит от участников и ведущего, а в роли ведущего часто путают фасилитатора и модератора. Участники выполняют практическую часть и работают на общий результат, поэтому от их вовлеченности зависит итог встречи.
Фасилитатор отвечает за процесс групповой работы. Он помогает группе найти решение, а его задачи на встрече такие:
- следить за таймингом;
- организовывать работу группы;
- помогать преодолевать тупики;
- вовлекать молчаливых участников;
- тактично останавливать слишком говорливых.
Модератор следит за порядком и правилами обсуждения. Он ведет дискуссию, переводит разговор с одной темы на другую, а в онлайн-формате следит за соблюдением правил в чате. Модератор может входить в команду фасилитации, но его основная задача — порядок и правила обсуждения, а группу к цели ведет фасилитатор.
На гибридном воркшопе удобно разделить роли: фасилитатор ведет работу всей группы, а модератор следит за чатом удаленных участников и передает их вопросы и идеи в общее обсуждение.
Типичная структура воркшопа
Типичный воркшоп строится из пяти этапов.
- Знакомство и разогрев. Даже если люди знакомы, короткое неформальное упражнение помогает им переключиться в рабочий режим и создает доверительную атмосферу.
- Теоретический блок (постановка проблемы). Как правило, самая короткая часть встречи. Ведущий обозначает цель и правила работы, а затем дает участникам минимально необходимую теорию, чтобы все понимали задачу одинаково.
- Практическая работа. Основная часть воркшопа. Команда, разбившись на группы или работая вместе, выполняет задания, генерирует идеи и создает продукт, например работающий прототип.
- Презентация результатов с обсуждением. Каждая группа представляет, что у нее получилось, и это дает начало общей дискуссии, в которой разрозненные идеи собираются в единое целое.
- Подведение итогов и обратная связь. В конце нужно четко зафиксировать, к чему пришли и что будет происходить дальше. Затем соберите обратную связь участников: что понравилось и что можно улучшить.
%201.png)
Как организовать и проводить воркшоп
Организация воркшопа состоит из семи шагов, от постановки цели до приглашения участников.
- Цель и KPI. Цель отвечает на вопрос «зачем» и описывает результат, которого команда достигнет к концу дня. Цель «разработать три варианта позиционирования нового продукта» конкретнее, чем «улучшить командную работу». KPI (ключевой показатель эффективности) показывает, как измерить успех, например «создан прототип, протестированный на 5 пользователях».
- Целевая аудитория. Нужно выяснить, каков уровень знаний участников по теме и что их мотивирует. От этого зависят содержание, сложность заданий и формат воркшопа.
- Формат и тип воркшопа. Онлайн или офлайн, мозговой штурм, мастерская или сессия по решению проблем выбираются по цели и аудитории. Для поиска идей подойдет мозговой штурм, а для создания продукта мастерская.
- Программа. Установите тайминг и распишите сценарий дня по минутам, от приветственного кофе до финальной рефлексии. Заложите время на перерывы и непредвиденные задержки.
- Материалы. Для офлайна понадобятся флипчарты, маркеры разных цветов, стикеры, ручки и проектор. Для онлайна нужны общая доска и видеосвязь. Доску для идей и схем дают специализированные сервисы, например «Эсборд», где участники одновременно добавляют стикеры, тексты и схемы. Видеовстречу можно провести в «Яндекс Телемосте». Инструкции участникам лучше разослать заранее.
- Фасилитатор. Можно пригласить профессионального фасилитатора со стороны, например специалиста из консалтинговой компании, или выбрать ведущего из своей команды. Главное, чтобы этот человек был нейтральным и умел работать с группой. Фасилитатор должен быть полностью сосредоточен на процессе и не вмешиваться в содержание.
- Продвижение и сбор участников. Для внутреннего воркшопа достаточно сделать рассылку и создать событие в календаре. Для внешнего понадобятся лендинг, анонсы в соцсетях, работа с регистрациями и внутренние чаты. Соберите с участников их ожидания заранее, так удастся точнее настроить программу воркшопа.
Если итог воркшопа нельзя описать одним предложением, цель сформулирована слишком широко. Сузьте ее до результата, который команда покажет в конце дня.
Что делать после воркшопа
После воркшопа остаются три задачи: собрать материалы, разослать итоги и разобрать обратную связь. Сначала соберите и систематизируйте все, что создала группа:
- фотографии флипчартов;
- онлайн-доски;
- презентации;
- документы.
Затем разошлите участникам письмо с итогами обсуждения и планом дальнейших действий. После этого проанализируйте собранную обратную связь, чтобы учесть ее в следующем воркшопе.
Примеры воркшопов
Три примера показывают, как воркшопы используют в бизнесе. В программе цифровой трансформации на первом скриншоте воркшопы с сотрудниками клиента из разных подразделений — главный инструмент второго этапа, а итог работы — набор инициатив по созданию цифровых продуктов. Big Data Workshop для топ-менеджеров и руководителей подразделений посвящен управлению данными и машинному обучению в бизнесе, а «Не алхимия. Как переплавить знания по продукту в цифры продаж» — воркшоп 2012 года в Киеве для продакт-менеджеров фармкомпаний, на котором участники сравнивали презентацию о продукте до и после доработки.
FAQ по воркшопам
Что делать, если участники пассивны?
Сначала проверьте задание: оно может быть слишком сложным, скучным или непонятным. Разбейте его на более мелкие шаги. Чтобы помочь участникам включиться в работу, используйте разминку в начале встречи и договоренности о правилах работы группы. Подойдут также индивидуальная работа перед обсуждением, работа в парах или малых группах. Для вовлечения можно использовать и игровые механики, например групповые игры.
Сколько длится воркшоп?
Длительность зависит от сложности темы, от того, насколько участники знакомы с ней и друг с другом, и от числа участников: большим группам нужно больше времени. Методика бизнес-анализа Международного института бизнес-анализа (IIBA) рекомендует планировать перерыв каждые 90 минут; обычно хватает коротких перерывов на 10–15 минут и обеда на 30–45 минут. Иногда несколько коротких сессий эффективнее одной длинной.
Кого приглашать на воркшоп?
Приглашать стоит людей, которые хорошо знают тему воркшопа, и представителей разных ролей. Методика бизнес-анализа IIBA приводит пример такого состава: конечные пользователи, руководители и ИТ-специалисты.
Как провести воркшоп онлайн?
Заранее подготовьте общую доску и ссылку на видеовстречу. Задания удобно раздавать в чате, а порядок в обсуждении поддерживает модератор. Сервисы для совместной работы могут повысить вовлеченность, но могут и отвлекать, если пользоваться ими неумело, отмечает IIBA.
Коротко о главном
- Воркшоп объединяет группу вокруг одной задачи и заканчивается готовым результатом, который участники создают сами.
- Главный признак воркшопа в том, что группа работает над задачей и получает результат.
- Отличие от мастер-класса, тренинга, лекции и семинара в том, что результат создает сама группа.
- Воркшопы удобно различать по цели, по способу проведения и по рабочему формату.
- Структура воркшопа включает знакомство, теорию, практику, презентацию результатов и подведение итогов.
- К подготовке относятся цель и KPI, аудитория, программа, материалы и фасилитатор, а после воркшопа нужны итоги и обратная связь.
.png)
.png)
Комментарии (7)
Оставить комментарий