Что такое воркшоп и как его организовать: полное руководство

Я недавно ходил на воркшоп, и там была часть, когда все должны были поделиться своим опытом. Вот это я вообще не люблю: сидят люди, которые, может, и не очень хотят рассказывать о своих факапах незнакомым людям, но надо же. И начинается: «А у меня вот был случай, когда...». И кто-то рассказывает про что-то настолько специфическое, что ты сидишь и думаешь: «Ну, и как это мне должно помочь в моей жизни?». И вроде бы надо слушать, проявлять уважение, но внутренний голос такой: «Пожалуйста, давай уже к перерыву...».

Но, несмотря на затянутость некоторых этапов, воркшоп — очень полезное мероприятие для команды. И если вы участвовали в таких мероприятиях хоть раз, вы знаете, как эти самые воркшопы творят настоящую магию: сдвигают проекты с мертвой точки, рождают гениальные идеи, превращают группу незнакомых людей в сплоченную команду. И даже мирят давних соперников внутри коллектива…

Что такое воркшоп

Воркшоп (от англ. Workshop, «мастерская») — специальное мероприятие в формате тренинга, которое носит сугубо практический характер. Это мероприятие призвано продемонстрировать навыки эксперта во время рабочего процесса. Суть мероприятия — демонстрация решения конкретной рабочей задачи. Причем происходит такая демонстрация не отвлеченно — в теоретическом ключе, а на практике. Обучение новому навыку через практику — главный маркер воркшопа.

Примеры названий воркшопов:

• «Воркшоп по созданию навыков Алисы на Node.js».
• «Big Data Workshop для менеджеров».

И, если вообще отбросить все сложные определения, воркшоп — это коллективная работа над проблемой. Группа людей собирается вместе, чтобы поработать руками и головой над конкретной задачей, а затем получить осязаемый результат. Ключевое слово здесь — «поработать». Ведь это не лекция, на которой один умный человек вещает, а все остальные слушают.

Представьте, что вам нужно построить скворечник. Можно посмотреть видео, можно прочитать инструкцию. А можно собраться с парой знающих людей, которые покажут, как держать молоток, и вы вместе его построите гораздо быстрее. Вот этот второй вариант и есть воркшоп. Вы уходите с готовым скворечником и с реальным навыком его постройки.

Простыми словами, воркшоп — это мастер-класс специалиста для группы обучающихся.

Преимущества воркшопа

Зачем вообще все эти сложности, если можно просто провести совещание или отправить всех на тренинг? Дело в том, что воркшоп решает задачи, которые другим форматам не под силу.

Главная цель любого воркшопа — получить коллективный результат через совместную практику. Это может быть что угодно: разработка новой маркетинговой стратегии, создание прототипа приложения, решение сложной производственной проблемы или обучение команды новому программному обеспечению. Участники не пассивные слушатели, они — главные действующие лица.

Отсюда вытекают и его главные плюсы:

• Глубокое погружение, глубокая вовлеченность. Когда человек сам что-то делает, он запоминает это на порядок лучше.
• Командная работа. Люди из разных отделов, которые раньше общались только по почте, начинают работать вместе, лучше понимать друг друга. Все это сильно сближает.

Для нашего клиента, который работает в нише EdTech, мы в Kokoc Group организовали воркшоп по разработке контент-стратегии. Команда за несколько часов создала отличный план публикаций на квартал. Побочно наладили взаимодействие между маркетологами и редакторами. За один день интенсивной работы на воркшопе удалось решить задачу, на которую ушли бы недели совещаний, множество переписок.

Чем воркшоп отличается от других форматов обучения

Очень часто воркшопы путают с мастер-классами. А иногда даже с тренингами и семинарами. Разница кажется незначительной, но на самом деле она принципиальна. Сейчас разберемся раз и навсегда.

Воркшоп и мастер-класс

На мастер-классе в центре внимания — гуру, мастер своего дела. Он показывает, «как надо», делится уникальными техниками, раскрывает тонкости. Участники наблюдают, в лучшем случае — повторяют за ним какие-то элементы. Главная цель мастер-класса — лишь перенять частичку опыта мастера. Результат — вдохновение с новыми знаниями.

На воркшопе же в центре внимания — конкретная задача с командой сотрудников. Ведущий (называется фасилитатор, но о нем позже) лишь направляет процесс, он не является единственным носителем истины. Ведущий создает условия, в которых команда сама находит решение. Цель — совместная работа, и затем создание общего продукта. Результат — готовое решение.

Иногда эти понятия путают, но воркшоп и мастер-класс — не одно и то же. Воркшоп — это такой практический семинар, который всегда предполагает активное участие. Его главная цель — дать возможность попробовать что-то новое, отработать навыки. Вы будете много делать руками, экспериментировать, возможно, работать в группах.

А вот мастер-класс же больше ориентирован на передачу уникального опыта эксперта. Здесь вы, как правило, слушаете и наблюдаете за мастером. Он показывает свои методики, делится секретами, глубоко раскрывает какую-то тему. Участие тоже может быть, но оно обычно менее интенсивное, чем на воркшопе. Вы получаете знания от лучшего в своем деле, чтобы потом применить их самостоятельно.

Елена Апухтина

Руководитель группы развития бизнеса

Воркшоп и тренинг

Тренинг направлен на отработку конкретных, заранее известных навыков с последующим их закрепление. Пример — тренинг по продажам, на котором участники учатся работать с возражениями по готовым скриптам. Есть четкая программа с упражнениями — чтобы каждый участник овладел определенным умением.

Воркшоп же часто посвящен решению уникальной, творческой задачи, у которой нет единственно верного ответа. Он — скорее условная творческая лаборатория, в которой рождается что-то новое. Конечно, в процессе участники тоже получают навыки, но это скорее побочный эффект, а не главная цель.

Воркшоп и лекция, либо семинар

Тут все проще:

• Лекция — это монолог спикера.
• Семинар — это диалог, обсуждение теоретического материала — например, докладов.

В обоих случаях акцент делается на передаче с последующим обсуждением информации.

Практической работы либо нет совсем, либо она минимальна? Это недопустимо. Воркшоп же на 80 % — практика. Теория дается лишь в самом начале, чтобы все были в одном контексте.

Форматы воркшопов

Начнем с форматов. Воркшопы бывают очень разными и их формат зависит и от цели, и от аудитории.

• Есть мозговые штурмы, на которых главное — придумать как можно больше идей за короткое время.
• Есть мастерские. Там участники создают что-то конкретное, скажем, прототип продукта.
• Бывают форматы по решению проблем. На таком воркшопе команда разбирает сложную ситуацию, затем ищет выход.

Но также существуют и другие классификации воркшопов. Например, по цели проведения они разделяются на:

• Обучающие. Нацелены на освоение новых инструментов через практику.
• Проектные, или рабочие. Команда собирается для решения конкретной бизнес-задачи — мозговой штурм для нового проекта, допустим.
• Стратегические. Топ-менеджмент и ключевые сотрудники вместе вырабатывают видение компании. Или стратегию ее развития.
• Тимбилдинговые. Направлены на сплочение команды, но не через веревочный курс, а через совместную творческую, но рабочую задачу.

По способу передачи информации тоже существует своя классификация:

• Офлайн. Тут у нас классический вариант. Все собираются в одном помещении. Идеален для глубокой командной работы. В 2025 году ничто не заменит живого общения :)
• Онлайн. Отличный вариант для распределенных команд. Сделать можно целиком — например, в Kaiten.
• Гибридные. Часть участников находится в аудитории, часть — подключается удаленно. Самый сложный в организации формат, ведь нужно уделить равное внимание обеим группам.

Типы воркшопов

Наиболее распространены семь вариантов.

Тип 1. Классическая мастерская

Этот вид мастер-класса незаменим для специалистов, которым важно отработать конкретный инструмент или навык. Например, мастерские распространены среди фотографов, скульпторов, дизайнеров, музыкантов.

Тип 2. Тимбилдинг

Такой ивент направлен, в первую очередь, на моральное сплачивание сотрудников компании. Неизменный элемент тимбилдинга — работа над достижением общей цели, командные соревнования.

Тип 3. Мозговой штурм

Подразумевает разделение участников на две или более группы. Победит тот, чья группа первой найдет способ решить какую-либо нетривиальную или нестандартную задачу. Этот вид ивентов развивает креативность, способность создавать новое, а также прокачивает коммуникативные способности. Также мозговой штурм всегда улучшает нестандартное мышление в команде.

Тип 4. Игровая площадка

Эта категория ивентов относится к тимбилдингу. Смысл игровой площадки в том, чтобы участники постигали новые навыки и прокачивали нестандартное мышление в форме игры.

Тип 5. Марафон

Отличается присутствием сразу нескольких экспертов, которые выступают и работают с аудиторией друг за другом. Серия заданий — неотъемлемый элемент марафона, а задания проверяются самими экспертами. Еще один характерный маркер марафона — продолжительный срок, который отводится участникам для решения поставленной задачи. Этот вид ивентов особенно популярен среди разработчиков, финансовых специалистов, менеджеров.

Тип 6.Хакатон, или «марафон для хакеров»

Проводится только для разработчиков и соединяет представителей разнообразных областей разработки и позволяет им работать вместе для решения какой-либо задачи.

Тип 7. Студия

Отличается тем, что работа происходит над конкретным продуктом, который предоставляет эксперт. Участники постоянно улучшают первоначальный продукт, расширяют его возможности и выдвигают новые идеи.

Ключевые роли на воркшопе

Успех воркшопа держится на двух китах: участниках и ведущем, который направляет работу. И тут появляются две важные, но часто путаемые роли.

Фасилитатор — это, без преувеличения, дирижер всего мероприятия. Его задача — быть экспертом в процессе групповой работы. Он следит за таймингом, управляет дискуссией, помогает группе преодолевать тупики, вовлекает молчаливых и тактично останавливает слишком говорливых. Он задает правильные вопросы, которые помогают команде самой найти решение. Хороший фасилитатор — залог того, что воркшоп не превратится в хаос.

Модератор — роль более узкая. Чаще всего он нужен на больших мероприятиях или в онлайн-форматах. Модератор — это скорее технический помощник: он следит за чатом, передает вопросы спикеру, помогает с подключением, решает технические задачи в ходе мероприятия. Хотя модератор и может быть частью команды фасилитации, но его основная задача — следить за порядком и правилами, а не вести группу к цели.

Типичная структура воркшопа

Каждый воркшоп уникален, но существует классическая структура, которая сработает почти всегда. Это такой вот скелет, на который вы уже нанизываете мясо — содержание урока.

1. Введение, знакомство. Оно же Icebreaker. Смысл вы поняли: начать нужно с того, чтобы растопить лед. Даже если люди знакомы, короткое, неформальное упражнение поможет им переключиться в рабочий режим. Создаст доверительную атмосферу.
2. Теоретический блок (постановка проблемы). Короткая часть. Здесь выделяют минимум 15-20 минут. Вы обозначаете цель встречи, правила игры. Затем даете участникам минимально необходимую теорию, чтобы все были на одной волне.
3. Практическая работа. Это будет основная часть, «сердце» воркшопа, занимающее 70-80 % всего времени. Здесь команда, разбившись на группы или работая вместе, выполняет задания, генерирует идеи, создает продукт, например, работающий прототип.
4. Презентация результатов с обсуждением. Каждая группа представляет то, что у нее получилось. Важно, чтобы это было начало общей дискуссии. Именно на этом этапе разрозненные идеи начинают собираться в единое целое.
5. Подведение итогов, обратная связь. В конце нужно четко зафиксировать, к чему пришли и что будет происходить дальше. И обязательно соберите обратную связь от участников: что понравилось, что можно улучшить. Для организатора это будет очень полезная информация.

Читайте также:

Что такое soft skills, как их развить и оценить текущий уровень

Как организовать успешный воркшоп

Переходим к самому главному — к практике. Организация воркшопа требует внимания к деталям.

Шаг 1. Определяем цели, выбираем KPI

Прежде чем что-то делать, ответьте на вопрос: «Зачем?». Какого результата вы хотите достичь к концу дня? Цель должна быть конкретной. Не «улучшить командную работу», а «разработать три варианта позиционирования нового продукта». KPI — это то, как вы измерите успех. Пример — «создан прототип, протестированный на 5 пользователях».

Шаг 2. Анализируем целевую аудиторию

Для кого вы делаете это мероприятие? Что это за люди? Каков их уровень знаний по теме? Что их мотивирует? Ответы на эти вопросы помогут вам подобрать правильный контент и формат.

Шаг 3. Выбираем форматы, определяемся с типом воркшопа

Теперь, зная цель и аудиторию, вы можете выбрать подходящий формат: онлайн или офлайн. Это будет мозговой штурм, допустим. Или, лучше, мастерская по созданию чего-то? Либо вообще краткая сессия по решению проблем?

Шаг 4. Разрабатываем программы

Устанавливаем тайминг. Простыми словами, детальный сценарий вашего дня. Распишите по минутам, что и когда происходит: от приветственного кофе до финальной рефлексии. Будьте реалистами! Всегда закладывайте время на перерывы и непредвиденные задержки. Хороший план — это 50 % успеха.

Шаг 5. Готовим материалы

Подумайте, что вам понадобится. Для офлайна — можно взять флипчарты, маркеры разных цветов, стикеры, ручки, возможно, проектор. Для онлайна — заранее подготовленная доска в Kaiten, настроенный «Яндекс Мессенджер» под видеозвонки, разосланные участникам инструкции, технические справки. Чем лучше вы подготовитесь, тем меньше стресса будет в день X.

Шаг 6. Выбираем фасилитатора

Как мы уже говорили выше, фасилитатор — ключевая фигура. Вы можете пригласить профессионального фасилитатора со стороны. Но если бюджет ограничен, лучше выбрать кого-то из своей команды. Главное, чтобы этот человек был нейтральным, умел работать с группой. Важно, чтобы бы ваш фасилитатор был полностью сосредоточен на процессе, а не на содержании.

Шаг 7. Продвигаем и собираем участников

Если воркшоп внутренний, достаточно сделать рассылку и оперативно создать событие в календаре. Если внешний, все чуть сложнее. Понадобится лендинг, анонсы в соцсетях, работа с регистрациями, внутренние чаты. Обязательно соберите с участников их ожидания! Так удастся точнее настроить программу самого воркшопа.

Что делать после воркшопа

Работа не заканчивается, когда последний участник покинул аудиторию! Чтобы усилия не пропали даром, нужно грамотно завершить процесс. Об этом мы вскользь говорили выше. Сейчас конкретика:

• Соберите, затем систематизируйте все материалы: фотографии флипчартов, онлайн-доски, презентации, документы.
• Как можно скорее (в течение 1-2 дней) разошлите всем участникам письмо с итогами. Хорошо бы добавить туда и план дальнейших действий.
• После всего проанализируйте обратную связь, которую вы собрали.

Читайте также:

Что такое СПИН-продажи и как их использовать бизнесу

Примеры воркшопов

Чтобы лучше понять смысл и специфику этого формата, приводим несколько реальных названий:

«Инструмент генерации идей цифровой трансформации бизнеса, Цифровая лаборатория Softline»:

Идем дальше. «Управление данными и машинное обучение в бизнесе от BigData Team»:

«Agile в мире продуктов. Как оптимизировать традиционные процессы и рутину»:

Следующий пример. «Не алхимия. Как переплавить знания по продукту в цифры продаж»:

Читайте также:

Что такое партнерский маркетинг и как его применять

FAQ по воркшопам

Здесь я собрали три важных вопроса, которые задают и опытные организаторы, и новички без опыта. Обязательно прочитайте.

Что делать, если участники пассивны и не вовлекаются в работу?

Возможно, проблема в задании — оно слишком сложное. Возможно, что просто скучное или непонятное. Попробуйте разбить его на более мелкие шаги. Также хороший фасилитатор использует специальные техники для вовлечения: обращается к конкретным людям с вопросом, дает слово «тихим» группам. При всем этом он просто обязан использовать игровые механики.

Можно ли провести воркшоп в одиночку, без фасилитатора?

Если вы эксперт по теме, вам будет крайне сложно одновременно и делиться контентом, и управлять групповой динамикой. Если нет возможности пригласить профессионала, то лучше уж попросить коллегу. Конечно, которому доверяете.

Сколько должен длиться идеальный воркшоп?

Все зависит от сложности задачи. Короткий воркшоп по генерации идей может занять 2-3 часа. Длинная сессия — 1-2 полных дня.

Важно помнить, что люди не могут быть продуктивными 8 часов подряд (и автор этих строк сам делал множество перерывов, когда писал статью). Планируйте длинные перерывы. Обязательно меняйте форматы активности (работа в группах, индивидуальная работа), чтобы поддерживать энергию на высоком уровне.

Коротко о главном

• Воркшоп — мощный инструмент совместной работы.
• Он позволяет за короткое время достигать реальных, а главное — осязаемых результатов. Воркшоп строится на практике и командном взаимодействии, а также прокачивает вовлеченность сотрудников.
• Организация воркшопа требует тщательной подготовки.
• Его результат — практический продукт.