Что такое планерка: как ее правильно провести и зачем она нужна

Плановые совещания, или планерки следует отличать от других рабочих собраний. У них свои нюансы и своя специфика. Правильно выстроенная практика планерок упорядочивает рабочие процессы и помогает в достижении коллективных целей.

Что такое планерка

Планерка, она же летучка — разновидность командного совещания, для которого характерны сжатый хронометраж и четкий перечень обсуждаемых тем. На планерках обсуждают успехи и проблемы, подводят итоги, намечают планы. 

В летучке могут участвовать как весь коллектив, так и отдельные его сегменты. Например, у производственных отделов свои планерки, бухгалтерии — свои, отдела рекламы и финансистов — свои. 

Простыми словами, планерка — это короткое собрание для обсуждения насущных рабочих вопросов.

Правила проведения планерок

Ключевой чертой летучки является запланированность. Тематика и проблематика встречи анонсируются заранее, в рабочих чатах, CRM или других каналах внутриколлективной коммуникации. Это необходимо, чтобы каждый из участников пришел с аналитикой и своим видением поставленных вопросов, а не был в роли пассивного слушателя. Кроме четко запланированного времени, планерки подчиняются следующим правилам:

• Сжатые временные рамки. Планерка встраивается в график рабочего дня и не может длиться часами. Это регламентированный обмен информацией четко по теме собрания. Даже если оно проводится в связи с непредвиденными, но требующими немедленного реагирования обстоятельствами, которые не вписываются в распланированные рабочие процессы. Целью планерки не является поиск решения здесь и сейчас, на месте. Мотивировать и направить аналитические способности сотрудников в нужную сторону — вот зачем нужна летучка.
• Регулярность. Плановые совещания — обычная практика как для коммерческих компаний, так и государственных учреждений. Именно регулярность формирует серьезное отношения к летучкам. В этом плане их можно сравнить со школьными уроками: постоянно отсиживаться не выйдет, не спросили сегодня — спросят в следующий раз. 
• Регламентированность. Есть четкий порядок проведения собраний, с которым ознакомлены и по умолчанию согласны все участники.
• Наличие основного спикера (организатора, куратора). Он руководит обсуждением, направляя его в нужное русло. 
• Наличие протокола. В серьезных компаниях ход любого совещания протоколируется — не для истории, а для дальнейшего анализа с поиском ценных идей и инсайтов. Форма протокола может быть любая, но основные моменты должны быть отражены: кто выступил, что обсуждали, к каким итогам пришли.

Читайте также:

Как вести деловые переговоры с клиентами, партнерами, инвесторами

План проведения планерки

Какой-то общей методички по летучкам не существует, но есть четкий смысловой план. Если ему не следовать, планерка рискует превратиться в рабочую паузу с нулевым КПД.

1. Контроль присутствия. Спикер фиксирует количество участников, визуально или под роспись. Если кто-то отсутствует без уважительной причины, выяснение выносится за рамки собрания. 
2. Озвучивание цели и тематики совещания. Даже если они уже были анонсированы, важно напомнить и подчеркнуть актуальность вопросов, которые будут обсуждаться. Если на этом этапе спикер не смог завладеть вниманием слушателей, люди не понимают, зачем было собираться здесь и сейчас, дальше это будет сделать гораздо сложнее.
3. Информационная часть. В идеале она должна быть сжатой и концентрированной, в формате «тезис — вывод». Всю информацию доносит спикер, он же пресекает все обсуждения и бурные реакции — для этого отведен следующий этап.
4. Коллективное обсуждение. Здесь участники могут высказать свое мнение по поводу озвученной информации. Оно не всегда бывает позитивным, но важно избежать перехода в неконструктивное русло. 
5. Подведение итогов. На этом этапе еще раз проговаривают проблематику, назначают ответственных за решение конкретных задач, озвучивают сроки выполнения и характер контроля. Итоги встречи протоколируются в произвольной форме и выкладываются в рабочем чате или сетевой папке.

Виды планерок

Рассмотрим несколько классификаций:

По частоте проведения

• Ежедневные планерки-пятиминутки. Обсуждают только оперативные, насущные вопросы, требующие немедленного реагирования и ставят задачи, которые должны быть выполнены в течение рабочего дня. Зачастую пятиминутки проводят в начале дня, когда сотрудники еще не погружены в рабочие процессы и максимально открыты к восприятию новых задач. 
• Еженедельные. Подводят итоги рабочей недели или конкретных рабочих процессов, например, инвентаризации. Оптимальное время для таких планерок — вторая половина рабочего дня. В идеале их лучше проводить вообще в конце дня, чтобы у сотрудников была возможность без суеты обсудить и осмыслить информацию. Нерешенные рабочие задачи к этому не располагают.
• Ежемесячные. Помимо подведения итогов и анализа ключевых показателей деятельности за минувший месяц на таких планерках могут анонсировать планы и задачи на следующий период. 

Отдельно стоит выделить экстренные, или внеплановые летучки. В отличие от всех остальных, они не встраиваются в организованные рабочие процессы и анонсируются уже по факту. Но проводятся экстренные планерки по тому же принципу, что и плановые: контроль присутствия, информационная часть, коллективное обсуждение и т. д.

Читайте также:

Редакторские заметки: все статьи о KPI показателях из блога kokoc.com

По тематике

• Информационные. Доносится любая информация, которая должна быть принята к сведению, даже если она не влияет на текущие рабочие процессы — например, изменение графика отпусков. Участники планерки расписываются в листе ознакомления. После этого информация считается доведенной до сведения, и может быть встроена в должностные обязанности, если это необходимо. Поэтому листы ознакомления не должны быть формальностью. Заполнять их следует по факту присутствия, а не задним числом. Хоть это на первый взгляд и мелочь, не влияющая на рабочие процессы, в спорных ситуациях ее значимость очень возрастает. Особенно ситуациях юридического характера.
• Обучающие. Проводятся для знакомства сотрудников с новыми для них рабочими инструментами: сервисами, инструкциями, алгоритмами и даже офисным оборудованием. Важный момент — контроль усвоения новых знаний. Он проводится в течение рабочего дня или в рамках новой планерки.
• Мотивирующие. Их проводят для повышения вовлеченности сотрудников в рабочие процессы. Спикер подчеркивает достижения или озвучивает недоработки. Это самый эмоциональный вид планерок, где уместны тимбилдинговые мероприятия и различные приемы мотивации. Важный момент: мотивирующие летучки должны создавать духоподъемный настрой, заряжать энергией. Даже если на них озвучивается негативная информация (например, отдел отстает от плана, не выполняются KPI и т. д.). На мотивирующих планерках никого не распекают и не ищут виноватых. Только поднимают командный дух.

Читайте также:

Что такое KPI простыми словами, как рассчитать ключевые показатели эффективности

Также планерки различаются по формату организации: на рабочем месте или удаленно. Оффлайн-планерки удобнее проводить в знакомом всем сотрудникам месте, где есть возможность уединения. Это может быть отдел торгового зала или ячейка опен-спейса, которые не являются проходными. Важно создать более-менее комфортные условия размещения, несмотря на кратковременность планерки. Если участникам, грубо говоря, придется стоять друг у друга на головах, им будет сложно проникнуться сказанным. 

Особенности проведения виртуальных планерок

Сегодня в онлайн-формате заключаются даже многомиллионные контракты, поэтому виртуальные планерки — не редкость, а дань времени. А для удаленной команды, члены которой могут находиться в разных городах или странах, это единственная возможность организовать рабочие процессы. 

Общие правила и рекомендации:

• Подключайтесь за 10-15 минут до начала собрания для проверки связи. Боль многих онлайн-совещаний — вместо важной информации обсуждать проблемы с подключением отдельных участников. 
• В закрепленном сообщении чата укажите тема и основные тезисы собрания, чтобы сотрудники, которые «влетают» в планерку из других насущных дел, могли сразу настроиться на нужный лад и освежить в памяти проблематику встречи. 
• Тщательно контролируйте тайминг и пресекайте оффтоп — обсуждения не по теме.
• Установите четкие правила общения на созвоне, которые проговариваются в начале. Например, если кто-то хочет вставить реплику или возразить спикеру, подает условный знак: пишет в чат, поднимает руку и т. д. 
• Если тема позволяет, используйте визуализацию (картинки, инфографика) и опросы, чтобы удержать внимание участников. Особенно это актуально для итоговых планерок, которые длятся более 20 минут. 
• Пользуйтесь проверенными сервисами для видеоконференций, которые обеспечивают качественную связь с десктопных и мобильных устройств. 

Причины неэффективности планерок

• Планерка не анонсируется заранее, сотрудников ставят перед фактом. Если есть возможность сообщить об экстренном собрании хотя бы за час — сделайте это. 
• Спикер не пользуется авторитетом в коллективе или не умеет удержать внимание аудитории. Выход — учиться ораторскому мастерству.
• Отвлекающие факторы: опаздывающие сотрудники, технические проблемы — например, не запускается презентация или кто-то из участников не может подключиться. Тут поможет следование четким правилам проведения, где, помимо всего прочего, прописываются меры реакции на проблемы.
• Нарушен хронометраж: обсуждение одних вопросов затягивается в ущерб другим. Иногда это оправдано: в процессе бурных и эмоциональных дебатов рождаются инсайты, способные улучшить рабочие процессы. Тут решает авторитет спикера и его умение фильтровать информационный поток. Важно поймать тот момент, когда обсуждение переходит в оффтоп и выбрать нужную тактику пересечения (мягко, когда сотрудники сами того не замечая, возвращаются в конструктивное русло или твердо, с одномоментным возвращением к теме). 

Как проверить эффективность планерки

Цель любой летучки — не выговориться, а получить результат. Он может выражаться как в измеримых показателях (повышение среднего чека, увеличение количества лидов и т. п.), так и быть эмпирическим, например, повысить командный дух. Но в любом случае он должен быть. Продуктивность собраний оценивают по совокупности критериев:

• Активность участников во время самой планерки. Если люди воспринимают плановые совещания не как собрания «для галочки», а участвуют в коллективном обсуждении, вы на верном пути. 
• Поставленные в ходе собрания задачи выполняются четко в срок. 
• Участники согласны со значимостью поднятых на собрании тем и готовы их обсуждать. 

Как увеличить пользу планерки?

Эти рекомендации помогут повысить эффективность плановых совещаний:

• Проводите летучки в одно и то же время.
• Предусмотрите 5-минутный перерыв после совещания, чтобы сотрудники могли осмыслить информацию и поделиться первыми впечатлениями не в ущерб рабочему процессу
• Соберите обратную связь — можно после планерки, но в тот же день.
• Новую планерку начинайте с краткого резюме предыдущей. Обязательно озвучьте, каких результатов удалось достичь. 

Коротко о главном

• Планерка — популярный формат коллективных собраний, который актуален для команд и компаний любого масштаба. 
• Они различаются по цели проведения (информационные, обучающие, мотивирующие) и частоте проведения, но всегда идут по четкому плану, который включает коллективное обсуждение. 
• Продуктивную планерку можно описать тремя словами: цель, задачи, хронометраж.Важно ставить адекватные и измеримые цели собраний, прогресс которых можно отследить доступными средствами аналитики. «Продавать лучше» — плохая цель. «Отрабатывать все 5 этапов продаж» — хорошая. 
• Цели будут достигнуты, если исполнители понимают свои задачи и обладают ресурсами для их выполнения. Назначайте правильных исполнителей, озвучивайте сроки и методы контроля выполнения задач. Наконец, планируйте хронометраж так, чтобы обсудить все запланированные вопросы.

Таргетированная реклама в социальных сетях

• Ваша реклама показывается аудитории с точно заданными параметрами: пол, возраст, работа, гео, интересы, темы.
• Это гибкий и тонко настраиваемый на конкретный сегмент аудитории инструмент продвижения.