Что такое должностная инструкция: примеры, образцы, как написать и что там должно быть

В компаниях на одну и ту же должность могут быть разные требования и обязанности сотрудника. Помочь сотруднику успешно влиться в работу, а работодателю обозначить свои ожидания может должностная инструкция.

Такая инструкция для многих отраслей документ не обязательный, но очень полезный и важный. Она может ощутимо упростить управление персоналом и избежать многих проблем и вопросов в коллективе.

В статье даем подробный гайд, как составить должностную инструкцию, какие пункты обязательно нужно внести, а какие разрабатываются индивидуально под нужды компании, делимся примерами. 

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который может содержать:

• обязанности сотрудника на конкретной должности;
• требования к уровню его образования и навыкам;
• требования к имеющимся разрядам и квалификации, опыту работу;
• информацию о возможных поощрениях и штрафных санкциях;
• описание персональной ответственности;
• порядок ухода в отпуска, на больничные и увольнение.

Инструкция может быть двух типов: 

• типовая;
• индивидуальная. 

Первая пишется под конкретную должность и все сотрудники, занимающие эту должность, обязуются соблюдать единые правила и стандарты. Вторая может быть написана индивидуально под конкретного человека. Должностная инструкция — это своего рода договор между сторонами, который регламентирует взаимодействие сторон подробнее, чем официальный трудовой и содержит более простые и понятные формулировки. Она может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом. По-другому должностную инструкцию могут называть также должностными обязанностями, должностным регламентом, инструкцией сотрудника.

Простыми словами, должностная инструкция — это список прав и обязанностей сотрудника.

Читайте также:

Кто такой интернет-маркетолог, сколько зарабатывает и как им стать, обязанности

Зачем нужна должностная инструкция

Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:

• что от него требуется и как это должно быть выполнено;
• за что он отвечает, в том числе материально;
• как ему взаимодействовать с начальством и коллегами;
• за что его похвалят;
• за что накажут или оштрафуют. 

Работодателю инструкция может помочь:

1. При масштабировании компании, для средних и крупных компаний.

В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов. 

Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.

2. Обосновать отказ при приеме на работу.

Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.

3. Разрешить конфликтные ситуации при увольнении.

Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.

4. Оценить работу сотрудника на испытательном сроке.

Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.

Когда и для кого она обязательна

Согласно письму Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 и письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, написание должностной инструкции не является обязательным требованием к работодателю. Но по трудовому кодексу — это локальный правовой акт, который компания вправе принять. 

Единых требований к составлению документа и его содержанию нет, каждая компания может разрабатывать их исключительно под свои нужды. При разработке инструкции можно опираться на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Кто должен разрабатывать

Должностная инструкция может быть составлена разными специалистами в одиночку или с утверждением друг друга:

• кадровиками;
• юристами;
• секретарями;
• руководителями и владельцами бизнеса;
• силами самих сотрудников.

Самый плохой вариант — когда сотрудник составляет инструкцию в одиночку.

Например, кадровику поставили задачу составить инструкцию для слесаря. Кадровик может не знать тонкостей работы, необходимого оборудования, требуемых ресурсов и т.д. Но он хорошо разбирается в трудовом кодексе. Скорее всего, он просто скачает из интернета пример инструкции с общими размытыми формулировками и проверит ее на соответствие ТК. При этом для руководителя слесарного цеха эта инструкция может оказаться почти бесполезной и вызовет множество вопросов у сотрудников.

Хороший вариант — поручить написание руководителю, который прошел путь в компании с нуля. В этом случае у сотрудника есть полное понимание всех процессов и тонкостей работы, и дополнительная заинтересованность передать знания подчиненным и контролировать выполнение. После того как инструкция будет написана, ее можно согласовать с кадровиками и юристами, чтобы все было корректно с точки зрения работы и соответствовало ТК и нормам трудового законодательства.

Разработанную инструкцию необходимо утвердить и подписать. Обычно на подпись печатается 3 экземпляра инструкции: для отдела кадров, для руководителя и копия, которая хранится у сотрудника.

Читайте также:

Стили управления руководителя: что это такое, какие бывают и какой выбрать

Как написать должностную инструкцию

Единых требований к содержанию должностной инструкции нет, но можно привести список возможных разделов и их примерное содержание. 

Общие положения

• К какой категории сотрудников относится сотрудник?

Учитель русского языка и литературы относится к категории педагогических сотрудников.

• Какое образование и опыт требуется для приема на работу?

Редактор должен иметь высшее литературное или филологическое образование, опыт работы в данной сфере от 1 года и подтвержденные портфолио результаты работы. 

• Кто назначает сотрудника на должность и снимает с нее?

Назначение на должность учителя и освобождение от нее производится приказом директора учреждения.

• Кому сотрудник непосредственно подчиняется? 

Младший дизайнер находится в подчинении у арт-директора.

• На основании чего сотрудник осуществляет свою деятельность и какими документами руководствуется?

Классный руководитель руководствуется в школе правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности, а также Уставом и локальными правовыми актами школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора), Трудовым договором, должностной инструкцией. Соблюдает Конвенцию ООН о правах ребенка.

• Какая деятельность включается в рабочее время сотрудника?

Учебная, воспитательная работа, индивидуальная работа с учащимися, научная, творческая и исследовательская работа, работа в летнем лагере, организация и руководство общественно-полезным трудом.

• Кто заменяет сотрудника во время его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.п.) и кто назначает замену?

В период временного отсутствия сотрудника его обязанности выполняет другой *название должности*. Назначает замещающего сотрудника *название должности*.

• Предусмотрен ли для сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск и какой продолжительности?

Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск 2 раза в год в размере 14 календарных дней.

Требования к квалификации и знаниям

Список требований относительно знаний и умений сотрудника может быть размещен в списке общих положений. Если список весомый и содержит много подпунктов с подробным описанием, он может быть выведен в отдельный раздел. 

Обязанности

Список должностных обязанностей можно использовать из единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Он содержит перечень обязанностей большинства популярных должностей. В случае необходимости, если должность новая или редкая, можно доработать перечень той должности, которая максимально похожа на нужную или взять список из нескольких. 

Обязанности могут быть общим списком, а могут подразделяться на подпункты.

Права

В разделе прав должны быть указаны все права сотрудника, необходимые для выполнения его непосредственной работы. Сюда можно отнести права сотрудника:

• запрашивать информацию, необходимую для работы;
• обращаться к другим сотрудникам и руководителям;
• сообщать о нарушениях, простоях и возникших проблемах;
• принимать самостоятельно решения;
• ознакамливаться с документами, актами и приказами руководства;
• получать заработную плату;
• ходить в отпуск, брать отгулы и больничные.

Ответственность

В разделе с ответственностью должны быть прописаны все варианты невыполнения своих обязанностей и совершенные правонарушения, за которые может последовать:

• дисциплинарная ответственность;
• материальная ответственность;
• отстранение от должности;
• увольнение.

Взаимоотношения. Связи по должности

Раздел регламентирует взаимоотношения между коллегами и руководителями:

• кому предоставляет отчеты;
• от кого получает информацию;
• с кем работает совместно;
• у кого какие документы утверждает и т.д.

Система расчета заработной платы и грейдинг(уровни) должностей

Раздел может быть добавлен для должностей, у которых основные требования схожи, но существует градация должностей, разрядов, квалификационных категорий и т.д.

Для каждого из уровней может быть прописан порядок начисления заработной платы:

• минимальный оклад;
• почасовая ставка;
• описание надбавок и премий, описание за что они начисляются;
• описание из чего складывается заработная плата, например, оклад+премия+надбавка за продление договора с клиентом;
• информация о том кто повышает сотрудника на следующий уровень или каким образом он повышает квалификацию.

Штрафы

Раздел с подробным описанием действий или бездействия, за которое могут быть применены штрафные санкции. Обязательно нужно описание размера штрафов и схем расчета.

Если в компании не применяются штрафные санкции, раздел можно не использовать.

Отпуска и больничные

Информация об отпусках может быть упомянута в общих положениях, или выведена в отдельный раздел. Раздел может содержать информацию:

• с кем нужно согласовать или кого оповестить о выходе в отпуск, на больничный или увольнение;
• в каком порядке и кому передать свою работу;
• за какое время требуется оповестить руководителя и коллег;
• как могут быть разбиты отпуска: например, можно ли брать отпуск по неделе, по две недели или он может быть только месячный;
• могут ли отпуска сотрудников накладываться друг на друга, каким сотрудникам нельзя отсутствовать на рабочем месте одновременно.

Читайте также:

Что такое имидж организации: цели и виды, формирование имиджа компании

Примеры и образцы должностных инструкций

Используя любой пример инструкции и скачанный из интернета файл, следует досконально проверить каждое предложение и внести как можно больше конкретики и фактов относительно работы в вашей компании на конкретной должности. 

Даем примеры документов для самых популярных кадровых позиций.

Должностная инструкция менеджера

Ссылка на пример: map.cluster.hse.ru

Интересные моменты: инструкция содержит раздел с оценкой деловых качеств сотрудника и результатов его работы. 

Должностная инструкция бухгалтера

Ссылка на пример: dskv77.ucoz.ru

Интересные моменты: 

• инструкция содержит названия важных для бухгалтера законов, кодексов и других нормативно-правовых документов, важных для работы;
• список должностных обязанностей содержит конкретику с датами и действиями, которые ожидаются от сотрудника.

Должностная инструкция кадрового специалиста

Ссылка на пример: hr-profi.ru

Интересные моменты: инструкция имеет описание должностных обязанностей по каждой из трудовых функций, вынесенных в отдельный раздел.

Должностная инструкция учителя

Ссылка на пример: topki-school4.ucoz.ru

Интересные моменты:

• инструкция содержит подробное описание критериев приема на работу.

Должностная инструкция дворника, курьера, рабочего, уборщика и электромонтера

Ссылка на пример: school61.centerstart.ru

Интересные моменты:

• инструкции содержат подробные описания конкретных задач сотрудников, права на использования материалов и ресурсов работодателя, выдачу инвентаря, права привлекать других людей к ответственности за порчу вверенного инвентаря и имущества.

Читайте также:

Мотивация сотрудников: как мотивировать персонал работать эффективнее

Ошибки при составлении

1. Длинная должностная инструкция — не значит хорошая.

Большое количество текста, в том числе общих фраз и спама, отсутствие списков и структуры сильно перегружает инструкцию и делает ее нечитаемой. Если нужно чтобы к ней обращались по необходимости и выполняли требования — нужно писать четко и по факту.

2. В составе инструкции только пункты трудового кодекса.

Если пункт, например, с отдыхом сотрудника не вписать — это не значит что права на отдых у сотрудника не будет. Должностная инструкция должна быть понятной и доступной, а не перечнем пунктов ТК.

3. Общие фразы и выражения без конкретики = бесполезная непонятная инструкция.

Стоит запомнить, что все что сотрудник может понять не так из должностной инструкции, трактовать по своему или не выполнять потому что не указаны подробности — случится. Избежать этого поможет составление и проверка должностной инструкции несколькими специалистами и внесение корректировок при возникновении прецедентов.

Примеры фраз, которые могут быть не так поняты сотрудниками и их конкретизация:

Читайте также:

Что такое скрипты продаж: как составить эффективный скрипт, ТОП-6 шаблонов

Коротко о главном

• Должностная инструкция не является обязательным документом и составляется по желанию работодателя.
• Хорошая инструкция поможет обеим сторонам оправдать ожидания друг друга и разрешить спорные ситуации при приеме на работу, переводе на другие должности и увольнении.
• В инструкцию не имеет смысла переписывать статьи законов — даже если их не вписать, им все равно придется следовать. Лучше дать больше конкретики относительно должностных обязанностей и особенностей работы.
• Скачанная из интернета инструкция с общими фразами — бесполезна. Лучше переработать ее под себя, привлечь несколько сотрудников разных отделов и создать документ под нужды компании.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.