В компаниях на одну и ту же должность могут быть разные требования и обязанности сотрудника. Помочь сотруднику успешно влиться в работу, а работодателю обозначить свои ожидания может должностная инструкция.
Такая инструкция для многих отраслей документ не обязательный, но очень полезный и важный. Она может ощутимо упростить управление персоналом и избежать многих проблем и вопросов в коллективе.
В статье даем подробный гайд, как составить должностную инструкцию, какие пункты обязательно нужно внести, а какие разрабатываются индивидуально под нужды компании, делимся примерами.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который может содержать:
- обязанности сотрудника на конкретной должности;
- требования к уровню его образования и навыкам;
- требования к имеющимся разрядам и квалификации, опыту работу;
- информацию о возможных поощрениях и штрафных санкциях;
- описание персональной ответственности;
- порядок ухода в отпуска, на больничные и увольнение.
Инструкция может быть двух типов:
- типовая;
- индивидуальная.
Первая пишется под конкретную должность и все сотрудники, занимающие эту должность, обязуются соблюдать единые правила и стандарты. Вторая может быть написана индивидуально под конкретного человека. Должностная инструкция — это своего рода договор между сторонами, который регламентирует взаимодействие сторон подробнее, чем официальный трудовой и содержит более простые и понятные формулировки. Она может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом. По-другому должностную инструкцию могут называть также должностными обязанностями, должностным регламентом, инструкцией сотрудника.
Простыми словами, должностная инструкция — это список прав и обязанностей сотрудника.
Зачем нужна должностная инструкция
Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:
- что от него требуется и как это должно быть выполнено;
- за что он отвечает, в том числе материально;
- как ему взаимодействовать с начальством и коллегами;
- за что его похвалят;
- за что накажут или оштрафуют.
Работодателю инструкция может помочь:
- При масштабировании компании, для средних и крупных компаний.
- Обосновать отказ при приеме на работу.
- Разрешить конфликтные ситуации при увольнении.
- Оценить работу сотрудника на испытательном сроке.
В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов.
Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.
![Типичный диалог при отсутствии должностной инструкции](/upload/blog/707/1.png)
Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.
Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.
Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.
Когда и для кого она обязательна
Согласно письму Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 и письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, написание должностной инструкции не является обязательным требованием к работодателю. Но по трудовому кодексу — это локальный правовой акт, который компания вправе принять.
Единых требований к составлению документа и его содержанию нет, каждая компания может разрабатывать их исключительно под свои нужды. При разработке инструкции можно опираться на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
Кто должен разрабатывать
Должностная инструкция может быть составлена разными специалистами в одиночку или с утверждением друг друга:
- кадровиками;
- юристами;
- секретарями;
- руководителями и владельцами бизнеса;
- силами самих сотрудников.
Самый плохой вариант — когда сотрудник составляет инструкцию в одиночку.
Например, кадровику поставили задачу составить инструкцию для слесаря. Кадровик может не знать тонкостей работы, необходимого оборудования, требуемых ресурсов и т.д. Но он хорошо разбирается в трудовом кодексе. Скорее всего, он просто скачает из интернета пример инструкции с общими размытыми формулировками и проверит ее на соответствие ТК. При этом для руководителя слесарного цеха эта инструкция может оказаться почти бесполезной и вызовет множество вопросов у сотрудников.
Хороший вариант — поручить написание руководителю, который прошел путь в компании с нуля. В этом случае у сотрудника есть полное понимание всех процессов и тонкостей работы, и дополнительная заинтересованность передать знания подчиненным и контролировать выполнение. После того как инструкция будет написана, ее можно согласовать с кадровиками и юристами, чтобы все было корректно с точки зрения работы и соответствовало ТК и нормам трудового законодательства.
Разработанную инструкцию необходимо утвердить и подписать. Обычно на подпись печатается 3 экземпляра инструкции: для отдела кадров, для руководителя и копия, которая хранится у сотрудника.
Как написать должностную инструкцию
Единых требований к содержанию должностной инструкции нет, но можно привести список возможных разделов и их примерное содержание.
Общие положения
- К какой категории сотрудников относится сотрудник?
Учитель русского языка и литературы относится к категории педагогических сотрудников.
- Какое образование и опыт требуется для приема на работу?
Редактор должен иметь высшее литературное или филологическое образование, опыт работы в данной сфере от 1 года и подтвержденные портфолио результаты работы.
- Кто назначает сотрудника на должность и снимает с нее?
Назначение на должность учителя и освобождение от нее производится приказом директора учреждения.
- Кому сотрудник непосредственно подчиняется?
Младший дизайнер находится в подчинении у арт-директора.
- На основании чего сотрудник осуществляет свою деятельность и какими документами руководствуется?
Классный руководитель руководствуется в школе правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности, а также Уставом и локальными правовыми актами школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора), Трудовым договором, должностной инструкцией. Соблюдает Конвенцию ООН о правах ребенка.
- Какая деятельность включается в рабочее время сотрудника?
Учебная, воспитательная работа, индивидуальная работа с учащимися, научная, творческая и исследовательская работа, работа в летнем лагере, организация и руководство общественно-полезным трудом.
- Кто заменяет сотрудника во время его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.п.) и кто назначает замену?
В период временного отсутствия сотрудника его обязанности выполняет другой *название должности*. Назначает замещающего сотрудника *название должности*.
- Предусмотрен ли для сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск и какой продолжительности?
Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск 2 раза в год в размере 14 календарных дней.
Требования к квалификации и знаниям
Список требований относительно знаний и умений сотрудника может быть размещен в списке общих положений. Если список весомый и содержит много подпунктов с подробным описанием, он может быть выведен в отдельный раздел.
![Пример требований к квалификации классного руководителя](/upload/blog/707/2.png)
Обязанности
Список должностных обязанностей можно использовать из единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Он содержит перечень обязанностей большинства популярных должностей. В случае необходимости, если должность новая или редкая, можно доработать перечень той должности, которая максимально похожа на нужную или взять список из нескольких.
Обязанности могут быть общим списком, а могут подразделяться на подпункты.
![Пример отдельного подпункта обязанностей учителя](/upload/blog/707/3.png)
Права
В разделе прав должны быть указаны все права сотрудника, необходимые для выполнения его непосредственной работы. Сюда можно отнести права сотрудника:
- запрашивать информацию, необходимую для работы;
- обращаться к другим сотрудникам и руководителям;
- сообщать о нарушениях, простоях и возникших проблемах;
- принимать самостоятельно решения;
- ознакамливаться с документами, актами и приказами руководства;
- получать заработную плату;
- ходить в отпуск, брать отгулы и больничные.
![Пример списка прав сотрудника](/upload/blog/707/4.png)
Ответственность
В разделе с ответственностью должны быть прописаны все варианты невыполнения своих обязанностей и совершенные правонарушения, за которые может последовать:
- дисциплинарная ответственность;
- материальная ответственность;
- отстранение от должности;
- увольнение.
Взаимоотношения. Связи по должности
Раздел регламентирует взаимоотношения между коллегами и руководителями:
- кому предоставляет отчеты;
- от кого получает информацию;
- с кем работает совместно;
- у кого какие документы утверждает и т.д.
![Пример раздела с описанием взаимоотношений между сотрудниками](/upload/blog/707/5.png)
Система расчета заработной платы и грейдинг(уровни) должностей
Раздел может быть добавлен для должностей, у которых основные требования схожи, но существует градация должностей, разрядов, квалификационных категорий и т.д.
Для каждого из уровней может быть прописан порядок начисления заработной платы:
- минимальный оклад;
- почасовая ставка;
- описание надбавок и премий, описание за что они начисляются;
- описание из чего складывается заработная плата, например, оклад+премия+надбавка за продление договора с клиентом;
- информация о том кто повышает сотрудника на следующий уровень или каким образом он повышает квалификацию.
Штрафы
Раздел с подробным описанием действий или бездействия, за которое могут быть применены штрафные санкции. Обязательно нужно описание размера штрафов и схем расчета.
Если в компании не применяются штрафные санкции, раздел можно не использовать.
Отпуска и больничные
Информация об отпусках может быть упомянута в общих положениях, или выведена в отдельный раздел. Раздел может содержать информацию:
- с кем нужно согласовать или кого оповестить о выходе в отпуск, на больничный или увольнение;
- в каком порядке и кому передать свою работу;
- за какое время требуется оповестить руководителя и коллег;
- как могут быть разбиты отпуска: например, можно ли брать отпуск по неделе, по две недели или он может быть только месячный;
- могут ли отпуска сотрудников накладываться друг на друга, каким сотрудникам нельзя отсутствовать на рабочем месте одновременно.
Примеры и образцы должностных инструкций
Используя любой пример инструкции и скачанный из интернета файл, следует досконально проверить каждое предложение и внести как можно больше конкретики и фактов относительно работы в вашей компании на конкретной должности.
Даем примеры документов для самых популярных кадровых позиций.
Должностная инструкция менеджера
Ссылка на пример: map.cluster.hse.ru
Интересные моменты: инструкция содержит раздел с оценкой деловых качеств сотрудника и результатов его работы.
![Менеджер. Источник: https://clck.ru/35moon](/upload/blog/707/6.png)
Должностная инструкция бухгалтера
Ссылка на пример: dskv77.ucoz.ru
Интересные моменты:
- инструкция содержит названия важных для бухгалтера законов, кодексов и других нормативно-правовых документов, важных для работы;
- список должностных обязанностей содержит конкретику с датами и действиями, которые ожидаются от сотрудника.
![Бухгалтер. Источник изображения https://clck.ru/35mouG](/upload/blog/707/7.png)
Должностная инструкция кадрового специалиста
Ссылка на пример: hr-profi.ru
Интересные моменты: инструкция имеет описание должностных обязанностей по каждой из трудовых функций, вынесенных в отдельный раздел.
![HR-менеджер. Источник изображения https://clck.ru/35moxZ](/upload/blog/707/8.png)
Должностная инструкция учителя
Ссылка на пример: topki-school4.ucoz.ru
Интересные моменты:
- инструкция содержит подробное описание критериев приема на работу.
![Учитель. Источник изображения https://clck.ru/35mpfF](/upload/blog/707/9.png)
Должностная инструкция дворника, курьера, рабочего, уборщика и электромонтера
Ссылка на пример: school61.centerstart.ru
Интересные моменты:
- инструкции содержат подробные описания конкретных задач сотрудников, права на использования материалов и ресурсов работодателя, выдачу инвентаря, права привлекать других людей к ответственности за порчу вверенного инвентаря и имущества.
![Завхоз. Источник изображения https://clck.ru/35mphR](/upload/blog/707/10.png)
Ошибки при составлении
- Длинная должностная инструкция — не значит хорошая.
- В составе инструкции только пункты трудового кодекса.
- Общие фразы и выражения без конкретики = бесполезная непонятная инструкция.
Большое количество текста, в том числе общих фраз и спама, отсутствие списков и структуры сильно перегружает инструкцию и делает ее нечитаемой. Если нужно чтобы к ней обращались по необходимости и выполняли требования — нужно писать четко и по факту.
Если пункт, например, с отдыхом сотрудника не вписать — это не значит что права на отдых у сотрудника не будет. Должностная инструкция должна быть понятной и доступной, а не перечнем пунктов ТК.
Стоит запомнить, что все что сотрудник может понять не так из должностной инструкции, трактовать по своему или не выполнять потому что не указаны подробности — случится. Избежать этого поможет составление и проверка должностной инструкции несколькими специалистами и внесение корректировок при возникновении прецедентов.
Примеры фраз, которые могут быть не так поняты сотрудниками и их конкретизация:
Плохой пример |
Хороший пример |
Сотрудник должен проводить проверки |
Не позднее 10 числа каждого месяца сотрудник должен провести проверку пожарной безопасности. По окончанию проверки должен быть составлен акт на имя директора, содержащий список нарушений, ответственные лица, сроки и рекомендации по исправлению |
Сотрудник должен способствовать увеличению производства |
Ежемесячно сотрудник должен производить не менее N определенных товаров |
Осуществлять мероприятия по улучшению |
Не позднее 5 числа каждого месяца должен составить план, который содержит: параметр 1, параметр 2, параметр 3 и т.д. |
Содействовать, исключить случаи возникновения ситуаций, ускорить процессы, усилить контроль, углубить, укрепить, обеспечить непрерывный рост и улучшение, и подобные фразы |
Фразы лучше не использовать в должностной инструкции. Вместо них лучше дать конкретные списки, перечни, цифры и другие фактические данные |
Коротко о главном
- Должностная инструкция не является обязательным документом и составляется по желанию работодателя.
- Хорошая инструкция поможет обеим сторонам оправдать ожидания друг друга и разрешить спорные ситуации при приеме на работу, переводе на другие должности и увольнении.
- В инструкцию не имеет смысла переписывать статьи законов — даже если их не вписать, им все равно придется следовать. Лучше дать больше конкретики относительно должностных обязанностей и особенностей работы.
- Скачанная из интернета инструкция с общими фразами — бесполезна. Лучше переработать ее под себя, привлечь несколько сотрудников разных отделов и создать документ под нужды компании.
Комментарии