Системы ERP: что это такое простыми словами, как работает и как выбрать

Система ERP (от английского Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — это специальный инструмент для автоматизации и оптимизации рабочих процессов предприятия. Благодаря ему можно увеличить производительность труда, улучшить рабочие процессы внутри организации, минимизировать ручной труд, а также ускорить сбор необходимой для развития предприятия информации.

Простыми словами, система ERP — это программное обеспечение для реализации ERP-подхода на предприятии. ERP может применяться практически на любом предприятии с возможностью дополнения или расширения функциональности. Такая масштабируемость особенно важна для среднего и крупного бизнеса.

Читайте также:

Что такое CRM-система простыми словами и как ее правильно выбрать

Старые и новые ERP: в чем разница

Еще десяток лет назад программы для организации планирования ресурсов предприятия были полностью закрытыми с точки зрения исходного кода: они не могли обмениваться данными с другими программами или сервисами. Значительный недостаток такого подхода заключался в том, что каждую платформу приходилось вручную дорабатывать каждый раз при внедрении в новой организации. Естественно, ни о никакой оптимизации или ускорении рабочих процессов внутри предприятия не могло быть и речи.

Постепенно этот подход начал изменяться, и немалую роль в нем сыграли гиганты Microsoft, Oracle и другие ведущие американские разработчики.

В 2022 году ERP стали более прозрачными. Проявляется это в первую очередь в работе с данными. Теперь они автоматически отправляются в любые необходимые предприятию места, например, в офисные программы, CRM, CMS, программы учета финансов, программы для коммуникации с клиентами. Также современная ERP отличается следующими признаками:

• Гибкость. В первую очередь во всем, что касается деплоя системы, ее эксплуатации, возможностей интеграции.
• Low-coding. Этот подход в программах для работы с ресурсами предприятия проявляется при настройке функционала и возможностей для конкретной организации.
• Непрерывная аналитика. Позволяет отслеживать важные изменения в бизнес-процессах и вовремя на них реагировать.
• Высокий уровень защищенности. Делает платформу надежной и снижает до минимума вероятность перехвата данных извне.

Как работает ERP-система

Система планирования ресурсов предприятия состоит из трех главных компонентов:

• Ядро системы. Главный компонент, который обеспечивает стабильную работу всей платформы и ее основных компонентов. Именно благодаря ядру платформа имеет основной функционал.
• Дополнительные модули. Условно можно назвать их плагинами. Это подключаемые расширения, представляющие из себя самостоятельные программы, которые могут обращаться к ядру системы и базам данных для выполнения необходимых операций.
• Серверное хранилище. Оно используется не только для хранения данных системы, но и для служебных целей. Кроме того, на серверном хранилище находится дополнительное ПО для управления данными, которые будут передаваться в разные модули платформы.

Модули можно разделить на три вида:

1. Коннекторы. Специальные программы, связывают ERP со сторонними платформами, которые не являются ее частью.
2. Внутренние. Эти модули может использовать персонал предприятия, обладающий необходимым уровнем доступа. Естественно, что внутренние модули функционируют внутри организации и являются ее неотъемлемой частью.
3. Внешние. Этот вид модулей представляет из себя ПО для многоцелевого использования, например, для мониторинга работы предприятия со стороны компаний-партнеров или каких-либо посредников.

В отличие от самостоятельного приложения, ERP позволяет любым корпоративным модулям взаимодействовать с единой базой данных.

Переходим непосредственно к тому, как работает ЕРП: 

1. Платформа собирает данные из разных источников, с которыми функционирует предприятие. Это может быть программа учета выпуска продукции, CRM, внутренние базы данных, инструменты финансовой отчетности предприятия и многое другое.
2. Собранные данные отправляются в необходимое хранилище. 
3. Доступ к необходимым данным теперь может получить сотрудник предприятия, которому они требуются для работы. Так устраняется характерная для средних и крупных предприятий разрозненность бизнес-процессов.

Полностью автоматизированные ERP сами вводят данные в серверную часть, а также обмениваются данными с любыми необходимыми подразделениями, которые могут затребовать их. Этот процесс может показаться сложным, поэтому для наглядности приведем пример: 

1. Клиент покупает товар на предприятии. При этом остаток товара на складе отсутствует. 
2. Когда инициируется заказ на отгрузку последней единицы, модули управления запасами сообщают соответствующие данные отделам, которые отвечают за пополнение товара на складе. 
3. Отдельно уведомляют отдел продаж. Он сообщит клиентам, что товар временно отсутствует на складе.

Читайте также:

Что такое электронный документооборот (ЭДО) простыми словами

Виды ERP-систем

В 2022 году можно встретить решения разных типов:

• Самописная ERP. Такие решения, как правило, создаются под нужды конкретного предприятия. Платформа при этом будет обладать объединенной архитектурой, функциональность будет продумана под потребности той организации, для которой создавалось решение. При этом особенности платформы (сложность установки, функционал, скорость работы, отсутствие ошибок, защищенность) целиком зависят от разработчика. Кроме того, самописные ERP сложнее обслуживать, особенно если связь с первоначальным разработчиком будет утрачена. У вас не получится добавить новый функционал или отключить какие-либо неиспользуемые модули.
• Модульная платформа. Этот вид ERP предлагают специализированные разработчики такого ПО, например «1С». Здесь любой компонент платформы (склад, производство, маркетинг, бухгалтерия, дирекция) работают независимо друг от друга. При необходимости модуль можно быстро отключить или добавить новый.

Читайте также:

Что такое интернет-маркетинг: цели и задачи, виды и инструменты

Также ERP-системы можно классифицировать не только по архитектурному элементу, но и по типу лицензии:

• с открытым исходным кодом: Odoo, ADempiere, Apache OFBiz;
• с закрытым: «1С:ERP Управление предприятием», SAP, «Парус, «Галактика.

Преимущества и недостатки ERP-систем

Сначала о плюсах:

1. Учет специфики деятельности предприятия. Систему можно настроить под специфические направления работы организации. Благодаря модулям вы можете оставить только необходимые функции и не перегружать платформу ненужными инструментами.
2. Работа сразу с несколькими отделами или подразделениями. Можно увеличить суммарную эффективность предприятия.
3. Возможно настроить разные роли пользователей для нескольких сотрудников предприятия или групп персонала.
4. Постоянная актуализация данных предприятия. Можно быть уверенным в том, что информация, полученная с помощью системы, максимально соответствует действительности. Все основные транзакции — оплаты, лиды, продажи, процесс выполнения заказов — будут максимально автоматизированы и видны.
5. Улучшение логистической работы предприятия. Благодаря частичной автоматизации и ускорению основных операций можно лучше настраивать логистику.
6. Высокая защищенность данных. Современные системы гарантируют безопасность и конфиденциальность рабочей информации. Кроме того, можно выполнять резервное копирование данных и не бояться, что они будут утеряны в случае нештатных ситуаций.
7. Не нужно тратить дополнительное время на сбор информации. Большая часть современных решений автоматически сохраняют все необходимые данные. Не нужно тратить временные ресурсы на сбор данных, их систематизацию или поиск.
8. Дешевле, чем другие решения для предприятий. Затраты на операционные расходы при долгосрочном использовании платформы будут заметно ниже.

Можно подумать, что системы для планирования ресурсов предприятий совершенны, но это не так. Вот главные недостатки:

1. Высокая стоимость. Дороговизна подобных решений объясняется высокой сложностью разработки, кроме того, внедрение и процесс обучения персонала также занимает продолжительное время.
2. Необходимость обучения. Персонал, который будет взаимодействовать с Enterprise Resource Planning, должен пройти обучение. Ведь это не стандартное ПО типа офиса или бухучета, а совершенно новая программа со сложным интерфейсом и функционалом.
3. Необходимость контролировать данные предприятия. При внедрении ERP доступ к данным компании открывается сразу по нескольким сетевым каналам. Именно поэтому придется создать службу, которая будет контролировать хранение и передачу данных организаций.
4. Длительность внедрения. Ведь часто возникает необходимость модернизации сетевой инфраструктуры предприятия. Подобные системы разворачиваются на современных и высокопроизводительных устройствах. Речь не только о компьютерах, но и о сопутствующем оборудовании, например, серверах для бэкапов. Если на вашем предприятии старые компьютеры, их придется заменить на современные, в противном случае работать будет неудобно или не получится вообще.

Читайте также:

Что такое СПИН-продажи и как их использовать бизнесу

Нужна ли вашей компании ERP-система

Перечислим аспекты и ситуации, когда ответ положительный.

Возможности роста

Если вы планируете расширять деятельность в ближайшие несколько лет, однозначно нужно присмотреться к системе управления ресурсами предприятия. Неважно, что именно вы планируете расширять: продуктовую линейку, количество клиентов или разнообразить сложившиеся бизнес-процессы. ERP поможет масштабировать текущее состояние компании и постепенно внедрить изменения.

Недостаточное количество данных или высокая погрешность значений

Причин, почему в компании мало данных или они не точные, предостаточно: 

1. Их собирают разные сотрудники — данные оседают у этих сотрудников или в разных подразделениях.
2. Не регламентированы инструменты сбора данных. 
3. Не выполняется систематизация, упорядочивание и сортировка данных.

Неудивительно, что руководство не может принять корректный курс на развитие предприятия или внедрить необходимое изменение. Здесь и раскрывается одно из ключевых преимуществ ERP — централизация. Персонал работает в единой системе и данные мгновенно передаются в хранилище, независимо от того, кто их вносит: подразделение или конкретный сотрудник.

Стандартизация процессов

Благодаря ERP бизнес-процессы удается упорядочить, сделать их более прозрачными за счет точнейшей аналитики. Однако здесь важно не попасть в ловушку.

И первый, и второй подходы могут использоваться на любых предприятиях, но потребуют колоссального труда и времязатрат. В идеале необходимо создавать самописную ERP, которая уже изначально будет учитывать особенности вашего предприятия.

Читайте также:

Как увеличить средний чек и продать больше: 10 способов от агентства 1PS.RU

Текущие системы, сервисы и платформы плохо интегрированы друг с другом

Здесь может требоваться постоянная работа, чтобы «подружить» несколько несовместимых систем «из коробки». Система эффективно решает эту проблему и объединяет все сервисы в одной программе с одинаковым и понятным интерфейсом.

Недостаточно эффективно построена командная работа

Внутри предприятия всегда необходимо поддерживать постоянную коммуникацию между несколькими подразделениями и большим количеством сотрудников. Совместная работа — важнейший элемент бизнес-процессов.

И часто рутина, нестандартные задачи и человеческий фактор мешают построению командной работы. Если все это остается вызовом для вашего персонала — вы уже знаете, в чем решение!

Предприятие часто критикуют клиенты

Если вы получаете много обратной связи с обоснованной критикой и упреками в недостаточном качестве работы, продукта и бизнес-процессов, ERP может стать первым шагом на пути к исправлению сложной ситуации с негативным фидбеком.

Давайте резюмируем, как понять, что вашему предприятию пора внедрять ERP:

1. IT-инфраструктура в организации на грани выхода из строя или просто морально устарела.
2. Процессы информационных технологий в компании, связанные с интернетом, сетью, сервисами, чрезмерно усложненные и непонятные.
3. Коммуникация с клиентами ведется отдельно или по нескольким каналам.
4. Сложно получить данных о движении средств предприятия. Бухгалтерские бумаги формируются неоправданно долго или слишком запутанно.
5. Разные подразделения предприятия испытывают сложность в общении или передаче данных.
6. Отсутствуют инструменты для контроля работы разных подразделений.
7. Отсутствуют инструменты для организации доступа к данным предприятия для сотрудников, которые находятся за пределами рабочей зоны или офиса.

Обзор лучших и ERP систем. Их точно не заблокируют

Крутые разработки в сфере управления ресурсами предприятия от Oracle и Microsoft больше недоступны для россиян. Мы не будем смотреть, что осталось, а вместо этого сделаем акцент исключительно на российских системах — их точно не запретят.

«Галактика ERP»

Сайт: http://galaktika.ru/erp

В последние пару лет это ПО стало весьма популярным: по разным оценкам, его доля на российском рынке приближается к 40 %. Через «Галактику» проводится около 250 000 первичных документов и более 3 миллионов бухгалтерских проводок ежемесячно. С точки зрения функциональности это одна из самых продуманных российских ERP.

Здесь есть:

1. Управление персоналом. Доступна интеграция со СКУД, хорошо продуман кадровый учет и расчет ЗП для персонала. Есть табельный учет.
2. Управление финансами. С тонкой настройкой бюджетов, финансовой аналитикой, платежным календарем.
3. Управление производством. Есть заполнение спецификаций товара, управление качеством и послепродажным обслуживанием. Удобная реализация управления заказами. Полноценный контроллинг и материально-техническое обеспечение. По умолчанию доступны корпоративное планирование и настройка производственной логистики.
4. Бухгалтерский учет. Поддержка полноценный бухгалтерской отчетности с кассой, векселями, финансовыми и расчетными операциями и т. д.
5. Управление логистикой. Подробная работа с договорами, сбытом, поставщиками, складским учетом и снабжением.
6. Налоговый учет. Все необходимые для работы с налоговой инструменты, включая ведение налоговых расчетов.

Достоинства:

• Модульность. Пронизывает всю систему и позволяет быстро добавлять или избавляться от неиспользуемых компонентов.
• Поддержка на русском языке.
• Цена в 3-4 раза меньше, чем у американских аналогов.
• Можно интегрировать сторонние программы и сервисы.
• Относительно простой интерфейс.
• Хорошие возможности для масштабируемости предприятия.

Недостатки:

• Можно добавлять оперативные документы, но данные из них не будут автоматически подгружаться во все модули.
• Нет инструментов для контроля бюджета.
• Отсутствует функция разделения между несколькими предприятиями или подразделениями организации.
• Нет полноценной интеграции.
• Аналитические инструменты «из коробки» очень скудные. Можно сказать, что они практически отсутствуют.
• Финансовый модуль неудобен. Все финансовые документы нужно добавлять самостоятельно, загружая первичные бумаги. И, к сожалению, после этого данные в материальном и финансовом учете часто не совпадают.
• Отсутствует централизация функций.
• Нельзя оперативно генерировать проводки для закрытия месяца или иных бухгалтерских регламентов.

«1С:ERP Управление предприятием»

Cайт: http://v8.1c.ru/erp и http://solutions.1c.ru/catalog/1cerp

Среди российских систем управления ресурсами предприятий сложно найти что-то более универсальное и продуманное, чем решение «1С».

Достоинства:

• Подробная работа с заявками, закупками и продажами.
• Удобный подсчет себестоимости и подробный учет расходов разных видов.
• Высочайший уровень защищенности. Можно подключить различные компоненты улучшения защиты — например, проверку IP-адресов и двухфакторную аутентификацию для аккаунтов предприятия.
• Отсутствуют ограничения по масштабу или функциональным возможностям: все как на лучших зарубежных платформах для управления ресурсами предприятий.
• Мультиплатформенность. Поддерживаются самые распространенные операционные системы (Windows, macOS, Linux) и платформы управления базами данных (от Oracle до PostgreSQL).
• Облачность. Данные о работе предприятия автоматически сохраняются на облачных серверах и доступ к ним может быть получен за считанные секунды.
• Универсальность. «1С» предусмотрел десяток различных отраслей предприятий, чтобы внедрение платформы прошло максимально быстро. Есть готовые сценарии для агропромышленности, транспорта, строительства, энергетики, недвижимости и многих других сфер.
• Есть отслеживание важных для предприятия показателей. Можно мониторить их и сравнивать с плановыми метриками, отслеживать динамику их изменения.
• Продуманная связь с CRM. Имеются все соответствующие инструменты: от работы с клиентской базы до аналитических модулей, которые позволяют установить причины отмены заявок.
• Полноценное финансовое планирование со всеми необходимыми инструментами и подробными отчетами.

Недостатки:

• Нужно обучение для персонала. Большое количество инструментов, запутанный интерфейс и не совсем стандартное устройство — все это потребует большого количества времени, чтобы полностью овладеть платформой.
• Не подойдет для нероссийского предприятия. Пусть здесь и есть формальная поддержка международных стандартов финансовой отчетности, специфика работы платформы построена целиком для работы отечественных предприятий.

«ERP решения Парус для машиностроения и ОПК»

Сайт: http://erp.parus.com

Это полноценная платформа, не уступающая лучшим зарубежным платформам и учитывающая специфику российских предприятий.

Достоинства:

• Комплексный принцип устройства.
• Хорошо воплощена работа с кассовыми документами.
• Продуманный регламентированный учет.
• Автоматизация управления персоналом, продуманные инструменты для кадровой аналитики.
• Работать с модулями удобно и просто.
• Учтена специфика проектных работ российских предприятий.
• Продвинутые возможности для масштабирования деятельности предприятий.
• Удобно строить комплексные бизнес-процессы.
• Можно управлять имуществом и финансовыми рисками.
• Можно тонко настраивать любые виды учета.
• Есть мощная база знаний, в которой можно найти 28 тысяч ответов от экспертов в юридической и бухгалтерской сфере.

Недостатки:

• Нужно обучение персонала, так как платформа имеет сложный интерфейс и не интуитивно понятное юзабилити.
• Программа принадлежит собственнике, соответственно, внести изменения в исходный код не удастся.

Заключение

Многие растущие предприятия игнорируют важность инвестирования в бизнес-технологии и придерживаются устаревших привычных программ до тех пор, пока срочно не потребуются изменения. 

После внедрения ERP на предприятии вы можете быть уверены, что глобальные сквозные процессы организации — финансы, управление персоналом, складирование, производство, отношения с клиентами, управление заказами, маркетинг и продажи — станут упорядоченными, логичными и более эффективными.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.