Что такое чек-лист и как его создать: инструкция по применению

Ежедневно множество дел, дедлайны, спешка… Как запомнить все, что нужно сделать, ничего не упустить и держать результаты под контролем? О том, как чек-лист поможет работать системно, расскажу в этой статье.

Что такое чек-лист

Чек-лист (check-list, или проверочный список) — это перечень, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Его составляют для того, чтобы проконтролировать выполнение задач, перечисленных в нем, и добиться конкретного результата.

Простыми словами, чек-лист — список каких-либо дел на выполнение.

5 типов чек-листов: как выбрать нужный формат под вашу задачу

Чек-лист — универсальный инструмент, но его эффективность напрямую зависит от того, правильно ли вы выбрали его тип. Разные цели требуют разных форматов. Использовать неподходящий вид списка — все равно что пытаться забить гвоздь микроскопом: инструмент вроде бы прочный, но результат плачевен — особенно для микроскопа.

Разберу ключевые типы чек-листов и зоны их применения.

Чек-лист «Сделал — отметил». Классический контрольный список

Суть. Последовательный или не последовательный перечень обязательных к выполнению пунктов. Главная цель — ничего не упустить и зафиксировать завершение.

Как выглядит. Список с местом для галочки (☐) или полями для галочки.

Когда использовать:

• Ежедневные рутинные процедуры: закрытие ресторана, запуск производственной линии, подготовка отчета.
• Сборы: подготовка к отпуску, сбор ребенка в школу.
• Контроль качества: проверка готовности сайта к запуску, приемка работы у подрядчика.

Пример: Чек-лист пилота перед вылетом.

Инструкция «Прочитал — сделал». Пошаговый алгоритм

Суть. Четкая, последовательная инструкция, где каждый следующий шаг вытекает из предыдущего. Здесь важен не только факт выполнения, но и правильный порядок действий.

Как выглядит. Нумерованный список с подробными описаниями каждого шага. Часто включает предупреждения.

Когда использовать:

• Обучение новых сотрудников.
• Сборка сложных изделий: мебель, техника.
• Выполнение процессов, где важна последовательность: настройка программного обеспечения, проведение химического эксперимента.
• Кулинарные рецепты.

Пример: «Инструкция по сборке шкафа ИКЕА».

Трекер привычек. Мотивационный накопитель

Суть. Визуальный инструмент для отслеживания повторяющихся действий в течение длительного времени (недели, месяца). Его цель — сформировать устойчивую привычку через визуализацию прогресса и создание эффекта «цепочки», которую жалко прерывать.

Как выглядит. Таблица (календарь), где дни отмечены по горизонтали, а привычки — по вертикали. Ячейки заполняются галочками, крестиками или закрашиваются.

Когда использовать:

• Формирование личных привычек: пить воду, читать, заниматься спортом.
• Отслеживание регулярных рабочих задач: ежедневное планирование дня, холодные звонки.

Пример: «Трекер полезных привычек на сентябрь».

Памятка «Чтобы не забыть». Одноразовый сборник

Суть. Простой статичный список без галочек, главная задача которого — сократить когнитивную нагрузку и выгрузить информацию из головы на внешний носитель. Это «корзина» для идей и задач, которые не требуют контроля, но важны для запоминания.

Как выглядит. Простой маркированный список на листе бумаги или в заметках на телефоне.

Когда использовать:

• Список покупок в магазине.
• Список вещей в поездку.
• Список тем для обсуждения на совещании.

Пример. Чек-лист «Что купить в продуктовом магазине».

Диагностический чек-лист «Проверь себя». Оценочный опросник

Суть. Список признаков, симптомов или критериев, позволяющих самостоятельно провести первичную диагностику ситуации, объекта или состояния. Ответы «да/нет» помогают принять решение о дальнейших действиях.

Как выглядит. Список вопросов или утверждений, часто с балльной системой оценки или ключом для интерпретации результатов.

Когда использовать:

• Самодиагностика. «Признаки профессионального выгорания», «Симптомы простуды».
• Оценка проекта или продукта. «Чек-лист для проверки UX/UI сайта», «Готовность стартапа к поиску инвестиций».
• Принятие решений. «Чек-лист для выбора подрядчика».

Пример: «Чек-лист: 5 признаков, что ваш сайт устарел».

Бонус: Развлекательные чек-листы (игровой и мотивационный формат)

Суть. Список, который превращает достижение целей или потребление контента в игру, квест или вызов. Выполняется добровольно и мотивирует за счет азарта и удовольствия от «вычеркивания».

Как выглядит. Ярко оформленный список с интересными и иногда неочевидными пунктами.

Когда использовать:

• Мотивация в хобби: «100 фильмов, которые нужно посмотреть», «Список книг для саморазвития».
• Корпоративная культура: «Онбординг-чеклист для новичка: познакомиться с 20 коллегами».
• Геймификация: «Бинго удаленщика: видеозвонок в пижаме, работа из кафе».

Пример: «Чек-лист путешественника: 50 мест, которые стоит посетить».

Прежде чем создать тот или иной чек-лист, спросите себя: «Какую главную проблему я решаю?» и выбирайте:

• Боюсь что-то упустить → Контрольный список «Сделал — отметил».
• Не знаю, как сделать → Инструкция «Прочитал — сделал».
• Хочу отследить регулярность → Трекер привычек.
• Хочу выгрузить из головы идеи → Памятка.
• Нужно оценить ситуацию → Диагностический чек-лист.
• Хочу мотивировать себя/других → Развлекательный чек-лист.

Правильно подобранный тип чека-листа превращает его из простого списка в мощный стратегический инструмент для личной и командной эффективности.

Читайте также:

Гайд по технической оптимизации сайта

Чем чек-лист отличается от списка дел

Вы можете подумать, что список дел и чек-лист — это одно и то же, ведь они оба напоминают, что именно нужно сделать. Однако есть заметные различия:

• Список дел используется всего раз, а чек-лист помогает контролировать повторяющиеся процессы.
• Чек-лист состоит из обязательных пунктов, а пункты из списка дел можно перенести, изменив очередность, либо вовсе не делать.

Допустим, вы решили сделать ремонт и составили перечень того, что нужно купить. Почему это будет список дел, а не чек-лист? Потому что вы можете решить, что ламинат — это слишком дорого, и в итоге купите на пол обычный линолеум. Или вообще перенесете ремонт и сделаете его через год.

А если прописали последовательность действий при оклейке стен и строго следуете ей? Тогда это точно чек-лист, потому что нужно соблюдать технологию поклейки обоев, если не хотите, чтобы они отвалились через неделю.

Чек-лист, список дел, инструкция: в чем ключевые различия

Эти понятия часто путают, поэтому мы сделали для вас удобную сравнительную таблицу:

Чем полезен чек-лист

1. С его помощью можно квалифицировать повторяющиеся действия: личные задачи, рабочие проекты и вообще все, что нужно систематизировать.
2. Помогает понять, каков объем работы, разделить большую задачу, выполнить ее по частям, не потеряв деталей.
3. Улучшает производительность. Ведь фактически чек-лист — это план действий.
4. Информация записана: это повышает шанс правильного выполнения задачи.
5. Упрощает работу и делегирование задач. Сотрудник получает чек-лист, и ему сразу понятен порядок действий.
6. Пометки о выполнении каждой задачи или отдельных этапов показывают прогресс в работе.

Однако чек-лист полезен не только тем, что с его помощью можно проверять различные процессы. При необходимости он становится потенциальный инфопродуктом, который можно создать быстро и бесплатно. Люди ведь любят подарки.

Бесплатный чек-лист становится отличным лид-магнитом. Наверное, каждый получал такое предложение: «Подпишитесь на нашу рассылку и получите в подарок чек-лист» (книгу, подборку, инструкцию и т. п.). Пользователь, прельстившись подарком, отправляет свой электронный адрес и/или номер телефона, получает обещанное, а потом и e-mail-рассылку с предложениями от компании и иногда полезными материалами.

Читайте также:

Копирайтинг: что это такое, что должен знать и уметь копирайтер, сколько он зарабатывает

Актуальный список сервисов для создания чек-листов

Подготовили для вас большой список сервисов, , доступных в РФ на момент написания материала. Некоторые из них — сервисы для создания чек-листов в чистом, виде, другие — глобальные системы с функцией создания чек-листов.

Kaiten

Сайт: kaiten.ru

Страна: Россия

Суть. Мощная отечественная система управления проектами по методологии Канбан. Чек-листы здесь являются одной из ключевых функций внутри карточек задач. Идеален для команд, которые ведут проекты и хотят разбивать задачи на подпункты, контролируя их выполнение.

Ключевая особенность. Глубокая интеграция в процессы управления проектами, гибкие настройки рабочего пространства, российский сервер.

Цена. Есть бесплатный тариф (с ограничениями), платные тарифы — от 390 рублей на одного пользователь в месяц.

«Яндекс Формы»

Сайт: forms.yandex.ru

Страна: Россия

Суть. Простой и абсолютно бесплатный инструмент от российского IT-гиганта. Отлично подходит для создания одноразовых или простых чек-листов (например, для проверки качества, сбора чек-листов с выездных мероприятий). Результаты удобно смотреть в виде сводной таблицы.

Ключевая особенность. Полная бесплатность, простота использования, интеграция с «Яндекс Диском».

Цена: Бесплатно.

jeCheck

Сатй: jecheck.io

Страна: Россия

Суть. Специализированный мобильный сервис, заточенный именно под создание и выполнение чек-листов. Имеет удобные шаблоны для разных сфер жизни: от повторяющихся бытовых дел до контроля здоровья и путешествий.

Ключевая особенность. Сфокусированность именно на чек-листах, простота, мобильность.

Цена. Бесплатная базовая версия с возможностью покупки премиум-доступа.

Bitrix24

Сайт: bitrix24.ru

Страна: Россия

Суть. Огромная отечественная экосистема для бизнеса (CRM, задачи, документы, чаты). Чек-листы встроены в модули задач и проектов. Это лучший выбор, если вам нужны чек-листы не сами по себе, а как часть полноценной бизнес-системы учета и автоматизации.

Ключевая особенность. Встроенность в мощную CRM и систему управления компанией, полное соответствие российскому законодательству.

Цена: Есть полностью бесплатный тариф (с ограничением на кол-во пользователей). Платные тарифы — от 4990 ₽/месяц за весь проект.

Megaplan

Сайт: megaplan.ru

Страна: Россия

Суть. Еще один известный российский сервис для управления проектами и CRM. Позволяет создавать задачи с вложенными чек-листами, назначать ответственных и сроки. Фокус на удобстве и прозрачности бизнес-процессов.

Ключевая особенность. Простота освоения, дружелюбный интерфейс, интегрированные инструменты для коммуникации (чаты, обсуждения).

Цена. От 490 ₽ за пользователя в месяц. Бесплатный тариф не предусмотрен, но есть тестовый период.

Сводные данные по сервисам — в таблице ниже:

Как создать эффективный чек-лист: пошаговое руководство

Написали удобную пошаговую инструкцию по созданию чек-листов.

Шаг 1: Определите конечную цель и аудиторию

Начните с четкого формулирования цели создания чек-листа. Поймите, для чего именно он нужен: чтобы стандартизировать процесс, ничего не забыть в сложной задаче или обучить новичка. Затем определите целевую аудиторию — кто будет пользоваться этим чек-листом. Учитывайте уровень подготовки этих людей: для новичков потребуются более детальные инструкции, а опытные специалисты оценят сжатые и лаконичные формулировки. Четкое понимание цели и аудитории станет фундаментом для всего последующего процесса создания чек-листа.

Шаг 2: Проведите мозговой штурм и выпишите все задачи

Зафиксируйте абсолютно все шаги и подзадачи, связанные с процессом, без какой-либо предварительной фильтрации. На этом этапе важно записать всё, что приходит в голову, даже если некоторые пункты кажутся очевидными или незначительными. Используйте принцип "от общего к частному": сначала опишите крупные этапы, затем дробите их на более мелкие операции. Для визуализации процесса можно использовать технику ментальных карт. Если возможно, привлеките к мозговому штурму коллег или экспертов в данной области — это поможет учесть нюансы, которые вы могли упустить.

Шаг 3: Сгруппируйте задачи по смысловым блокам

Объедините связанные между собой задачи в логические группы. Это значительно улучшит навигацию и восприятие чек-листа. Определите последовательность блоков — чаще всего используется принцип "подготовка → выполнение → завершение". Также можно группировать задачи по времени выполнения, месту или ответственным лицам. Старайтесь ограничиться 3-7 смысловыми блоками, так как это количество оптимально для человеческого восприятия и запоминания.

Шаг 4: Сформулируйте пункты: одно действие — один пункт

Разбейте сложные действия на простые однозначные шаги. Каждый пункт чек-листа должен содержать только одно конкретное действие. Начинайте формулировки с глаголов действия: вместо "Подготовить документы для встречи" напишите "Распечатать договор в 2 экземплярах", "Заполнить акт выполненных работ", "Собрать коммерческие предложения". Избегайте двусмысленных и расплывчатых формулировок, которые можно трактовать по-разному. Чем конкретнее пункт, тем меньше вероятность ошибки при его выполнении.

Шаг 5: Выберите подходящий формат и оформите

Определите оптимальный формат для вашего чек-листа: цифровой или бумажный. Цифровые решения удобны для регулярных процессов и командной работы, бумажные — для разовых задач или там, где нет доступа к технологиям. Продумайте визуальное оформление: используйте чекбоксы для отметки выполнения, добавляйте поля для комментариев и пометок, выделяйте цветом критически важные шаги. Укажите сроки выполнения там, где это необходимо. Удобное оформление значительно повышает вероятность того, что чек-листом будут действительно пользоваться.

Шаг 6: Протестируйте и доработайте

Проверьте чек-лист на практике: пройдите весь процесс лично, строго следуя составленным пунктам. Соберите обратную связь от других пользователей — попросите коллегу проверить непонятные моменты. Обратите внимание на шаги, которые вызывают затруднения или занимают неожиданно много времени. На основе полученного опыта внесите корректировки: удалите лишние шаги, добавьте упущенные, упростите сложные формулировки. Помните, что чек-лист — это живой документ, который нужно регулярно обновлять по мере изменения процесса.

Эффективный чек-лист должен быть понятен без дополнительных объяснений, полностью покрывать процесс, быть удобным в использовании, экономить время, а не создавать лишнюю работу, и главное — помогать избегать ошибок и пропусков.

Читайте также:

Как оформить статью на сайте: полное руководство от визуала до SEO и продаж

Чек-лист для чек-листа: Проверьте свой чек-лист: 8 критериев качества

Пройдитесь по этому списку и поставьте галочку, чтобы убедиться, что ваш чек-лист действительно эффективен.

Критерий 1: Четкая цель.

• Любой человек может понять, для чего нужен этот чек-лист и какой результат должен быть достигнут после его выполнения.

Критерий 2: Однозначность формулировок

• Все пункты начинаются с глагола действия (скачать, проверить, отправить).
• Никаких расплывчатых формулировок типа «разобраться» или «как-то улучшить».
• Каждый пункт содержит только одно конкретное действие.

Критерий 3: Логичная структура

• Задачи сгруппированы по смыслу или этапам процесса.
• Последовательность шалов выверена и не заставляет метаться от одного к другому.

Критерий 4: Полнота охвата

• В чек-листе есть все ключевые шаги, ничего не упущено.
• Включены не только основные, но и важные второстепенные действия (например, «сохранить копию» или «уведомить коллегу»).

Критерий 5: Практичность и удобство

• Напротив каждого пункта есть удобное поле для галочки (☑).
• Для сложных пунктов есть место для комментариев или пометок.
• Критически важные шаги каким-либо образом выделены (цветом, жирным шрифтом, значком ⚠).

Критерий 6: Актуальность

• В чек-листе нет устаревших или лишних шагов, которые уже никто не выполняет.
• Указаны актуальные сроки, контакты ответственных или ссылки (если это цифровой формат).

Критерий 7: Адаптивность для аудитории

• Учтен уровень экспертности тех, кто будет им пользоваться. Для новичков он подробный, для экспертов — краткий и по делу.
• Язык и терминология понятны целевой аудитории.

Критерий 8: Прохождение теста «Чужого глаза»

• Чек-лист дали прочитать коллеге, который не знаком с процессом.
• Коллега смог понять все пункты и не задал уточняющих вопросов.

Результат проверки:

• 6-8 галочек: Ваш чек-лист — отличный рабочий инструмент! Можно смело использовать.
• 4-5 галочек: Есть над чем поработать. Вернитесь к пунктам без галочек и доработайте их.
• Менее 4 галочек: Рекомендуется пересмотреть структуру и содержание. Скорее всего, чек-лист будет неудобен в использовании.

По опыту могу выделить несколько типичных проблем при составлении чек-листов:

1. Нет четкой цели. Чек-лист составляют «для галочки», не задумываясь, кому он нужен и для чего. В итоге одни пункты слишком общие, другие — излишне детализированы.

2. Слишком большой список. Если в чек-листе десятки пунктов без структуры, человек быстро теряет мотивацию им пользоваться. Эффективнее разбивать задачи на логичные блоки или этапы.

3. Слияние нескольких действий в один пункт. Когда в строке сразу два-три действия, проверка становится неточной, и легко что-то упустить.

4. Неясные критерии выполнения. Часто пишут «проверить задачу», но не уточняют, что считается «правильно». В итоге разные сотрудники трактуют по-разному.

5. Пропуск важных сценариев. В чек-лист включают только «типовые» случаи и забывают про крайние варианты. Это снижает ценность документа.

6. Отсутствие регулярного обновления. Процессы меняются, а чек-лист остаётся прежним. Через несколько месяцев часть пунктов устаревает и перестает помогать. Сложные или двусмысленные формулировки Если пункты написаны канцеляритом или техническим языком, людям трудно понять, что именно нужно сделать.

7. Плохая структура. Когда все задачи идут сплошным списком без группировки, чек-лист выглядит хаотично и неудобно в использовании.

8. Нет тестирования на практике. Иногда чек-лист создают «в теории», но не проверяют его в реальной работе. В результате он оказывается неудобным и требует доработки.

9. Неудобное оформление. Если список тяжело читать, нет акцентов и визуальных разделителей, пользоваться им не хочется, даже если содержание хорошее.

Елена Апухтина

Руководитель группы развития бизнеса

FAQ о чек-листах

Ответим на распространенные вопросы о чек-листах.

Можно ли создать чек-лист в Word или Excel?

Да, конечно. Это классические и доступные инструменты для создания простых чек-листов.

Microsoft Word отлично подходит для разовых или печатных чек-листов. Вы можете оформить его с помощью маркеров списка (☐) или добавить элементы управления для галочек через меню «Разработчик».

Microsoft Excel (или Google Таблицы) — мощный инструмент для более сложных и регулярных чек-листов. Его главные плюсы: возможность сортировки, фильтрации, автоматического подсчета выполненных пунктов и визуализации прогресса с помощью диаграмм.

Выбор за вами: если вам нужен красивый и простой список для печати — выбирайте Word. Если вам важна статистика, автоматизация и работа с данными — создавайте чек-лист в Excel.

В чем разница между чек-листом и гайдом (инструкцией)?

Это разные, но часто дополняющие друг друга форматы информации.

Чек-лист — это инструмент контроля. Его главная задача — не забыть ни один из этапов процесса и проконтролировать выполнение. Он отвечает на вопрос «Что?» нужно сделать. Он краток, лаконичен и состоит из пунктов с галочками.

Гайд или инструкция — это инструмент обучения. Его главная задача — объяснить, как именно выполнить каждый из этих этапов. Он отвечает на вопрос «Как?» это сделать. Он содержит подробные описания, скриншоты, пояснения и теорию.

Простой пример: Чек-лист для подготовки статьи к публикации будет содержать пункт «Подобрать ключевые слова». А гайд будет объяснять, как именно это делать: какие сервисы использовать, на что обращать внимание и как проводить анализ.

Как мотивировать себя или команду следовать чек-листу?

Внедрение чек-листа — это выработка привычки. Вот несколько работающих советов:

1. Начните с малого. Не пытайтесь сразу охватить сложный многодневный процесс. Возьмите небольшую повторяющуюся задачу и создайте для нее простой чек-лист. Первые успехи и сэкономленное время станут лучшей мотивацией.
2. Используйте «дофаминовый эффект» от галочки. Сам факт отметки о выполнении шага приносит небольшое удовлетворение и дает визуальное подтверждение прогресса. Это подсознательно мотивирует продолжать.
3. Сделайте процесс удобным. Выберите тот формат и сервис, которым будет комфортно пользоваться вам или вашей команде (мобильное приложение, таблица в облаке, красивый печатный лист). Чем меньше барьеров, тем выше шанс, что чек-лист приживется.
4. Наглядно демонстрируйте пользу. Покажите команде, как использование чек-листа снижает количество ошибок, экономит время на объяснениях и снижает стресс от страха что-то забыть. Понимание «что я с этого получу» — лучший мотиватор.

Что учитывать, чтобы создать хороший чек-лист?

1. Определите, для кого этот чек-лист и для чего он составлен.
2. Записывайте в виде списка все задачи, которые помогут достичь конкретной цели.
3. Формулируйте результат, который вам нужен, и разбейте на этапы процесс его достижения. У вас должен получиться список задач, которые можно будет пошагово выполнить за один раз.
4. Расставляйте приоритеты. Заносите в чек-лист основное, отметайте неважные задачи.
5. Пишите просто и кратко. Неважно, для себя вы составляете этот чек-лист или для сотрудников. Смысл в том, чтобы задача была понятна с первого раза и не пугала объемной или путаной формулировкой.
6. Один пункт — одно действие. Например, «купить билет, когда получу зарплату» — это два действия: «получить зарплату» и «купить билет».
7. Объедините задачи, которые либо имеют что-то общее, либо их нужно выполнять в определенной последовательности.

Коротко о главном

• Выбор сервиса зависит от ваших целей. Для личных задач хватит мобильного приложения «Чек-лист» или Яндекс Форм. Для бизнеса выбирайте Kaiten, Planfix или Bitrix24 — они интегрируются в рабочие процессы и поддерживают командную работу.
• Правильная структура важнее красивого оформления
  Эффективный чек-лист всегда состоит из конкретных действий с глаголами, сгруппирован по логическим блокам, а также содержит только необходимые шаги.
• Тестирование — обязательный этап
  Проверьте чек-лист на практике перед использованием: пройдите все шаги лично, убедитесь, что не осталось неясностей. Удалите лишнее и добавьте упущенное
• Чек-лист — это инструмент, а не формальность
  Он должен экономить время, а не создавать дополнительную работу. Если им неудобно пользоваться — пересмотрите формат или упростите содержание.

Технический аудит сайта

• Наличие дублей страниц, безопасность, корректность всех технических параметров: переадресаций, robots.txt, sitemap.xml скорость загрузки и др.
• Техническая оптимизация - один из основных этапов в продвижении.

Подробнее