Москва +7 (495) 772 97 91

Что такое Trello и как в нем работать: полное руководство

Trello — это платформа для командной работы в облаке. Сервис работает в соответствии с принципами канбан, позволяя управлять проектами и командами практически любого масштаба.

В упрощенном виде работу в Trello можно представить по элементарной схеме — карточка перемещается по трем этапам (здесь они называются списками):

  1. Сделать (To Do).
  2. В работе (Doing).
  3. Готово (Done).

В первый список попадают задачи или проекты, которые только запланированы. Во второй — задачи, выполняющиеся в данный момент. В третий — уже выполненные.

Карточки в Trello постепенно перемещаются по спискам до тех пор, пока задача не будет выполнена.

На нескольких этапах с карточкой могут работать разные специалисты — актуально, если в команде много профессионалов: например, верстальщик, дизайнер и программист.

Методология канбан, по данным авторитетных исследований, не раз доказывала свою эффективность. Поэтому нет ничего удивительного в том, что разработчики Trello выбрали именно ее за основу.

Плюсы и минусы Trello

Функциональных возможностей Trello будет достаточно для решения 95% потребностей, возникающих при работе в командах. В Trello есть важные плюсы:

  • Продуманное юзабилити.
  • Новому пользователю не понадобится многодневное обучение.
  • Мультиязычность.
  • Большинство функций доступно бесплатно.
  • Соответствует требованиям безопасности (апрув GDPR, ISO 27001 и ISO / IEC 27018).
  • Множество интеграций с популярными сервисами (платежными, почтовыми, органайзерами).
  • Есть полноценные версии для Windows и MacOS.

Есть у Trello незначительные недостатки.

  1. Интерфейс несколько «тяжелый» визуально. Особенно если карточек много.
  2. Нет связи с мессенджерами.
  3. Отсутствует возможность добавления комментариев к самим проектам.
  4. Есть недостаток интеграций на базовом тарифе.
  5. Нет встроенных диаграмм и графиков.
  6. Форматировать текст получится только через специальные символы, что не очень удобно.

В ограниченных случаях (например, вы работаете одновременно с десятком мессенджеров или вам нужны сотни интеграций одновременно) недочеты Trello могут стать серьезным препятствием на пути внедрения в вашей компании.

Регистрация в Трелло

Откройте главную страницу Trello и укажите электронную почту:

Напишите e-mail и нажмите кнопку "Зарегистрируйтесь — это бесплатно"
Напишите e-mail и нажмите кнопку «Зарегистрируйтесь — это бесплатно»

Аккаунт включает такие атрибуты, как e-mail и отображаемое имя. Для регистрации в Trello вам понадобится аккаунт в Atlassian. Главное удобство — не нужно создавать разные аккаунты для этих сервисов. Таким образом, аккаунт Atlassian похожа на аккаунт Google — вы авторизуетесь в одном аккаунте Gmail, например, и сразу входите в YouTube, Google Docs или Google Drive. Когда вы входите в Jira со своей учетной записью Atlassian, вы также можете войти в любой другой продукт Atlassian, такой как Trello, Bitbucket и другие.

С учетной записью Atlassian вы сможете войти с одним аккаунтом в любые продукты Atlassian, такие как Jira Core, (и другие, например Jira Software). Также аккаунт Atlassian позволит сразу входить в сервисы Trello, Opsgenie, Statuspage

Указываем логин и пароль, нажимаем "Зарегистрироваться "
Указываем логин и пароль, нажимаем «Зарегистрироваться»

Теперь у нас есть аккаунт в Atlassian: вы можете пользоваться Trello и другими продуктами, поддерживающими аккаунт Atlassian.

Рабочие пространства Trello

Как только мы заходим в сервис, сразу открывается главное меню. Посмотрим, что здесь есть.

Верхнее навигационное меню Trello
Верхнее навигационное меню Trello

Рабочие пространства. Быстрый доступ ко всем проектам, в которых находятся доски, куда вы были добавлены:

Ваши и гостевые пространства также дублируются на главном экране Trello
Ваши и гостевые пространства также дублируются на главном экране Trello

Недавние. Список самых посещаемых вам досок:

Нажмите на иконку звездочки напротив доски, чтобы добавить ее в избранное
Нажмите на иконку звездочки напротив доски, чтобы добавить ее в избранное

В избранном. Чтобы быстро находить важные доски, отмечайте их:

Избранное в Trello
Избранное в Trello

Шаблоны. Выбирайте из сотен шаблонов, созданных участниками сообщества Trello, чтобы сделать свою доску красивой и уникальной:

Чтобы открыть полную коллекцию шаблонов Trello, нажмите кнопку «Посмотреть шаблоны»
Чтобы открыть полную коллекцию шаблонов Trello, нажмите кнопку «Посмотреть шаблоны»

Создать. Отсюда вы можете быстро создать доску, шаблон или гостевое пространство:

Быстрое создание доски, шаблона или рабочего пространства в Trello
Быстрое создание доски, шаблона или рабочего пространства в Trello

Левое навигационное меню позволяет получить быстрый доступ к созданным доскам, участникам рабочего пространства, настройкам. Здесь же можно изменить вид рабочего просмотра и сразу перейти в ранее созданную вами доску:

Вкладки в центре экрана дублируют левое меню
Вкладки в центре экрана дублируют левое меню

Команды в Trello

Задачи в Trello выполняют команды. Команда — это несколько специалистов, объединенных в рамках одного проекта. В основном команды приватные, но существуют и публичные.

Чтобы добавить участника в команду, нажмите кнопку «Пригласить» либо откройте раздел «Участники» в левом навигационном меню и пригласите пользователя в рабочее пространство, введя его email или создав инвайт.

Укажите электронную почту пользователя, чтобы пригласить его в рабочее пространство
Укажите электронную почту пользователя, чтобы пригласить его в рабочее пространство

Участников можно добавлять также на отдельные карточки и в конкретные доски. Чтобы добавить участника в карточку, откройте карточку и в меню справа нажмите кнопку «Участники»:

В строке «Участники» доски выберите пользователя, которого нужно добавить в карточку
В строке «Участники» доски выберите пользователя, которого нужно добавить в карточку

Внимание: после добавления участника в карточку приглашенный пользователь будет уведомляться о любых изменениях в ней, например при появлении новых комментариев или при движении карточки по спискам.

Доски Trello

Доска в Trello — это самостоятельное подобие проекта. Чтобы создать новую доску, откройте раздел «Доски» и нажмите кнопку «Создать доску»:

 Сразу выбираем фон доски, затем даем ей название и настраиваем видимость
Сразу выбираем фон доски, затем даем ей название и настраиваем видимость

Откроется окно создания новой доски:

 Выбираем фон, даем доске название и настраиваем видимость
Выбираем фон, даем доске название и настраиваем видимость

Доска создана! Можно сразу добавить список — это несколько карточек, сгруппированных по какому-либо признаку:

Экран новой доски в Trello
Экран новой доски в Trello

Многие кнопки мы уже видели на экранах до этого. Что здесь нового:

Видимость. Нажмите кнопку «Для рабочего пространства» и отредактируйте видимость созданной доски. Доступны четыре сценария:

«Приватная»— менять доску могут только добавленные участники, «Рабочее пространство» — менять могут все участники рабочего пространства, «Организация» — смотреть смогут сотрудники компании, «Публичная» — смотреть доску может любой пользователь (даже без регистрации в Trello).

Разные типы видимости доски в Trello
Разные типы видимости доски в Trello

Пригласить. Быстрое добавление пользователей на доску:

Чтобы добавить пользователя на доску, нужно указать его почту (имя) или пригласить по ссылке-инвайту
Чтобы добавить пользователя на доску, нужно указать его почту (имя) или пригласить по ссылке-инвайту

Фильтр. Быстрый поиск карточек, участников, меток и так далее.

Задаем фильтр для поиска карточек по истекающему сроку
Задаем фильтр для поиска карточек по истекающему сроку

Меню. Быстрый доступ к глобальным настройкам доски. В частности, здесь можно отредактировать:

  1. Описание.
  2. Изменить фон.
  3. Поменять вид карточек (на платных тарифах).
  4. Добавить стикеры.
  5. Настроить автоматизацию карточек.
  6. Установить улучшение.
  7. Посмотреть логи действий.
Меню доски в Trello
Меню доски в Trello

Автоматизация. Управление правилами, кнопками и отчетностью по электронной почте:

 Раздел «Автоматизация» в Trello
Раздел «Автоматизация» в Trello

Правила. Настройте автоматическое выполнение действий в зависимости от расписания или срока выполнения карточки.

Кнопки. Добавляйте кнопки с обратной стороны карточек или вверху доски.

Отчеты по электронной почте. Настройте отчеты по электронной почте, например еженедельный список всех карточек, срок выполнения которых истекает через 7 дней.

Списки Trello

В соответствии с методологией канбан у каждой задачи есть определенный этап выполнения. В Trello такие этапы представлены в виде колонок (или списков):

 Колонки или списки
Колонки или списки

Как видим, списков может быть гораздо больше, чем три классические колонки «Сделать», «В работе», «Готово». Особенно если речь идет о сложных масштабируемых проектах. Этапы работы зависят от ваших бизнес-процессов.

После создания нового рабочего пространства перед нами три списка по умолчанию. Чтобы создать новый список нажмите кнопку «Добавить еще одну колонку»:

 Дайте колонке понятное имя, чтобы другие пользователи рабочего пространства не запутались
Дайте колонке понятное имя, чтобы другие пользователи рабочего пространства не запутались

Обратите внимание: вы можете переименовать уже существующую колонку, необязательно создавать новую. Для этого просто кликните по ее названию:

 Переименовываем список по умолчанию
Переименовываем список по умолчанию

Списки — как и сами доски — могут быть публичными, приватными или командными. Получить доступ к глобальным настройкам списка можно, если нажать кнопку «•••».

 Настройки списка в Trello
Настройки списка в Trello

Со списком в Trello можно выполнить следующие действия:

  1. Добавить карточку.
  2. Копировать список.
  3. Переместить список.
  4. Подписаться.
  5. Сортировать по признаку.
  6. Внедрить автоматизацию по признаку — доступно четыре правила: когда карточка добавлена в определенную колонку, ежедневно, каждый выбранный день недели, создание кастомного правила.
  7. Переместить все карточки списка.
  8. Архивировать все карточки списка.
  9. Архивировать.

Карточки Trello и их функции

Карточки в Trello представляют из себя самостоятельные задачи, которые должны быть выполнены назначенным участником. Чтобы создать новую карточку в Trello, выберите пункт «Добавить карточку»:

 Создаем новую карточку
Создаем новую карточку

Даем карточке имя и сохраняем ее:

Мы создали карточки «Полезное и «Список тем»
Мы создали карточки «Полезное и «Список тем»

У каждой карточки в Trello есть следующие параметры:

  • Заголовок.
  • Поле описания.
  • Действия.
  • Поле ввода комментариев, где можно в том числе тегать участников доски (об этом расскажем далее).

Преимущество Trello в том, что у карточки здесь нет обязательных требований / полей. Вы можете сделать ее как простейшей (с указанием одной задачи), так и добавить в нее сложное техническое задание с несколькими документами и целями.

Экран карточки в Trello
Экран карточки в Trello

Вот некоторые возможности и функции карточки:

  • Добавление вложений. В любую карточку вы можете добавлять не только документы, но и другие файлы:
 Добавляем файл прямо к карточке
Добавляем файл прямо к карточке

Прикрепите документ или другой файл к карточке, и с ним сможет ознакомиться пользователь рабочего пространства (если не установлены ограничения видимости).

 Карточка изменила вид после добавления вложения
Карточка изменила вид после добавления вложения
  • Логирование всех изменений. При решении ряда задач важно отображение всех изменений в работе. Вы сможете посмотреть, кто редактировал карточку или вносил в нее иные изменения в разное время:
Изучаем историю изменений карточки. Все действия логируются
Изучаем историю изменений карточки. Все действия логируются

Обратите внимание: отслеживаются абсолютно все действия в карточке — изменение дедлайнов, перемещение, прикрепления файлов, добавление новых участников, отметки в чек-листе, добавление комментариев и другие действия.

  • Поддержка облегченного языка разметки markdown.
В Trello доступно быстрое форматирование жирным, курсивом, добавление ссылок и другие возможности
В Trello доступно быстрое форматирование жирным, курсивом, добавление ссылок и другие возможности
  • Маркирование — при помощи меток и цветов. Возможность визуализации карточек — большое преимущество Trello. Вы можете добавлять метки любых цветов и для любых функций:
Метки разных цветов помогают ориентироваться в большом количестве задач и устанавливать для них приоритеты
Метки разных цветов помогают ориентироваться в большом количестве задач и устанавливать для них приоритеты

Метки можно создавать самостоятельно и сразу присваивать им названия, что очень удобно в командной работе. Цвета добавляются из фиксированной палитры:

Пример меток в Trello
Пример меток в Trello

  • Добавление комментариев. Любой участник команды, если это не полностью приватная карточка для одного пользователя, может оставлять комментарии. Здесь же можно добавлять реакции на них:
Тегните пользователя и будьте уверены, что он увидит ваш комментарий
Тегните пользователя и будьте уверены, что он увидит ваш комментарий
  • Установка дедлайнов. Естественно, что выполнение задачи в проектах ограничено по времени. Чтобы следить за сроком сдачи, обязательно установите дедлайн для каждой задачи. Если она выполнена раньше запланированного срока, то исполнитель сможет отметить это:
Отметьте этот чекбокс, если задача выполнена ранее запланированного срока
Отметьте этот чекбокс, если задача выполнена ранее запланированного срока

В Trello вы можете выставить дату по календарю или вручную — через ввод в поля. Можно установить не только дату дедлайна карточки, но и дату ее начала.

Настройки даты в Trello
Настройки даты в Trello

При необходимости сделайте напоминание либо вообще удалите дату у карточки.

Зеленым маркируется выполненная карточка, желтым — подходящая к дедлайну, а красным — просроченная
Зеленым маркируется выполненная карточка, желтым — подходящая к дедлайну, а красным — просроченная
  • Перемещение карточки в любой список или другую карточку.
  • Добавление чек-листа. Чек-листы находятся прямо внутри карточек. Если у вас сложная многосоставная цель, чек-лист значительно облегчит работу.
Создаем новый чек-лист в Trello
Создаем новый чек-лист в Trello

  • Оповещения — только выбранных участников доски через оператор @. Мы уже писали об этом выше.
  • Возможность присоединиться. Присоединившись к карточке, вы сможете начать над ней работу.
Кнопка «Присоединиться» находится в настройках карточки
Кнопка «Присоединиться» находится в настройках карточки
  • Участники Здесь вы можете посмотреть участников рабочего пространства (с правами) и гостей доски:
Участники рабочего пространства имеют полномочия, гости могут быть ограничены
Участники рабочего пространства имеют полномочия, гости могут быть ограничены
  • Добавьте красивую и наглядную обложку, чтобы отделить свою карточку от других:
Можно настраивать размер обложки, цветовой профиль и загружать для нее изображения
Можно настраивать размер обложки, цветовой профиль и загружать для нее изображения
  • Поля пользователя. Добавляйте кастомные поля, содержащие текст, цифры, списки и даты.
Пример полей пользователя в Trello
Пример полей пользователя в Trello
  • Улучшения. Это дополнения, расширяющие функционал Trello. Вы найдете улучшения для решения практически любых задач: анализ, отчетность, дизайн, разработка, саппорт, маркетинг, автоматизация и много другое. Полный список улучшений доступен в разделе Power Ups.>
Самые популярные улучшения для Trello
Самые популярные улучшения для Trello

Приоритизация задач в списках

Иерархию в Trello вы формируете самостоятельно. Карточки внутри списков (по умолчанию) просты для понимания: срочные располагаются вверху списка, несрочные — в нижней его части.

Перемещать карточки внутри списков можно перетаскиванием, так как Trello поддерживает drag-and-drop.

Просто кликните левой кнопкой по нужной карточке и не отпуская ее, перетащите карточку или другой элемент в необходимую вам область:

Перетаскиваем карточку в другой список
Перетаскиваем карточку в другой список

Сколько стоит Trello

Радует, что в бесплатной версии доступно до 10 досок, неограниченное число исполнителей и к карточек. Улучшения также можно устанавливать без всяких ограничений. Единственный минус бесплатного тарифа — очень маленькое файловое хранилище (10 мегабайт). Тем не менее, этих возможностей с головой хватит небольшим командам.

  • Стандартный тариф — обойдется в 6$ в месяц.
  • Premium — 12.50$.
  • Enterprise — $17.50.
Подробные возможности разных тарифных планов Trello
Подробные возможности разных тарифных планов Trello

У Trello также есть бесплатное мобильное приложение для Android и iOS:

Работа с доской в мобильном приложении Trello для iOS
Работа с доской в мобильном приложении Trello для iOS

Горячие клавиши Trello

Чтобы ускорить работу, используйте горячие клавиши Trello. Вот самые нужные комбинации:

  • ←↓ / J↑ / K→ — Навигация по карточкам.
  • B — Меню досок в заголовке.
  • С — Архивировать карточку.
  • Е — Быстрое редактирование карточки.
  • L — Добавить метку.
  • S — Подписаться или отменить подписку на карточку.
  • F — Фильтрация.
  • [ — Вызов бокового меню.
  • R — Повторение совершенного действия.
  • Z — Отмена совершенного действия.

Полный список горячих клавиш Trello доступен по ссылке.

Trello — удобная и функциональная платформа для всего, что связано с командной работой. Здесь есть недостатки, но, в отличие от многих конкурентов, это постоянно развивающаяся платформа. Недочеты и баги постоянно прорабатываются. Обязательно загляните в раздел Power-Ups («Улучшения»). В нем вы найдете все, чего вам не хватает в «базовой комплектации» сервиса.

В Power-Up доступны решения для следующих отраслей:

  • Организация продаж.
  • Аналитика.
  • Маркетинг.
  • Файловое управление.
  • Автоматизация.
  • Управление персоналом.
  • Социальные сети.

Оценить статью
20 ответов

Комментарии 1

Максим Мухин
Написать комментарий
Полное руководство? Правда Полное? А где описание рулов, батлеров и тд и тп? Да нифига оно не полное. По верхушкам прошелся. Переведя help больше получится. Правильно назвать: Введение в Трелло или Трелло для начинающих, а лучше - первое знакомство.
Ответить
Написать комментарий
Популярные статьи автора
Кокос.com в рейтингах
Узнайте стоимость продвижения сейчас
Выберите удобный способ связи:
Выберите удобный способ связи:
Введите Ваш номер телефона:
Введите адрес Вашего сайта:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Введите Ваш Email:
Введите адрес Вашего сайта:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Вы уже проголосовали
+7 (495) 772 97 91
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
я представляю компанию
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Цена лидов в различных нишах
Тематика Стоимость лида (Москва/Россия)
Отдых 500
Мебель 350
Оборудование 500
Бансковские услуги 500
Безопасность 500
Организация мероприятий, концерты, праздники 500
Недвижимость 500
Строительство и отделка 500
Грузоперевозки 500
Доставка еды 350
Юридические услуги 500
Бухгалтерские услуги 500
Пластиковые окна 500
Детские товары 350
Автозапчасти 350
Образование 500
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
У меня есть сайт
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
.
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Подпишитесь на рассылку
Не пропустите самое интересное из мира SEO и Digital. Только актуальные и самые крутые статьи.
Заявка успешно отправлена!
Наши сотрудники уже приступили к анализу Вашего сайта. Наш менеджер свяжется с вами в течение дня, спасибо!