Что такое матрица Эйзенхауэра и как её применять

Суета сует, суета… Все время бежим, не успеваем, корим себя, мало хвалим. А иногда нужно просто подумать, что можно применить, чтобы выполненных дел в у нас было больше, а нервов и сил было потрачено меньше. Как говорится, есть решение…

Читайте также:

Что такое электронное обучение: преимущества, платформы, инструменты

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это таблица из четырех ячеек, разбитых по категориям, в каждую из которых нужно вносить задачи в зависимости от их важности и срочности. Ею можно пользоваться как в рабочих делах, так и в быту. 

Например, вынести застоявшийся мусор будет важной и срочной задачей, а покушать вишневого варенья (увы и ах) — не важной и не срочной.

Простыми словами, матрица Эйзенхауэра — таблица разделения задач по срочности и важности.

Читайте также:

Что такое компетенции, компетентности: в чём разница, примеры по профессиям

Как работает матрица Эйзенхауэра

Считается, что автором этого инструмента был американский президент Дуайт Эйзенхауэр. Иногда в интернете ходит информация, что он, занимая высокий пост в США, активно использовал матрицу, хотя стопроцентного подтверждения тому нет. Тем не менее, его считают одним из самых эффективных президентов в североамериканской истории.

Мистер Эйзенхауэр полагал, что все проблемы делятся на срочные и важные. Причем первые не всегда важны, а вторые — не всегда срочны.

Впервые матрица была задокументирована 40 лет назад в книге Лотара Зайверта «Ваше время в ваших руках».

Широким массам инструмент стал известен благодаря самому известному тренеру личностного роста Стивену Кови и его легендарной книге «Семь навыков высокоэффективных людей»:

Попробуйте воспользоваться матрицей прямо сейчас. Составьте список задач — оптимально будет записать его в блокнот в столбик.

Теперь надо ответить либо «да», либо «нет» на два вопроса:

1. Это важно?
2. Это срочно?

После этого разделите лист бумаги на четыре части: получаем 4 квадрата, в которые вписываем задачи в зависимости от их важности и срочности.

Для понимания опишу каждый из квадратов.

Квадрат A: важные и срочные дела

• дела, обязательные для исполнения во избежание краха в деле достижения цели;
• дела, которые нужно сделать, чтобы их собравшийся ком не привел к коллапсу рабочего или житейского плана;
• вопросы здоровья, отношений в личной и семейной жизни.

Сводить ребенка с сильной резью в глазах к офтальмологу, вызвать сантехника, потому что прорвало трубу — все это безотлагательные дела, причиной которых мог стать системный сбой или (и) обстоятельства непреодолимой силы.

Квадрат B: важные, но несрочные дела

• основная деятельность в бизнесе или на работе;
• повседневные дела, которые нельзя не делать.

Сюда относится дела, требующие самого пристального внимания. Однако они не делаются по принципу «надо было сделать еще вчера».

Прохождение курсов по управленческому учету и веб-дизайну, поход в зал на беговую дорожку, освоение десятипальцевого слепого метода печати — все это дела, у которых нет (ну или почти нет) четко очерченного дедлайна.

Между тем, именно такие дела способствуют тому, что человек день за днем движется к достижению заветной цели — той, что нельзя достичь здесь и сейчас. Приходится много работать, решать по ходу продвижения массу задачу, решать их обязательно.

Самое важное — не тянуть с такими делами, иначе они в один момент все же станут еще и срочными и перейдут в квадрант А.

Квадрат C: срочные, но неважные дела

В принципе, к ним можно отнести все то, что вас здесь и сейчас отвлекает. Например, пришло письмо по электронной почте, поступил спамный звонок, надо срочно оттереть деревянный стол от пролитой чашки чая с сахаром. Весь наш быт, в принципе, характерен чем-то, что нужно сделать прямо сейчас, но это никак не ведет нас к достижению собственных целей.

Скрытая опасность этого квадранта состоит в том, что дела тут легко перепутать с теми, что являются к тому же еще и важными и в итоге свалить вместе со значимыми делами маловажные и откровенно никчемные. Помощь другим, кстати, можно также отнести к квадранту С: помочь-то мы поможете, но достижение собственных целей все равно должно быть выше в приоритете.

Квадрат D: несрочные и неважные дела

Сюда относятся, по сути, бесполезные занятия, а еще те, что мы сами очень любим. Да, приятно вечером полистать журнал, просто послушать музыку или посмотреть разом десять серий любимого сериала. Минимум мозговой деятельности, максимум удовольствия. 

В моменте мы получаем заряд дофамина, но потом тяжесть невыполненных дел приводит к тревогам и депрессивному состоянию. Нужно стремиться балансировать между приятным времяпрепровождением и саморазвитием во всех его проявлениях. Иначе рискуем попасть в ловушку процесса, когда что-то делается, но это что-то не имеет реального значения.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Очевидно, что необходимо грамотно распределять нагрузку по задача по всем четырем квадратам. Чтобы это получилось, задачи внутри квадратов также потребуется распределять по приоритету исполнения. 

Мы стремимся к тому, чтобы первыми из сделанных оказались важные и несрочные задачи, потом — важные и срочные, после этого — срочные и неважные и уже в конце — неважные и несрочные.

Однако вернемся к реалиям. Сперва мы переделаем все из квадрата A, затем переходим к B, после этого друг за другом решаем задачи из квадратов C и D (если останется время).

Если же у нас горят сроки, надо первым делом «бежать» в квадрат A, потом мчаться в C, затем — осваивать B и D. То есть мы во главу угла ставим срочность выполнения, а уже потом — приоритет задач.

Важно! Если у задач совпадает крайний срок исполнения, стоит их приоритезировать внутри ячеек, разбив на A1, A2, C1 и C2. После этого отслеживать статус выполнения задач и переносить их в соответствующую ячейку. Все это здорово напоминает канбан-доски, не так ли?

Рассмотрим квадраты подробнее в разрезе того, как с ними работать

Квадрат 1 — срочные и важные

Надо принять во внимание, что большинство таких задач в вашей личной матрице означает то, что у вас есть проблемы с тайм-менеджментом. Такие дела, грубо говоря, будут с вами всю жизнь, но если вы будете решать их и только их, в итоге словите эмоциональное выгорание и кучу болячек нервного плана. Как итог — сумасшедшая прокрастинация и аномальное стремление делать дела только из квадрата D.

Решение задач в квадрате 1. Записывайте сюда на конкретный период исполнения минимум дел. Ставьте перед собой реальные цели. Для каждой из них четко определяйте крайний срок выполнения. В конце отчетного периода проверьте, что сделано, а что нет, каковы итоги и чем вы собираете заняться на следующий период. Если такие задачи у вас носят характер входящих, нужно прикинуть, как остановить их поток. Надо, как минимум, обсудить их количество и объем на единицу времени с теми, кто их ставит.

Квадрат 2 — несрочные и важные

Если вы обнаружили, что подобных задач у вас аномально много, ваши жизненные силы уходят на то, что вы полагаете важным. Соответственно, вы делаете то, что надо вам, а значит стрессовая нагрузка снижена и ваше самоподкрепление усиливается, потому что видны результаты выполнения таких задач. 

Решение задач в квадрате 2. Я описал ситуацию, близкую к идеальной. Все, что тут можно посоветовать — придерживаться заданной парадигмы.

Квадрат 3 — срочные и неважные

Здесь во главу угла встает срочность выполнения. Когда вы вычеркиваете дело за делом из этого квадрата, растет удовлетворение собой. Но если выполнение таких задач в итоге не приводит к важным сдвигам в жизни, формируется мнение, что вы делаете ненужную работу. И медленно, но верно начинается выстилаться мощеная дорожка в ад стресса.

Решение задач в квадрате 3. Как вариант, такие задачи нужно перепоручать. Вместо изнурительного похода в магазин — служба доставки. Вместо горы домашних дел на одного — распределение обязанностей между вами, супругом и детьми. Если же это невозможно по тем или иным причинам, надо договариваться об увеличении крайних сроков выполнения и переходить к этому квадрату только тогда, когда в 1 и 2 не осталось дел на текущий период. 

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Если в вашем расписании превалируют такие задачи, налицо утопание или в рутине, или же в сплошных удовольствиях мелкого и среднего пошиба. В итоге можно поймать стресс на почве того, что вы просто прожигаете свою жизнь.

Решение задач в квадрате 4. Четко определяйте время, которое тратите на каждую из таких задач. Так вы сможете определить и нейтрализовать хронофагов. А дальше уже вам решать — пестовать их или же изничтожать на корню. 

Читайте также:

Что такое фокус-группа и 7 причин использовать ее для исследований

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

В блокноте или тетради. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник. Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами. 

Вручную: в тетради или блокноте

Для примера я сам построю матрицу на листочке бумаги — все те же дела по срочности и важности, все те же квадранты. Прошу понять и простить не самый ровный и каллиграфический почерк.

Google Таблицы

Сайт: https://docs.google.com/spreadsheets

В офисном редакторе. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах — в виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе:

Visual-paradigm

Сайт: https://online.visual-paradigm.com/ru/diagrams/features/eisenhower-matrix-template/

По заявлениям разработчика, это лучший создатель Матрица Эйзенхауэра — быстрый, простой в использовании и оснащенный мощными функциями.

Для начала работы нужно на главном экране нажать на кнопку «Создать Матрицу Эйзенхауэра» и получить примерно следующее:

Примеры использования матрицы Эйзенхауэра в реальных ситуациях

В общем виде это можно делать хоть в любом текстовом редакторе на компьютере или же в блокноте бумажно и будет это выглядеть вот так.

Понедельник

1. ⁠⁠Срочно и важно: Собрать ребенка на репетицию в школу.
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Продумать подарок начальнику на юбилей.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: Распечатать варианты коньячных бокалов.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Купить в супермаркете шоколадную пасту.

Вторник

1. ⁠⁠Срочно и важно: Провести планерку с коллегами в «Яндекс Телемосте».
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Запланировать поход на замену ключей для автомобиля.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: ответить на звонок банковского консультанта.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Посмотреть летсплей новой компьютерной игры.

Среда

1. ⁠⁠Срочно и важно: Нет дел.
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Договориться с другом о походе в пивной бар.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: Внести данную по проекту в таблицу.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Посмотреть подборку журналов по путешествиям.

Четверг

1. ⁠⁠Срочно и важно: Ответить на заявку клиента в сайта.
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Уточнить у бухгалтера по отправке акта выполненных работ.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: Отнести сумку в кожгалантерею на ремонт.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Сходить на прогулку в новое место в городе.

Пятница

1. ⁠⁠Срочно и важно: Подготовить и сдать клиенту коммерческое предложение.
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Отправить клиенту свои предложения по спецпроектам.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: Проанализировать реакции на пост в соцсетях.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Выбраться на ярмарку талантов.

Суббота

1. ⁠⁠Срочно и важно: Нет дел.
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Поспать и поваляться в кровати.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: Нет дел.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Выбраться на дачу.

Воскресенье

1. ⁠⁠Срочно и важно: Ничего.
2. ⁠⁠Важно, но не срочно: Съездить за город к родителям.
3. ⁠⁠Срочно, но не важно: Ничего.
4. ⁠⁠Не срочно и не важно: Посмотреть научпоп.

Читайте также:

Что такое квадрат Декарта: примеры, как принимать сложные решения в бизнесе и не жалеть о последствиях

Коротко о главном

• Матрица Эйзенхауэра — таблица, которая позволяет группировать задачи, планировать их выполнение и расставлять приоритеты.
• Задачи в матрице делятся на четыре группы: важные и срочные (A), важные и несрочные (B), срочные и неважные (C) и несрочные и неважные (D).
• Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно на листочке бумаги бумаги, в табличном или текстовом редакторе, в специальном сервисе.
• Контролировать выполнение задач удобно в специальных сервисах для их постановки — например, Kaiten, как делает редакция kokoc.com.