Инвойс: что это такое простыми словами

В международной коммерции не существует понятия «счет на оплату». Как же тогда получить деньги у заграничных клиентов? На помощь приходит инвойс. Если вы сотрудничаете с иностранными компаниями — неважно, как фрилансер, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо — вам он понадобится. Исключение — если вы ведете деловую деятельность со странами-членами ЕАЭС (Евразийского экономического союза). В этом случае нужно использовать счета на оплату и акты.

Что такое инвойс простыми словами

Инвойс (англ. invoice — счет) — это документ, который выставляет продавец покупателю или исполнитель заказчику.

Этот международный документ, который объединяет функции счета на оплату и акта выполненных работ. В нем подтверждают цену товара или услуги: основание для оплаты и подтверждение цены. Если в России мы отдельно используем счет и акт, за рубежом все это заменяет один документ — инвойс.

Сравнивая инвойс с российскими документами, можно прийти к выводу, что он больше всего напоминает не счет на оплату, а акт сдачи-приема работ.

Любой инвойс должен состоять из перечня товаров или услуг, которые были переданы или оказаны, их описания, условий проведенной сделки и информации о сторонах. Этот документ означает, что сделка выполнена в полной мере, а покупатель теперь должен ее оплатить. Инвойс подтверждает законность полученной в валюте оплаты.

Простыми словами, инвойс — это требование оплатить услугу.

Как выглядит инвойс

Инвойс должен обязательно содержать следующие сведения:

• Дата оформления.
• ФИО и наименование страны клиента.
• Название компании покупателя с указанием правовой формы, юридического и почтового адреса.
• Наименование каждой оказанной услуги или переданного товара.
• Детальное описание услуги или товара с указанием цены.
• Итоговая сумма в валюте клиента.
• Реквизиты банковского счета исполнителя или продавца.
• Дату выполнения услуги или передачи товара покупателю.
• Срок оплаты.
• Подпись продавца услуги или товара.

Если у вас есть печать, то она должна быть поставлена на инвойсе. Создает и заполняет инвойс продавец: ИП, ООО или физлицо.

Закрепленной формы того, как должен выглядеть инвойс, не существует. Однако можно взять за образец формуляр, предложенный Европейской экономической комиссией ООН.

Читайте также:

Как правильно составить коммерческое предложение: руководство с примерами

Зачем нужен инвойс и где применяют

Инвойс применяют в международной торговле, где у него несколько функций.

Валютный контроль в банке

При проведении иностранных платежей банк запрашивает инвойс для проверки законности операции. Валютный контроль — это система проверки операций между компаниями Российской Федерации и иностранными партнерами.

Она регулируется Федеральным законом № 173-ФЗ. Но иногда одного инвойса может быть недостаточно для валютного контроля. Лучше уточнить в банке, какие документы и лимиты нужны для конкретной сделки.

Валютные поступления сначала зачисляются на транзитный счет, где в течение 15 дней банк проверяет соответствие платежей, включая проверку инвойса. И только потом деньги приходят на расчетный счет компании.

Таможенный контроль

Инвойс нужен при оформлении грузов. Документ служит основанием для таможенных платежей, пошлин и налогов. Таможенная служба сверяет данные инвойса с характеристиками товара, чтобы не допустить занижения стоимости или других нарушений.

Фиксация договоренностей

Документ закрепляет условия сделки и другие положения контракта. Это защита интересов обеих сторон в возможных спорах и прозрачность деловых связей международного формата.

Инвойс, счет-фактура, акт, счет на оплату: в чем разница

Основные виды инвойсов

Всего существует два вида инвойса: проформа и коммерческий. Давайте разбираться, в каких случаях понадобится каждый из них.

Проформа-инвойс

Проформа-инвойс (Proforma Invoice) нужна для согласования и предоплаты. Например, она помогает фрилансеру дать гарантии своим заграничным клиентам и принимать авансы в валюте другой страны.

Если говорить простым языком, это предварительный счет. Он составляется продавцом, если услуги оказываются до оплаты или покупатель хочет внести предоплату. Понадобится только в том случае, когда условия сделки еще не определены, либо невозможно назвать окончательную стоимость предоставленных услуг или товаров.

Например, художник-фрилансер завален работой сейчас, но может приступить к выполнению заказа через месяц. Клиент из-за границы хочет забронировать это время заранее, поэтому пересылает предоплату в 100 долларов на основании проформы-инвойс.

В таком счете могут отсутствовать описания условий предоставления услуги, окончательные даты и даже реквизиты. Когда все условия будут согласованы или работа будет выполнена в полном объеме, нужно будет оформить коммерческий инвойс.

Читайте также:

Продвижение англоязычных сайтов

Коммерческий инвойс

Это основной документ для оплаты товара или услуги в валюте. Доказательство легальности денег, поступивших на ваш счет из-за рубежа.

Банк временно заблокирует средства, поступившие из-за границы, а вам нужно будет подтвердить законность их поступления в течение 15 дней. Пакет документов, который необходимо предоставить, может отличаться, но наличие коммерческого инвойса на переведенную сумму — обязательно.

Представим, что вы консультируете американца на предмет того, как он может улучшить свой сайт. Ваш инвойс должен будет содержать формулировки, представленные ниже.

Читайте также:

Что такое электронный документооборот (ЭДО) простыми словами

Для подтверждения может понадобиться подписанный акт приема работ. Однако можно обойтись без него, если в инвойс вы включите следующую фразу: «Данной оплатой заказчик подтверждает, что работы выполнены вовремя, в полном объеме и с надлежащим качеством».

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял документ, необходимо соблюдение следующих условий:

• Он должен быть составлен на языке покупателя, причем может понадобиться перевод. Лучше используйте в оформлении сразу оба языка — русский и клиента.
• Только полные наименования без сокращений.
• Детальные описания, при наличии договора — соответствующие указанному в нем.
• Прописано количество услуг или товаров, стоимость за единицу и общая.

Некоторые страны требуют наличие стоимости часа, не поленитесь — пропишите и посчитайте общее количество.

Верно заполненный инвойс — гарантия получения валютных средств. Если вы допустите ошибку, ваши средства будут заморожены банком. Чтобы этого не произошло, создавайте инвойсы при помощи сервисов.

Если вам хочется чего-то более затейливого, к вашим услугам сервис invoiceatonce.com. В нем можно кастомизировать вид вашего инвойса, создав его в соответствии с цветовой гаммой вашего магазина или выбрав уникальный шрифт.

А есть сервисы, которые помогут поставить отправку инвойсов на поток. Сервис KUB-24, к примеру, готов за символическую стоимость помогать составлять договора, вести учет и формировать бесконечное количество инвойсов.

Итак, как правильно заполнить инвойс:

1. Язык документа (Language of the Document). Заполните на языке покупателя. Рекомендуется использовать оба языка: русский и тот, на котором говорит клиент. При необходимости сделайте официальный перевод.
2. Название компаний (Company and Client Names). Укажите полное наименование организаций без сокращений и аббревиатур.
3. Детальное описание (Detailed Description). Дайте полное описание товаров или услуг, соотнесите их с договором и добавьте технические характеристики, при необходимости.
4. Количественные показатели (Quantity and Pricing). Укажите количество единиц товара или услуг, пропишите цену за 1 единицу и рассчитайте общую сумму.
5. Почасовая оплата (Hourly Rates). Если применимо, укажите стоимость часа работы, подсчитайте общее количество часов и напишите итоговую сумму.
6. Обязательные поля (Mandatory Fields). К ним относятся данные отправителя и получателя, дата составления, номер документа, условия оплаты, сроки выполнения или поставки.

Необходимо соблюдать точность и внимательность, поскольку это может привести к заморозке валютных средств. Перед отправкой проверьте данные. Помните: правильно заполненный инвойс — гарантия своевременной оплаты и отсутствия проблем с банком.

Многие транспортные компании помогают инструкциями и шаблонами для составления инвойсов. Например, компания TNT дает четкое пошаговое описание с шаблонами в PDF.

Часто российские компании указывают в инвойсах неполные или неверные реквизиты (название, адрес, банковские данные) не соответствующие требованиями страны контрагента, а также делают ошибки в валюте, единицах измерения и описании товара/услуги.

Еще одна типичная проблема — отсутствие обязательных ссылок на контракт и условий поставки по Incoterms, что затрудняет таможенное оформление и оплату.

Елена Апухтина

Руководитель группы развития бизнеса

Инвойс или договор?

Если контракт разовый, не имеет сложных условий и оплата за выполненные услуги небольшая, то для подтверждения будет достаточно инвойса. Да, можно использовать инвойс и для подтверждения поставки товаров, но придется собрать дополнительно документы о том, что покупатель за границей получил груз. Этот вариант внешнеэкономических отношений очень удобен для фрилансеров, работающих с клиентами за границей.

Для крупных сделок и для систематического оказания услуг понадобится договор. Банк будет проверять законность этого документа, а если сделки будут относиться к крупным — от 6 миллионов рублей на экспорт и от 3 миллионов рублей на импорт — присвоит уникальный номер. При подтверждении нужно будет предъявить инвойсы, все акты, а также дополнительные документы по требованию.

Сегодня валютные переводы из недружественных стран находятся под пристальным контролем, даже договор не является подтверждением того, что оплата дойдет до вас. Одного инвойса для совершения сделки недостаточно, необходимо искать партнера из дружественной страны, который готов помочь в получении оплаты за выполненную работу.

Резюмируем. Инвойс заменяет договор только в следующих случаях:

• При разовых сделках небольшого объема.
• Когда сумма не больше 600 000 рублей.
• Если у вас простая номенклатура товара с ограниченным количеством.
• Если вы работаете с проверенным партнером (но всё зависит от суммы сделки, регулярности и других факторов).

Договор обязателен в ситуациях, когда:

• У вас регулярные поставки.
• Сумма сделки выше 3 миллионов (здесь нужно обратиться в банк).
• У вас длительные отношения с контрагентом.
• Необходимо детализировать условия.
• Есть особые условия оплаты или доставки.

При превышении пороговых значений, установленных ЦБ РФ, использование только одного инвойса может привести к нарушению закона и штрафам.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Для лучшего понимания, что такое инвойс, рассмотрим основные вопросы, которые возникают по этому документу:

На каком языке составлять инвойс?

Основной — язык страны покупателя, и при необходимости сделайте официальный перевод на требуемый язык для лучшего понимания условий сделки. Кроме него добавьте русский.

Нужна ли печать на инвойсе?

С 2016 года печать не является обязательным реквизитом, и достаточно подписи уполномоченного лица, полных реквизитов и корректного заполнения. Такое изменение упростило документооборот.

Что делать, если в инвойсе ошибка?

При обнаружении ошибки надо составить исправленный инвойс, где указать номер и дату первоначального, причины корректировки и новые правильные данные. После этого документ отправляют клиенту и уведомляют банк о внесенных изменениях.

Можно ли работать с иностранными клиентами без инвойса?

Однозначно не стоит, если хотите вести легальную деятельность. Работа без инвойса нарушает валютное законодательство, препятствует получению денег и создает риски для бизнеса. Более того, это может привести к штрафам от контролирующих органов. Инвойс — обязательный документ международных платежей, таможенного оформления, валютного контроля и налогового учета.

Коротко о главном

• Инвойс используется при проведении сделок с клиентами за границей в качестве счета на оплату.
• Документ заполняют на двух языках: русском и контрагента.
• Правильно составленный инвойс должен содержать описание сделки, стоимость товаров или услуг, требования оплаты, реквизиты сторон.
• Важно не забывать использовать документ во взаиморасчетах с иностранным контрагентом, иначе сотрудничество может закончиться неприятными штрафами и заморозкой счетов.