Что такое гемба-менеджмент и зачем его используют

Руководителям высшего звена бывает не просто выявить проблемы компании, которые мешают работать рядовым сотрудникам и замедляют рост бизнеса. Менеджеры могут изучать аналитику, строить графики и собирать отчеты, выдвигать гипотезы, но никто лучше сотрудников, работающих непосредственно «в полях» не подсветит узкие места, требующие принятия мер.

В статье рассказываем про современную управленческую методику — гемба-менеджмент. Разбираемся ее суть, кому подойдет и как ее внедрить в свой бизнес.

Что такое гемба-менеджмент

Гемба-менеджмент или Gemba Walk — это управленческий подход, зародившийся в Японии в 1950-х годах в производственной структуре Toyota. Методика заключается в том, что управленцы спускаются к обычным сотрудникам и примеряют на себя их роль, работая что называется «в полях»: встают за станки на производстве, работают курьерами, заменяют низших менеджеров и т. п. При таком подходе могут быть выявлены совершенно неожиданные и неочевидные для руководства проблемы в процессах. 

Сотрудники могут не обращать на подобные детали внимания или не чувствовать необходимости жаловаться на это руководству, но грамотный управленец во время практики подхода обратит внимание на такие тонкости и предпримет действия для их решения.

Основная задача методики — оптимизировать и стандартизировать однотипные рабочие места и отладить бизнес-процессы. После практики управленцы могут составить для сотрудников обновленные инструкции, профессиональные стандарты, гайды, скрипты, провести переобучение. 

Однотипные рабочие места — это рабочие места, на которых сотрудники выполняют одинаковые процессы или решают похожие задачи. 

Понимая, что все процессы и возникающие ситуации на таких местах одинаковы, для них можно написать документацию, позволяющую сотрудникам не задумываться лишний раз, не тратить время, а действовать четко по инструкции.

Читайте также:

Мотивация сотрудников: как мотивировать персонал работать эффективнее

Кому подходит гемба-менеджмент

Подход, где руководитель примеряет на себя «шкуру» работника, полезен и показателен для большинства компаний вне зависимости от их размера и направленности. Метод помогает взглянуть на ситуацию свежим взглядом и выявить неочевидные проблемы.

Но особенно эффективным управленческий подход будет для следующих сфер:

• Производственные компании. Подход хорошо покажет себя для предприятий, где важен контроль качества производимой продукции и оптимизация производственных процессов. Менеджеры могут непосредственно наблюдать за работой на всех этапах, выявлять узкие места и находить возможности для улучшения.
• Компании, оказывающие сервис и услуги. В ресторанах, отелях или сфере здравоохранения, понимание потребностей клиентов и качества обслуживания критически важно. Подход позволяет сотрудникам на местах делиться обратной связью с руководством, что ведет к улучшению качества сервиса и удовлетворенности клиентов.
• Компании, внедряющие бережливое производство. Подход тесно связан с принципами бережливого производства, такими как непрерывное улучшение и сокращение потерь.
• Малые компании и стартапы. В небольших компаниях менеджеры могут легко внедрить подход, поскольку он требует низких затрат на обучение и реализацию, а также способствует созданию культуры открытости и сотрудничества.
• Организации с высоким уровнем инноваций. Для компаний, работающих в быстро меняющихся отраслях, таких как технологии, подход может помочь команде быстрее реагировать и адаптироваться к изменениям в окружающей среде.
• Команды с тесными коммуникациями. Если успех команды зависит от взаимодействия между различными подразделениями или специалистами, подход помогает укрепить эти связи и улучшить коммуникацию.

Методика не подойдет для сфер с индивидуальным подходом к сервису, изготовлению нешаблонных изделий, выполнению продуктов и услуг на заказ, инновационных и научных сфер. Проще говоря — сфер, где творчество и новаторство ставится выше, чем стандартизация и оптимизация процессов.

Преимущества и недостатки методики

Как и у любого другого метода, у гемба-менеджмента есть положительные и отрицательные стороны. Применять его стоит, но только в том случае, если компания готова признавать существующие проблемы, даже незначительные на первый взгляд, и кардинально меняться на основании итогов проведения.

К преимуществам стоит отнести:

• Прозрачность процессов для руководства. Менеджеры могут увидеть, как именно выполняются задачи и выявить узкие места в бизнес-процессах.
• Укрепление отношений внутри команды. Установление прямого контакта с сотрудниками помогает улучшить атмосферу в коллективе, сплотить команду и повысить моральный дух сотрудников.
• Реалистичные данные. Руководители могут сколько угодно предполагать и выдвигать гипотезы, сидя в кабинетах, вдали от производственных процессов, но фактические данные можно получить только на основе наблюдений и информации от рядовых сотрудников.
• Повышение качества работы. Постоянное наблюдение и заинтересованность руководства помогают своевременно выявлять и устранять отклонения от стандартов качества.
• Культура непрерывного улучшения. Подход способствует развитию культуры кайдзен, где каждый сотрудник вовлечен в процесс улучшений и может предлагать идеи.
• Обучение и развитие сотрудников. Менеджеры могут выявлять области для развития профессиональных навыков команды.

Среди недостатков можно отметить:

• Временные затраты. Проведение регулярных визитов на места работы может занимать много времени и отвлекать менеджеров от управленческих задач.
• Агрессивное вмешательство. Частые наблюдения могут восприниматься как вмешательство в процесс, что может создать напряженность персонала.
• Необходимость культурных изменений. Внедрение принципа может потребовать глобальных изменений корпоративной культуры и мышления сотрудников.
• Человеческий фактор и субъективность. Не стоит забывать, что менеджеры — тоже люди и могут быть подвержены личным предвзятостям и оценкам, что может исказить реальное положение дел.
• Нехватка ресурсов. Для реализации подхода и внедрения изменений могут потребоваться дополнительные ресурсы или обучение, что не всегда возможно.

Читайте также:

Что такое бережливое производство для бизнеса и как его применять

Как внедрить гемба-менеджмент

Внедрение подхода требует организованного и системного подхода. Рассказываем пошагово, как подготовиться и внедрить подход в своей компании.

Шаг 1. Проведите подготовку

Самым первым шагом стоит собрать руководителей, управленцев, ключевых сотрудников и познакомить их с сутью подхода, обосновать необходимость внедрения, обсудить, что ожидается в итоге после внедрения. 

Далее среди собравшихся стоит сформировать команду сотрудников, ответственных за внедрение. Это могут быть как руководители, так и опытные сотрудники, глубоко понимающие производственные процессы в компании.

Шаг 2. Определите цели и задачи

Установите четкие и измеримые цели для внедрения методики. Это могут быть ключевые показатели производительности (KPI), такие как снижение затрат, увеличение производительности или улучшение качества.

Выберите бизнес-процессы или производственные участки, которые нуждаются в улучшении. Начните с тех, которые критически важны для бизнеса и более гибкие для изменений.

Шаг 3. Проведите наблюдение на месте

Определите частоту визитов на «гемба» для менеджеров и команды. Эти визиты должны быть регулярными и запланированными.

Во время визитов нужно зафиксировать данные о процессах в их естественном состоянии. Делайте собственные заметки, собирайте данные в таблицы и отчеты, фиксируйте происходящие процессы, их тайминги. Не забывайте общаться с коллегами и собирать от них обратную связь — это самые важные данные во всем исследовании.

Шаг 4. Проведите анализ данных и выявление первопричин проблем

Рассмотрите информацию, собранную во время визитов. Определите узкие места и области для улучшения: неэффективные процессы, задержки и т. д. Используйте методы анализа причинно-следственных связей, такие как диаграмма Исикавы, для определения коренных причин выявленных проблем.

Шаг 5. Разработайте план внедрения улучшений

Совместно с командой разработайте предложения по улучшению проблем, выявленных в ходе исследования. Используйте методы совместного поиска нестандартных решений, такие как мозговой штурм. 

Составьте план действий по решению проблем и распределите ответственность внутри команды, начните реализацию плана.

Шаг 6. Оцените результаты

После внедрения изменений регулярно отслеживайте показатели эффективности. Используйте заранее установленные KPI для оценки. Собирайте отзывы от сотрудников относительно внедренных изменений. Вносите необходимые корректировки в бизнес-процессы.

Многократное повторение методики

Провести исследование процессов однократно и исправить найденные в моменте ошибки недостаточно. Подобные мероприятия стоит повторять периодически и внедрять в компании культуру изменений, поощрять сотрудников, участвующих в программах улучшения процессов.

Читайте также:

Как составить рабочий бизнес-план: пошаговая инструкция с примерами

Примеры гемба-менеджмента в действии

Самый яркий пример внедрения подхода — «Додо Пицца». Компания часто практикует работу руководства наравне с сотрудниками, изучает бизнес-процессы и на основе собранных данных меняет культуру в компании и внедряет нововведения.

С первых дней существования компании в ней не считалось чем-то странным выйти к сотрудникам и поработать наравне с ними. Такой подход внедрил и всячески поощряет владелец сети Федор Овчин­ни­ков. Он в свое время работал и курье­ром, и пиц­ца­мей­ке­ром, и уборщиком в собственных ресторанах. Это помогало ему лучше понять свое дело, сделать компанию максимально комфортной для сотрудников и удовлетворяющей потребности клиентов.

С 2014 в компании даже существует специальный день — день директора. В этот день директора и топ-менеджеры сети по всей России выходят работать в пиццерии, где сами же и руководят.

FAQ по гемба-менеджменту

По этой методике часто возникают недопонимания, и я попробую их устранить.

Как связаны гемба-менеджмент и другие методики управления?

Подход тесно связан с другими методиками управления, такими как:

• Lean или бережливое производство. Оба подхода акцентируют внимание на устранении потерь и оптимизации процессов на месте.
• Six Sigma. Гемба помогает в сборе данных для анализа процессов.
• Agile. Оба метода фокусируются на адаптивности и постоянном улучшении, включая обратную связь от сотрудников.

Сколько времени нужно, чтобы увидеть результаты?

Результаты подхода могут проявиться в течение 3-6 месяцев, в зависимости от масштаба изменений и конкретных целей компании.

Какие инструменты можно использовать для гемба-менеджмента?

1. Метод 5 «почему». Простой и мощный инструмент для диагностики причин проблем. Суть его заключается в том, чтобы многократно задавать вопрос «почему?» для выявления коренной причины проблемы.
2. Диаграмма Исикавы (рыбья кость). Диаграмма для анализа причинно-следственных связей. 
3. Система KPI. Позволяет количественно оценивать производительность процессов и отслеживать прогресс в достижении целей.
4. Value Stream Mapping. Инструмент для визуализации потока создания ценности в методологии Scrum, позволяет выявить неэффективные процессы и этапы для улучшения.
5. Kanban. Метод управления процессами и потоками работ, который помогает минимизировать ненужные затраты.

Коротко о главном

• Метод гемба-менеджмента помогает спуститься на один уровень с сотрудниками и в ходе исследования выявить неочевидные проблемы.
• Подход способствует улучшению атмосферы в коллективе и принятию более обоснованных решений руководством, на основе реальных наблюдений.
• Постоянная практика метода развивает в компании культуру постоянного совершенствования.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.