Бывает так, что сотрудники приходят к директору компании и просят деньги на рабочие задачи. Например, на оплату рекламного кабинета или закупки у поставщиков. Руководитель выделяет средства, а это происходит без контроля. Сотрудники приходят и приходят, а деньги выделяют и выделяют. В конце года выясняется, что компания ушла в минус, а многие направления съели деньги, но не принесли прибыль. Бюджетирование поможет избежать подобных ситуаций, а в этой статье рассказывается, как внедрить это процесс в бизнесе.
Что такое бюджетирование на предприятии
Бюджетирование — это распределение и контроль денег бизнеса по направлениям деятельности. То есть предприниматели ставят перед собой цели и закладывают на это деньги, а также считают, сколько это должно принести доходов. Например, digital-студия развивает SMM и сопровождение селлеров на маркетплейсах. В начале года собственники считают, сколько денег надо заложить на развитие этого направления: зарплата, реклама, покупка оборудования и т. д. Кроме этого, считают, сколько в итоге можно заработать. Если этого не сделать, в течение года можно обнаружить, что доходов нет, а также отсутствуют средства на зарплаты и налоги.
Простыми словами, бюджетирование — это выделение средств для обеспечения работы всех направлений бизнеса. Надо сказать, что этот подход используют все предприниматели: небольшие студии и крупные предприятия. Просто у всех будут разные бюджеты и возможности.
.jpg)
Составляющие бюджетирования
Обычно бюджет закладывают на год, так как это завязано на бухгалтерском учете, а там итоги подводят в конце года. Но контроль за бюджетированием ведут раз в квартал в течение года. Иначе можно потерять контроль над ситуацией, а это грозит финансовыми проблемами.
Само бюджетирование делят на 3 составляющие.
1. Планирование
Это этап постановки целей. В начале года оценивают ситуацию, смотрят на прошлые результаты и определяют, каких показателей можно добиться в новом периоде. Например, компания тратила на SMM 1 миллион рублей. Расчеты показали, что если выделить 2 миллиона, чистая прибыль за год вырастет на 300 000 рублей. Собственники решают увеличить бюджет этого направления.
2. Реализация
Раз в квартал собственники и ответственные оценивают эффективность бюджетирования. К примеру, может выясниться, что не хватает средств, которые закладывали в начале года. На это могут повлиять внешние факторы: курс валют, проблемы в экономике или политические изменения. Также могут появиться и внутренние проблемы бизнеса. Например, думали, что объем работ выполнят 2 эсэмэмщика, а оказалось, что нужен еще один.
3. Завершение
В конце года оценивают эффективность бюджета: как распределялись средства, удалось ли удержаться в рамках и сколько в итоге заработала компания. Если были проблемы, смотрят, какие ошибки были допущены в планировании.
Здесь важно отметить, что эффективное бюджетирование вряд ли получится без финансового учета. К сожалению, многие предприниматели не знают, что такое финучет и на что он влияет. Автор однажды был на конференции селлеров на маркетплейсах, и удивился, когда в зале примерно 10 % сказали, что внедряют финансовый учет в бизнесе. А, по сути, именно он позволит точно спланировать бюджет и контролировать расходы с доходами.
#BLOGARTICLE_5557
Какие цели и задачи есть у бюджетирования
Главная цель — это наведение порядка в финансах. Потому что если собственники держат деньги под контролем, то уменьшаются риски оказаться в минусе или банкротстве. Бюджетирование помогает решать задачи, связанные с доходами и расходами:
- Контроль финансовых потоков. Если собственник знает, что маркетологу на рекламу можно выделить 50 тысяч рублей в месяц, то не получится ситуации, когда каждый месяц на это уходит 100 тысяч, а в конце года компания недосчиталась круглой суммы.
- Эффективное распределение ресурсов. Цифры всегда точно показывают, сколько бизнес может потратить на все свои направления. Отклонение от бюджета приводит к убыткам.
- Исполнение обязательств. Есть финансовый закон бизнеса, что сначала нужно платить по обязательствам, а только потом себе. Если заранее известно, что деньги с прибыли распределяются по направлениям, то не возникнет ситуации, что компания не может рассчитаться с поставщиками или сотрудниками.
- Отсутствие кассовых разрывов. Конечно, нехватка денег может появиться из-за контрагентов, которые вовремя не платят. Но бюджетирование защищает бизнес от этой угрозы. Например, деньги на аренду не уйдут на оплату коммунальных платежей.
.jpg)
Какие виды и методы существуют
Обычно для бюджетирования используют 3 метода.
1. Финансовый
Этот метод используют, чтобы контролировать доходы и расходы внутри компании. Смотрят за за всеми финансовыми потоками: возможная прибыль, затраты на бизнес, перемещение денег. Эта информация помогает вовремя реагировать на угрозы и принимать меры. Например, поднялись цены на бензин. Значит, доставка заказов будет обходиться дороже. Если это не было заложено сразу, придется пересматривать статьи расходов.
2. Операционный
Это затраты, которые бизнес несет для обеспечения работы:
- Налоги.
- Коммунальные платежи.
- Затраты на производство.
- Бюджет отдельных направлений.
- Амортизация.
- Недвижимость и имущество.
3. Инвестиционный
Это бюджет для всех проектов, которые пока не приносят прибыль. Например, запуск нового направления, производства или услуги.
Обычно используют все 3 подхода, чтобы обеспечить полный контроль доходов и расходов. Собственник знает, что в этом месяце общие затраты составляют 1 миллион рублей, но компания потратила на 100 тысяч рублей больше. Без бюджетирования будет трудно определить, куда ушли деньги. А так сразу можно посмотреть операционный бюджет и увидеть, что на оплату поставщиков ушло на 100 тысяч больше. Информация покажет проблему и можно думать, как ее решить.
.jpg)
На каких принципах построено бюджетирование
Бюджетирование строят на нескольких принципах:
- Целевой характер затрат. Каждый рубль должен быть потрачен по назначению и быть учтенным.
- Достоверность и полнота информации. Важно настроить учет так, чтобы собирались все данные. Если учет ведут продавцы в тетрадках или менеджеры в таблицах Excel, очень часто некоторые цифры просто теряются.
- Сбалансированность. У бизнеса практически всегда есть инвестиционные направления, но опасно допускать ситуацию, когда эти проекты сводят прибыль на нет.
И еще есть принцип, который поможет предпринимателям остаться на плаву. Нужно всегда разделять деньги бизнеса и личные средства. Деньги в кошелек идут только после уплаты налогов, заработной платы и всех затрат, которые обеспечивают жизнеспособность бизнеса.
С чего начать бюджетирование и как организовать процесс бюджетирования
Это зависит от вида бизнеса. Если предприниматель работает один или у него 2-3 сотрудника, а клиентов не больше 10, бюджетирование можно вести в обычных таблицах Google или Excel. Главное проследить, чтобы вносились все данные.
Для более крупного бизнеса придется выстроить этапы бюджетирования:
- Внедрение финансового учета. Без этого никак. Лучше автоматизировать процесс, чтобы собирать все цифры, а система проконтролирует, чтобы бизнес не выходил из бюджета.
- Цели и задачи. Например, компания хочет увеличить прибыль на 30 %. Это можно достичь, если увеличить продажи, а продажи вырастут, если нанять еще двоих менеджеров. Нужно заложить эти затраты в бюджет и посмотреть, реально ли получить нужный процент прибыли.
- Проекты бюджетов. Каждое направление должно считать, сколько денег нужно для работы. Например, SMM-отдел прописывает, что каждый месяц тратит 200 000 рублей и показывает, на что уходят деньги. Проект принимают или просят доработать.
В финале должна быть отчетность, чтобы руководители направлений показывали, что потратили деньги по назначению и получили результат. Для бюджетирования нужен бухгалтер или финансист. Иначе можно совершить ошибки в распределении бюджета: например, забыть про налоги или часть затрат.
Как повысить эффективность бюджетирования
Главное — не бояться цифр. Часто предприниматели избегают финансового и бухгалтерского учета из-за страха, что цифры покажут не очень радужную картину. Такое вполне возможно, но если знаешь реальность, появится шанс исправить ситуацию. А если закрывать глаза на показатели, то однажды можно распрощаться с бизнесом.
Для бюджетирования также важно постоянно контролировать ситуацию. Поэтому процесс разбивают на кварталы, а некоторые предприниматели еще чаще проверяют показатели. Если бизнес сильно зависит от внешних факторов, то придется часто вносить коррективы в показатели. И это можно сделать, когда регулярно следить за показателями.
Эффективность бюджетирования вырастет, если регулярно анализировать показатели. Для этого можно привлекать бухгалтера, финансиста или просто проводить мозговые штурмы, что делать для улучшения общей картины. Например, можно посмотреть статьи расходов, которые реально оптимизировать для увеличения прибыли.
Коротко о главном
- Бюджетирование — это распределение денег по направлениям деятельности, чтобы знать точные показатели расходов и доходов.
- Бюджетирование ведут для общих затрат бизнеса, для отдельных направления и инвестиционных проектов.
- Бюджет составляют на год, но раз в квартал или еще чаще контролируют показатели, чтобы вовремя вносить коррективы.
- Эффективность бюджетирования вырастает, если компания ведет финансовый учет.
- Для работы лучше привлекать бухгалтера или финансиста, которые помогут наладить учет всех данных.
.png)
.png)
.png)
Комментарии