В международной коммерции не существует понятия «счет на оплату». Как же тогда получить деньги у заграничных клиентов? На помощь приходит инвойс.
Инвойс (англ. invoice — счет)— это документ, который выставляет продавец покупателю или исполнитель заказчику. Простыми словами, инвойс — это требование оплатить услугу.
Если вы сотрудничаете с иностранными компаниями — неважно, как фрилансер, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо — вам понадобится инвойс. Исключение — если вы ведете деловую деятельность со странами-членами ЕАЭС (Евразийского экономического союза). В этом случае нужно использовать счета на оплату и акты.
Как выглядит инвойс
Если сравнивать инвойс с российским документооборотом, он ближе всего напоминает не счет на оплату, а акт сдачи-приема работ. Любой инвойс должен состоять из перечня товаров или услуг, которые были переданы или оказаны, их описания, условий проведенной сделки и информации о сторонах. Этот документ означает, что сделка выполнена в полной мере, а покупатель теперь должен ее оплатить. Инвойс подтверждает законность полученной в валюте оплаты.
Инвойс должен обязательно содержать следующие сведения:
- Дату оформления.
- ФИО и наименование страны клиента.
- Название компании покупателя с указанием правовой формы, юридического и почтового адреса.
- Наименование каждой оказанной услуги или переданного товара.
- Детальное описание услуги или товара с указанием цены.
- Итоговая сумма в валюте клиента.
- Реквизиты банковского счета исполнителя или продавца.
- Дату выполнения услуги или передачи товара покупателю.
- Срок оплаты.
- Подпись продавца услуги или товара.
Если у вас есть печать, то она должна быть поставлена на инвойсе. Создает и заполняет инвойс продавец: ИП, ООО или физлицо.
Закрепленной формы того, как должен выглядеть инвойс, не существует. Однако можно взять за образец формуляр, предложенный Европейской экономической комиссией ООН.
Коммерческий инвойс и проформа
Всего существует два вида инвойса: проформа и коммерческий. Давайте разбираться, в каких случаях понадобится каждый из них.
Проформа-инвойс
Проформа-инвойс помогает фрилансеру дать гарантии своим заграничным клиентам и принимать предоплату в валюте другой страны.
Если говорить простым языком, то это предварительный счет. Он составляется продавцом, если услуги оказываются до оплаты или покупатель хочет внести предоплату. Понадобится только в том случае, когда условия сделки еще не определены либо невозможно назвать окончательную стоимость предоставленных услуг или товаров.
Например, художник-фрилансер завален работой сейчас, но может приступить к выполнению заказа через месяц. Клиент из-за границы хочет забронировать это время заранее, поэтому пересылает предоплату в 100 долларов на основании проформы-инвойс.
В таком счете могут отсутствовать описания условий предоставления услуги, окончательные даты и даже реквизиты. Когда все условия будут согласованы или работа будет выполнена в полном объеме, нужно будет оформить коммерческий инвойс.
Коммерческий инвойс, образец
Это основание для оплаты товара или услуги в валюте и одно из основных доказательств легальности средств, поступивших на ваш счет из-за рубежа. Банк временно заблокирует средства, поступившие из-за границы, а вам нужно будет подтвердить законность их поступления в течение 15 дней. Пакет документов, который необходимо предоставить, может отличаться, но наличие коммерческого инвойса на переведенную сумму — обязательно.
Представим, что вы консультируете американца на предмет того, как он может улучшить свой сайт. Ваш инвойс должен будет содержать формулировки, представленные ниже.
Для подтверждения может понадобиться подписанный акт приема работ. Однако можно обойтись без него, если в инвойс вы включите следующую фразу: «Данной оплатой заказчик подтверждает, что работы выполнены вовремя, в полном объеме и с надлежащим качеством».
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял документ, необходимо соблюдение следующих условий:
- Он должен быть составлен на языке покупателя, причем может понадобиться перевод. Лучше используйте в оформлении сразу оба языка — русский и клиента.
- Только полные наименования без сокращений.
- Детальные описания, при наличии договора — соответствующие указанному в нем.
- Прописано количество услуг или товаров, стоимость за единицу и общая.
Некоторые страны требуют наличие стоимости часа, не поленитесь — пропишите и посчитайте общее количество.
Верно заполненный инвойс — гарантия получения валютных средств. Если вы допустите ошибку, ваши средства будут заморожены банком. Чтобы этого не произошло, создавайте инвойсы при помощи сервисов.
Если вам хочется чего-то более затейливого, то к вашим услугам сервис invoiceatonce.com. Там доступно кастомизировать вид вашего инвойса, создав его в соответствии с цветовой гаммой вашего магазина или выбрав уникальный шрифт.
А есть сервисы, которые помогут поставить отправку инвойсов на поток. kub-24.ru/invoice/, к примеру, готов за символическую стоимость помогать составлять договора, вести учет и формировать бесконечное количество инвойсов.
Инвойс или договор?
Если контракт разовый, не имеет сложных условий и оплата за выполненные услуги небольшая, то для подтверждения будет достаточно инвойса. Да, можно использовать инвойс и для подтверждения поставки товаров, но придется собрать дополнительно документы о том, что покупатель за границей получил груз. Этот вариант внешнеэкономических отношений очень удобен для фрилансеров, работающих с клиентами за границей.
Для крупных сделок и для систематического оказания услуг понадобится договор. Банк будет проверять законность этого документа, а если сделки будут относиться к крупным — от 6 миллионов рублей на экспорт и от 3 миллионов рублей на импорт — присвоит уникальный номер. При подтверждении нужно будет предъявить инвойсы, все акты, а также дополнительные документы по требованию.
Сегодня валютные переводы из недружественных стран находятся под пристальным контролем, даже договор не является подтверждением того, что оплата дойдет до вас. Одного инвойса для совершенияы сделки недостаточно, необходимо искать партнера из дружественной страны, который готов помочь в получении оплаты за выполненную работу.
Самое важное
Инвойс используется при проведении сделок с клиентами за границей в качестве счета на оплату. Пара ключевых моментов, которые необходимо запомнить:
- Заполняйте на двух языках: русском и контрагента.
- Документ должен содержать описание сделки, стоимость товаров или услуг, требования оплаты, реквизиты сторон.
Главное, никогда не забывайте использовать этот документ во взаиморасчетах с иностранным контрагентом, иначе сотрудничество может закончиться неприятными штрафами и заморозкой счетов.
.png)
.png)
.png)
