Что такое электронный документооборот (ЭДО) простыми словами

Электронный документооборот, или ЭДО — это система работы с документами, которая включает их создание, заверение, хранение, обмен внутри компании и с другими организациями.; Простыми словами ЭДО — это обычный документооборот, только в электронном виде. Все цифровые документы при этом имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги.;

ЭДО позволяет обмениваться самыми разными документами: бухгалтерскими, финансовыми, страховыми, юридическими, налоговыми. Этот вид документооборота помогает существенно повысить эффективность бизнеса, обеспечивает безопасность и сохранность важной для бизнеса информации.

Как работает ЭДО

В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:

1. Приобрести электронную подпись.
2. Подключиться к оператору данных.
3. Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.

Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:

• Создание документа отправителем.
• Заверение документа электронно-цифровой подписью.
• Направление документа контрагенту.
• Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.

Плюсы и минусы электронного документооборота

1. Прозрачность. Работая в виртуальном пространстве, пользователь видит, на каком этапе сейчас находится документ. И, если тот надолго «завис», он может поторопить ответственного за его продвижение сотрудника. Это относится к документам всего жизненного цикла продукта и всех этапов работы с контрагентами.
2. Снижение количества рутинной работы. Вместе с рутиной снижается количество ошибок и временных потерь, связанных с заполнением, распечаткой, пересылкой и хранением документов.
3. Сохранность. Работа с документами в цифровом виде — гарантия того, что они не потеряются при пересылке.
4. Защита конфиденциальной информации. Все файлы передаются по защищенным каналам связи.
5. Снижение расходов. В первую очередь на бумагу для принтеров — а она имеет свойство в кризисных ситуациях подниматься в цене едва ли не вдвое — на картриджи для тех же принтеров, а также на содержание архива и оплату услуг курьера или почты.
6. Исключение дублирования. Работа только с цифровыми файлами поможет избежать дублирования информации на бумаге и снизит риск утечки значимых данных. Если, конечно, компания готова перейти ПОЛНОСТЬЮ на электронный документооборот не на словах, а на деле.
7. Экономия времени сотрудников. В отсутствии необходимости распечатывать, подшивать, относить на подпись, отправлять и хранить бумажные варианты договоров, счет-фактур и отчетов позволит компании эффективнее использовать рабочее время сотрудников. И быстрее доносить до них любую информацию, важную для компании.
8. Круглосуточный доступ к документам. ЭДО — это возможность работать с цифровыми файлами в любое время суток и с любого устройства, где имеется доступ к ЭЦП.
9. Возможность интеграции. Система обмена цифровыми файлами может интегрироваться, например, с бухгалтерской программой 1С — что еще больше облегчит бизнес-процессы в компании.

Читайте также:

Зачем бизнесу коллтрекинг: как работает и что дает отслеживание звонков

Как у любой медали есть две стороны, так и в любой системе можно найти недостатки. К минусам ЭДО можно отнести:

1. Риск потери информации. Возникает при сбоях программ, при неполадках сервиса у компании-оператора данных.
2. Отсутствие части функциональности без интернета. Если интернет-соединение по каким-либо причинам установить невозможно, доступа к документам либо не будет совсем, либо с файлами можно будет работать только локально. Пересылка возможна только при наличии интернета или локальной вычислительной сети.
3. Смешанный документооборот. Если часть контрагентов компании еще не перешли на систему электронного документооборота, придется вести смешанный документооборот — электронно-бумажный. Это серьезно усложняет рабочие процессы.
4. Затратный переходный период. Переход к ЭДО потребует затрат: оформление электронно-цифровых подписей, подключение к оператору, обучение сотрудников работе по новым правилам. Экономия будет, но позже.;

Системы ЭДО: какие бывают и как перейти на ЭДО

Система электронного документооборота может быть внутренней и внешней. Внутренняя — это работа с цифровыми файлами в пределах самой компании, внешняя — обмен документами в цифровом виде с партнерами по бизнесу, клиентами, государственными учреждениями, включая Федеральную налоговую службу.

Чтобы перейти на работу с цифровыми файлами, необходимо:

1. Сообщить контрагентам о введении системы цифрового документооборота.
2. Приобрести ЭЦП для сотрудников компании, которые будут подписывать документы, в специальном удостоверяющем центре. Центр в обязательном порядке должен иметь аккредитацию Министерства связи России.

1. Выбрать компании-оператора ЭДО и заключение договора на обслуживание.
2. Получить доступы к корпоративному аккаунту.
3. Загрузить сертификат о полученных электронно-цифровых подписях в раздел администрирования.
4. Подключить к системе контрагентов.

После этого можно работать с любыми документами, не переводя их на бумагу.

В принципе для работы с цифровыми файлами компании могут самостоятельно настраивать прямые каналы связи с партнерами и клиентами, но это масштабная, сложная и затратная работа. Поэтому компании, как правило, обращаются к оператору ЭДО, у которого уже есть весь необходимый для защищенного обмена цифровыми файлами программный комплекс.

Всего сегодня на территории нашей страны работают 90 операторов ЭДО, одобренных и рекомендованных Федеральной налоговой службой России.

Как выбрать оператора электронного документооборота

Первое и главное, на что необходимо обратить внимание — одобрение ФНС.

Также важны:

1. Лицензия SLA (соглашения об уровне качества). Лицензия — это гарантия безопасности обмена цифровыми файлами между всеми участниками процесса.
2. Интеграция с системой «Честный знак». Это дает возможность передавать коды маркировки различных товаров.
3. Функционал системы. Большинство операторов предоставляют не только возможности создавать, подписывать, хранить и при необходимости отправлять документы в печать, но и отслеживать статусы каждого файла и создавать совместный доступ к ним для коллективной работы.
4. Возможность интеграции. Если выбранная система будет легко интегрироваться с наиболее распространенными бухгалтерскими и учетными системами, это создает дополнительное удобство.
5. Возможность роуминга. Можно наладить обмен цифровыми файлами с компаниями, работающими с другими операторами данных.
6. Тарификация. Обращайте внимание на то, что входит в базовый пакет обслуживания, а за что придется доплачивать отдельно.

1. Демо-доступ. Часть операторов данных дают его на несколько дней, чтобы менеджмент компании смог оценить, насколько легко и удобно работать с выбранной системой цифрового документооборота.
2. Работа на российских платформах. Этот параметр приобрел особую актуальность в 2022 году. Из крупных операторов полностью на отечественных решениях работают, например, компании «СберКорус», «Контур.Диадок» и «Такском».
3. Отзывы о компании. Всегда полезно посмотреть в открытых источниках отзывы о работе с тем или иным оператором данных. Например, на сайтах-отзовиках пользователи часто пишут развернутые мнения с конкретной информацией о том, что им понравилось, а что — нет.

Читайте также:

Как правильно работать с негативными отзывами в интернете

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО

Мы подготовили чек-лист, который поможет понять, нужна ли вам эта система:

• В вашей компании больше 100 сотрудников.
• У компании есть филиалы/отделения.
• У компании больше 10 клиентов.
• Вам важно получать оплату в день выставления документов.
• Вы намерены уменьшить риски, связанные с потерей документов.
• Вы хотите с минимальными усилиями обмениваться документами с ФНС.
• У компании есть крупные заказчики, работающие только с ЭДО.
• Вы замечаете, что сотрудники слишком долго ищут нужные документы.
• Вам важно легко и быстро находить подписанные оригиналы документов.
• Вы хотите видеть, какие из отправленных цифровых файлов уже подписаны контрагентами, а какие еще нет.

Если хотя бы на 2-3 вопроса вы дали положительный ответ — пора подумать об ЭДО. В конце концов, сегодня это один из признаков зрелого бизнеса.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Подробнее