Когда бизнес не приносит ожидаемых плодов, первая мысль — проанализировать текущую ситуацию и устранить проблему. Но это лишь разовое временное решение. Проблемы будут появляться вновь и вновь, ситуация постоянно будет изменяться под влиянием внешних и внутренних факторов. Но что же остается владельцам? Решением может стать внедрение в компанию культуры непрерывного совершенствования.
Что такое кайдзен
Кайдзен (от яп. «kai» — изменение, «zen» — лучшее) — японская философия постоянных улучшений и эволюции процессов, которую активно применяют в современном менеджменте компании. Она появилась в Японии после Второй мировой войны, в период, когда страна стремилась восстановить экономику. Одним из первых сторонников философии был Таичи Оно, который был одним из разработчиков производственной системы Toyota, а основателем культуры считается Масааки Имаи. В 1950-х годах японские компании, такие как Toyota, начали внедрять философию как способ преодоления экономической разрухи. Кайдзен стал основным методом для оптимизации производственных процессов, повышения качества и эффективности.
Философия привлекла внимание мировой общественности и нашла распространение в других странах, она была адаптирована и стала основой для подходов и методов управления, таких как бережливое производство (Lean) и Шесть сигм (Six Sigma). С 1985 года существует даже специальный институт Kaizen Institute, помогающий владельцам компаний и руководителям успешно внедрять философию в свой бизнес.
Модель может быть применима в различных сферах:
- бизнесе;
- производстве;
- управлении;
- образовании;
- личном саморазвитии.
Главная суть кайдзен заключается в том, что улучшения могут быть достигнуты не только через радикальные изменения или инновации, но и благодаря постоянному и последовательному применению небольших улучшений.
Как работает кайдзен: основные элементы и принципы
- Ценность командной работы. У коллег должны быть общие цели и задачи, над которыми они совместно работают. Приветствуется постоянный обмен знаниями, наставничество, обучение и овладение новыми навыками.
- Повышение личной дисциплины каждого сотрудника. Каждый член команды должен работать над личным тайм-менеджментом, грамотно планировать дедлайны и контролировать качество выполняемых работ.
- Поощрение обмена идеями. В компании, практикующей философию, постоянно проводятся брейн-штормы и организовывается среда, в которой каждый желающий может свободно предложить свою идею и получить обратную связь от других участников. Таким образом, у сотрудников появляются новые цели и задачи для достижения.
- Поддержание мотивации и морального духа сотрудников. При высокой рабочей загрузке сотрудникам становится сложно поддерживать достаточный уровень мотивации. Компания в этом случае должна всячески поддерживать своих работников, формировать здоровую рабочую атмосферу и предоставлять все необходимые ресурсы.
- Создания банка идей и предложений. В компании должно высоко цениться мнение каждого из сотрудников, а его идеи должны быть рассмотрены, несмотря на его ранг и должность. Главное правило — все идеи равны и имеют право на жизнь.
- Организация открытого обмена обратной связью. Сотрудники могут свободно давать обратную связь по возникающим во время работы по проблемам и предлагать идеи по улучшению процессов.
- Знание внутренних процессов руководителем. Автор философии, Масааки Имаи, в своих книгах настаивает на том, что руководитель должен периодически «спускаться вниз» к подчиненным и изучать рабочие процессы. Практика гемба-менеджмента помогает принимать более взвешенные решения, основываясь на реальной ситуации.
.jpg)
Система 5S в кайдзен
Философия кайдзен родилась на базе системы 5S — инструмента для организации рабочих мест в соответствии с принципами бережливого производства. Система состояла из 5 слов на букву S, каждый из которых объяснял конкретных принцип системы организации:
- Сэири (整理), или сортировка. Принцип заключается в разделении постоянно используемых нужных вещей на рабочем месте от ненужных и лишних. Первые должны быть отсортированы и всегда доступны для использования, а вторые убраны или выкинуты.
- Сэитон (整頓), или соблюдение порядка. Принцип заключается в организации рабочего пространства таким образом, чтобы каждая вещь хранилась на своем месте и была доступна при необходимости. Способ облегчает поиск вещей и приучает сотрудников соблюдать единый порядок.
- Сэисо (清掃), или содержание в чистоте. Принцип акцентирует внимание на важности поддержания чистоты на рабочем месте. Чистота повышает безопасность и позволяет лучше контролировать состояние оборудования. Работники активно поддерживать чистоту и устранять загрязнения, как только они появляются.
- Сэикэцу (清潔), или стандартизация. Согласно принципу, нужно разрабатывать единые стандарты сортировки, наведения порядка и поддержания чистоты. Создание инструкций и графиков помогает применять единые стандарты в разных филиалах, торговых точках или подразделениях компании.
- Сицукэ (躾), или совершенствование. Принцип связан с поддержанием дисциплины и соблюдением установленных стандартов всеми сотрудниками компании. Все работники должны быть обучены, информированы и понимать ценность принятых стандартов и правил, направленных на улучшение.
Как пример успешного применения кайдзен на практике и внедрения системы 5S можно привести Сбербанк. Компания начала внедрять систему в 2010 году и с помощью этого удалось увеличить скорость обслуживания клиентов на 40%.
Еще один пример — МФЦ «Мои документы». Они организуют рабочие зоны таким образом, чтобы все необходимые бланки и инструменты были доступны быстро и без лишних усилий на поиски. Единые стандарты действуют во всех офисов, что позволяет стандартизировать процессы. Внедрение системы 5S сокращает время ожидания клиентов и повышает качество сервиса.
Цикл Деминга в кайдзен
PDCA (Plan-Do-Check-Act) — основополагающий инструмент философии кайдзен, направленный на непрерывное улучшение процессов и оптимизацию работы организаций. Он состоит из четырех основных этапов:
- Plan (Планирование). На первом этапе происходит определение целей и проблем, требующих улучшения: собирается информация, анализируются текущие процессы и разрабатывается план действия для достижения желаемых изменений.
- Do (Выполнение). На втором этапе происходит реализация запланированного ранее. Изменения могут тестироваться и внедряться сразу на всю компанию или на ограниченный рабочий участок, например, тестироваться на одном подразделении.
- Check (Проверка). Третьим этапом идет оценка результатов внедрения. На этом этапе происходит сравнение результатов с запланированными целями, анализируются успешные и неудачные результаты.
- Act (Действие). Финальным этапом происходит принятие решения о дальнейших действиях и корректировка. Если результаты внедрения оказались хорошими, изменения внедряются в организацию на постоянной основе. Если результаты неудовлетворительные, проводятся корректировки и начинается новый цикл.
Как внедрить кайдзен: пошаговая инструкция
Основная цель внедрения философии в бизнес — создание устойчивой среды и культуры улучшений для постоянного использования. Культуру кайдзен не достаточно один раз внедрить и забыть про нее — важно ее поддерживать, мотивировать сотрудников следовать ей, анализировать и корректировать результаты.
Рассмотрим подробнее основные шаги для внедрения.
Шаг 1. Определение целей и задач внедрения
На первом этапе стоит провести стратегическую сессию с руководством и ключевыми сотрудниками, чтобы определить конкретные цели, которые требуется достичь с помощью кайдзен.
После обсуждения целей и задач нужно сформировать документ, включающий все озвученные задачи, цели и проблемы, которые требуется решить с помощью внедрения. Он будет ориентиром на всех последующих этапах.
Шаг 2. Формирование команды для внедрения изменений
При формировании команды, которая будет курировать изменения в компании, важно включить в нее ключевых сотрудников из разных отделов и областей деятельности, это могут быть как руководители, так и наиболее опытные рядовые сотрудники. Такой подход к формированию команды ответственных за внедрение обеспечит разнообразие мнений и идей.
Шаг 3. Проведение анализа текущей ситуации
Команда по внедрению должна провести тщательный анализ существующих процессов в бизнесе. Сделать это можно применяя специальные инструменты, такие как SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз бизнеса). Это поможет выявить ключевые процессы, которые требуют улучшений и оптимизации в первую очередь.
Далее стоит собрать данные о производительности работы, такие как время выполнения задач, затраченные ресурсы и уровень удовлетворенности клиентов.
Собрать данные можно с помощью аналитических инструментов и отчетов CRM-систем и, например, накопительной диаграммы потока.
Шаг 4. Определение проблем
Проанализировав текущую ситуацию, команда должна сосредоточиться на выявлении основных проблем и узких мест в процессах: их нужно будет изменять и исправлять в первую очередь. Для этого можно использовать анализ коренных причин или Диаграмму Исикавы:
Шаг 5. Разработка решения проблем
После того, как критичные проблемы и их первопричины найдены, стоит провести брейншторм с командой для формирования способов решения проблем. Стоит выслушать и зафиксировать все идеи по решению и выбрать из них наиболее перспективные.
Подготовьте все необходимое для внедрения этих способов и решений.
Шаг 6. Тестирование изменений
Для более мягкого и плавного перехода на новое решение сначала стоит попробовать его на небольшой группе людей: например, подразделении компании или на одном рабочем процессе. Подход позволит увидеть насколько эффективны предложенные решения и выявить возможные недостатки до их широкого применения.
После тестирования обязательно стоит собрать обратную связь и внести на ее основании корректировки. Соберите обратную связь от сотрудников, участвовавших в процессе изменений. Это даст понимание какие решения сработали, а какие нет. Используйте опросы, анкетирование или встречи для получения конструктивной критики и предложений по улучшению. Опираясь на эту информацию, примите решение о дальнейшем применении изменений.
Шаг 7. Полномасштабное внедрение изменений
Если результаты тестового внедрения изменений были положительными, переходите к полномасштабному внедрению в рамках всей компании. Обучите сотрудников нововведениям, обеспечьте поддержку и адаптацию к новым процессам. Регулярно собирайте обратную связь и мнение сотрудников о полученных результатах.
Важно пропагандировать в компании культуру постоянного совершенствования, чтобы кайдзен стал частью повседневной работы компании.
Шаг 8. Документирование и стандартизация
Заключительный шаг включает в себя созданиt документации, стандартов, регламентов и инструкций для сотрудников. Документы помогут в обучении новых сотрудников, станут помощью для текущих и внедрят в компанию единые стандарты. Каждый процесс и вопрос будет описан и при возникновении трудностей любой сотрудник сможет обратиться к документу.
.jpg)
Коротко о главном
- Философия кайдзен основана на принципе постоянного улучшения и вовлечения всех сотрудников в процесс оптимизации работы.
- Внедрение философии улучшения способствует снижению потерь и повышению эффективности бизнес-процессов.
- Успешная реализация кайдзен требует поддержки со стороны руководства и постоянного обучения сотрудников. Это обеспечивает устойчивые результаты в долгосрочной перспективе.
.png)
.png)
.png)
Комментарии