Что такое должностная инструкция: примеры, образцы, как написать и что там должно быть

UX-специалист
Стаж 8 лет
Обновлено: 06.10.2023 Опубликовано: 29.09.2023

В компаниях на одну и ту же должность могут быть разные требования и обязанности сотрудника. Помочь сотруднику успешно влиться в работу, а работодателю обозначить свои ожидания может должностная инструкция.

Такая инструкция для многих отраслей документ не обязательный, но очень полезный и важный. Она может ощутимо упростить управление персоналом и избежать многих проблем и вопросов в коллективе.

В статье даем подробный гайд, как составить должностную инструкцию, какие пункты обязательно нужно внести, а какие разрабатываются индивидуально под нужды компании, делимся примерами. 

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который может содержать:

  • обязанности сотрудника на конкретной должности;
  • требования к уровню его образования и навыкам;
  • требования к имеющимся разрядам и квалификации, опыту работу;
  • информацию о возможных поощрениях и штрафных санкциях;
  • описание персональной ответственности;
  • порядок ухода в отпуска, на больничные и увольнение.

Инструкция может быть двух типов: 

  • типовая;
  • индивидуальная. 

Первая пишется под конкретную должность и все сотрудники, занимающие эту должность, обязуются соблюдать единые правила и стандарты. Вторая может быть написана индивидуально под конкретного человека. Должностная инструкция — это своего рода договор между сторонами, который регламентирует взаимодействие сторон подробнее, чем официальный трудовой и содержит более простые и понятные формулировки. Она может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом. По-другому должностную инструкцию могут называть также должностными обязанностями, должностным регламентом, инструкцией сотрудника.

Простыми словами, должностная инструкция — это список прав и обязанностей сотрудника.

Зачем нужна должностная инструкция

Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:

  • что от него требуется и как это должно быть выполнено;
  • за что он отвечает, в том числе материально;
  • как ему взаимодействовать с начальством и коллегами;
  • за что его похвалят;
  • за что накажут или оштрафуют. 

Работодателю инструкция может помочь:

  1. При масштабировании компании, для средних и крупных компаний.
  2. В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов. 

    Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.

    Типичный диалог при отсутствии должностной инструкции
    Типичный диалог при отсутствии должностной инструкции
  3. Обосновать отказ при приеме на работу.
  4. Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.

  5. Разрешить конфликтные ситуации при увольнении.
  6. Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.

  7. Оценить работу сотрудника на испытательном сроке.

Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.

Когда и для кого она обязательна

Согласно письму Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 и письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, написание должностной инструкции не является обязательным требованием к работодателю. Но по трудовому кодексу — это локальный правовой акт, который компания вправе принять. 

Единых требований к составлению документа и его содержанию нет, каждая компания может разрабатывать их исключительно под свои нужды. При разработке инструкции можно опираться на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Кто должен разрабатывать

Должностная инструкция может быть составлена разными специалистами в одиночку или с утверждением друг друга:

  • кадровиками;
  • юристами;
  • секретарями;
  • руководителями и владельцами бизнеса;
  • силами самих сотрудников.

Самый плохой вариант — когда сотрудник составляет инструкцию в одиночку.

Например, кадровику поставили задачу составить инструкцию для слесаря. Кадровик может не знать тонкостей работы, необходимого оборудования, требуемых ресурсов и т.д. Но он хорошо разбирается в трудовом кодексе. Скорее всего, он просто скачает из интернета пример инструкции с общими размытыми формулировками и проверит ее на соответствие ТК. При этом для руководителя слесарного цеха эта инструкция может оказаться почти бесполезной и вызовет множество вопросов у сотрудников.

Хороший вариант — поручить написание руководителю, который прошел путь в компании с нуля. В этом случае у сотрудника есть полное понимание всех процессов и тонкостей работы, и дополнительная заинтересованность передать знания подчиненным и контролировать выполнение. После того как инструкция будет написана, ее можно согласовать с кадровиками и юристами, чтобы все было корректно с точки зрения работы и соответствовало ТК и нормам трудового законодательства.

Разработанную инструкцию необходимо утвердить и подписать. Обычно на подпись печатается 3 экземпляра инструкции: для отдела кадров, для руководителя и копия, которая хранится у сотрудника.

Как написать должностную инструкцию

Единых требований к содержанию должностной инструкции нет, но можно привести список возможных разделов и их примерное содержание. 

Общие положения

  • К какой категории сотрудников относится сотрудник?

Учитель русского языка и литературы относится к категории педагогических сотрудников.

  • Какое образование и опыт требуется для приема на работу?

Редактор должен иметь высшее литературное или филологическое образование, опыт работы в данной сфере от 1 года и подтвержденные портфолио результаты работы. 

  • Кто назначает сотрудника на должность и снимает с нее?

Назначение на должность учителя и освобождение от нее производится приказом директора учреждения.

  • Кому сотрудник непосредственно подчиняется? 

Младший дизайнер находится в подчинении у арт-директора.

  • На основании чего сотрудник осуществляет свою деятельность и какими документами руководствуется?

Классный руководитель руководствуется в школе правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности, а также Уставом и локальными правовыми актами школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора), Трудовым договором, должностной инструкцией. Соблюдает Конвенцию ООН о правах ребенка.

  • Какая деятельность включается в рабочее время сотрудника?

Учебная, воспитательная работа, индивидуальная работа с учащимися, научная, творческая и исследовательская работа, работа в летнем лагере, организация и руководство общественно-полезным трудом.

  • Кто заменяет сотрудника во время его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.п.) и кто назначает замену?

В период временного отсутствия сотрудника его обязанности выполняет другой *название должности*. Назначает замещающего сотрудника *название должности*.

  • Предусмотрен ли для сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск и какой продолжительности?

Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск 2 раза в год в размере 14 календарных дней.

Требования к квалификации и знаниям

Список требований относительно знаний и умений сотрудника может быть размещен в списке общих положений. Если список весомый и содержит много подпунктов с подробным описанием, он может быть выведен в отдельный раздел. 

Пример требований к квалификации классного руководителя
Пример требований к квалификации классного руководителя

Обязанности

Список должностных обязанностей можно использовать из единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Он содержит перечень обязанностей большинства популярных должностей. В случае необходимости, если должность новая или редкая, можно доработать перечень той должности, которая максимально похожа на нужную или взять список из нескольких. 

Обязанности могут быть общим списком, а могут подразделяться на подпункты.

Пример отдельного подпункта обязанностей учителя
Пример отдельного подпункта обязанностей учителя

Права

В разделе прав должны быть указаны все права сотрудника, необходимые для выполнения его непосредственной работы. Сюда можно отнести права сотрудника:

  • запрашивать информацию, необходимую для работы;
  • обращаться к другим сотрудникам и руководителям;
  • сообщать о нарушениях, простоях и возникших проблемах;
  • принимать самостоятельно решения;
  • ознакамливаться с документами, актами и приказами руководства;
  • получать заработную плату;
  • ходить в отпуск, брать отгулы и больничные.
Пример списка прав сотрудника
Пример списка прав сотрудника

Ответственность

В разделе с ответственностью должны быть прописаны все варианты невыполнения своих обязанностей и совершенные правонарушения, за которые может последовать:

  • дисциплинарная ответственность;
  • материальная ответственность;
  • отстранение от должности;
  • увольнение.

Взаимоотношения. Связи по должности

Раздел регламентирует взаимоотношения между коллегами и руководителями:

  • кому предоставляет отчеты;
  • от кого получает информацию;
  • с кем работает совместно;
  • у кого какие документы утверждает и т.д.
Пример раздела с описанием взаимоотношений между сотрудниками
Пример раздела с описанием взаимоотношений между сотрудниками

Система расчета заработной платы и грейдинг(уровни) должностей

Раздел может быть добавлен для должностей, у которых основные требования схожи, но существует градация должностей, разрядов, квалификационных категорий и т.д.

Для каждого из уровней может быть прописан порядок начисления заработной платы:

  • минимальный оклад;
  • почасовая ставка;
  • описание надбавок и премий, описание за что они начисляются;
  • описание из чего складывается заработная плата, например, оклад+премия+надбавка за продление договора с клиентом;
  • информация о том кто повышает сотрудника на следующий уровень или каким образом он повышает квалификацию.

Штрафы

Раздел с подробным описанием действий или бездействия, за которое могут быть применены штрафные санкции. Обязательно нужно описание размера штрафов и схем расчета.

Если в компании не применяются штрафные санкции, раздел можно не использовать.

Отпуска и больничные

Информация об отпусках может быть упомянута в общих положениях, или выведена в отдельный раздел. Раздел может содержать информацию:

  • с кем нужно согласовать или кого оповестить о выходе в отпуск, на больничный или увольнение;
  • в каком порядке и кому передать свою работу;
  • за какое время требуется оповестить руководителя и коллег;
  • как могут быть разбиты отпуска: например, можно ли брать отпуск по неделе, по две недели или он может быть только месячный;
  • могут ли отпуска сотрудников накладываться друг на друга, каким сотрудникам нельзя отсутствовать на рабочем месте одновременно.

Примеры и образцы должностных инструкций

Используя любой пример инструкции и скачанный из интернета файл, следует досконально проверить каждое предложение и внести как можно больше конкретики и фактов относительно работы в вашей компании на конкретной должности. 

Даем примеры документов для самых популярных кадровых позиций.

Должностная инструкция менеджера

Ссылка на пример: map.cluster.hse.ru

Интересные моменты: инструкция содержит раздел с оценкой деловых качеств сотрудника и результатов его работы. 

Менеджер. Источник: https://clck.ru/35moon
Менеджер. Источник: https://clck.ru/35moon

Должностная инструкция бухгалтера

Ссылка на пример: dskv77.ucoz.ru

Интересные моменты: 

  • инструкция содержит названия важных для бухгалтера законов, кодексов и других нормативно-правовых документов, важных для работы;
  • список должностных обязанностей содержит конкретику с датами и действиями, которые ожидаются от сотрудника.
Бухгалтер. Источник изображения https://clck.ru/35mouG
Бухгалтер. Источник изображения https://clck.ru/35mouG

Должностная инструкция кадрового специалиста

Ссылка на пример: hr-profi.ru

Интересные моменты: инструкция имеет описание должностных обязанностей по каждой из трудовых функций, вынесенных в отдельный раздел.

HR-менеджер. Источник изображения https://clck.ru/35moxZ
HR-менеджер. Источник изображения https://clck.ru/35moxZ

Должностная инструкция учителя

Ссылка на пример: topki-school4.ucoz.ru

Интересные моменты:

  • инструкция содержит подробное описание критериев приема на работу.
Учитель. Источник изображения https://clck.ru/35mpfF
Учитель. Источник изображения https://clck.ru/35mpfF

Должностная инструкция дворника, курьера, рабочего, уборщика и электромонтера

Ссылка на пример: school61.centerstart.ru

Интересные моменты:

  • инструкции содержат подробные описания конкретных задач сотрудников, права на использования материалов и ресурсов работодателя, выдачу инвентаря, права привлекать других людей к ответственности за порчу вверенного инвентаря и имущества.
Завхоз. Источник изображения https://clck.ru/35mphR
Завхоз. Источник изображения https://clck.ru/35mphR

Ошибки при составлении

  1. Длинная должностная инструкция — не значит хорошая.
  2. Большое количество текста, в том числе общих фраз и спама, отсутствие списков и структуры сильно перегружает инструкцию и делает ее нечитаемой. Если нужно чтобы к ней обращались по необходимости и выполняли требования — нужно писать четко и по факту.

  3. В составе инструкции только пункты трудового кодекса.
  4. Если пункт, например, с отдыхом сотрудника не вписать — это не значит что права на отдых у сотрудника не будет. Должностная инструкция должна быть понятной и доступной, а не перечнем пунктов ТК.

  5. Общие фразы и выражения без конкретики = бесполезная непонятная инструкция.

Стоит запомнить, что все что сотрудник может понять не так из должностной инструкции, трактовать по своему или не выполнять потому что не указаны подробности — случится. Избежать этого поможет составление и проверка должностной инструкции несколькими специалистами и внесение корректировок при возникновении прецедентов.

Примеры фраз, которые могут быть не так поняты сотрудниками и их конкретизация:

Плохой пример

Хороший пример

Сотрудник должен проводить проверки

Не позднее 10 числа каждого месяца сотрудник должен провести проверку пожарной безопасности. По окончанию проверки должен быть составлен акт на имя директора, содержащий список нарушений, ответственные лица, сроки и рекомендации по исправлению

Сотрудник должен способствовать увеличению производства

Ежемесячно сотрудник должен производить не менее N определенных товаров

Осуществлять мероприятия по улучшению

Не позднее 5 числа каждого месяца должен составить план, который содержит: параметр 1, параметр 2, параметр 3 и т.д.

Содействовать, исключить случаи возникновения ситуаций, ускорить процессы, усилить контроль, углубить, укрепить, обеспечить непрерывный рост и улучшение, и подобные фразы

Фразы лучше не использовать в должностной инструкции. Вместо них лучше дать конкретные списки, перечни, цифры и другие фактические данные

Коротко о главном

  • Должностная инструкция не является обязательным документом и составляется по желанию работодателя.
  • Хорошая инструкция поможет обеим сторонам оправдать ожидания друг друга и разрешить спорные ситуации при приеме на работу, переводе на другие должности и увольнении.
  • В инструкцию не имеет смысла переписывать статьи законов — даже если их не вписать, им все равно придется следовать. Лучше дать больше конкретики относительно должностных обязанностей и особенностей работы.
  • Скачанная из интернета инструкция с общими фразами — бесполезна. Лучше переработать ее под себя, привлечь несколько сотрудников разных отделов и создать документ под нужды компании.

Оценить статью
Нет ответов

Комментарии

Написать комментарий
Популярные статьи автора
Узнайте стоимость продвижения сейчас
Выберите удобный способ связи:
Выберите удобный способ связи:
Введите Ваш номер телефона:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Введите Ваш Email:
Введите адрес Вашего сайта:
Введите Ваше имя:
Нажимая кнопку «Получить предложение» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Оперативно отвечаем в рабочее время: с 10:00 до 19:00
Вы уже проголосовали
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
я представляю компанию
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
ник в телеграм
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Цена лидов в различных нишах
Тематика Стоимость лида (Москва/Россия)
Отдых 500
Мебель 350
Оборудование 500
Бансковские услуги 500
Безопасность 500
Организация мероприятий, концерты, праздники 500
Недвижимость 500
Строительство и отделка 500
Грузоперевозки 500
Доставка еды 350
Юридические услуги 500
Бухгалтерские услуги 500
Пластиковые окна 500
Детские товары 350
Автозапчасти 350
Образование 500
Возьмем ТОП вместе?
Здравствуйте, меня зовут
,
У меня есть сайт
.
Со мной можно связаться по телефону
Со мной можно связаться по тел.
,
или по email
ник в телеграм
Спасибо!
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Оставить заявку сейчас
Ваше имя*
Введите адрес Вашего сайта:*
Введите Ваш номер телефона:*
Введите Ваш e-mail:*
Введите Ваш ник в телеграм:
Выберите интересующую услугу *
Нажимая кнопку «Оставить заявку» вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Подпишитесь на рассылку
Не пропустите самое интересное из мира SEO и Digital. Только актуальные и самые крутые статьи.
Заявка успешно отправлена!
Наши сотрудники уже приступили к анализу Вашего сайта. Наш менеджер свяжется с вами в течение дня, спасибо!