Оборотно-сальдовая ведомость: что это такое, как ее составить

Чем крупнее организация, тем больше задач у бухгалтера. За один только день ему приходится фиксировать множество приходов и расходов: покупка сырья и оборудования, кредиты, выдача зарплаты или аванса, выпуск готовой продукции и прибыль от реализации. Чтобы в любой момент ответить на вопрос генерального директора, какова остаточная стоимость у нематериальных активов, бухгалтер не побежит смотреть проводки, он просто заглянет в оборотно-сальдовую ведомость. Рассказываем, что это за документ и как с ним работать.

Читайте также:

Аналитика vs отчетность: в чем разница?

Что такое оборотно-сальдовая ведомость

ОСВ, или оборотно-сальдовая ведомость — это бухгалтерский документ, в который заносят данные обо всех пассивах и активах компании или лишь по определенным счетам.

Регистр заполняют за любой выбранный период — месяц, квартал, год. Единой формы таблицы не существует, но в классической версии по вертикали следует перечень счетов, а по горизонтали — активы и пассивы на при наступлении и по завершению периода, обороты по счетам.

Простыми словами, оборотно-сальдовая ведомость — это регистр, в котором отображают все данные о движении денег компании.

Читайте также:

7 основных формул в Excel и Google Таблицах для маркетологов

Основные функции ОСВ

Документ составляют для выявления ошибок в бухучете. Его главные функции — это:

• Контроль правильности и полноты отображения информации в бухучете. Если в финальных строках пассивы равны активам, значит, ведомость была составлена правильно.
• Анализ хозяйственной деятельности предприятия. По ведомости анализируют данные, которые невозможно узнать по показателям других бухгалтерских документов. А еще ее формируют за любой период, а не по завершению отчетного, что может пригодиться генеральному директору для формирования важных решений.
• Заполнение отчетности. С помощью ОСВ можно собрать баланс и заполнить отчет, но лишь упрощенные, потому что в ней не содержатся детализированные данные, которые требуются для этих документов.

Также ОСВ может понадобиться налоговой, однако специально предоставлять регистр в фискальный орган нет необходимости.

Читайте также:

Google Таблицы: полный гайд по использованию

Структура ОСВ

Каждая организация самостоятельно выбирает для себя более удобную структуру ведомости. Но классический вариант должен содержать:

• шапку таблицы с указанием периода, организации, кода формы;
• перечень бухгалтерских счетов;
• графы для сальдо на наступление и завершение периода, оборотов по дебету и кредиту.

Каждая графа делится на две колонки: дебит и кредит на наступление периода, оборот на начало и завершение, дебит и кредит на начало и конец. Еще необходимо указать должность лица, ответственного за заполнение документа, в подвале ведомости должна быть проставлена его подпись, ФИО.

Примеры заполнения ОСВ

Есть три разных подхода к заполнению бухгалтерского документа:

1. На активных счетах указывают активы предприятия. Прирост активов — имущества компании — отображается по дебету, снижение — по кредиту. Остаток по такому счету может быть только дебетовый. Эту информацию указывают в первых двух разделах.
2. Пассивные счета нужны для отображения происхождения финансов — обязательств организации перед третьими лицами, источники имущества, займы, собственный капитал. Прирост отражается по кредиту, снижение — по дебету.
3. На активно-пассивных счетах отражают как имущество, так и обязательства. В любой конкретный момент времени на нем может быть неизрасходованные средства либо по кредиту, либо по дебиту.

Таблица ниже — пример активно-пассивной оборотки. Остаток на счетах может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Как рассчитать сальдо и обороты по счетам

Сальдо — это остаток, оказавшийся на счете по завершению учетного периода. Кажется, чтобы его рассчитать, следует вычесть сальдо по наступлению периода из сальдо по его окончанию. На самом деле, все немного сложнее. В строке дебета указано, сколько остались должны предприятию сторонние организации, в строке кредита — сколько им должна компания.

В итоге, чтобы подсчитать конечное сальдо, необходимо суммировать начальное сальдо по дебету (кредиту) с оборотом по дебету и вычесть из получившегося оборот по кредиту. Если конечное сальдо получилось положительным, значит, организация ушла в дебет. Делаем вывод: не хватает каких-то закрывающих документов. Если оно вышло отрицательным, значит, компания кому-то что-то осталась должна. Если нулевым, значит, все оплачено и закрыто соответствующими документами.

Вот как это выглядит в виде таблицы:

Аналогично поступают, когда хотят посчитать обороты по счетам.

Ссылки на дополнительные ресурсы

Более подробную информацию об ОСВ можно найти на официальных сайтах крупных компаний, специализирующихся на бухгалтерском учете:

• Сайт Минфина РФ. Нормативные документы, регулирующие деятельность бухгалтерских отделов организаций.
• Сайт Контур.Эльба. Информация об изменениях в законодательстве для ИП и ООО, а также скачать универсальную программу по ведению ОСВ онлайн. Пробная версия программы доступна в бесплатном режиме.
• Сайт Главбух. Рекомендации по заполнению документации, скачать актуальную электронную форму и узнать, как проверить баланс.

Вопрос-ответ по оборотно-сальдовой ведомости

Ответим на наиболее популярные вопросы об ОСВ.

Для чего нужна ОСВ?

Документ необходим для проверки и отчета о финансовых результатах, оценки эффективности деятельности предприятия, выявления неточностей в бухучете.

Из чего состоит оборотно-сальдовая ведомость?

Таблица состоит из нескольких колонок: счет; сальдо на наступление периода, обороты за период; сальдо по завершению периода.

Как часто требуется составлять ОСВ?

Ее заполняют раз в 30 дней, 3 месяца или 12 месяцев — в любой из выбранных периодов.

Как бухгалтер пользуется оборотно-сальдовой ведомостью?

С помощью оборотки бухгалтер может отследить остатки счетов и оборот компании за выбранный период.

Что показано в оборотно-сальдовой ведомости по счету 02?

В счете 02 ОСВ указана обобщенная информация об амортизации основных средств компании.

По каким данным формируется оборотно-сальдовая ведомость?

В таблицу заносятся данные об остатках и оборотах на всех или определенных счетах.

Как расшифровать оборотно-сальдовую ведомость?

Чтобы расшифровать ОСВ, необходимо знать, какие данные указаны на определенных счетах. К примеру, если в колонке «Сальдо по завершению периода» в графе «Кредит» по счету 70 будет указано 310 тыс. руб., это будет означать, что компания не выплатила сотрудникам зарплату на эту сумму. Другой пример: если в той же колонке и графе по счету 60 стоит 50 тыс. руб., это будет означать, что у организации образовалась задолженность перед поставщиками на эту сумму.

Кто должен составлять ОСВ?

Ответственность за заполнение ОСВ несет бухгалтер. Документ непременно необходимо заверить его подписью.

Как проверить правильность заполнения ОСВ?

В финальной строке должны совпасть показатели и оборот на наступление и завершение периода. Также не должно быть отрицательных значений.

Коротко о главном

• Оборотно-сальдовая ведомость — это документ, в котором отображаются все данные о финансовых оборотах компании.
• На основе информации, представленной в документе, можно рассчитать баланс и составить отчетность.
• Каждая компания сама выбирает, какой формы заполнения ОСВ ей придерживаться, потому что универсальных правил на этот счет не существует.
• Ведомость можно заполнить вручную или воспользоваться для ее составления специальной программой.
• Важно понимать, что отрицательные в документе или несоответствие итоговых показателей говорят о допущенной в расчетах ошибке.
• При проведении инспекции финансовых показателей компании налоговый орган может потребовать ОСВ. Однако специально и регулярно на проверку ее предоставлять в ФНС не требуется.

Материалы:

Сайт Минфина РФ

Сайт Контур.Эльба

Сайт Главбух